7. Cấu trúc của đề tài
1.4. Vai trò hoạt động truyền thơng nội bộ của văn phịng
1.4.1. Xây dựng và phát triển thương hiệu, hình ảnh của tổ chức:
Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phịng/ban trong doanh nghiệp, các cơng ty con trong một tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để tồn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp. Chính vì vậy, truyền thơng đóng một vai trị tối quan trọng trong việc xây dựng và phát triển của tổ chức.
Xây dựng thương hiệu nội bộ nhằm mục tiêu giúp các nhân viên chia sẻ các tôn chỉ đã được đặt ra(tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị), cốt lõi thương hiệu, những chuẩn mực về văn hóa và hành vi ứng xử phù hợp, mọi người hiểu được rõ các chính sách và thủ tục làm việc, thấu hiểu và hiểu biết cách vận dụng cốt lõi thương hiệu vào thực tế để đối thoại và phát triền hình ảnh thương hiệu thành cơng, mọi người cùng hợp tác với cùng mục đích chung và hỗ trợ nhau làm việc hiệu quả.
1.4.2. Đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp
Quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn.
Cải thiện các hoạt động giao tiếp nội bộ sẽ giúp nhân viên tăng cường hiểu biết về công ty, cam kết gắn bó chặt chẽ với nhau trên tinh thần hợp tác, chia sẻ và giúp đỡ và luôn nổ lực để đạt đến tầm nhìn và sứ mệnh cơng ty thể hiện qua cơng việc hàng ngày. Ngược lại mọi nhân viên cần nhiều hơn thông tin, nghĩa là họ cần sự tương tác và đối thoại giữa hai chiều để có cơ hội đưa ra ý kiến, phản biện và đóng góp các ý tưởng cho tổ chức. Bước kế tiếp là hướng dẫn nhân viên chuyển hóa cốt lõi thương hiệu thành những mục tiêu và hành động cụ thể cho từng bộ phận chức năng và từng cá. Việc thấu hiểu sâu sắc ý nghĩa và cách ứng dụng vào thực tiễn để giúp hỗ trợ nhân viên ra quyết định một cách linh hoạt, phù hợp với
mục đính và lời hứa thương hiệu, hạn chế mâu thuẫn phát sinh trong công việc hàng ngày.
1.4.3. Hỗ trợ cho các nhiệm vụ khác của văn phòng:
Hoạt động truyền thông nội bộ là cầu nối gắn kết các các nhân, đơn vị trong tổ chức. Việc gắn kết các các nhân, đơn vị giúp Văn phịng thực hiện cơng tác thu thập, tổng hợp và truyền tải thơng tin diễn ra thơng suốt. Văn phịng cũng nắm bắt được các nhu cầu, tâm tư, nguyện vọng của cá nhân, đơn vị.
1.5. Các yếu tố ảnh hƣởng tới truyền thơng nội bộ của Văn phịng
Quy mô của công ty: Công ty có quy mơ càng lớn và tham vọng trên thị
trường càng lớn thì càng ưu tiên truyền thơng nội bộ, với mục đích đầu tiên và cơ bản là giữ người tài, thu hút người tài và đảm bảo hình ảnh thương hiệu được xây dựng kỹ từ từng cá nhân nhân viên.
Mức độ nhận thức của người lãnh đạo: Người lãnh đạo quyết định đặt ra
mục tiêu với truyền thông nội bộ vì khơng muốn chỉ dừng lại ở vấn đề lương thưởng mà bộ phận nhân sự có thể đảm nhận.
Về thương hiệu: Trong giai đoạn thay đổi về thương hiệu hoặc định hình về
thương hiệu, Truyền thông nội bộ giúp cho ban lãnh đạo lựa chọn đúng những bước đi dựa trên phản hồi đích thực từ nhân viên và định hướng nhân viên về hướng cần triển khai và thực hiện.
Tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh: Hoạt động truyền thông nội bộ phụ thuộc vào yếu tố này. Nếu như tầm nhìn, giá trị và sứ mệnh sai lệch dẫn tới hoạt động này không hiệu quả, gián đoạn và gây ra khủng hoảng.
Đặc tính lĩnh vực hoạt động của tổ chức: Đặc tính trong lĩnh vực hoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động truyền thông nội bộ. Những lĩnh vực hoạt động trong các ngành khác nhau sẽ có những kế hoạch và chiến lược cũng như mức độ truyền thông nội bộ khác nhau.
Thị trường lao động: Bản chất của truyền thông nội bộ là xây dựng và củng
cố niềm tin của nhân sự vào tổ chức. Các tổ chức mong muốn tuyển dụng và giữ chân những nhân sự tốt thì cần phải có những hoạt động truyền thông nội bộ đáp ứng đủ hoặc cao hơn yêu cầu của thị trường lao động.
1.6. Kinh nghiệm truyền thông nội bộ của một số tổ chức trong và ngoài nƣớc nƣớc
Kinh nghiệm của cơng ty HSBC
Năm 2011, ảnh hưởng của tài chính tồn cầu cùng với những vụ bê bối từ lãnh đạo cấp cao đã khiến HSBC rơi vào một cuộc khủng hoảng nội bộ.
Đội ngũ làm truyền thông nội bộ nhận ra sự cần thiết của việc khôi phục lại niềm tự hào và tinh thần đoàn kết của 257.600 nhân viên. Để làm được điều này, HSBC chọn cách để người HSBC kể những câu chuyện phi thường của những người làm việc tại HSBC. Các câu chuyện được kể bằng video, với nhiều ngôn ngữ khác nhau, và được đăng tải trên một kênh video đặc biệt - HSBC NOW.
Kết quả mà HSBC đạt được thật sự bất ngờ. Năm đầu tiên có trung bình 33.000 lượt xem. Năm 2013 NOW đã ra mắt kênh You Tube chuyên dụng và một tài khoản Twitter (@HSBC_NOW). Đến tháng 9/2016, các video đều đạt mức trung bình 42.000 lượt xem nội bộ. Tài khoản NOW trên Twitter có hơn 52.000 người theo dõi.
Tiếp nối thành công, ứng dụng di động HSBC NOW Share ra mắt bằng sáu ngơn ngữ, cho phép nhân viên HSBC trên tồn thế giới quay phim và tải lên câu chuyện riêng của họ. Nhân viên HSBC còn thực hiện nên bộ phim tài liệu dài 10 phút có tiêu đề “Our people, our story”, thu hút 60.000 lượt xem trong tuần đầu
tiên. Đó chính là cách để mỗi nhân viên HSBC cảm thấy mình là một phần của gia đình HSBC tồn cầu.
Kinh nghiệm của công ty Siemens
Chiến lược truyền thông của Siemens chú trọng vào sự tham gia của nhân viên. “Dù bạn là ai, bạn đều đã và đang là những đại sứ của Siemens”, bà Shelley Brown, Giám đốc Truyền thông nội bộ khu vực Bắc Mỹ của Tập đồn Siemens giải thích. Hoạt động truyền thông nội bộ của Siemens diễn ra đồng loạt trên các kênh truyền thông khác nhau với một quy mô cực lớn.
- Kênh online: Siemens duy trì nội dung nội bộ trên mạng xã hội giúp nhân
viên có thể giao tiếp minh bạch. Với hệ thống đánh giá đặc biệt được xây dựng chuyên việt, nhân viên có thể nhận xét nội dung những bài viết đó, bày tỏ cảm xúc
“like” hoặc “dislike” hay đưa ra ý kiến phản hồi các bình luận khác.
- Kênh video & blog: Đẩy mạnh việc sử dụng video giao tiếp với nhân viên.
Siemens luôn đề cao nội dung thông tin của video hơn chất lượng sản xuất. Siemens cũng sử dụng blog để thông báo với nhân viên về những tin tức mới trên
mạng nội bộ. Nguồn dữ liệu RSS thường được lấy từ các website bên ngồi và tích hợp vào nội dung trên mạng nội bộ của họ.
- Kênh lãnh đạo: Siemens đã thể hiện mạnh mẽ vai trò của đội ngũ lãnh đạo
trong sự kiện “Value Fest”. Sự kiện theo hình thức trực tuyến diễn ra trong ba ngày dành cho các CEO trong Tập đoàn. Tại sự kiện này, họ được đào tạo về cách sử dụng blog, cách đăng nhập và viết bài… Họ cùng thảo luận về các giá trị của Siemens với nhân viên. Đây là những nỗ lực kéo lãnh đạo vào các hoạt động nội bộ.
- Duy trì gắn kết trực tiếp: Với Siemens, có lẽ khơng có kênh kết nối nhân
viên nào tốt hơn Siemens Caring Hands. Tại đây, mọi người có cơ hội cùng nhau tham gia vào các hoạt động cộng đồng bổ ích, hỗ trợ nhiều tổ chức từ thiện như Hiệp hội Tim mạch Hoa Kì và cộng đồng ung thư Hoa Kì. Ngồi ra, có thể kể đến các hoạt động khác như walk-a-thons (một dạng marathon kết hợp đi bộ), tu sửa trường học, sân chơi,...
- Đại sứ thương hiệu của doanh nghiệp: Siemens đã đầu tư một khoản lớn cho quảng cáo về thương hiệu tại thị trường Mỹ, qua các kênh TV, đài phát thanh và ấn phẩm in. Để gia tăng niềm tự hào của nhân viên tại Mỹ với thương hiệu Siemens, công ty đã thực hiện một chiến dịch mới mang tên “Somewhere in…”, trong đó khuyến khích nhân viên viết blog, chụp ảnh và quay video về bất cứ khoảng khắc nào họ nhìn thấy tên thương hiệu Siemens.
1.6.2. Kinh nghiệm của các tổ chức trong nước
Tập đoàn FPT
Truyền thông nội bộ được xem là một trong những chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty. Để chuyển tải những thơng tin của Tập đồn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như trang tin nội bộ Chungta.vn, bản tin FPT News, bản tin các đơn vị thành viên, Facebook FPT... Ngồi ra cịn có Kênh Fun4fun; ban hành bộ sử lược fpt, hội làng fpt, cơng ty có sự kiện phong phú nhất Việt Nam, tổ chức các sự kiện khác.
Công ty dược phẩm Traphaco
Traphaco thường xuyên tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ trực tiếp người lao động để trao đổi về mục tiêu, kế hoạch và những khó khăn của Cơng ty cũng như lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của CBCNV và được lãnh đạo Công ty thường
xun thực hiện. Bên cạnh đó, cơng tác truyền thơng nội bộ cịn được triển khai qua các phương tiện công nghệ thông tin như website nội bộ, mạng xã hội, thư điện tử... Tất cả đã tạo được mạng lưới truyền thông thông suốt từ cấp lãnh đạo cao nhất đến người lao động ở cấp thấp nhất.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương 1, tác giả trình bày hệ thống cơ sở lý luận về truyền thông, truyền thông nội bộ và định nghĩa khái niệm hoạt động truyền thông nội bộ của văn phịng. Tác giả cũng đã trình bày về các quy trình truyền thơng nội bộ, kênh và nội dung truyền thông nội bộ.
Trong chương này, tác giả dẫn ra một số cơng trình nghiên cứu, tài liệu của một số tác giả trong nước và nước ngoài nhằm làm rõ tính cấp thiết của đề tài truyền thông nội bộ và sự cần thiết cần có một nghiên cứu cụ thể về truyền thông nội bộ cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông.
Ngồi ra, tác giả trình bày kinh nghiệm truyền thơng nội bộ của một số công ty, tổ chức lớn trong và ngồi nước, qua đó rút ra bài học kinh nghiêm dành cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Các hệ thống cơ sở lý luận, nội dung nêu trên sẽ là tiền đề để tác giả tìm hiểu, so sánh về thực trạng hoạt động Truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông trong chương II.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG INTRACOM.
2.1. Giới thiệu về Cơng ty và Văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tập đoàn Intracom Group là doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực xây dựng, hạ tầng giao thông ở Việt Nam. Với bề dày lịch sử lâu năm tập đoàn hiện là chủ đầu tư hàng trăm dự án.
Intracom Corporation tên đầy đủ của ai là Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM), Tiền thân của Công ty Intracom được Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Cơng ty chính thức hoạt động theo mơ hình cổ phần hóa từ năm 2006. Trong 16 năm hoạt động, công ty đã gặt hái được nhiều thành tựu, để lại dấu ấn với nhiều cơng trình lớn.
Hiện tại Công ty cổ phần Đầu tựu Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng có 3 cơng ty con là:
- Công ty cổ phần Thủy điện Nậm Pung: Hoạt động lĩnh vực sản xuất điện có số vốn điều lệ là 40.600 tỷ đồng.
- Công ty TNHH Tổ hợp y tế Phương Đông: Hoạt động trong lĩnh vực y tế có số vốn điều lệ là 60.136 tỷ đồng.
- Công ty cổ phần Đầu tư và Sản xuất Nông Nghiệp Hà Nguyên: Hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, có số vốn điều lệ là 10.500 tỷ đồng.
Người lãnh đạo, chủ tịch HĐQT Intracom Group hiện nay là ông Nguyễn Thanh Việt. Ơng Việt cịn được biết đến với các tên Shark Việt khi tham gia vào chương trình truyền hình “Thương vụ bạc tỉ” mùa 2 và 3. Ông là nhà đầu tư cho rất nhiều dự án trong chương trình với tổng số tiền đầu tư lên đến 235,450 tỷ đồng.
Theo Thông tin từ Sở Giao dịch Chứng khốn Hà Nội (HNX), Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) vừa huy động được 100 tỷ đồng thông qua đợt phát hành trái phiếu vào ngày 14 tháng 2. Đây là trái phiếu không chuyển đổi, không phải là nợ thứ cấp và được bảo đảm bằng tài sản của công ty.
Trong đợt chào bán này, Intracom Group dự kiến phát hành 120 tỷ đồng trái phiếu. Giá trị phát hành thực tế đạt 100 tỷ đồng, tương ứng tỷ lệ 83,3%. Tất cả các trái phiếu này sẽ được phát hành cho các nhà đầu tư tổ chức.
Hiện nay, công ty đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng và văn phòng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside… Bên cạnh đó, trong lĩnh vực năng lượng sạch, công ty đang là chủ đầu tư của nhiều dự án nhà máy thủy điện lớn như: Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Cẩm Thủy 1,…
Người lãnh đạo, chủ tịch HĐQT Intracom Group hiện nay là ông Nguyễn Thanh Việt. Ơng Việt cịn được biết đến với các tên Shark Việt khi tham gia vào chương trình truyền hình Thương vụ bạc tỉ mùa 2 và 3. Ông là nhà đầu tư cho rất nhiều dự án trong chương trình với tổng số tiền đầu tư lên đến 235,450 tỷ đồng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
Căn cứ theo Luật doanh nghiệp, Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, công tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý về các mảng nhân sự, quản lý giao dịch các dự án đã hồn thiện của cơng ty,...
Văn phịng cơng ty: Tổ chức quản lý nhân sự tồn cơng ty, hoạch định, xây
dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng, Các công tác về hậu cần, quản trị thiết bị,...
Phụ trách việc tuyển dụng và đào tạo lao động, vấn đề bảo hiểm, an tồn lao động, vệ sinh cơng nghiệp, phụ trách tiếp khách, trao đổi công việc với đối tác khi Lãnh đạo khơng có ở Cơng ty.
Xây dựng, ban hành, quản lý và bảo quản các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của cơng ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phát triển Công ty, cân đối kế hoạch, tiến độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua sắm vật liệu cung ứng vật tư sản xuất và vận hành của công ty, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở