7. Cấu trúc của đề tài
2.1. Giới thiệu về Công ty và Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng
2.1.3. Sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi
Sứ mệnh
Với sứ mệnh “Mang đến sự an lạc, hạnh phúc cho khách hàng”, các cơng trình của Intracom ln đáp ứng u cầu về chất lượng kỹ thuật và mỹ thuật cao. Vì lẽ đó, thương hiệu Intracom đang khẳng định vị thế trên thương trường.
Sự thành công của Intracom được đánh giá dựa trên cơ sở sự hài lịng của khách hàng và đối tác. Vì thế, Intracom luôn cam kết nỗ lực mang đến sản phẩm dịch vụ với chất lượng tốt nhất, giá thành hợp lý, và các giải pháp, tiến độ phù hợp cho khách hàng.
Tầm nhìn
Intracom phấn đấu trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, công ty hoạt động đa lĩnh vực tại Việt Nam và vươn xa ra thế giới, mang đến sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ làm hài lòng khách hàng.
Giá trị cốt lõi
Gía trị cốt lõi của Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông được thể hiện qua 5 câu như sau:
Con người là trọng tâm Phát triển là bền vững
Kiến tạo giá trị tạo sự khác biệt Cam kết thực hiện tạo uy tín Minh bạch, tận tụy tạo bản sắc.
2.1.4. Khái quát về Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom.
Tại Intracom, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi giao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Cơng ty với các mối quan hệ bên ngồi. Do đó Văn phịng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ được giao.
+ Chức năng:
Bộ phận văn phịng Cơng ty đảm nhiệm 2 chức năng chính: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách cho cán bộ cơng nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức lưu trữ tài liệu của phịng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Ln đảm bảo các phương tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
Trong những năm gần đây, ban lãnh đạo Intracom đang dành sự quan tâm rất lớn cho cơng tác tổ chức, xây dựng văn hóa. Intracom là một Cơng ty lớn, cơ cấu tổ chức phân cấp rõ ràng, số lượng nhân sự lớn. Vì vậy, cơng tác Truyền tải thơng tin, xây dựng văn hóa, tạo dựng một khối được đặt lên hàng đầu. Bộ phận Văn phịng Cơng ty chịu trách nhiệm thực hiện các công tác Truyền thông nội bộ, là cầu nối các phịng ban, cá nhân trơng tổ chức.
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực hiện kế hoạch đó.
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo cơng ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác. Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế độ chính sách với cán bộ cơng nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân, vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo cơng ty đi cơng tác.
Lập kế hoạch dự tốn chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phịng phẩm hàng ngày cho Cơng ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật cán bộ cơng nhân viên.
Tham mưu, thực hiện công tác truyền thông nội bộ.
Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Bộ phận Văn phịng của Cơng ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc cơng ty với các phịng, ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành cơng việc phịng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Cơng ty, phân cơng chỉ đạo cơng việc chung.
Phó phịng giúp việc cho trưởng phịng được trưởng phịng phân cơng theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực công việc được phụ trách.
Nhân viên văn phòng thực hiện những công việc theo sự phân cơng của Trưởng phịng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch tuần
tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân cơng của Trưởng phịng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi. Thực hiện công tác khác, đặc biệt là công tác Truyền thông nội bộ của Công ty.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho tồn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho tồn Cơng ty và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo cơng ty.
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất cơng việc.
2.2. Hoạt động truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thơng Intracom
2.2.1. Quy trình hoạt động truyền thơng nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
2.2.2.1. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ
Kế hoạch truyền thông nội bộ của Công ty CP Intracom thường được xây dựng dựa trên việc trả lời 6 câu hỏi sau: Hiện trạng hoạt động truyền thông nội bộ đang ở đâu? (WHERE); Cách thức đạt được mục tiêu, cách thức đo lường? (HOW); Có những hoạt động cụ thể nào phải tổ chức? (WHAT); Đích đến và kết quả là gì? (WHERE); Thời gian trong bao lâu? (HOW LONG); Vì sao cách tiếp cận đó là tốt nhất? (WHY).
Xác định công chúng mục tiêu
Trong q trình thu thập, xử lý và phân tích những kết quả từ các năm trước, khoa Văn phịng Cơng ty xác định các đối tượng cơng chúng mục tiêu như sau:
Tồn bộ Ban lãnh đạo, cán bộ, cơng nhân viên tại Công ty và các Công ty con. Đặc biệt chú trọng tới nhân viên, cơng nhân có gia đình, có thâm niên lao động, giữ vai trị, vị trí quan trọng và nhân viên, cơng nhân có trình độ.
Các doanh nghiệp, tổ chức đối tác, có mối liên hệ, ngoại giao, các doanh nghiệp, tổ chức quan tâm tới Intracom.
Đơn vị truyền thông, báo đài, các cơ quan hành chính, sự nghiệp cũng là cơng chúng mục tiêu mà Văn phịng Intracom đề ra.
Dựa vào các yếu tố như sở thích, mong muốn và nguyện vọng, Intracom xác định được đối tượng có sự u thích đối với Cơng ty, tìm hiểu về cơng ty, mong muốn làm việc cho Intracom.
Xác định mục tiêu Truyền thông
Từ việc xác định công chúng mục tiêu của Truyền thông, Văn phòng Intracom đã tiến hành nhận dạng và phân tích đặc điểm của mỗi nhóm cơng chúng mục từ đó xác định mục tiêu Truyền thơng. Mục đích cuối cùng của việc thực hiện các mục tiêu ruyền thơng là có được phản ứng đáp lại - đó là tiếp nhận thơng tin, thái độ hài lịng, nhiệt tình hưởng ứng và thực hiện, tham gia. Để đạt được mục đích, Văn phịng cơng ty đề ra những mục tiêu Truyền thông cụ thể và rõ ràng.
Thứ nhất, Tổ chức các buổi họp báo, hội nghị, gặp mặt báo chí, sự kiện lớn,
quy mơ nhằm truyền thông, ghi dấu ấn sâu đậm trong tâm trí các cán bộ, nhân viên, công nhân và các cơ quan báo đài. Truyền thông về Công ty.
Thứ hai, Tổ chức các buổi Gana diner, các event sự kiện, teambuilding, du lịch nhằm tăng sự kết nối giữa ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên trong Công ty, nâng cao đời sống tinh thần, văn hóa của Cơng ty.
Thứ ba, Truyền tải các thông tin trong nội bộ nhanh chóng, chính xác, đa dạng về cách thức truyền tải, nội dung cần được làm mới nhằm tăng cường sự tiếp cận thơng tin, kích thích sự tìm hiểu về các thơng tin, chính sách,… của Cơng ty dành cho cán bộ, công nhân viên.
Thứ tư, Từng bước tạo sự tin cậy về chất lượng của công ty. Các hoạt động Truyền thông nội bộcố gằng tạo dựng các mối quan hệ lâu dài và thường xuyên với công chúng các đối tác, liên kết chặt chẽ với các công ty con, các địa phương.
Thứ tư, Xây dựng một bộ máy, hệ thống Truyền thông nội bộ chất lượng,
hiện đại, đảm bảo các yêu cầu về sự nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, hiện đại, phong phú và đa dạng, chi phí hợp lý.
Thứ năm, Thu thập nhiều phản hồi, ý kiến, số liệu đo lường để phân tích,
đánh giá nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm đề ra các chiến lược, kế hoạch truyền thông một cách phù hợp nhất.
Thiết kế thông điệp
Từ mục đích cuối cùng của Truyền thơng nội bộ trong công ty là tạo ra sự gắn kết giữa các cá nhân, bộ phân trong cơng ty, giữa nội bộ cơng ty và bên ngồi, xây dựng hình ảnh và chất lượng từ ngay trong nội bộ, tạo dựng văn hóa nội bộ, Văn phịng Cơng ty Intracom đã tạo lên các thông điệp tập trung vào việc nêu nổi bật lên giá trị cơng ty, văn hóa cơng ty, các thông điệp gắn liền với chiến lược, giai đoạn phát triển của công ty tới công chúng mục tiêu.
Thơng điệp thứ nhất, Đó là giá trị cốt lõi của cơng ty: “Con người là trọng tâm
Phát triển là bền vững
Kiến tạo giá trị tạo sự khác biệt Cam kết thực hiện tạo uy tín Minh bạch, tận tụy tạo bản sắc.”
Thông điệp thể hiện rõ khát vọng của Công ty, lấy con người là tài sản lớn nhất, quý trọng nguồn nhân sự mình đang có, xây dựng một giá trị khác biệt từ chính những con người này, tạo ra một bản sắc riêng.
Thông điệp thứ hai, đưa ra Sứ mệnh và tầm nhìn phát triển rõ ràng: “Mang đến sự an lạc, hạnh phúc cho khách hàng”
“Intracom phấn đấu trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, công ty hoạt động đa lĩnh vực tại Việt Nam và vươn xa ra thế giới, mang đến sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ làm hài lịng khách hàng.”
Thơng điệp thứ ba, Slogan “Tỏa sáng cùng đất nước” không chỉ thể hiện khát vọng vươn lên của Intracom mà cịn là lời thúc giục, động viên, khích lệ tinh thần làm việc của từng cá nhân trong Công ty.
Thông điệp thứ tư, Trung thực cộng đạo đức cùng với nền tảng sẽ thành công” là thông điệp được Văn phịng Cơng ty xây dựng nhấn mạnh trong rất nhiều
buổi họp báo thường kỳ, bất thường, hội thảo, hội nghị,… của Công ty.
Thông điệp thứ năm, “Đạo tràng Cửu Hoa Sơn”. Tại Intracom, Đạo tràng Cửu Hoa Sơn ra đời vào đầu năm 2009, do Ban lãnh đạo Intracom thành lập với tâm nguyện tạo điều kiện tu tập cho các nhân viên Phật tử, hướng họ sống đúng
theo tinh thần Lục hịa, Từ bi - Trí tuệ của đạo Phật. Bộ phận Văn phịng đã khéo léo sử dụng Đạo tràng và những giá trị của Đạo tràng để thực hiện công tác truyền thông nội bộ.
Các thơng điệp được xây dựng trên nhiều hình thức khác nhau, đảm bảo tính đa dạng. Các thơng điệp thứ 1, 3, 5 được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau như hình ảnh, event hay teambuilding. Thơng điệp thứ 4 được xây dựng dưới dạng clip ngắn. Việc xây dựng các hình thức thơng điệp đa dạng nhằm mục đích hướng tới nhiều đối tượng khác nhau bằng nhiều hình thức khác nhau, tránh sự nhàm chán và lột tả được hết ý nghĩa, nội dung của thông điệp. Các yếu tố về màu sắc được đảm bảo tone màu truyền thống nhưng được sáng tạo bắt mắt, bố cục hợp lý, dễ nhìn. Các thơng điệp dưới dạng clip được đầu tư về giọng đọc chuẩn, thiết kế đẹp, dễ nhìn.
Nguồn của các thơng điệp được xây dựng và thống nhất trong các buổi họp, trao đổi giữa ban Lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên. Các thông điệp được triển khai trên các nguồn đáng tín cậy như fanpage facebook của Intracom, group nội bộ của Công ty, website, qua các báo điện tử, báo giấy,… Thông điệp được xây dựng một cách tự nhiên, đơn giản và gần gũi, chứa đựng trong đó là giá trị mục tiêu mà Intracom muốn hướng tới.
Xác định ngân sách Truyền thông
Xác định ngân sách truyền thông nội bộ là một khâu quan trọng, đảm bảo hoạt động Truyền thông được diễn ra liên tục. Nguồn kinh phí được Văn phịng cơng ty lên dự tốn rất chi tiết dựa trên cơ sở chiến lược phát triển, kế hoạch truyền thông nội và sử dụng nguồn vốn, quỹ của Công ty. Trên cơ sở xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cần phải hồn thành, Văn phịng cơng ty Intracom ước tính ngân sách chi tiêu cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Trong năm 2021, Văn phòng Intracom đã chi tổng cộng 1.000.000.000vnđ chỉ tính cho hoạt động Truyền thơng nội bộ. Nguồn kinh phí được phân bổ nhiều nhất cho kênh Owned Media với tổng số tiền hơn 500.000.000vnđ. Đây là một nguồn kinh phí đầu tư lớn, quy mô cho thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo Công ty cũng như sự táo bạo của Văn phòng. Đặc biệt, trong năm 2021, Intracom mừng
sinh nhật 19 tuổi “Intracom 19 năm tỏa sáng cùng đất nước” với hàng loạt các hoạt động lớn nhỏ.
Hình 2.2: Phát động phong trào “Intracom 19 năm tỏa sáng cùng đất nước”
Nguồn: Intracom Group 2.2.2.2. Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ
Căn cứ vào mục đích, mục tiêu cũng như công chúng mục tiêu được xác định, bộ phận Văn phịng của Cơng ty đã lựa chọn sử dụng 02 chiến lược đẩy và chiến lược kéo. Khi sử dụng chiến lược đẩy,Văn phòng thực hiện các hội thi “Nhân
viên của tháng, quý, năm”, “Chiến binh vàng” hay các cuộc thi khác vào các dịp quan trọng như ngày thành lập công ty, ngày lễ lớn cùng với mức thưởng, hình thức khen. Chính sách này sẽ kích thích tâm lý của nhân sự, hăng hái tham gia, thi đua, tạo dựng 1 phong trào bền bì, sơi động. Bên cạnh chiến lược đẩy, Văn phòng Intracom cịn sử dụng chiến lược kéo thơng qua việc tổ chức teambuilding, event nội bộ và mở rộng, gặp mặt báo chí, họp báo, truyền tải thơng tin nội bộ, đặc biệt là chính sách, cơ chế…. Hoạt động này nhằm kích thích sự quan tâm, tìm hiểu của cán bộ, công nhân viên cơng ty, tạo dựng một văn hóa mang bản sắc riêng và thu hút thêm nhiều sự quan tâm từ bên ngoài dành cho nội bộ công ty.
Kế hoạch truyền thông nội bộ được chia làm nhiều giai đoạn nhỏ, song song và nối tiếp nhau. Ngoài ra, tùy vào các yếu tố tác động, tình hình thực tế của cơng