7. Bố cục đề tài
1.5. Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
1.5.3. Thu thập thông tin
a, Hình thức thu thập thông tin
Thu thập thông tin là một công việc quan trọng đòi hỏi phải được tiến hành nhanh chóng, thường xuyên và kịp thời. Thông tin vốn dĩ rất đa dạng và được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau, có những thông tin có thể nhận diện một cách dễ dàng tuy nhiên cũng có những thông tin chưa cụ thể, thông tin gây nhiễu loạn, thông tin khó thu thập vì vậy cần phải có phương pháp thu thập hợp lý đảm bảo thu thập đúng và đầy đủ đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc.
Thông tin thường được thể hiện dưới nhiều dạng khác nhau như: thông tin bằng văn bản, thông tin dưới dạng hình ảnh, âm thanh, lời nói, thông tin chữ viết… căn cứ vào mục đích và nhu cầu giải quyết công việc mà có những cách thức thu thập khác nhau. Dưới đây là một số hình thức thu thập thông tin mà ta có thể sử dụng:
- Thu thập thông tin từ hồ sơ văn bản:
Văn bản là hình thức thể hiện thông tin phổ biến nhất bởi nó đảm bảo tính pháp lý cao và khả năng lưu trữ dễ dàng, đây là một nguồn thông tin có giá trị cao phục vụ phụ cho quá trình ra quyết định quản lý. Quá trình giải quyết công việc hoặc sau khi hoàn thành bất kỳ một dự án nào thì tất cả các tài liệu, văn bản đều phải được lập hồ sơ và lưu trữ vào hệ thống lưu trữ của cơ quan bởi những hồ sơ
này sẽ là cơ sở pháp lý để giải quyết các vấn đề phát sinh sau này.
Đối với dạng thông tin bằng văn bản thường được thể hiện dưới dạng các kế hoạch, báo cáo, quyết định…tùy thuộc vào mục đích sử dụng mà người được giao phụ trách công việc sẽ lựa chọn tên loại hồ sơ nhất định.
Để đảm bảo khai thác thông tin từ hồ sơ văn bản một cách hiệu quả, cán bộ hoặc nhân viên cần phải thu thập thông tin tuân thủ theo các yêu cầu sau:
+ Thứ nhất cần xác định nhu cầu thông tin cần thiết và thông tin có liên quan để xử lý công việc. Đây là yêu cầu quan trọng bởi chỉ có những thông tin liên quan đến vấn đề cần xử lý mới có thể giúp ích cho công việc còn tất cả những thông tin không liên quan khác sẽ làm nhiễu loạn, gây ảnh hưởng đến quá trình giải quyết công việc. Các thông tin đó có thể là những dữ liệu quan trọng của công ty như: báo cáo kết quả tình hình kinh doanh, số liệu nghiên cứu thị trường, báo cáo thống kê tình hình tài chính, chi tiết bảng lương, hồ sơ liên quan đến các dự án hoạt động, tình hình nhân sự hoặc bảng lương…
+ Lựa chọn hồ sơ có chứa văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Bên ngoài mỗi hồ sơ đều sẽ được đánh số, tên loại và tên hồ sơ điều này giúp cho việc tìm kiếm hồ sơ dễ dàng và thuận tiện hơn. Lựa chọn hồ sơ văn bản có liên quan là việc làm cần thiết góp phần tiết kiệm thời gian và công sức của người phụ trách công việc khi phải xử lý quá nhiều công việc cùng một lúc hoặc phải xử lý những công việc mang tính phức tạp cần nhiều thông tin.
+ Tiếp cận hồ sơ, thu thập tất cả các thông tin có liên quan đến yêu cầu công việc. Sau khi lựa chọn được mục hồ sơ có chứa văn bản, tài liệu cần thu thập, người phụ trách công việc sẽ tiến hành thu thập và lựa chọn tất cả những văn bản có liên quan đến vấn đề cần giải quyết. Lựa chọn, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên trong công việc sau đó tiến hành đọc và xử lý tất cả các thông tin đã thu thập được.
- Thu thập thông tin thông qua điện thoại
Không phải thông tin nào cũng được thể hiện dưới dạng văn bản, có những thông tin có thể trao đổi nhanh chóng thông qua điện thoại. Ưu điểm của hình thức thu thập này là thông tin được cập nhật nhanh chóng, kịp thời, hạn chế tình trạng quan liêu giấy tờ đồng thời tiết kiệm thời gian và giải quyết công việc được
hiệu quả hơn khi cả hai bên đều cùng thống nhất quan điểm. Tuy nhiên nhược điểm của phương pháp này là hạn chế tính pháp lý nếu như những thông tin quan trọng không được hình thức hóa dưới dạng văn bản, hoặc quá trình trao đổi qua điện thoại các bên liên quan không thể nắm rõ được tổng quan vấn đề do đó có thể sẽ phát sinh những rủi ro không đáng có.
Phương pháp này chỉ nên áp dụng đối với những thông tin ngắn gọn, cần thông tin nhanh chóng hoặc những nội dung không quá quan trọng, ít tính pháp lý.
- Thu thập thông tin từ phiếu khảo sát
Phương pháp khảo sát thường sử dụng khi cần thông tin của nhiều đối tượng có liên quan đến vấn đề cần giải quyết, người ta thường sử dụng các bảng biểu, phiếu khảo sát để thu thập các thông tin cần thiết phục vụ cho công việc. Ưu điểm của phương pháp này là sẽ thu thập được một lượng thông tin, ý kiến và phản hồi đến từ nhiều đối tượng tuy nhiên nhược điểm là chất lượng thông tin thường không thật sự có chất lượng cao và quá trình xử lý thông tin sẽ rất khó khăn và tốn nhiều thời gian và đôi khi sẽ không đạt được mục tiêu nghiên cứu của người thực hiện công việc. Phương pháp này thường chỉ được áp dụng đối với các công việc nghiên cứu về hành vi của một hay một nhóm các đối tượng mục tiêu nhất định, có thể là đối tượng khách hàng, có thể là các nhân viên…để đưa ra một nội quy hoặc quyết định quản lý phù hợp.
- Thu thập thông tin từ nguồn thông tin công cộng
Nguồn thông tin công cộng bao gồm tất cả các kênh thông tin từ báo chí, tạp chí, đài phát thanh truyền hình, internet và tất cả các phương tiện thông tin đại chúng khác. Đây là nguồn thông tin phong phú, đa dạng phản ánh được nhiều mặt của vấn đề mà người sử dụng quan tâm. Ưu điểm của nguồn thông tin này là cho phép tất cả các đối tượng có thể truy cập và sử dụng, có thể miễn phí hoặc phải trả phí đối với một số nguồn thông tin có giá trị quan trọng. Tuy nhiên mặt hạn chế của các nguồn thông tin này là tính chính xác và cập nhật chưa cao. Một số bài viết có thể xuất phát từ ý kiến chủ quan của người đăng tải hoặc các số liệu thu thập và đăng tải trên các kênh thông tin này có thể chưa được xử lý và kiểm
chứng hoặc chất lượng xử lý chưa cao. Một số bài viết đã đăng tải trong một khoảng thời gian khá lâu và không có sự cập nhật liên tục và kịp thời do đó chất lượng thông tin có thể không phù hợp với thời điểm hiện tại và không thể áp dụng vào giải quyết công việc.
Để thu thập và sử dụng nguồn thông tin này hợp lý, người sử dụng cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Thứ nhất xác định chính xác nguồn thông tin cần sử dụng, đây là yêu cầu cần thiết bởi chỉ khi xác định được mục đích sử dụng thông tin thì mới có cách thức để thu thập được nguồn thông tin đó.
+ Nguồn thông tin, ấn phẩm sử dụng phải được nhà nước công nhận, cho phép khai thác và sử dụng.
+ Các số liệu, dữ liệu và thông tin liên quan đến vấn đề cần xử lý phải được cập nhật thường xuyên, phù hợp với thực tiễn và đảm bảo về yêu cầu pháp lý.
+ Nội dung chứa đựng trong tài liệu phải phù hợp với các chính sách, thể chế và có thể giải quyết được các vấn đề mà người sử dụng quan tâm.
+ Nguồn thông tin phải đảm bảo tính khách quan, tôn trọng dữ liệu thực tế, tuyệt đối không xuyên tạc, khuếch đại thông tin.
Để đảm bảo mức độ tin cậy của thông tin, người sử dụng có thể tra cứu thông tin trên các trang web của Chính phủ, Bộ ngành, dữ liệu thông tin kinh tế trên các trang thời báo kinh tế lớn, các trang mạng xã hội, truyền thông của các Công ty, Tập đoàn hoặc báo đài uy tín…
- Thu thập thông tin thông qua cuộc hội thảo, thảo luận nhóm
Đây là cách thức thu thập thông tin phổ biến và thường xuyên nhất trong các cơ quan doanh nghiệp. Phương pháp này cho phép tất cả các đối tượng tham dự trình bày quan điểm, tư duy chiến lược của cá nhân, cung cấp thông tin liên quan đến tình hình giải quyết công việc, trao đổi góp ý kiến để xây dựng kế hoạch công việc hoặc triển khai các quyết định quản lý. Đây có thể coi là phương pháp thu thập thông tin hiệu quả, dễ thực hiện và đem lại chất lượng thông tin tốt nhất. Hội thảo, họp nhóm là nơi để các thành viên học hỏi kinh nghiệm, nâng cao trình độ nhận thức và kỹ năng chuyên môn, thông qua các cuộc họp nhóm ban
lãnh đạo có thể dễ dàng phổ biến thông tin về các quyết định quản lý, chủ trương, chính sách, các thông tin liên quan đến chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và phân công nhiệm vụ đến từng phòng ban.
b, Các dạng thông tin thu thập
- Dạng thông tin thứ cấp
Nguồn thông tin thứ cấp là nguồn thông tin đã được người khác thu thập, nguồn thông tin đó đã tồn tại, đó có thể là thông tin đã qua xử lý hoặc cũng có thể là thông tin thô chưa được xử lý, nguồn thông tin này có thể giúp ích cho quá trình xử lý công việc hoặc ra các quyết định quản lý của doanh nghiệp.
Nguồn thông tin thứ cấp có thể là thông tin lấy từ các văn bản, hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp, thông tin từ sách, báo chí, đài phát thanh, internet và các phương tiện thông tin đại chúng…
Ưu điểm của nguồn thông tin này là việc thu thập thông tin sẽ ít tốn kém chi phí hơn, có thể thu thập mọi lúc, mọi nơi, thường xuyên và nhanh chóng, nguồn thông tin dưới dạng thứ cấp rất đa dạng người thu thập có thể lựa chọn được nhiều thông tin hơn để xử lý công việc, linh hoạt trong lựa chọn thông tin và linh hoạt trong cách thức xử lý công việc.
Bên cạnh ưu điểm thì thông tin thứ cấp cũng có những mặt hạn chế nhất định, cụ thể: Đây là nguồn thông tin vô cùng phong phú và đa dạng, có rất nhiều nguồn thông tin chưa được xử lý nên việc lựa chọn thông tin cần phải đảm bảo tính chính xác và hoạt động này chỉ dành riêng cho người đã có kinh nghiệm trong việc thu thập, xử lý thông tin thì mới có thể thực hiện hiệu quả. Ngoài ra các thông tin thứ cấp này thường do cá nhân đi trước đã xử lý hoặc nguồn thông tin này đã tồn tại khá lâu do đó không còn phù hợp với tình hình công việc hiện tại và độ tin cậy thường không cao.
Để có thể thu thập được nguồn thông tin thứ cấp ta có thể thực hiện các thao tác sau:
+ Đối với thông tin là hồ sơ, văn bản lưu hành nội bộ doanh nghiệp ta có thể sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử để tra cứu hoặc sử dụng cách thủ công để tìm các hồ sơ đã lưu trong tủ đựng hồ sơ của bộ phận, phòng ban trong
doanh nghiệp.
+ Đối với những thông tin tìm kiếm trên Internet, đầu tiên ta cần xác định nội dung thông tin cần thu thập bằng một từ khóa nhất định, chọn công cụ tìm kiếm và nhập từ khóa vào thanh tìm kiếm để tìm tư liệu có liên quan. Sau khi tìm được nguồn thông tin cần thiết người làm công tác thông tin tiến hành thu thập và tổng hợp lại tất cả các thông tin đó và lưu trữ trên một hệ thống phần mềm nhất định để tiến hành xử lý sau này.
- Dạng thông tin sơ cấp
Nguồn thông tin sơ cấp thu thập được thường được thực hiện dưới dạng phỏng vấn hoặc quan sát tại trực tiếp, phương pháp này cho phép thu thập được thông tin trực tiếp từ đối tượng cần lấy thông tin.
Đối với phương pháp quan sát trực tiếp, ta có thể sử dụng hình thức quan sát khác nhau như quan sát trực tiếp hoặc gián tiếp đối với đối tượng cần khai thác thông tin. Ưu điểm của phương pháp này là đem lại nguồn thông tin chính xác, khách quan và trung thực nhất, tuy nhiên phương pháp quan sát cũng có những hạn chế nhất định như bị chi phối nặng nề bởi yếu tố chủ quan của người thu thập, hoạt động quan sát thường sẽ bị giới hạn về mặt thời gian và không gian và quan sát đôi khi ta chỉ thấy bề nổi của sự việc chứ không đảm bảo được bản chất thật sự bên trong của vấn đề.
Để hoạt động quan sát thu lại được nguồn thông tin hiệu quả, người quan sát có thể thực hiện một số cách thức sau:
+ Quan sát đi kèm với suy luận và phán đoán: Quan sát không phải chỉ là nhìn, chứng kiến tận mắt vào vấn đề mà ta đang tìm hiểu mà quá trình quan sát cần phải được phân tích, chọn lọc và phán đoán. Vận dụng tư duy linh hoạt để thu thập được những thông tin có giá trị nhất.
+ Quan sát để tìm ra bản chất bên trong của vấn đề: Không phải sự việc nào khi quan sát chúng ta cũng có thể đánh giá một cách tường tận, có những vấn đề phải đi sâu vào phân tích để khám phá ra nội tại vấn đề sâu bên trong từ đó mới có thể khai thác được thông tin quan trọng. Hãy nhớ rằng mục đích cuối cùng của hoạt động quan sát chính là tìm ra bản chất bên trong của vấn đề, thu thập được
nguồn thông tin có giá trị từ vấn đề đó để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn nhất.
+ Quan sát trong sự so sánh với các vấn đề có liên quan: Quá trình quan sát cần phải có sự so sánh, đối chiếu giữa sự việc này với sự việc khác, đánh giá tổng quan vấn đề, chỉ ra những điểm khác biệt giữa các sự việc từ đó tổng hợp lại những vấn đề có tính chất quan trọng hơn và thu thập đồng thời loại bỏ những vấn đề có tính chất phức tạp, rối rắm không liên quan đến thông tin cần thu thập.
+ Lựa chọn thời điểm quan sát: Cần lựa chọn thời điểm quan sát phù hợp đối với từng loại vấn đề bởi chỉ như vậy ta mới thu thập được thông tin đầy đủ và chính xác nhất có thể.
+ Các bước quan sát để thu thập thông tin hiệu quả:
* Bước 1: Xác định sơ bộ đối tượng tiến hành quan sát để thu thập thông tin
* Bước 2: Xác định thời gian, địa điểm và cách thức tiếp cận đối tượng quan sát
* Bước 3: Quan sát, ghi chép và thu thập thông tin * Bước 4: Kiểm tra và lưu thông tin đã thu thập được
Đối với phương pháp phỏng vấn, đây là hình thức gặp mặt trao đổi trực tiếp giữa đối tượng cần thông tin và đối tượng cung cấp thông tin.
Phương pháp này đem lại một số ưu điểm như: thông tin thường mang tính chất khách quan và trung thực do trực tiếp thu nhận thông tin từ đối tượng cần khai thác, mức độ tin cậy của đối tượng mang thông tin này thường cao hơn so với các hình thức khai thác thông tin khác. Thông tin thường được tái hiện chi tiết thông qua lời kể của đối tượng cung cấp tin…tuy nhiên phương pháp này cũng có những hạn chế cơ bản như: thông tin mà đối tượng cung cấp có thể chỉ mang tính chất chủ quan, một chiều, thông tin đó có thể đúng hoặc sai và người thu thập thông tin sẽ phải tốn thêm thời gian để xác minh tính chính xác của thông tin được cung cấp. Người trực tiếp cung cấp thông tin có thể không muốn cung cấp thông tin do vậy quá trình thu thập thông tin có thể gặp nhiều khó khăn hơn.