7. Cấu trúc của đề tài
3.6. Các giải pháp khác
Phối hợp hoạt động và đề cao tinh thần tập thể trong doanh nghiệp
Quá trình hoạch định và kiểm sốt ngân sách có nghĩa là nhà quản trị ở mọi cấp độ và ở các bộ phận khác nhau có dịp gặp gỡ, trao đổi, thảo luận và liên kết các mục tiêu của họ lại với nhau. Doanh nghiệp sẽ đạt được những thành công to lớn nếu như tất cả mọi thành viên đều hợp sức lại cho mục đích chung . Sự phối hợp này giúp cho các trưởng bộ phận hiểu được mỗi hoạt động của đơn vị mình tác động tới tổng thể ra sao, điều này rất cần thiết cho chính họ cũng như cho tất cả doanh nghiệp
Trao đổi thông tin
Để có thể thực hiện một ngân sách, các thành viên cần phải biết việc gì có thể và khơng thể thực hiện được đối với bộ phận của mình. Hoạch định ngân sách sẽ thúc đẩy các cấp quản trị trao đổi với nhau về các chính sách và mục tiêu của doanh nghiệp. Điều này giúp củng cố tính tập thể, mọi người làm việc vì nhau và vì doanh nghiệp.
Thống nhất mục tiêu
Sử dụng kế hoạch ngân sách đòi hỏi các nhà quản trị phải đề ra mục tiêu phấn đấu trong tương lai nhất quán, thay vì thay đổi mỗi ngày. Nó cũng có nghĩa là các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp phải cùng nghĩ đến một mục tiêu thống nhất khi hoạch định ngân sách.
Kiểm soát thực hiện kế hoạch.
Kiểm sốt thơng qua ngân sách là một dạng uỷ thác trách nhiệm. Nhìn tổng thể mà nói, ngân sách sẽ gây ảnh hưởng đến chiến lược của doanh nghiệp. Để phát huy hết tác dụng của ngân sách, những kết quả thực tế phải luôn được so sánh với kết quả dự tốn. Nêu như hai kết quả này kơng khớp với nhau cần phải có sự can thiệp để đưa ra những biện pháp phù hợp. Nếu khơng có kế hoạch thì khơng có tiêu chuẩn nào để đánh giá những gì đang xảy ra và vì vậy, bất kỳ sự quản trị nào cũng chỉ mang tính ngẫu nhiên và tuỳ tiện.
Ý đồ xây dựng kế hoạch ngân sách là để có được bức tranh tồn cảnh rõ nét hơn về những sự việc sẽ xảy ra và làm cho các bộ phận cũng như từng cá nhân có trách nhiệm trong việc quản lý chi tiêu trong đơn vị mình. Chính vì thế, sức mạnh của mỗi phịng ban, mỗi bộ phận có thể được cụ thể hố và cả tập thể sẽ biết cách vượt qua bất cứ khó khăn nào.
Động viên mọi nguồn lực
Một khi các thành viên ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp tham gia càng nhiều vào việc hoạch định và kiểm soát ngân sách , họ càng hiểu rõ và ủng hộ các mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Đó chính là một sự động viên quan trọng đối với các thành viên trong doanh nghiệp. Tất cả các nhân tố vừa được đề cập ở trên đều quan trọng , nhưng mục đích chủ yếu của ngân sách là thống nhất mục tiêu và kiểm soát thực hiện kế hoạch. Quá trình lập kế hoạch tốt sẽ giúp kiểm soát
được doanh nghiệp
Thuê agency hoặc chuyên gia tư vấn
Hoạt động truyền thông nội bộ, với bản chất là điều hành thông tin trong nội bộ, là công việc rất rất quan trọng, đặc biệt là với những doanh nghiệp đông nhân sự. Nôm na dễ hiểu, một mặt nó đóng vai trị như tun truyền, phổ biến các nhóm thơng tin quan trọng mà các cấp quản lý muốn nhân sự phía dưới biết và chấp hành. Ở mặt khác nó đóng cả vai trị như dân vận, bằng cách này hay cách khác tìm hiểu được các nhóm thơng tin đang lan truyền trong nhân sự, từ đó có hướng trả lời hoặc điều hướng dư luận nội bộ sang góc khác, hướng về những điều tích cực. Bởi thế người hay bộ phận làm truyền thơng nội bộ chính phải là những người nằm trong tổ chức, nắm rất rõ nội tình của tổ chức, thậm chí cả nhiều thơng tin mật.
Theo tác giả, Văn phịng cơng ty nên thuê chuyên gia tư vấn và đào tạo nhân sự trong đơn vị để triển khai hoạt động truyền thông nội bộ. Trong bối cảnh kinh tế ngày càng khó khăn và cạnh tranh khốc liệt, nhiều doanh nghiệp đang loay hoay tìm cho mình một hướng đi đúng đắn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí mà vẫn đảm bảo chất lượng, hiệu quả cơng việc cao. Th ngồi nhân sự chính là giải pháp được nhiều doanh nghiệp năng động hiện nay ưa chuộng. Giữ các hoạt động kinh doanh cốt lõi và đẩy những hoạt động mang tính hỗ trợ, có rủi ro cao ra cho các đơn vị có chun mơn bên ngồi là mấu chốt của giải pháp này. Khi thuê ngoài nhân sự, doanh nghiệp sẽ có được rất nhiều lợi ích, như đảm bảo tiến độ, hiệu quả cao về mặt chi phí. Ưu điểm của th ngồi nhân sự:
Tiết kiệm chi phí: Chi phí cho dịch vụ th ngồi thường thấp hơn chi phí tự
xây dựng đội ngũ trong doanh nghiệp. Nếu tự duy trì đội ngũ, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm thuế thu nhập cá nhân, BHXH và BHYT cho nhân viên;
Tiết kiệm diện tích và chi phí cơ vật chất làm việc: Việc xây dựng cơ cấu tổ
chức nhân sự làm việc tồn phần trong doanh nghiệp địi hỏi bạn phải có đủ diện tích văn phịng, trang thiết bị làm việc (bàn ghế, máy tính, máy fax, văn phòng phẩm, nước uống…). Với giải pháp thuê ngoài nhân sự, bạn chỉ cần đầu tư một phần cơ sở vật chất này;
Đảm bảo công việc không bị ngắt quãng: Nhân viên làm việc tồn thời gian
có quyền lợi nghỉ phép, nghỉ ốm, trong khi doanh nghiệp cần đảm bảo công việc được diễn ra liên tục. Sử dụng dịch vụ th ngồi đảm bảo cơng việc luôn luôn được vận hành mà không bị ngắt quãng;
Tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng: Hình thức gia cơng bên ngồi giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian đồng thời đảm bảo chất lượng của kết quả chuyển giao.
Tiểu kết chƣơng 3
Dựa trên hệ thống cơ sở lý luận tại chương I và kết quả đánh giá ưu nhược điểm và nguyên nhân, tại chương 3, tác giả đã khái quát định hướng phát triển của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom để làm cơ sở đưa ra những kiến nghị, giải pháp. Tác giả đã đưa ra các nhóm giải pháp:
Thứ nhất, Nhóm giải pháp hồn thiện cơng tác hoạch định hoạt động truyền
thơng nội bộ. Trong nhóm giải pháp này, tác giả đã đưa những giải pháp như xây dựng chiến lược, đánh giá thực trạng, xác định đối tượng,…
Thứ hai, Nhóm giải pháp tổ chức tốt việc thực hiện hoạt động truyền thông
nội bộ. Tại đây, tác giả đưa ra những biện pháp về xây dựng các nội dung và kênh truyền thông nội bộ.
Thứ ba, Nhóm giải pháp tăng cường công tác kiểm tra hoạt động truyền thông nội bộ với những biện pháp nhằm đánh giá, đo lường, phân tích và dự đốn về hoạt động truyền thông nội bộ.
Thứ tư, Nhóm giải pháp đào tạo và phát triển nguồn nhân lực làm truyền
thông nội bộ.
Thứ năm, Một số giải pháp khác nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intramcom.
KẾT LUẬN
Truyền thông nội bộ được hiểu là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp. Ngày nay, truyền thông nội bộ nắm giữ vai trị quan trọng và có sức ảnh hưởng khơng hề nhỏ trong các doanh nghiệp, công ty.
Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các phịng, ban trong doanh nghiệp, các cơng ty con trong một tập đoàn, quan hệ giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để tồn doanh nghiệp đều có chung một hướng nhìn, một ý chí phát triển doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của doanh nghiệp tới các nhân viên đồng thời gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong q trình thực hiện. Truyền thơng nội bộ cũng kết hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp như nhân sự, thi đua khen thưởng, cơng đồn, đồn thanh niên… trong việc tổ chức các hoạt động đa dạng và phong phú cho các thành viên, góp phần xây dựng những nét văn hóa trong doanh nghiệp.
Nghiên cứu đề tài“Hoạt động truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty
Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom” , tác giả đã hồn
thành các nhiệm vụ cơ bản sau:
- Tổng quan nghiên cứu và hệ thống hóa cơ sở lý luận về truyền thơng nội bộ trong doanh nghiệp.
- Phân tích thực trạng hoạt động truyền thơng nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom thời gian qua, từ đó đánh giá được những kết quả đã đạt được, những tồn tại và nguyên nhân trong hoạt động truyền thông nội bộ tại Công ty.
- Đề xuất giải pháp đẩy mạnh hoạt động truyền thơng nội bộ của Văn phịng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
Tác giả hy vọng, những giải pháp đã đề xuất được áp dụng triệt để tại đơn vị để chất lượng và hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom ngày càng tăng lên, góp phần quan trọng vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường hiệu
quả sản xuất kinh doanh, từ đó phát triển thương hiệu Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
Thực tế, quan tâm đến truyền thông nội bộ là đầu tư cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, đồng thời góp phần nâng cao sức cạnh tranh, giúp doanh nghiệp vượt qua những thời kỳ khó khăn.
Với kiến thức, thời gian cịn nhiều hạn chế, tác giả mong nhận được sự góp ý xây dựng của Thầy, Cô và những người quan tâm để Luận văn được hồn thiện hơn, góp tiếng nói cộng hưởng cho Cơng ty Intracom nói chung và Văn phịng Intracom nói riêng hồn thiện hoạt động truyền thông nội bộ thời gian tới.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
I. Tài liệu tiếng Việt
1. Lại Hoàng Dũng (2015) “Khai thác kênh thơng tin báo chí để làm truyền
thơng nội bộ trong doanh nghiệp Việt Nam, Luận văn Thạc sĩ;
2. Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản
trị văn phòng, NXB; Đại học Kinh tế quốc dân;
3. Phan Thị Thanh Hà (2008), “PR nội bộ giúp xây dựng văn hóa doanh
nghiệp, nâng cao sức cạnh tranh”
4. Đinh Thị Thúy Hằng (2007), “PR - Kiến thức cơ bản và đạo đức nghề nghiệp”, NXB Lao động - Xã hội.
5. Cao Thị Hồng (2019): “Truyền thông nội bộ tại Công ty Viễn thông Mobifone
giai đoạn 2020-2025”. Khóa luận tốt nghiệp;
6. Nguyễn Thị Minh Hiền (2019), “Hoạt động truyền thông của các cơ quan
hành chính nhà nước cấp trung ương tại Việt Nam”, Luận văn Tiến sĩ;
7. Phan Thị Bảo Ngọc (2016): “Thực trạng truyền thông nội bộ tại ngân hàng
anz việt nam và giải pháp kiến nghị”, Khóa luận tốt nghiệp;
8. Lê Trần Bảo Phương (2014), Quyền năng bí ẩn, NXB Hồng Đức;
7. Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB; Khoa học và kỹ
thuật;
9. Nguyễn Thị Thanh Trúc (2017): “Đánh giá hoạt động truyền thông nội bộ
tại khách sạn Park View Huế”, Luận văn Tiến sĩ;
10. PGS. TS Dương Xuân Sơn (2014), “Các loại hình báo chí truyền thơng”, NXB Thông tin và Truyền thông;
11. Nguyễn Tiến Vụ (2017), “Xu thế phát triển của báo chí địa phương Việt
Nam trong bối cảnh truyền thông đa phương tiện”, Luận văn Tiến sĩ;
12. Viện Ngôn ngữ học (2010), Từ điển tiếng Việt, NXB Hồng Đức;
13. Viện Từ điển học và Bách khoa toàn thư Việt Nam (2005), Bách Khoa
toàn thư Tiếng Việt, NXB Bách khoa;
II. Tài liệu nƣớc ngoài
1. Ali, M., 2001, Cẩm nang quản lý - PR hiệu quả (Effective public relations) (Hoàng Ngọc Tuyến dịch), NXB Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh;
2. Phillip G. Clampitt & Cal W. Downs (1993), “Employee Perceptions of
the Relationship Between Communication and Productivity: A Field Study”;
3. Gerry Mc Cusker (2007), Nguyên nhân và bài h c từ những thất bại PR nổi tiếng thế giới (Người dịch Trần Thị Bích Nga - Nguyễn Thị Thu Hà), NXB Trẻ;
4. Phillip Henslowe (2007), Những bí quyết căn bản để thành công trong PR (Người dịch Trung An - Việt Hà), NXB Trẻ;
5. Mary Welch & Paul R. Jackson (2007), “Rethinking internal
communication: a stakeholder approach, Corporate Communications” An
International Journal, CCIJ, Vol. 12 No. 2, 2007;
III. Tài liệu website
1.https://hro.vn/blog/cach-lap-ke-hoach-truyen-thong-noi-bo-hieu-qua.html 2.https://hro.vn/blog/nhiem-vu-cua-truyen-thong-noi-bo.html 3.https://truyenthongtrangden.edu.vn/cong-ty-500-nhan-su-lam-truyenthong noi-bo-nhu-the-nao/ 4.https://resources.base.vn/hr/6-buoc-xay-dung-ke-hoach-truyen-thong- noibo-cho-doanh-nghiep-287 5.https://odclick.com/chuyen-san/tu-duy-va-cong-cu/truyen-thong-noi- bohieu-qua-nen-tang-suc-khoe-tu-ben-trong-to-chuc/
PHỤ LỤC
BẢNG DANH MỤC PHỤ LỤC
STT Phụ lục số Nội dung Trang
1 01 Phiếu điều tra khảo sát đánh giá chất lượng công tác Truyền thông nội bộ
73
2 02 Phiếu khảo sát đánh giá chất lượng chương trình “Gặp gỡ hàng tháng”
76
3 03 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
76
4 04 Poster Cuộc thi “Đặt tên thương mại và slogan cho dự án Intracom Trung Văn – Khu A lần 2” do Văn phòng Intracom phát động.
78
5 05 Một số hình ảnh hoạt động hội họp, teambuilding, event, tình nguyện,… do Cơng ty Intracom tổ chức.
79
Phụ lục 01: Phiếu điều tra khảo sát đánh giá chất lượng công tác Truyền thông nội bộ
Kính chào anh/chị!
Tơi là sinh viên đang học tại Khoa Quản trị văn phòng – Đại học Nội vụ Hà Nội. Hiện nay, tơi đang làm khóa luận tốt nghiệp với đề tài là “Hoạt động Truyền
thông Nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom”.
Xin anh/chị vui lịng dành chút thời gian để điền vào những câu hỏi dưới đây. Tôi xin cam đoan những thông tin thu thập dưới đây chỉ dùng cho mục đích nghiên cứu, khơng dùng cho bất cứ một mục đích nào khác.
Anh/chị vui lòng đánh dấu (X) vào câu trả lời mà Anh/chị lựa chọn
THƠNG TIN CÁ NHÂN
Anh/chị vui lịng đánh dấu (X) vào ơ trả lời thích hơp:
1. Giới tính
nam nữ
2. Độ tuổi
18-30 tuổi 31- 45 tuổi 46-60 tuổi lớn hơn 60 tuổi
3. Trình độ chun mơn
sau đại học đại học cao đẳng trung cấp
4. Bộ phận nơi bạn đang làm việc
Bộ phận kế toán Bộ phận nhân sự
Bộ phận lễ tân Bộ phận kế hoạch – thị trường Bộ phận buồng Bộ phận ẩm thực
Bộ phận bảo trì Bộ phận bảo vệ Bộ phận spa
5. Thâm niên làm việc
Dưới 2 năm Từ 2 – 5 năm
Từ 5-10 năm Trên 10 năm
Câu 1: Cơng ty có thƣờng xun tiến hành các hoạt động thông tin nội bộ sau đây không?
STT
Công cụ giao tiếp với nhân viên của công ty
thƣờng sử dụng Rất không thƣờng xuyên Không thƣờng xuyên Bình thƣờng Thƣờng xuyên Rất thƣờng xuyên 1 Tổ chức các cuộc họp 2 Thư điện tử (email) 3 Trang thông tin nội bộ
(website) 4 Phát hành ấn phẩm nội bộ 5 Bảng thông báo 6 Gặp mặt cá nhân 7 Tổ chức sự kiện nội bộ
Câu 2: Anh/chị có thƣờng xuyên tham gia các sự kiện nội bộ do công ty tổ chức không? STT Các sự kiện nội bộ của công ty Rất khơng thƣờng xun Khơng thƣờng xun Bình thƣờng Thƣờng xuyên Rất thƣờng xuyên 1 Lễ kỉ niệm thành lập công ty 2 Các hoạt động vào các dịp lễ, tết 3 Đi dã ngoại 4 Các hoạt động thể thao, văn nghệ 5 Sự kiện tất niên 6 Sự kiện khen thưởng