7. Bố cục đề tài
1.5. Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
1.5.4. Xử lý nguồn thông tin
a, Hình thức xử lý thông tin
Xử lý thông tin là yêu cầu quan trọng và không thể thiếu trong quá trình thông tin, xử lý thông tin đảm bảo cung cấp một nguồn thông tin có chất lượng phục vụ công tác hoạch định kế hoạch hoặc triển khai các quyết định chiến lược. Xử lý thông tin là một hoạt động khó khăn nếu như người được giao nhiệm vụ không biết cách hoặc thiếu kinh nghiệm trong hoạt động này từ đó sẽ gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc.
Có rất nhiều cách để xử lý thông tin, dưới đây là một số phương pháp phổ biến mà mọi người thường xuyên sử dụng để xử lý thông tin hiệu quả.
- Xử lý thông tin bằng phương pháp phân tích định lượng
Đây là phương pháp xử lý thông tin phổ biến trong bất cứ nghiên cứu nào. Điều đầu tiên cần phải hiểu được thế nào là thông tin định lượng? Thông tin định lượng là tất cả các dữ liệu, số liệu thu thập được từ hoạt động khảo sát, tìm kiếm thông tin từ các đối tượng cần nghiên cứu. Thông tin định lượng tồn tại dưới dạng số liệu thống kê, tỉ lệ phần trăm…các thông tin này thường là dạng thông tin thô, chưa qua xử lý do vậy tỉ lệ phần trăm chính xác là chưa cao và người phụ trách phải tiến hành xử lý.
Sau khi có được các dữ liệu báo cáo, thống kê định lượng, người phụ trách công việc phải tiến hành xử lý các nguồn dữ liệu này. Các số liệu này sau khi được
xử lý sẽ được hình thành dưới dạng bảng số liệu, biểu đồ hoặc đồ thị. Số liệu này là sự phản ánh chân thực nhất cho đối tượng mà nhà quản lý hoặc nhân viên quan tâm.
Quá trình xử lý thông tin định lượng bao gồm các công việc chính như sau: + Sắp xếp và mô tả các dữ kiện
+ Tìm sự tương quan giữa các biến số đã thu thập được
+ Giải thích khoảng cách giữa các kết quả đạt được và kết quả chờ đợi + Xác định nguồn thông tin cuối cùng
+ Cung cấp thông tin
+ Bảo quản và lưu trữ thông tin
- Xử lý thông tin bằng phương pháp phân tích định tính
Xử lý thông tin định tính thường được dùng để nghiên cứu hành vi, chức năng hay các phản ứng của vấn đề đang quan tâm. Các thông tin định tính này thường được thu thập thông qua hoạt động quan sát, phỏng vấn, thảo luận hoặc nghiên cứu tài liệu. Khác với phân tích định lượng, người ta thường sử dụng phương pháp phân tích thông tin định tính nhằm đánh giá bản chất của đối tượng đang quan tâm dưới dạng chữ viết, thông tin thường được đánh giá dưới dạng chủ quan của đối tượng trực tiếp tham gia xử lý.
Quá trình xử lý thông tin định tính cần tuân thủ theo các bước sau: + Thứ nhất cần đọc và nghiền ngẫm thông tin:
Đọc kỹ tư liệu thu thập để xác định các chủ đề nổi bật và có thể phát triển hoặc nghiên cứu chúng theo một cách thức nhất định. Từ những dữ liệu đã thu thập, đọc và nghiền ngẫm thông tin cho phép xác định được những thông tin thiếu sót hoặc những thông tin nào mới xuất hiện để có thể tìm kiếm và bổ sung những thông tin cần thiết cho công việc.
+ Thứ hai mã hóa thông tin:
Mã hóa thông tin định tính là quá trình gán tên cho một đoạn văn bản có những thông tin giống nhau hoặc tương quan với nhau, có thể tập hợp lại và so sánh với nhau. Chúng ta có thể mã hóa các chủ đề (là những loại ý tưởng chính xuất hiện từ việc tập hợp các dữ kiện cơ sở). Việc mã hóa tương tự việc cắm những
ký hiệu giao thông, giúp cho biết được ta đang ở đâu, thấy gì, và cho phép phân tích một lượng thông tin lớn dễ dàng và chính xác hơn. Mã hoá như vậy cho phép lọc ra các thông tin có cùng nội dung, tập hợp thành những tập tin riêng, từ đó có thể tìm ra những chủ đề chi tiết hơn. [23. Chương 16-kỹ năng thu thập và xử lý thông tin]
+ Thứ ba trình bày các dữ kiện:
Sau khi mã hóa xong các thông tin người làm công tác thông tin tiến hành sắp xếp tất cả các dữ liệu đã được mã hóa theo những chủ đề nhất định và trình bày các thông tin đã mã hóa đó.
+ Thứ tư cô đọng thông tin:
Là trình bày, diễn đạt thông tin một cách ngắn gọn nhưng phải đảm bảo đầy đủ ý, tất cả các thông tin lớn nhỏ, thông tin có mức độ quan trọng nhiều hay ít phải được sắp xếp và trình bày khoa học, ngắn gọn súc tích.
+ Thứ năm giải thích thông tin:
Là quá trình chọn lọc các thông tin có liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu, thông tin nào có mức độ quan trọng nhất, thông tin nào ít quan trọng và so sánh sự tương quan giữa các thông tin đã mã hóa đó. Mục tiêu của giai đoạn này là để nắm được tổng quát nội dung thông tin của vấn đề nghiên cứu, phân biệt được các chủ đề trọng tâm và chủ đề phụ, phân biệt được cái chủ yếu và cái không chủ yếu để có thể chọn lọc được những thông tin phù hợp với yêu cầu công việc đặt ra.
+ Thứ sáu tổng hợp kết quả thông tin: Rút ra thông tin cuối cùng về đối tượng tiến hành nghiên cứu mà chủ thể thực hiện xử lý thông tin lựa chọn để cung cấp thông tin này hoặc từ dữ liệu thông tin này tiến hành làm báo cáo haowcj các quyết định quản lý.
- Xử lý thông tin bằng phương pháp phân loại và chọn lọc thông tin
Phương pháp này được thực hiện dưới dạng phân loại và sắp xếp tất cả các nguồn dữ liệu, thông tin đã thu thập được và phân loại theo từng nhóm, lĩnh vực khác nhau, phân loại theo mức độ khẩn quan trọng và mức độ khẩn của thông tin. Sau khi phân loại người xử lý thông tin tiến hành chọn lọc những thông tin quan trọng có liên quan đến vấn đề cần xử lý.
b, Kỹ năng xử lý thông tin
Xử lý thông tin là yêu cầu quan trọng để có được các quyết định quản lý hiệu quả. Để hoạt động xử lý thông tin đạt chất lượng tốt ta có thể vận dụng một số kỹ năng trong xử lý thông tin như sau:
- Kỹ năng xử lý thông tin tức thời:
Không phải bất cứ thông tin nào sau khi tiếp nhận đều có thời gian để xử lý và trả lời, có những thông tin sau khi tiếp nhận người quản lý hoặc nhân viên cần phải đưa ra câu trả lời, những biện pháp xử lý cụ thể ngay tại thời điểm vừa tiếp nhận thông tin mà không có thời gian đẻ nghiên cứu và xử lý. Trong trường hợp này việc xử lý thông tin cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
+ Xử lý thông tin cần phải nhạy bén, linh hoạt, thông tin sau khi tiếp nhận cần được sắp xếp và phân tích một cách nhanh chóng và cung cấp ngay lập tức cho đối tượng cần thông tin. Trường hợp thông tin chưa có đủ dữ liệu, chưa đưa ra được biện pháp cụ thể để xử lý công việc cần xin thêm thời gian để nghiên cứu và thông tin lại một cách đầy đủ vào thời điểm sau đó.
+ Kết hợp những thông tin đã thu thập được trước đó và những thông tin vừa thu nhận sau đó so sánh, phân tích, đối chiếu và kết hợp làm cơ sở giải quyết công việc.
- Kỹ năng xử lý thông tin theo quy trình:
+ Tập hợp và hệ thống hóa thông tin theo từng lĩnh vực: Tất cả các thông tin sau khi thu thập cần được hệ thống hóa theo từng lĩnh vực cụ thể, tóm tắt và phân loại thông tin theo các nhóm, ví dụ như nhóm thông tin tài chính, nhóm thông tin về nhân sự, nhóm thông tin về cơ sở vật chất, nhóm thông tin về đối tác kinh doanh…sau đó tóm tắt và phân loại theo mức độ quan trọng và phổ biến của thông tin.
+ Phân tích và kiểm tra độ chính xác của các thông tin, tính hợp lý của các dữ liệu: Lựa chọn những thông tin có độ chính xác cao, đầy đủ, phù hợp với nhu cầu, chỉnh lý và sắp xếp tất cả các dữ liệu thông tin đó. Quá trình xử lý thông tin phải đảm bảo yêu cầu: thông tin phải đúng, đầy đủ, chính xác và kịp thời, thông tin phải gắn liền với quá trình diễn biến của công việc và thông tin phải đảm bảo
sử dụng được cho mục đích công việc.