7. Bố cục đề tài
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
2.1.3. Về chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
- Về chức năng:
tác tổ chức cán bộ của Công ty. Thực hiện các chế độ chính sách cho người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỉ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân.
+ Là cầu nối công tác từ Ban Giám đốc đến các bộ phận/cá nhân và ngược lại.
+ Là đầu mối xây dựng, ban hành, hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc việc thực hiện các chính sách Công ty và thu nhận phản hồi một cách kịp thời, chính xác.
+ Đảm bảo cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên nghiệp.
+ Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty, Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài.
- Về nhiệm vụ:
● Công tác tổ chức, cán bộ:
+ Chủ trì việc xây dựng điều lệ về tổ chức hoạt động của Công ty, các quy chế hoạt động, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện toàn và phát triển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban và đơn vị trực thuộc công ty, xây dựng mô hình tổ chức sản xuất phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, đề xuất điều chỉnh bổ sung, sửa đổi những bất hợp lý trong công tác tổ chức và hoạt động Công ty.
+ Chủ trì thực hiện các thủ tục cấp mới, thay đổi Giấy phép đăng ký kinh doanh; các giấy phép hoạt động khác cho Công ty liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
+ Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch nhân sự phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Chủ trì, phối hợp với các phòng ban, đơn vị trực thuộc xây dựng kế hoạch tuyển dụng, tổ chức thi tuyển, lựa chọn.
+ Tham mưu cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp.
+ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp.
+ Phổ biến, hướng dẫn văn hóa doanh nghiệp, lịch sử hình thành Công ty. + Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh giá công tác nhân sự theo định kỳ, lập các báo cáo theo quy định.
+ Tiếp nhận, thiết lập hồ sơ nhân sự, quản lý bảo mật hồ sơ nhân sự.
+ Cung cấp thông tin, tham mưu cho Ban lãnh đạo sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty.
+ Nghiên cứu, soạn thảo các chính sách Công ty liên quan đến chức năng nhiệm vụ của phòng.
+ Xây dựng và hướng dẫn tổ chức thực hiện phong trào thi đua lao động sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng và hướng dẫn CBNV công tác bảo vệ bí mật nội bộ, chống tham nhũng tiêu cực, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí.
+ Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể, đề xuất mức khen thưởng. Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật công ty xem xét quyết định, Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật toàn Công ty.
+ Tổ chức công tác lao động trong toàn công ty. ● Công tác Lao động tiền lương
+ Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý và sử dụng lao động, cập nhật và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động. Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc về chính sách, chế độ cho người lao động.
Pháp luật.
+ Làm đầu mối tổ chức đánh giá, xét duyệt và đề xuất nâng lương, nâng bậc lương cho người lao động trình Hội đồng lương phê duyệt.
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra, hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, hợp đồng lao động theo quy định công ty và Pháp luật.
+ Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật lao động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các quyền lợi khác của người lao động.
+ Xây dựng và thực hiện các hoạt động phúc lợi, đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
+ Thực hiện theo dõi quản lý hồ sơ sức khỏe, tổ chức khám sức khỏe định kỳ cho người lao động.
- Công tác quản trị hành chính - Công tác hành chính
+ Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các đơn vị liên quan gửi đến, xử lý các văn bản gửi đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo mật, đúng quy định.
+ Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty.
+ Các công việc về Lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV Công ty.
+ Tổ chức ăn trưa cho CBNV tại Công ty.
+ Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch đến làm việc với Công ty.
+ Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ giấc, tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế.
- Công tác quản trị văn phòng
+ Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng.
+ Duy trì hoạt động các thiết bị máy móc, trang thiết bị văn phòng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+ Mua sắm, quản lý, cấp phát trang thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm theo định mức.
+ Làm thủ tục thanh lý các trang thiết bị văn phòng hết giá trị sử dụng. + Làm thủ tục đối chiếu công nợ và thanh toán các khoản chi phí văn phòng. + Đảm bảo an toàn về con người, tài sản, trật tự, phòng cháy chữa cháy khối văn phòng Công ty.
+ Quản lý các trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điều hòa, điện, nước, dụng cụ hành chính, vệ sinh đảm bảo phục vụ tốt cho các phòng ban.
+ Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty. - Công tác Đoàn thể
+ Là đầu mối giúp việc cho Ban Lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc các tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm vụ và điều lệ của mỗi đoàn thể. Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị.
+ Kết hợp cùng chính quyền trong việc lãnh đạo tạo điều kiện cho các Đoàn thể phát huy dân chủ ở cơ quan, tham gia đóng góp xây dựng Đảng, xây dựng chính quyền. Tham gia thực hiện các phong trào thi đua, hưởng ứng tốt các đợt vận động xã hội.
+ Tổ chức các hình thức tuyên truyền, vận động, bồi dưỡng nâng cao nhận thức của CBNV về trách nhiệm, quyền lợi trong việc tham gia các tổ chức Đoàn thể.
- Công tác pháp lý
+ Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng;
+ Cập nhật, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh
doanh của Công ty, định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao.
+ Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp
- Về quyền hạn:
- Đối với công tác tổ chức, nhân sự
+ Chỉ đạo theo ngành dọc về chuyên môn đối với các Công ty con, xí nghiệp, đội xây lắp.
+ Có quyền yêu cầu các đơn vị trực thuộc báo cáo đầy đủ, kịp thời theo quy định tình hình tổ chức hoạt động, chế độ chính sách đời sống đối với người lao động và những vấn đề liên quan đến công tác tổ chức lao động.
+ Thẩm định Điều lệ về tổ chức hoạt động của các Công ty con.
+ Thẩm định hồ sơ nhân sự đề bạt các vị trí quản lý tại các công ty con theo quy định tại Điều lệ Công ty.
- Đối với công tác Lao động tiền lương
+ Không ký xác nhận bảng chấm công, bảng tính lương của các đơn vị trực thuộc khi không có đầy đủ thủ tục cần thiết theo quy định.
+ Đề xuất phòng TCKT không thanh toán lương đối với các trường hợp hết hạn HĐLĐ nhưng không làm thủ tục xét ký tiếp mặc dù đã được đôn đốc nhắc nhở.
- Đối với công tác Hành chính
+ Không đóng dấu đối với các văn bản ký không đúng thẩm quyền, không đảm bảo thể thức, không đầy đủ chữ ký của các bộ phận soạn thảo.
+ Ký, ban hành các thông báo kỷ luật ở mức độ phê bình CBNV vi phạm các nội quy về giờ giấc làm việc.
+ Ký sao y bản chính các văn bản do Công ty ban hành. - Đối với công tác Quản trị văn phòng
+ Tổng hợp, trình duyệt mua, cấp cho các phòng ban các thiết bị phục vụ công tác văn phòng.
+ Ký duyệt cấp xe, cấp giấy đi đường, cấp giấy giới thiệu cho CBNV đi công tác.
- Đối với công tác đoàn thể
+ Chủ trì trong công tác hoạt động đoàn thể: thăm nom, hiếu hỉ, thai sản... chăm lo đời sống cho ban lãnh đạo, CBNV công ty.
+ Làm đầu mối xây dựng các chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; các sự kiện văn hóa doanh nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty.
2.2. Khảo sát công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)