7. Cấu trúc của đề tài
3.2. Hồn thiện cơng tác hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ tại Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom từ năm 2019 - 2021, tác giả nhận thấy cần xây dựng và chuẩn hóa quy trình hoạch định hoạt động truyền thơng nội bộ tại Intracom nên đề xuất quy trình sau:
Hình 3.1: Quy trình hoạch định hoạt động truyền thông nội bộ
Bưới 1: Đánh giá thực trạng
Một bản đánh giá thực trạng chi tiết sẽ là cơ sở để xây dựng mục tiêu và chiến lược tiếp theo. Các tiêu chí sau cần được nhìn nhận lại một cách tồn diện gồm: Đánh giá tình hình tồn Cơng ty (tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,...); Công ty đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ nào?; Hiệu quả truyền thông nội bộ trong Công ty hiện tại như thế nào?...
Bước 2: Xác định đối tượng
Biết được Cơng ty đang cần đưa thơng tin gì, tới những ai là vô cùng quan trọng. Thông thường việc truyền thông được tiến hành ở phổ rộng trong nội bộ, tuy nhiên ở một vài thời điểm then chốt như Cơng ty sắp có sự thay đổi về nhân sự, đặc biệt cần quan tâm đến những đối tượng chịu ảnh hưởng bởi thay đổi. Trả lời các câu hỏi sau để xác định được đúng đối tượng của truyền thông nội bộ: Ở Intracom, những ai cần biết đến các thông tin? Họ cần biết những gì? Ai có mối liên hệ mật thiết nhất với nhân sự trong Cơng ty? Một người có đủ để kết nối tồn bộ nhân viên của Công ty lại khơng?... Có thể chia nhỏ các đối tượng theo phân cấp như C-level, team manager, nhân viên chính thức, nhân viên thử việc,...
Bước 3: Xác định mục tiêu và thơng điệp
Đây chính là điểm cốt lõi nhất của bản kế hoạch. Để việc lên mục tiêu thực sự đạt hiệu quả, cần tn theo ngun tắc SMART. Chìa khố của bước này chính là đáp án của các câu hỏi: Mục tiêu của Intracom là gì (đặc biệt là các mục tiêu về nhân sự) Để đạt được mục tiêu này, nhân viên của Intracom cần hiểu được những gì? Nhân viên cần có những niềm tin gì? Nhân viên cần có được những hành động gì? Thơng điệp của truyền thơng nội bộ = Thông điệp mà Intracom muốn truyền tải + nhu cầu thông tin của nhân viên…
Bước 4: Xác định chiến lược
Trong bản kế hoạch truyền thông nội bộ, hãy làm rõ các yếu tố sau: Các hình thức cơng nhận nhân viên; Lộ trình đào tạo nội bộ cho nhân viên; Lộ trình thăng tiến cho nhân viên; Minh bạch thông tin giữa Ban lãnh đạo và nhân viên; Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp.
Bước 5: Xác định kế hoạch hành động
Nếu như chiến lược là phương pháp thì kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể sẽ triển khai để đưa phương án đó vào thực tế: Những hoạt động gì sẽ
phục vụ cho chiến lược X? Hoạt động này sẽ được triển khai vào thời gian nào? Ai sẽ là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này?...
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường là cách duy nhất để Cơng ty có đang đạt đến mục tiêu của mình hay khơng và có những phương án điều chỉnh hợp lý. Có thể sử dụng các tiêu chí sau làm cơ sở đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ: Mức độ tương tác của nhân viên đối với thông tin? Sự thay đổi trong suy nghĩ / hành vi của nhân viên sau thông tin? Các chỉ số về tỉ lệ giữ chân nhân viên, turnover rate, mức độ hài lòng của nhân viên trong công việc,...