7. Bố cục đề tài
2.3. Đánh giá công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong văn
2.3.1. Về ưu điểm
+ Thứ nhất: Hình thức thu thập và cung cấp thông tin rất đa dạng, có sự linh hoạt trong hoạt động cung cấp và truyền đạt thông tin.
Quá trình thu thập và cung cấp thông tin, bộ phận văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông kết hợp sử dụng linh hoạt các hình thức thu thập và cung cấp thông tin như: thu thập và cung cấp thông tin bằng văn bản, thông tin bằng lời thông qua hình thức hội họp, thu thập và cung cấp thông tin thông qua điện thoại, thu thập và cung cấp thông tin thông qua thư từ, thư điện tử và thông tin thông qua hệ thống phần mềm Base requests chính vì vậy mọi thông tin đều được cập nhật một cách nhanh chóng và chính xác hơn.
Quá trình thông tin luôn đảm bảo tính linh hoạt trong việc lựa chọn hình thức thông tin. Đối với những dạng thông tin yêu cầu tính nhanh chóng, những thông tin cần thu thập ngay nhưng lại do hạn chế về khoảng cách địa lý, những thông tin đơn giản cần sử dụng hàng ngày và những thông tin cần thiết cần thu thập và cung cấp giữa các phòng ban thì văn phòng sử dụng hình thức thông tin bằng điện thoại để trao đổi công việc. Hoặc cũng có thể sử dụng hình thức trao đổi trực tiếp giữa các nhân viên để tiếp nhận và cung cấp thông tin liên quan đến công việc đó. Đối với những dạng thông tin yêu cầu tính cụ thể, chi tiết cần báo cáo hoặc thảo luận với lãnh đạo thì sử dụng hình thức hội họp, hoặc những thông tin cần trao đổi bằng văn bản thì sử dụng hình thức thư điện tử, thư chuyển phát nhanh hoặc phần mềm hệ thống thông tin duyệt văn bản Base requests.
+ Thứ hai: Quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin được tiến hành nhanh chóng và kịp thời.
Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là một bộ máy trung tâm thông tin của toàn doanh nghiệp chịu trách nhiệm thu thập, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin cho các phòng ban trong Công ty, là trung tâm giao dịch và liên lạc trực tiếp đối với các cá nhân, cơ quan, các đối tác và khách hàng bên ngoài có mối liên hệ giao dịch với Công ty. Do vậy dù là công tác thông tin nội bộ hay thông tin ra bên ngoài đội ngũ nhân sự văn phòng luôn luôn chủ động thích ứng nhanh trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đến các đối tượng tiếp nhận thông tin. Hoạt động thông tin luôn được nhân viên văn phòng tiến hành ở thế chủ động. Chủ động thu thập các thông tin có liên quan đến tình hình hoạt động nội bộ doanh nghiệp. Chủ động tiếp cận các đối tượng khách hàng, đối tác, chủ động tư vấn các thông tin pháp lý hoặc các thông tin có liên quan đến doanh nghiệp, chủ động trong công tác truyền thông nội bộ, công tác đối nội, đối ngoại của doanh nghiệp…Quá trình thông tin luôn được thực hiện nhanh chóng và kịp thời bởi hoạt động này góp phần tạo dựng lên thương hiệu doanh nghiệp cũng như là những yêu cầu bắt buộc mà mỗi nhân viên văn phòng phải thực hiện.
+ Thứ ba: Cán bộ và nhân viên trong văn phòng đều nắm rõ và tuân thủ quy trình về thông tin, có kinh nghiệm làm việc lâu năm trong công tác văn phòng nói chung và hoạt động thông tin nói riêng.
Quy trình thông tin tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông được thực hiện thông qua các công tác văn thư - lưu trữ và công tác lễ tân văn phòng.
Đối với công tác văn thư – lưu trữ về cơ bản các cán bộ, nhân viên trong văn phòng đều tuân thủ đúng quy định về văn thư – lưu trữ do Nhà nước cũng như các quy định do Công ty ban hành từ việc thu thập thông tin, soạn thảo văn bản đến việc trình văn bản đến lãnh đạo hoặc những đơn vị phòng ban, hoặc cơ quan bên ngoài có mối liên hệ công việc. Tiếp nhận, quản lý, xử lý và cung cấp các văn bản đi – đến Công ty.
Đối với công tác lễ tân văn phòng thực hiện tiếp nhận, xử lý, cung cấp và trả lời thông tin từ các đối tượng bên ngoài có mối liên hệ công việc với Công ty. Tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin cần thiết cho đối tác hoặc khách hàng của Công ty hoặc chuyển tiếp điện thoại đế các bộ phận có liên quan. Tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện…được chuyển đến cho các bộ phận của Công ty, liên hệ với các bộ phận được nhận về thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện chuyển phát một cách nhanh chóng. Thực hiện gửi các công văn, thư từ cho các đơn vị bên ngoài khi có yêu cầu của các bộ phận trong Công ty. Cập nhật thông tin, làm các báo cáo về các khoản phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm, tiếp nhận các thông tin phàn nàn của khách hàng giải quyết trong thẩm quyền hoặc báo cáo đến các bộ phận liên quan xử lý.
Đội ngũ nhân viên văn phòng của Công ty có kinh nghiệm làm việc lâu năm do vậy có nhiều kinh nghiệm và thành thạo trong quá trình thông tin nội bộ cũng như thông tin ra bên ngoài doanh nghiệp.
+ Thứ tư: Sử dụng phần mềm trình duyệt văn bản Base requests trên hệ thống máy tính kết hợp với hình thức thủ công tạo ra sự linh hoạt trong công tác thông tin trong toàn Công ty đồng thời tiết kiệm thời gian và công sức nhưng vẫn đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
Phần mềm Base requests cho phép đề xuất và duyệt tất cả các thông tin liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, tuy nhiên không phải lúc nào cũng có thể sử dụng phần mềm đó vì sẽ gây ra tình trạng quá tải và ách tắc thông tin. Những thông tin đơn giản có thể sử dụng hình thức thông tin khác như điện thoại hoặc những thông tin cần tiến hành phân tích và thảo luận cần phải thông qua hình thức hội họp. Việc kết hợp linh hoạt giữa hình thức thông tin thủ công và thông qua hệ thống phần mềm giúp Công ty tiết kiệm được tối đa thời gian, các thông tin được thu thập, xử lý và truyền tải hợp lý hơn, nhanh chóng hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng xử lý công việc.
+ Thứ năm: Chánh văn phòng luôn quan tâm và sát sao trong quá trình giải quyết công việc của nhân viên, có cái nhìn tiên tiến trong hoạt động đổi mới và áp dụng khoa học công nghệ vào công tác thông tin trong nội bộ doanh nghiệp.
Chánh văn phòng là luôn quan tâm và hỗ trợ hết mình trong công tác thông tin giúp nhân viên có cái nhìn tổng quan và toàn diện về công việc. Là người có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực Hành chính văn phòng, lãnh đạo luôn hết mình hỗ trợ nhân sự trong công tác thu thập, định hướng cách thức xử lý thông tin sao cho hiệu quả nhất giúp nhân sự tối ưu hóa thời gian làm việc và đạt hiệu quả công việc cao.
Chánh văn phòng là người có cái nhìn đổi mới, luôn luôn chủ động thu thập thông tin của nhân viên về quy trình làm việc, những vướng mắc, khó khăn trong công tác thông tin từ đó nghiên cứu và tìm hiểu các phương tiện CNTT để có thể ứng dụng vào quá trình thực thi công việc.