7. Cấu trúc của đề tài
1.6. Kinh nghiệm truyền thông nội bộ của một số tổ chức trong và ngoà
nƣớc
Kinh nghiệm của công ty HSBC
Năm 2011, ảnh hưởng của tài chính tồn cầu cùng với những vụ bê bối từ lãnh đạo cấp cao đã khiến HSBC rơi vào một cuộc khủng hoảng nội bộ.
Đội ngũ làm truyền thông nội bộ nhận ra sự cần thiết của việc khôi phục lại niềm tự hào và tinh thần đoàn kết của 257.600 nhân viên. Để làm được điều này, HSBC chọn cách để người HSBC kể những câu chuyện phi thường của những người làm việc tại HSBC. Các câu chuyện được kể bằng video, với nhiều ngôn ngữ khác nhau, và được đăng tải trên một kênh video đặc biệt - HSBC NOW.
Kết quả mà HSBC đạt được thật sự bất ngờ. Năm đầu tiên có trung bình 33.000 lượt xem. Năm 2013 NOW đã ra mắt kênh You Tube chuyên dụng và một tài khoản Twitter (@HSBC_NOW). Đến tháng 9/2016, các video đều đạt mức trung bình 42.000 lượt xem nội bộ. Tài khoản NOW trên Twitter có hơn 52.000 người theo dõi.
Tiếp nối thành công, ứng dụng di động HSBC NOW Share ra mắt bằng sáu ngôn ngữ, cho phép nhân viên HSBC trên toàn thế giới quay phim và tải lên câu chuyện riêng của họ. Nhân viên HSBC còn thực hiện nên bộ phim tài liệu dài 10 phút có tiêu đề “Our people, our story”, thu hút 60.000 lượt xem trong tuần đầu
tiên. Đó chính là cách để mỗi nhân viên HSBC cảm thấy mình là một phần của gia đình HSBC tồn cầu.
Kinh nghiệm của cơng ty Siemens
Chiến lược truyền thông của Siemens chú trọng vào sự tham gia của nhân viên. “Dù bạn là ai, bạn đều đã và đang là những đại sứ của Siemens”, bà Shelley Brown, Giám đốc Truyền thông nội bộ khu vực Bắc Mỹ của Tập đoàn Siemens giải thích. Hoạt động truyền thơng nội bộ của Siemens diễn ra đồng loạt trên các kênh truyền thông khác nhau với một quy mô cực lớn.
- Kênh online: Siemens duy trì nội dung nội bộ trên mạng xã hội giúp nhân
viên có thể giao tiếp minh bạch. Với hệ thống đánh giá đặc biệt được xây dựng chuyên việt, nhân viên có thể nhận xét nội dung những bài viết đó, bày tỏ cảm xúc
“like” hoặc “dislike” hay đưa ra ý kiến phản hồi các bình luận khác.
- Kênh video & blog: Đẩy mạnh việc sử dụng video giao tiếp với nhân viên.
Siemens luôn đề cao nội dung thông tin của video hơn chất lượng sản xuất. Siemens cũng sử dụng blog để thông báo với nhân viên về những tin tức mới trên
mạng nội bộ. Nguồn dữ liệu RSS thường được lấy từ các website bên ngồi và tích hợp vào nội dung trên mạng nội bộ của họ.
- Kênh lãnh đạo: Siemens đã thể hiện mạnh mẽ vai trò của đội ngũ lãnh đạo
trong sự kiện “Value Fest”. Sự kiện theo hình thức trực tuyến diễn ra trong ba ngày dành cho các CEO trong Tập đoàn. Tại sự kiện này, họ được đào tạo về cách sử dụng blog, cách đăng nhập và viết bài… Họ cùng thảo luận về các giá trị của Siemens với nhân viên. Đây là những nỗ lực kéo lãnh đạo vào các hoạt động nội bộ.
- Duy trì gắn kết trực tiếp: Với Siemens, có lẽ khơng có kênh kết nối nhân
viên nào tốt hơn Siemens Caring Hands. Tại đây, mọi người có cơ hội cùng nhau tham gia vào các hoạt động cộng đồng bổ ích, hỗ trợ nhiều tổ chức từ thiện như Hiệp hội Tim mạch Hoa Kì và cộng đồng ung thư Hoa Kì. Ngồi ra, có thể kể đến các hoạt động khác như walk-a-thons (một dạng marathon kết hợp đi bộ), tu sửa trường học, sân chơi,...
- Đại sứ thương hiệu của doanh nghiệp: Siemens đã đầu tư một khoản lớn cho quảng cáo về thương hiệu tại thị trường Mỹ, qua các kênh TV, đài phát thanh và ấn phẩm in. Để gia tăng niềm tự hào của nhân viên tại Mỹ với thương hiệu Siemens, công ty đã thực hiện một chiến dịch mới mang tên “Somewhere in…”, trong đó khuyến khích nhân viên viết blog, chụp ảnh và quay video về bất cứ khoảng khắc nào họ nhìn thấy tên thương hiệu Siemens.
1.6.2. Kinh nghiệm của các tổ chức trong nước
Tập đồn FPT
Truyền thơng nội bộ được xem là một trong những chất xúc tác gắn kết nhân viên trong công ty. Để chuyển tải những thông tin của Tập đoàn, FPT đã xây dựng các kênh truyền thông trực tuyến như trang tin nội bộ Chungta.vn, bản tin FPT News, bản tin các đơn vị thành viên, Facebook FPT... Ngoài ra cịn có Kênh Fun4fun; ban hành bộ sử lược fpt, hội làng fpt, cơng ty có sự kiện phong phú nhất Việt Nam, tổ chức các sự kiện khác.
Công ty dược phẩm Traphaco
Traphaco thường xuyên tổ chức các cuộc họp, gặp gỡ trực tiếp người lao động để trao đổi về mục tiêu, kế hoạch và những khó khăn của Cơng ty cũng như lắng nghe tâm tư, nguyện vọng của CBCNV và được lãnh đạo Công ty thường
xun thực hiện. Bên cạnh đó, cơng tác truyền thơng nội bộ cịn được triển khai qua các phương tiện công nghệ thông tin như website nội bộ, mạng xã hội, thư điện tử... Tất cả đã tạo được mạng lưới truyền thông thông suốt từ cấp lãnh đạo cao nhất đến người lao động ở cấp thấp nhất.
Tiểu kết chƣơng 1
Trong chương 1, tác giả trình bày hệ thống cơ sở lý luận về truyền thông, truyền thông nội bộ và định nghĩa khái niệm hoạt động truyền thông nội bộ của văn phịng. Tác giả cũng đã trình bày về các quy trình truyền thơng nội bộ, kênh và nội dung truyền thông nội bộ.
Trong chương này, tác giả dẫn ra một số cơng trình nghiên cứu, tài liệu của một số tác giả trong nước và nước ngoài nhằm làm rõ tính cấp thiết của đề tài truyền thông nội bộ và sự cần thiết cần có một nghiên cứu cụ thể về truyền thông nội bộ cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng.
Ngồi ra, tác giả trình bày kinh nghiệm truyền thông nội bộ của một số công ty, tổ chức lớn trong và ngồi nước, qua đó rút ra bài học kinh nghiêm dành cho Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Các hệ thống cơ sở lý luận, nội dung nêu trên sẽ là tiền đề để tác giả tìm hiểu, so sánh về thực trạng hoạt động Truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông trong chương II.
CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ XÂY DỰNG HẠ TẦNG
VÀ GIAO THÔNG INTRACOM.
2.1. Giới thiệu về Cơng ty và Văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Tập đồn Intracom Group là doanh nghiệp đứng đầu về lĩnh vực xây dựng, hạ tầng giao thông ở Việt Nam. Với bề dày lịch sử lâu năm tập đoàn hiện là chủ đầu tư hàng trăm dự án.
Intracom Corporation tên đầy đủ của ai là Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM), Tiền thân của Công ty Intracom được Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn nhà nước. Cơng ty chính thức hoạt động theo mơ hình cổ phần hóa từ năm 2006. Trong 16 năm hoạt động, công ty đã gặt hái được nhiều thành tựu, để lại dấu ấn với nhiều cơng trình lớn.
Hiện tại Công ty cổ phần Đầu tựu Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng có 3 cơng ty con là:
- Cơng ty cổ phần Thủy điện Nậm Pung: Hoạt động lĩnh vực sản xuất điện có số vốn điều lệ là 40.600 tỷ đồng.
- Công ty TNHH Tổ hợp y tế Phương Đông: Hoạt động trong lĩnh vực y tế có số vốn điều lệ là 60.136 tỷ đồng.
- Công ty cổ phần Đầu tư và Sản xuất Nông Nghiệp Hà Nguyên: Hoạt động trong lĩnh vực xây dựng dân dụng, có số vốn điều lệ là 10.500 tỷ đồng.
Người lãnh đạo, chủ tịch HĐQT Intracom Group hiện nay là ông Nguyễn Thanh Việt. Ơng Việt cịn được biết đến với các tên Shark Việt khi tham gia vào chương trình truyền hình “Thương vụ bạc tỉ” mùa 2 và 3. Ông là nhà đầu tư cho rất nhiều dự án trong chương trình với tổng số tiền đầu tư lên đến 235,450 tỷ đồng.
Theo Thông tin từ Sở Giao dịch Chứng khốn Hà Nội (HNX), Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) vừa huy động được 100 tỷ đồng thông qua đợt phát hành trái phiếu vào ngày 14 tháng 2. Đây là trái phiếu không chuyển đổi, không phải là nợ thứ cấp và được bảo đảm bằng tài sản của công ty.
Trong đợt chào bán này, Intracom Group dự kiến phát hành 120 tỷ đồng trái phiếu. Giá trị phát hành thực tế đạt 100 tỷ đồng, tương ứng tỷ lệ 83,3%. Tất cả các trái phiếu này sẽ được phát hành cho các nhà đầu tư tổ chức.
Hiện nay, công ty đang là chủ đầu tư của nhiều tổ hợp nhà cao tầng và văn phòng gồm: Intracom 1, Intracom 2, Intracom Riverside… Bên cạnh đó, trong lĩnh vực năng lượng sạch, công ty đang là chủ đầu tư của nhiều dự án nhà máy thủy điện lớn như: Nhà máy thủy điện Tà Lơi 1, Tà Lơi 2, Tà Lơi 3, Cẩm Thủy 1,…
Người lãnh đạo, chủ tịch HĐQT Intracom Group hiện nay là ông Nguyễn Thanh Việt. Ơng Việt cịn được biết đến với các tên Shark Việt khi tham gia vào chương trình truyền hình Thương vụ bạc tỉ mùa 2 và 3. Ông là nhà đầu tư cho rất nhiều dự án trong chương trình với tổng số tiền đầu tư lên đến 235,450 tỷ đồng.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
Căn cứ theo Luật doanh nghiệp, Công ty được tổ chức như sau:
Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành, chỉ đạo chung mọi hoạt động của công ty. Chế độ quản lý công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, cơng tác đối ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: người giúp Tổng giám đốc quản lý về các mảng nhân sự, quản lý giao dịch các dự án đã hồn thiện của cơng ty,...
Văn phịng cơng ty: Tổ chức quản lý nhân sự tồn cơng ty, hoạch định, xây
dựng các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng, Các công tác về hậu cần, quản trị thiết bị,...
Phụ trách việc tuyển dụng và đào tạo lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách, trao đổi cơng việc với đối tác khi Lãnh đạo khơng có ở Cơng ty.
Xây dựng, ban hành, quản lý và bảo quản các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của cơng ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng các chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh, phát triển Công ty, cân đối kế hoạch, tiến độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua sắm vật liệu cung ứng vật tư sản xuất và vận hành của công ty, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật trong thi cơng và
sản xuất, nghiên cứu tìm ra các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị đảm đảo vận hành liên tục và hiệu quả, giám sát q trình thi cơng và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm.
Phịng tài chính kế tốn: lập kế hoạch về tài chính, theo dõi mọi hoạt động
sản xuất kinh doanh của cơng ty dưới hình thức tiền tệ, hạch tốn các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát q trình thi cơng các
cơng trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của cơng ty là đơn giản, các phịng ban có các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
2.1.3. Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi
Sứ mệnh
Với sứ mệnh “Mang đến sự an lạc, hạnh phúc cho khách hàng”, các cơng trình của Intracom ln đáp ứng u cầu về chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật cao. Vì lẽ đó, thương hiệu Intracom đang khẳng định vị thế trên thương trường.
Sự thành công của Intracom được đánh giá dựa trên cơ sở sự hài lòng của khách hàng và đối tác. Vì thế, Intracom ln cam kết nỗ lực mang đến sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt nhất, giá thành hợp lý, và các giải pháp, tiến độ phù hợp cho khách hàng.
Tầm nhìn
Intracom phấn đấu trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, công ty hoạt động đa lĩnh vực tại Việt Nam và vươn xa ra thế giới, mang đến sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ làm hài lòng khách hàng.
Giá trị cốt lõi
Gía trị cốt lõi của Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông được thể hiện qua 5 câu như sau:
Con người là trọng tâm Phát triển là bền vững
Kiến tạo giá trị tạo sự khác biệt Cam kết thực hiện tạo uy tín Minh bạch, tận tụy tạo bản sắc.
2.1.4. Khái quát về Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
Tại Intracom, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Cơng ty với các mối quan hệ bên ngồi. Do đó Văn phịng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao.
+ Chức năng:
Bộ phận văn phịng Cơng ty đảm nhiệm 2 chức năng chính: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách cho cán bộ cơng nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phịng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Ln đảm bảo các phương tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
Trong những năm gần đây, ban lãnh đạo Intracom đang dành sự quan tâm rất lớn cho cơng tác tổ chức, xây dựng văn hóa. Intracom là một Cơng ty lớn, cơ cấu tổ chức phân cấp rõ ràng, số lượng nhân sự lớn. Vì vậy, công tác Truyền tải thông tin, xây dựng văn hóa, tạo dựng một khối được đặt lên hàng đầu. Bộ phận Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm thực hiện các công tác Truyền thông nội bộ, là cầu nối các phịng ban, cá nhân trơng tổ chức.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng,