7. Bố cục đề tài
2.2.2. Các hình thức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong Văn phòng của
phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).
a, Hình thức thu thập thông tin
Có rất nhiều hình thức thu thập thông tin trong hoạt động quản lý và điều hành doanh nghiệp. Tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông sử dụng các hình thức thu thập thông tin sau:
- Thứ nhất thu thập thông tin bằng văn bản:
Thu thập thông tin bằng văn bản là hình thức phổ biến nhất trong mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông nói riêng. Đối với công tác nội bộ bên trong doanh nghiệp, mỗi ngày tất cả các bộ phận trong công ty đều phải ban hành các văn bản liên quan đến lĩnh vực hoạt động và chức năng nhiệm vụ của mình. Văn phòng là nơi quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp do vậy tất cả các văn bản, hồ sơ, tài liệu đều phải nộp lại văn phòng để tiến hành làm thủ tục đóng dấu và phát hành. Quá trình tiếp nhận văn bản và thực hiện các nghiệp vụ về công tác văn thư trong văn phòng chính là
một cách thức để thu thập thông tin trong văn phòng.
Bộ phận văn phòng mỗi ngày cần thu thập rất nhiều tài liệu, văn bản liên quan đến các công việc mà bộ phận phải đảm nhiệm như:
+ Văn bản đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, mua sắm, sửa chữa trang thiết bị phục vụ cho công việc từ các bộ phận phòng ban trong cơ quan.
+ Quyết định đề cử nhân sự tham gia lớp bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn từ các phòng ban.
+ Danh sách nhân sự tham gia khóa học đào tạo và phát triển năng lực từ các phòng ban trong công ty.
+ Tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ nhân sự trong toàn bộ công ty. + Biên bản bàn giao cơ sở vật chất, trang thiết bị công ty.
+ Lễ tân văn phòng tiếp nhận các văn bản, giấy tờ bưu kiện từ cơ quan bên ngoài gửi đến.
+ Ngoài ra các văn bản của các phòng ban khác ban hành cũng cần phải lưu trữ một bản tại bộ phận văn phòng để làm hồ sơ lưu trữ…
- Thứ hai thu thập thông tin thông qua điện thoại
Mỗi nhân viên trong các phòng ban đều được trang bị một điện thoại bàn và đặt trực tiếp tại bàn làm việc nhằm phục vụ công tác tiếp nhận và trả lời thông tin đến từ các bộ phận trong toàn bộ công ty. Đây là cách thức thông tin được đánh giá khá hiệu quả bởi quá trình thông tin diễn ra nhanh chóng, kịp thời và có thể bỏ qua khoảng cách về không gian địa lý. Tại quầy lễ tân văn phòng cũng được trang bị điện thoại để tiếp nhận thông tin và phản hồi thông tin liên quan đến công việc, kết nối và chuyển tiếp điện thoại đến những cá nhân có trách nhiệm giải quyết công việc, hỗ trợ báo cáo thông tin đến lãnh đạo hoặc những cá nhân có liên quan để giải quyết công việc.
- Thứ ba thu thập thông tin trực tiếp thông qua các cuộc hội họp
Mỗi tháng công ty sẽ tiến hành tổ chức họp định kỳ một lần, tuy nhiên cũng có những trường hợp phải tiến hành tổ chức các cuộc họp đột xuất để báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh và xây dựng của công ty đến ban lãnh đạo. Thành viên tham gia cuộc họp thông thường sẽ là Chánh văn phòng, Lãnh đạo và các Trưởng
phòng của các phòng ban trong công ty, tuy nhiên cũng có trường hợp bao gồm cả các nhân viên đang phụ trách những dự án xây dựng lớn tham gia để báo cáo tình hình thực thi dự án. Quá trình hội họp các thành viên tiến hành báo cáo kết quả công việc đã đạt được, những vấn đề còn tồn tại, các biện pháp xử lý và khắc phục. Hội họp có thể coi là một hình thức thu thập thông tin hiệu quả nhất bởi thông tin được cung cấp một cách đầy đủ và trực tiếp nhất, tất cả thành viên tham gia cuộc họp đều được tiếp cận đủ thông tin, được trao đổi, thảo luận do đó việc cung cấp và tiếp nhận thông tin sẽ được rõ ràng hơn. Các phòng ban trong công ty sẽ nắm được tình hình thực hiện công việc của nhau và có cơ chế phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận đảm bảo các hoạt động của công ty được vận hành theo một hệ thống nhất định, mọi công việc diễn ra suôn sẻ và trơn tru.
- Thứ năm thu thập thông tin thông qua các phương tiện internet
Bên cạnh việc thu thập thông tin bằng các hình thức nêu trên, để thông tin được cập nhật nhanh chóng, thuận tiện bộ phận văn phòng còn thực hiện việc truyền đạt và cập nhật thông tin thông qua các phương tiện công nghệ internet. Cụ thể các nhân viên trong văn phòng thông tin qua lại với nhau trên nền tảng mạng xã hội như Zalo Group, hoặc trao đổi thông tin thông qua Email.
Đối với hình thức trao đổi thông tin thông qua Zalo Group cho phép các thành viên trao đổi thông tin công việc một cách thuận lợi hơn. Với tính năng “giao việc” Zalo cho phép tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu suất công việc mà không cần phải gặp mặt trực tiếp của các thành viên. Tính năng “giao việc” cho phép người sử dụng tiếp cận được nguồn thông tin nhanh chóng do các cá nhân thông báo, đánh dấu các tin nhắn công việc quan trọng, đặt lịch hẹn deadline, điều chỉnh kế hoạch công việc, cho phép gửi các file văn bản quan trọng một cách nhanh chóng, tìm kiếm và cập nhật tiến độ hoàn thành công việc của nhân viên, đồng nghiệp và bản thân…
Với hình thức trao đổi thông tin thông qua thư điện tử doanh nghiệp (E- mail) cho phép tất cả các nhân viên trong công ty có thể tiếp cận được tất cả các nguồn thông tin mang tính nội bộ của doanh nghiệp. Thư điện tử là công cụ hữu ích giúp nhà quản lý có thể kiểm soát, thu thập và cung cấp mọi nguồn thông tin
liên quan đến hoạt động kinh doanh và xây dựng của công ty, nắm rõ được mọi giao dịch với đối tác và khách hàng…
b, Hình thức xử lý thông tin
Hoạt động xử lý thông tin tại Intracom về cơ bản được tiến hành theo quy trình như sau: Sau khi thu thập được tất cả các thông tin cần thiết cho công việc nhân viên được giao phụ trách công tác thông tin tiến hành phân luồng các nguồn thông tin đã thu thập. Hoạt động này bao gồm các công việc như: tiến hành phân loại thông tin (căn cứ vào tính chất của công việc người nhân viên sẽ lựa chọn phân loại thông tin theo những cách thức khác nhau, chẳng hạn như phân loại thông tin theo thời gian: thông tin trong quá khứ, thông tin ở hiện tại hoặc thông tin dự báo tương lai. Hoặc người nhân viên cũng có thể phân loại theo vật mang tin như: thông tin văn bản, thông tin hình ảnh, thông tin bằng âm thanh…), sắp xếp thông tin theo nhóm các công việc cần giải quyết, xem xét mức độ ưu tiên, mức độ đầy đủ và giá trị pháp lý của thông tin.
Sau khi phân luồng thông tin nhân viên văn phòng tiến hành phân tích nguồn thông tin đó. Quá trình này được tiến hành phân tích ở nhiều góc độ khác nhau để nhận diện các mối liên hệ của thông tin, phân tích diễn biến công việc, dự đoán dữ liệu và các biến số tương lai trên cơ sở đó tiến hành làm báo cáo tổng hợp, đưa ra các giải pháp giải quyết vấn đề phù hợp và hiệu quả.
Ví dụ khi bộ phận văn phòng tiến hành tuyển dụng nhân sự cho một phòng ban nào đó trong Công ty khi đó người nhân viên văn phòng cần phải có đầy đủ thông tin dưới nhiều góc độ khác nhau như: Thông tin về nhân sự ứng tuyển vị trí nhất định (số lượng tuyển dụng, độ tuổi, trình độ học vấn, năm kinh nghiệm, lĩnh vực chuyên môn, chức danh…), từ những nguồn thông tin này người nhân viên tuyển dụng tiến hành đánh giá, xâu chuỗi và xem xét mức độ phù hợp với công việc của ứng viên để ra quyết định tuyển dụng.
Không phải bất cứ thông tin nào cũng đều có tính chính xác hoặc có khả năng sử dụng chính vì vậy sau khi phân tích thông tin người nhân viên sẽ tiến hành khâu thẩm định thông tin, tức là đánh giá mức độ trung thực và chính xác của nguồn thông tin đó. Cũng từ ví dụ về hoạt động tuyển dụng nhân sự nêu trên,
sau khi có được thông tin về ứng viên, sau khi đã phân tích và đánh giá mức độ phù hợp người làm công tác tuyển dụng còn phải thực hiện bước thẩm định tính chính xác của thông tin do ứng viên cung cấp. Tìm hiểu quá trình làm việc tại nơi làm việc cũ, tìm hiểu về năng lực và xác nhận về trình độ đào tạo…Tùy thuộc vào tính chất của mỗi công việc mà người nhân viên sẽ lựa chọn những phương pháp thẩm định khác nhau.
Quá trình xử lý thông tin cần phải có một khoảng thời gian nhất định tuy nhiên có những thông tin quan trọng hoặc những thông tin cần phải báo cáo ngay tại thời điểm đó thì cần phải được tiến hành xử lý ngay tại thời điểm tiếp nhận thông tin và cung cấp cho người sử dụng thông tin.
c, Hình thức cung cấp thông tin
Cũng giống như hình thức thu thập thông tin việc cung cấp và phổ biến thông tin cũng được thực hiện dưới ba hình thức chính đó là: cung cấp thông tin bằng văn bản, cung cấp thông tin bằng lời và cung cấp thông tin thông qua hình thức thư tín, thư điện tử.
- Cung cấp thông tin bằng văn bản:
Đây là hình thức cung cấp thông tin phổ biến nhất tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Văn phòng là bộ phận đầu mối tiếp nhận công văn, giấy tờ từ các phòng ban trong công ty hoặc từ các cá nhân, cơ quan bên ngoài gửi đến. Sau khi tiếp nhận văn phòng công ty có trách nhiệm đăng ký văn bản đến, tiếp nhận xử lý hoặc trình văn bản tới người có thẩm quyền hoặc các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết.
Bên cạnh việc tiếp nhận các văn bản đến và trình lãnh đạo hoặc các đơn vị có thẩm quyền giải quyết, bộ phận văn phòng của Intracom cũng phải soạn thảo và cung cấp các loại văn bản có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của bộ phận. Mỗi ngày văn phòng phải soạn thảo rất nhiều văn bản như: các văn bản về kế hoạch công tác năm, các báo cáo về kết quả thực hiện công việc, văn bản khen thưởng – kỷ luật nhân sự, các văn bản quy định về chế độ tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên, hợp đồng lao động và tuyển dụng…các văn bản sau khi soạn thảo sẽ được văn phòng cung cấp kịp thời đến lãnh đạo hoặc những người có trách
nhiệm thực hiện các quy định đã nêu rõ trong văn bản.
Hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản này đảm bảo tính pháp lý cao và làm cơ sở minh chứng để giải quyết những rủi ro có thể phát sinh trong hoặc sau khi giải quyết công việc.
- Cung cấp thông tin bằng lời (truyền miệng)
Truyền miệng là một hình thức giao tiếp phổ biến tại công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. Quá trình giao tiếp thông qua lời nói đảm bảo cung cấp thông tin cho các cá nhân, bộ phận hoặc lãnh đạo một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Hoạt động cung cấp thông tin bằng lời được thực hiện dưới các dạng thức như: Cung cấp thông tin thông qua các cuộc hội họp của doanh nghiệp, cung cấp thông tin thông qua điện thoại và cung cấp thông tin bằng việc gặp mặt trực tiếp giữa các nhân sự trong công ty.
Mỗi tháng công ty tiến hành tổ chức các cuộc họp định kỳ hoặc có những cuộc họp đột xuất nhằm trao đổi tình hình thực hiện công việc và triển khai các hoạt động mới. Đây là cơ hội để nhân sự các bộ phận thực hiện công tác báo cáo tình hình thực thi công việc, báo cáo kết quả giải quyết công việc đã hoặc chưa đạt được và trình bày các phương hướng giải quyết đến lãnh đạo.
Quá trình tổ chức hội họp không phải nhân viên nào cũng được tham gia vào cuộc họp đó mà chỉ có đại diện của mỗi phòng ban được tham dự. Thông thường chỉ có Trưởng phòng hoặc những cá nhân phụ trách các dự án mà công ty đang thực hiện mới tham gia hội họp. Các thông tin được triển khai và cung cấp trong cuộc họp chủ yếu là các thông tin mang tính khái quát và tổng thể nhất, kết thúc các cuộc họp Trưởng phòng hoặc người đại diện sẽ phổ biến thông tin đến nhân sự của phòng ban mình.
Doanh nghiệp là một thể thống nhất có sự liên kết móc nối giữa các phòng ban do vậy quá trình xử lý công việc sẽ cần có sự phối hợp ăn ý giữa tất cả nhân sự trong công ty. Quá trình triển khai công việc, nhân sự tại các phòng ban có liên quan sẽ trực tiếp đến các phòng ban cần thiết để trao đổi, thu thập và cung cấp thông tin về tình hình công việc. Việc gặp mặt trực tiếp và trao đổi sẽ giúp nhân sự dễ tiếp nhận thông tin hơn, trao đổi một cách nhanh chóng, chính xác và chi
tiết về công việc. Có sự phối hợp nhịp nhàng và ăn ý đảm bảo hiệu quả công việc đạt chất lượng cao nhất.
Hình thức cung cấp thông tin bằng điện thoại cũng là một trong những hình thức phổ biến và hiệu quả tại Công ty Intracom. Với hình thức này các nhân viên tại tất cả các bộ phận trong công ty có thể cung cấp các thông tin hoặc yêu cầu các phòng ban cung cấp thông tin cần thiết một cách nhanh chóng mà không phải tốn thời gian đi lại để gặp mặt trực tiếp. Tại bộ phận lễ tân văn phòng được trang bị điện thoại bàn để tiếp nhận và cung cấp thông tin cho bộ phận văn phòng và lãnh đạo mà còn để phản hồi và giải đáp các thông tin đến các đối tượng bên ngoài có mối liên hệ công việc với cơ quan.
Hình thức giao tiếp bằng lời được nhân sự trong công ty đánh giá khá cao bởi sự thuận tiện mà hình thức này mang lại. Thông tin được cập nhật và cung cấp nhanh chóng, chính xác, thời gian xử lý công việc được thu hẹp và tiến trình xử lý công việc diễn ra thuận lợi và đúng quy trình.
- Cung cấp thông tin thông qua thư tín, điện tử
Hình thức cung cấp thông tin qua thư tín, thư điện tử được Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông sử dụng trong quá trình xử lý công việc.
Intracom là một tập đoàn lớn bao gồm nhiều hệ thống công ty con và trụ sở được đặt ở nhiều địa điểm khác nhau do đó đối với việc cung cấp thông tin hoạt động, Công ty sử dụng hình thức chuyển phát nhanh các tài liệu văn bản qua hệ thống bưu điện. Các thông tin cung cấp không chỉ tiến hành trong nội bộ doanh nghiệp, nhiều khi có nhiều thông tin cần được cung cấp cho các cơ quan hành chính nhà nước hoặc các đối tác kinh doanh, khách hàng của Công ty. Thủ tục chuyển phát nhanh được tiến hành tại khu vực lễ tân văn phòng và người nhân viên lễ tân sẽ là người làm thủ tục chuyển phát nhanh các tài liệu đó đến các đơn vị, cơ quan cần thông tin.
Công ty sử dụng hình thức cung cấp thông tin thông qua thư điện tử Email công ty, ngoài ra cũng sử dụng thông qua Zalo Group tuy nhiên không nhiều mà chủ yếu thông qua Email của công ty. Sử dụng Email để chuyển tiếp các tệp tài liệu cho nhân sự trong văn phòng hoặc nhân sự tại các phòng ban khác. Với công