7. Cấu trúc của đề tài
2.2. Hoạt động truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tƣ
Đầu tƣ Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
2.2.1. Quy trình hoạt động truyền thơng nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
2.2.2.1. Lập kế hoạch truyền thông nội bộ
Kế hoạch truyền thông nội bộ của Công ty CP Intracom thường được xây dựng dựa trên việc trả lời 6 câu hỏi sau: Hiện trạng hoạt động truyền thông nội bộ đang ở đâu? (WHERE); Cách thức đạt được mục tiêu, cách thức đo lường? (HOW); Có những hoạt động cụ thể nào phải tổ chức? (WHAT); Đích đến và kết quả là gì? (WHERE); Thời gian trong bao lâu? (HOW LONG); Vì sao cách tiếp cận đó là tốt nhất? (WHY).
Xác định cơng chúng mục tiêu
Trong quá trình thu thập, xử lý và phân tích những kết quả từ các năm trước, khoa Văn phịng Cơng ty xác định các đối tượng cơng chúng mục tiêu như sau:
Tồn bộ Ban lãnh đạo, cán bộ, cơng nhân viên tại Công ty và các Công ty con. Đặc biệt chú trọng tới nhân viên, công nhân có gia đình, có thâm niên lao động, giữ vai trị, vị trí quan trọng và nhân viên, cơng nhân có trình độ.
Các doanh nghiệp, tổ chức đối tác, có mối liên hệ, ngoại giao, các doanh nghiệp, tổ chức quan tâm tới Intracom.
Đơn vị truyền thông, báo đài, các cơ quan hành chính, sự nghiệp cũng là công chúng mục tiêu mà Văn phòng Intracom đề ra.
Dựa vào các yếu tố như sở thích, mong muốn và nguyện vọng, Intracom xác định được đối tượng có sự u thích đối với Cơng ty, tìm hiểu về cơng ty, mong muốn làm việc cho Intracom.
Xác định mục tiêu Truyền thông
Từ việc xác định công chúng mục tiêu của Truyền thơng, Văn phịng Intracom đã tiến hành nhận dạng và phân tích đặc điểm của mỗi nhóm cơng chúng mục từ đó xác định mục tiêu Truyền thơng. Mục đích cuối cùng của việc thực hiện các mục tiêu ruyền thơng là có được phản ứng đáp lại - đó là tiếp nhận thơng tin, thái độ hài lịng, nhiệt tình hưởng ứng và thực hiện, tham gia. Để đạt được mục đích, Văn phịng cơng ty đề ra những mục tiêu Truyền thông cụ thể và rõ ràng.
Thứ nhất, Tổ chức các buổi họp báo, hội nghị, gặp mặt báo chí, sự kiện lớn,
quy mô nhằm truyền thông, ghi dấu ấn sâu đậm trong tâm trí các cán bộ, nhân viên, công nhân và các cơ quan báo đài. Truyền thông về Công ty.
Thứ hai, Tổ chức các buổi Gana diner, các event sự kiện, teambuilding, du lịch nhằm tăng sự kết nối giữa ban lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên trong Công ty, nâng cao đời sống tinh thần, văn hóa của Cơng ty.
Thứ ba, Truyền tải các thông tin trong nội bộ nhanh chóng, chính xác, đa dạng về cách thức truyền tải, nội dung cần được làm mới nhằm tăng cường sự tiếp cận thơng tin, kích thích sự tìm hiểu về các thơng tin, chính sách,… của Cơng ty dành cho cán bộ, công nhân viên.
Thứ tư, Từng bước tạo sự tin cậy về chất lượng của công ty. Các hoạt động Truyền thông nội bộcố gằng tạo dựng các mối quan hệ lâu dài và thường xuyên với công chúng các đối tác, liên kết chặt chẽ với các công ty con, các địa phương.
Thứ tư, Xây dựng một bộ máy, hệ thống Truyền thông nội bộ chất lượng,
hiện đại, đảm bảo các u cầu về sự nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, hiện đại, phong phú và đa dạng, chi phí hợp lý.
Thứ năm, Thu thập nhiều phản hồi, ý kiến, số liệu đo lường để phân tích,
đánh giá nhằm đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm đề ra các chiến lược, kế hoạch truyền thông một cách phù hợp nhất.
Thiết kế thơng điệp
Từ mục đích cuối cùng của Truyền thơng nội bộ trong công ty là tạo ra sự gắn kết giữa các cá nhân, bộ phân trong cơng ty, giữa nội bộ cơng ty và bên ngồi, xây dựng hình ảnh và chất lượng từ ngay trong nội bộ, tạo dựng văn hóa nội bộ, Văn phịng Công ty Intracom đã tạo lên các thông điệp tập trung vào việc nêu nổi bật lên giá trị cơng ty, văn hóa cơng ty, các thơng điệp gắn liền với chiến lược, giai đoạn phát triển của công ty tới công chúng mục tiêu.
Thông điệp thứ nhất, Đó là giá trị cốt lõi của cơng ty: “Con người là trọng tâm
Phát triển là bền vững
Kiến tạo giá trị tạo sự khác biệt Cam kết thực hiện tạo uy tín Minh bạch, tận tụy tạo bản sắc.”
Thông điệp thể hiện rõ khát vọng của Công ty, lấy con người là tài sản lớn nhất, quý trọng nguồn nhân sự mình đang có, xây dựng một giá trị khác biệt từ chính những con người này, tạo ra một bản sắc riêng.
Thông điệp thứ hai, đưa ra Sứ mệnh và tầm nhìn phát triển rõ ràng: “Mang đến sự an lạc, hạnh phúc cho khách hàng”
“Intracom phấn đấu trở thành nhà đầu tư chuyên nghiệp, công ty hoạt động đa lĩnh vực tại Việt Nam và vươn xa ra thế giới, mang đến sự tin tưởng và chất lượng dịch vụ làm hài lịng khách hàng.”
Thơng điệp thứ ba, Slogan “Tỏa sáng cùng đất nước” không chỉ thể hiện khát vọng vươn lên của Intracom mà còn là lời thúc giục, động viên, khích lệ tinh thần làm việc của từng cá nhân trong Công ty.
Thông điệp thứ tư, Trung thực cộng đạo đức cùng với nền tảng sẽ thành công” là thông điệp được Văn phịng Cơng ty xây dựng nhấn mạnh trong rất nhiều
buổi họp báo thường kỳ, bất thường, hội thảo, hội nghị,… của Công ty.
Thông điệp thứ năm, “Đạo tràng Cửu Hoa Sơn”. Tại Intracom, Đạo tràng Cửu Hoa Sơn ra đời vào đầu năm 2009, do Ban lãnh đạo Intracom thành lập với tâm nguyện tạo điều kiện tu tập cho các nhân viên Phật tử, hướng họ sống đúng
theo tinh thần Lục hòa, Từ bi - Trí tuệ của đạo Phật. Bộ phận Văn phịng đã khéo léo sử dụng Đạo tràng và những giá trị của Đạo tràng để thực hiện công tác truyền thông nội bộ.
Các thông điệp được xây dựng trên nhiều hình thức khác nhau, đảm bảo tính đa dạng. Các thông điệp thứ 1, 3, 5 được thể hiện dưới nhiều dạng thức khác nhau như hình ảnh, event hay teambuilding. Thơng điệp thứ 4 được xây dựng dưới dạng clip ngắn. Việc xây dựng các hình thức thơng điệp đa dạng nhằm mục đích hướng tới nhiều đối tượng khác nhau bằng nhiều hình thức khác nhau, tránh sự nhàm chán và lột tả được hết ý nghĩa, nội dung của thông điệp. Các yếu tố về màu sắc được đảm bảo tone màu truyền thống nhưng được sáng tạo bắt mắt, bố cục hợp lý, dễ nhìn. Các thơng điệp dưới dạng clip được đầu tư về giọng đọc chuẩn, thiết kế đẹp, dễ nhìn.
Nguồn của các thông điệp được xây dựng và thống nhất trong các buổi họp, trao đổi giữa ban Lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên. Các thông điệp được triển khai trên các nguồn đáng tín cậy như fanpage facebook của Intracom, group nội bộ của Công ty, website, qua các báo điện tử, báo giấy,… Thông điệp được xây dựng một cách tự nhiên, đơn giản và gần gũi, chứa đựng trong đó là giá trị mục tiêu mà Intracom muốn hướng tới.
Xác định ngân sách Truyền thông
Xác định ngân sách truyền thông nội bộ là một khâu quan trọng, đảm bảo hoạt động Truyền thông được diễn ra liên tục. Nguồn kinh phí được Văn phịng cơng ty lên dự tốn rất chi tiết dựa trên cơ sở chiến lược phát triển, kế hoạch truyền thông nội và sử dụng nguồn vốn, quỹ của Công ty. Trên cơ sở xác định các mục tiêu và nhiệm vụ cần phải hoàn thành, Văn phịng cơng ty Intracom ước tính ngân sách chi tiêu cho từng nhiệm vụ cụ thể.
Trong năm 2021, Văn phòng Intracom đã chi tổng cộng 1.000.000.000vnđ chỉ tính cho hoạt động Truyền thơng nội bộ. Nguồn kinh phí được phân bổ nhiều nhất cho kênh Owned Media với tổng số tiền hơn 500.000.000vnđ. Đây là một nguồn kinh phí đầu tư lớn, quy mơ cho thấy sự quan tâm của ban lãnh đạo Công ty cũng như sự táo bạo của Văn phòng. Đặc biệt, trong năm 2021, Intracom mừng
sinh nhật 19 tuổi “Intracom 19 năm tỏa sáng cùng đất nước” với hàng loạt các hoạt động lớn nhỏ.
Hình 2.2: Phát động phong trào “Intracom 19 năm tỏa sáng cùng đất nước”
Nguồn: Intracom Group 2.2.2.2. Tổ chức thực hiện hoạt động truyền thông nội bộ
Căn cứ vào mục đích, mục tiêu cũng như công chúng mục tiêu được xác định, bộ phận Văn phịng của Cơng ty đã lựa chọn sử dụng 02 chiến lược đẩy và chiến lược kéo. Khi sử dụng chiến lược đẩy,Văn phòng thực hiện các hội thi “Nhân
viên của tháng, quý, năm”, “Chiến binh vàng” hay các cuộc thi khác vào các dịp quan trọng như ngày thành lập công ty, ngày lễ lớn cùng với mức thưởng, hình thức khen. Chính sách này sẽ kích thích tâm lý của nhân sự, hăng hái tham gia, thi đua, tạo dựng 1 phong trào bền bì, sơi động. Bên cạnh chiến lược đẩy, Văn phòng Intracom cịn sử dụng chiến lược kéo thơng qua việc tổ chức teambuilding, event nội bộ và mở rộng, gặp mặt báo chí, họp báo, truyền tải thơng tin nội bộ, đặc biệt là chính sách, cơ chế…. Hoạt động này nhằm kích thích sự quan tâm, tìm hiểu của cán bộ, cơng nhân viên cơng ty, tạo dựng một văn hóa mang bản sắc riêng và thu hút thêm nhiều sự quan tâm từ bên ngoài dành cho nội bộ công ty.
Kế hoạch truyền thông nội bộ được chia làm nhiều giai đoạn nhỏ, song song và nối tiếp nhau. Ngoài ra, tùy vào các yếu tố tác động, tình hình thực tế của cơng ty mà văn phịng sẽ có sự điều chỉnh hợp lý về kế hoạch truyền thông phù hợp.
Trong giai đoạn xây dựng văn hóa, chính sách, Văn phịng sẽ thực hiện các hoạt động chủ yếu xoay quan vấn đề văn hóa, chính sách đãi ngộ. Các hoạt động nội bật như “Du lịch mùa hè”, “Gala diner”, “Teambuilding thực tế”,…
Bước sang giai đoạn tuyển dụng nhân sự, Văn phòng Intracom vẫn tiếp tục tổ chức các chương trình, event, bản tin của Cơng ty. Ngồi ra, Văn phòng sẽ thúc đẩy các cuộc gặp mặt báo chí, đăng bài nội bộ, tổ chức các buổi quan hệ với các đối tác, gặp mặt các đơn vị hành chính, … Đây là các hoạt động giúp Intracom vừa phát triển về mặt hình ảnh cả trong nội bộ lẫn ngoài nội bộ và mục tiêu thu hút tuyển dụng nhân sự.
Ngoài ra, trong các giai đoạn hưởng ứng các ngày lễ lớn, tết,… Văn phịng cơng ty vẫn có những kế hoạch ngắn hạn. Ví dụ, trong giai đoạn các ngày lễ hưởng ứng về mơi trương, Intracom có các hoạt động hưởng ứng giờ Trái đất, dọn rác vì mơi trường,…
Thêm vào đó, các sự kiện khơng thường niên với quy mô và số lượng lớn được diễn ra hàng năm như: “Cuộc thi đặt tên thương mại và slogan cho dự án Intracom Trung Văn – Khu A lần 2”. Các sự kiện không thường niên như vậy giúp
kích thích tính sáng tạo, cảm hứng trong công việc của đội ngũ cán bộ, nhân viên và đạt được mục đích đề ra; Điều mà nhiều cơng ty hay doanh nghiệp sẽ phải bỏ tiền ra mua hoặc mất rất nhiều công sức.
2.2.2.3 Đánh giá kết quả Truyền thơng
Đánh giá về tính hiệu quả của của hoạt động truyền thông nội bộ, rút ra các bài học là cơng việc tối quan trọng. Văn phịng Intracom thực hiện đánh giá hiệu quả truyền thông theo năm thường diễn ra vào cuối năm hoặc theo giai đoạn và theo sự kiện. Bộ phận Văn phịng thực hiện việc thu thập số liệu thơng qua báo cáo và biểu đồ phân tích trên trang web nội bộ, fanpage, báo cáo cá nhân của thành viên thực hiện công tác truyền thông nội bộ và thực hiện làm và khảo sát, phỏng vấn hoặc bằng các phương pháp như ghi hình, quan sát. Các số liệu sẽ được Văn phịng phân tích một cách kỹ lưỡng, áp vào nhiều tiêu chí khác nhau nhằm đưa ra những nhận xét khách quan nhất. Việc đánh giá kết quả của hoạt động truyền thông
nội bộ dựa vào số lượng cán bộ, nhân viên tiếp cận, quan tâm, tham gia và mức độ hài lòng của họ. Việc đánh giá kết quả trên các kênh truyền thông chủ yếu dựa vào những con số báo cáo định lượng như:Chi phí cho mỗi kênh, số lượng người tiếp cận, tham gia qua các kênh đó,…. Sau khi phân tích và đánh giá, Văn phịng cơng ty đưa ra các quyết định, giải pháp và phương án năm sau.
Hình 2.3: Biểu đồ đánh giá mức độ hài lịng trong cơng tác Truyền thơng Nội bộ của Công ty
Nguồn: Tác giả
Thông qua biểu đồ khảo sát 100 CBCNV cơng ty, có 28% người tỏ ra rất hài lòng và 46% đánh giá hài lòng. Điều này cho thấy Văn phòng đang tổ chức và xử lý tốt cơng tác Truyền thơng nội bộ. Bên cạnh đó vẫn có 24% đánh giá bình thường và 2% đánh giá khơng hài lịng. Những đánh giá này đến từ đại bộ phận Công nhân của Công ty, qua đó nhận thấy độ phủ của hoạt động chưa được lớn vẫn manh mún, nằm phần lớn tại các phòng ban, chưa chạm tới được Công nhân và người lao động.
2.2.2. Các kênh, phương tiện và nội dung truyền thông nội bộ của Văn phịng Cơng ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom
2.2.2.1. Bản tin truyền thơng nội bộ
Rất hài lịng 28% Hài lịng 46% Bình thường 24% Khơng hài lịng 2%
Từ tháng 2/2020 Intracom đã chính thức thực hiện biên tập và phát hành bản tin nội bộ hàng tháng với tên gọi “Bản tin truyền hình Intracom”. Mục đích của việc xây dựng và phát hành Bản tin truyền thơng nội bộ của Văn phịng nhằm cung cấp cho các cán bộ, công nhân viên các thông tin nội bộ của công ty, tin tức ngành trong nước và quốc tế, các định hướng chung của công ty và các kế hoạch cần thực hiện trong thời gian tới. Sự phát triển của Bản tin truyền thông nội bộ của Intracom sẽ gắn kết con người của họ cùng xây dựng, đóng góp cho Cơng ty đi theo đúng định hướng chung, đạt được mục tiêu chung của công ty trong ngắn hạn và dài hạn trên cơ sở xây dựng được đội ngũ cán bộ đồn kết, mơi trường giao tiếp cởi mở, hòa đồng.
Hình 2.4: Khung hình Bản tin truyền hình Intracom Group
Nguồn: Youtube Intracom Group
Bản tin nội bộ Intracom được ban hành dưới dạng video clip và được chiếu trên tất cả các kênh thuộc quyền sở hữu (Owned Media) của Công ty như Youtube, websize, kênh truyền hình nội bộ của Cơng ty. Nội dung chính của Bản tin bao gồm: Thông điệp của Lãnh đạo trong tháng, tin tức nội bộ của Intracom, kết quả sản xuất kinh doanh chung và của từng trung tâm, các thông tin dự án, dịch vụ của Intracom trong tháng, các thông tin về thị trường Việt Nam và phóng sự ảnh các sự kiện trong năm của Intracom. Bản tin nội bộ đã phần nào tập hợp được các thông tin chung của công ty. Tổng số lượng video, clip bản tin nội bộ từ tháng 02/2020 đến nay là 25 bản tin. Trung bình mỗi bản tin thu hút khoảng 300 lượt xem, trong đó có 100 lượt thích, đạt tỉ lệ 33,33% và khơng có lượt bỏ thích nào.
Ngồi ra, Văn phịng Intracom phát hành “Tạp chí Intracom” 1 tháng/1 số. Nội dung được chuẩn bị công phu, đa dạng và được thiết kế hiện đại. Bên cạnh
những tin tức hoạt động được đăng tải thì những bài viết, bài phân tích chun đề cùng với những thông điệp của Ban lãnh đạo cũng được truyển tải tới CBCNV.
2.2.2.2. Tổ chức sự kiện nội bộ
Giai đoạn 2017 - 2021 là giai đoạn chứng kiến sự chuyển mình cực mạnh mẽ của Intracom, với mục tiêu chính là tái cơ cấu doanh nghiệp, ổn định bộ máy tổ chức, đồng thời hoàn thành các kế hoạch sản xuất kinh doanh, phát triển thêm nhiều dự án trong nhiều lĩnh vực và mở thêm các công ty con. Vì thế, cơng tác tun truyền, thơng tin về những thay đổi, chính sách mới được chú trọng nhiều