7. Cấu trúc của đề tài
3.4. Tăng cƣờng công tác kiểm tra hoạt động truyền thông nội bộ
Kiểm tra, đánh giá là hoạt động quan trọng giúp cho Cơng ty nhận định chính xác hiệu quả hoạt động truyền thơng nội bộ. Văn phịng Cơng ty Intracom cần thiết phải triển khai công tác quản trị khủng hoảng truyền thông một cách chủ động hơn nhằm chủ động ứng phó với các “tai nạn truyền thơng”. Sau đây là quy trình xử lý khủng hoảng truyền thơng tác giả đề xuất Văn phịng Cơng ty Intracom nên áp dụng.
Phịng ngừa khủng hoảng (Prevention)
Đây chính là bước quản lý tiền khủng hoảng, đó có thể là những vấn đề về: Quy trình sản xuất đang gặp khó khăn,; Khâu quản lý kém; hay những vấn đề về môi trường, thuế,… Để nhận ra những vấn đề này thì Cơng ty ln cần đến việc quản lý rủi ro để xác định và xếp thứ tự ưu tiên trong việc quản lý các rủi ro chính. Cơng tác phịng ngừa, dự báo rủi ro nếu làm tốt sẽ giúp Intracom giảm thiểu thời gian tập trung vào những vấn đề không quan trọng, ngăn không cho khủng hoảng xảy ra và lan rộng…
Chuẩn bị (Preparation)
Sau khi đã dự đốn được khủng hoảng, cũng như đã phân tích được nó sẽ xảy ra ở vấn đề gì hay bộ phận nào, thì Intracom cần phải bắt tay ngay vào việc chuẩn bị xử lý khủng hoảng truyền thông,
- Chuẩn bị trước khủng hoảng: Trong quá trình chuẩn bị trước khủng hoảng,
Văn phòng Intracom cần thành lập ban quản lý khủng hoảng, chỉ định người phát ngơn chính thức (thường là những người có uy tín, có vị trí cao), đảm bảo thơng tin được thơng suốt và thống nhất…
- Lập kế hoạch xử lý khủng hoảng truyền thông: Kế hoạch xử lý khủng hoảng sẽ đề cập rõ ràng và chính xác những hành động cần làm để có thể ứng phó với khủng hoảng nhanh và tốt nhất. Phân chia công việc cụ thể, nhiệm vụ của từng bộ phận để đảm bảo việc xử lý khủng hoảng truyền thông diễn ra nhanh chóng và kịp thời.
Phản ứng khi xử lý khủng hoảng truyền thông (Response)
Một khi khủng hoảng đã diễn ra, Ban quản lý khủng hoảng cần phải đưa ra những quyết định nhanh chóng để có thể ứng phó kịp thời và ổn định lại tổ chức, các việc cần làm bao gồm: Hành động và quyết định nhanh chóng để ổn định tình thế; Ln thu thập thông tin trong suốt q trình giải quyết; Khơng ngừng giao tiếp; Lập hồ sơ hành động; Sử dụng kỹ năng quản lý; Ln có mặt ở tuyến đầu; Tuyên bố ngay khi khủng hoảng chấm dứt.
Hồi phục sau khủng hoảng (Recovery)
Sau khi khủng hoảng chấm dứt, Cơng ty cần nhanh chóng tiến hành hồi phục và rút kinh nghiệm. Trước tiên, Ban lãnh đạo và Văn phòng cùng ban quản lý khủng hoảng cần phải họp lại để xem xét và đánh giá tác động của khủng hoảng tới các nhóm cơng chúng. Cũng như lên kế hoạch, xây dựng các chiến lược, chính sách hoạt động, truyền thơng để có thể phục hồi và phát triển, đưa công việc kinh doanh trở lại ổn định. Sau đó, cần phải đánh giá cơng tác đối phó khủng hoảng và rút kinh nghiệm. Đưa ra bài học xử lý khủng hoảng để có kế hoạch xử lý khủng hoảng tốt hơn theo các nguyên tắc: Hành động nhanh và quyết đoán; Con người là trên hết; Ln có mặt tại hiện trường (trực tiếp hoặc gián tiếp); Giao tiếp mở; Phản xạ theo kinh nghiệm và bản năng…