7. Bố cục đề tài
2.2.3. Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong Văn phòng của
của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).
Hoạt động thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tại bộ phận Văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và Giao thông được thực hiện thông qua công tác văn thư –lưu trữ, công tác lễ tân văn phòng và thực hiện trên hệ thống phần mềm đề xuất thông tin – Base requests. Do vậy quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin sẽ tuân thủ theo các quy định về công tác văn thư – lưu trữ công tác lễ tân và quy định về việc sử dụng phần mềm Base requests do cơ quan ban hành.
- Cụ thể, đối với công tác văn thư – lưu trữ, đây là công tác liên quan đến
các hồ sơ văn bản, giấy tờ tài liệu của Công ty. Do vậy hoạt động này tuân thủ theo một số quy trình nhất định.
Tất các loại hồ sơ, văn bản tài liệu là một hình thức thông tin bên trong doanh nghiệp. Thực hiện tốt công tác văn thư – lưu trữ chính là đảm bảo thực hiện tốt quy trình thông tin trong doanh nghiệp.
+ Đối với công tác văn thư: Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông đều tuân thủ các quy định về việc tiếp nhận, xử lý và quản lý các văn bản đi – đến cơ quan. Về cơ bản công tác văn thư đều tuân thủ và thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ ngày 5/3/2020 quy định về Công tác văn thư.
Đối với những công văn đến, đây là hình thức tiếp nhận, thu thập các thông tin có liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp. Công văn đến có thể là những văn bản, giấy tờ, hồ sơ, sách báo, tạp chí…do cơ quan bên ngoài gửi đến và đều phải thông qua bộ phận văn phòng của công ty để xử lý. Các công việc có liên quan đến việc xử lý các công văn đến như:
* Kiểm tra văn bản, tài liệu, sách báo…để xem có đúng là tài liệu gửi đến cơ quan hay không - đây là một trong những hình thức tiếp nhận thông tin cơ bản của Công ty.
* Phân loại tài liệu: Quá trình phân loại các tài liệu, văn bản gửi đến cũng là một trong những hình thức xử lý thông tin trước khi cung cấp thông tin đến những cá nhân hoặc bộ phân có thẩm quyền giải quyết.
* Bóc bì công văn: Quá trình này tuân thủ theo đúng Nghị định 30/2020/NĐ-CP do Chính phủ ban hành.
* Đóng dấu và ghi số đến và ngày đến của văn bản
* Chuyển giao công văn đến cho lãnh đạo hoặc bộ phận có liên quan xử lý. Đây là hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản bên trong doanh nghiệp.
Đối với công văn đi bộ phận văn phòng cũng tuân thủ theo đúng quy định của Chính phủ về công tác văn thư. Đây là hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản của Công ty. Các công việc có liên quan đến việc xử lý công văn đi bao gồm: * Xem xét các công văn lần cuối trước khi trình ký: đây là hình thức kiểm tra và xử lý lại toàn bộ các thông tin văn bản trước khi cung cấp và xin đề nghị xét duyệt từ lãnh đạo.
* Ghi số công văn, ngày tháng và vào sổ công văn đi
* Đóng bì thư cho công văn trong trường hợp đây là công văn gửi đến các cơ quan, đơn vị bên ngoài công ty.
* Gửi công văn đến những đơn vị phòng ban hoặc các cơ quan bên ngoài Bên cạnh việc thông tin thông qua hình thức văn bản thì Công ty cũng sử dụng những hình thức thông tin khác như: thông tin thông qua hình thức thư điện tử (email), hoặc thông tin thông qua điện thoại…việc thông tin này thường không được quy định một cách cụ thể về quy trình, tuy nhiên căn cứ theo tính chất của
công việc người nhân viên có thể linh hoạt trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin đến lãnh đạo, phòng ban hoặc các đối tượng bên ngoài Công ty.
+ Đối với công tác lưu trữ: Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông tuân thủ và thực hiện theo quy định của Luật Lưu trữ 2011. Công tác lưu trữ là một trong những hình thức để thu thập, xử lý thông tin cho nhân viên văn phòng. Tất cả các hồ sơ, tài liệu đã lưu trữ là một trong những nguồn tài nguyên phong phú để cán bộ, nhân viên có thể thu thập và xử lý thông liên liên quan đến các công việc cần xử lý. Tuân thủ đúng quy định về khai thác, sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ chính là tuân thủ đúng quy trình về thông tin trong hoạt động quản lý của toàn Công ty.
Trình tự thu thập và xử lý thông tin từ các tập hồ sơ lưu trữ cơ quan bao gồm các công việc như:
* Xác định các thông tin, dữ liệu hoặc các văn bản có liên quan đến công việc cần xử lý.
* Tìm kiếm danh mục tài liệu lưu trữ có chứa đựng những thông tin cần khai thác
* Tra cứu và chọn lọc các thông tin, sắp xếp và xử lý các thông tin theo một nguyên tắc nhất định đảm bảo phù hợp và có tính hiệu quả đối với công việc cần giải quyết.
* Tiến hành làm báo cáo, soạn thảo văn bản hoặc cung cấp thông tin bằng lời đến các đối tượng cần thông tin.
- Đối với công tác lễ tân văn phòng không có quy trình thông tin cụ thể nào mà thực hiện dựa trên các quy định về yêu cầu công việc như sau:
+ Trực điện thoại: tiếp nhận các cuộc gọi đến, cung cấp các thông tin được hỏi hoặc chuyển tiếp điện thoại đến các bộ phận có liên quan giải quyết. Đảm bảo tiếp nhận các cuộc điện thoại nhanh chóng và hướng dẫn thông tin chính xác.
+ Tiếp nhận, xử lý thư từ, công văn: tiếp nhận các loại thư từ, công văn, bưu kiện…được chuyển đến cho các bộ phận của công ty. Liên hệ với các bộ phận được nhận thư từ, bưu kiện được chuyển đến và thực hiện chuyển phát một cách nhanh chóng. Thực hiện việc gửi công văn, thư từ, tài liệu…cho các đơn vị bên
ngoài khi có yêu cầu của bộ phận. Thống kê thông tin tình hình tiếp nhận, chuyển phát thư từ và công văn hàng tháng.
+ Cập nhật thông tin và làm báo cáo về các khoản phí mua sắm, sửa chữa trang thiết bị, dụng cụ văn phòng phẩm hàng tháng.
+ Tiếp nhận các thông tin của khách hàng, đối tác và thông tin lại cho những người có thẩm quyền giải quyết.
Thông báo các quyết định chính sách mới của công ty một cách nhanh chóng, kịp thời cho toàn bộ nhân viên Công ty được biết.
- Đối với phần mềm Base requests cán bộ, nhân viên cần phải tuân thủ theo
quy trình do Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông ban hành, cụ thể như sau:
Thứ nhất, đối với quy trình xử lý tài liệu nội bộ và tài liệu phát hành ra bên ngoài qua phần mềm Base requests, cần tuân thủ theo các bước sau:
+ Bước 1: Phòng/Ban khởi tạo đề xuất tại Base requests: Lựa chọn quy trình phù hợp với nội dung quy trình;
Đính kèm tài liệu bằng link driver lấy ý kiến các bộ phận liên quan theo chức năng (tùy thuộc từng tài liệu) và Phó tổng Giám đốc phụ trách;
Tag tên người cần lấy ý kiến theo thứ tự xin ý kiến vào phần “Quản lý trực tiếp” trong phần tạo đề xuất.
+ Bước 2: Theo dõi tài liệu trình duyệt:
* Trường hợp tài liệu phải hiệu chỉnh theo các ý kiến đóng góp của Bộ phận thì bộ phận chủ trì hoàn thiện và trình duyệt lại theo quy trình cho đến khi tài liệu được Tổng Giám đốc phê duyệt hoàn toàn.
* Đối với tài liệu được duyệt (thực hiện tiếp Bước 3) + Bước 3: Tài liệu đã phê duyệt và thực hiện chuyển trả
* Với các tài liệu trình duyệt nội bộ, xin chủ trương: sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt hoàn toàn/chỉ đạo khác các bộ phận chủ động y lệnh triển khai các công việc tiếp theo.
* Với các tài liệu nhận cần đóng dấu công ty phát hành bao gồm (nội bộ và bên ngoài) sau khi được Tổng giám đốc phê duyệt
* Các bộ phận kiểm soát tài liệu VPCT up file đã được Tổng giám đốc phê duyệt lên phần comment tại chính đề xuất phê duyệt của tài liệu đó. Bộ phận kiểm soát in phiếu trình ký (có biểu mẫu đính kèm), in tài liệu, ký nháy, nhân bản và trình lãnh đạo, cá nhân liên quan ký chính trên tài liệu theo thẩm quyền.
+ Bước 4: Đóng dấu phát hành
* Trách nhiệm của văn thư VPCT nhận tài liệu đã được phê duyệt từ BP kiểm soát tài liệu và phát hành, nhân bản theo quy định:
* Đối với tài liệu phát hành mang tính chất nội bộ: Văn thư VPCT phát hành tới các bộ phận được biết qua Base hoặc qua Gmail (tùy thuộc từng nội dung).
* Đối với tài liệu phát hành ra bên ngoài: văn thư VPCT căn cứ phê duyệt thực hiện nhân bản theo số lượng yêu cầu, chuyển đóng dấu và chuyển trả các bộ phận đưa vào lưu trữ VPCT theo quy trình lưu trữ tài liệu.
* Trách nhiệm của các bộ phận: gửi tài liệu tới đối tác theo hình thức phù hợp; lưu bản cứng đồng thời scan các tài liệu do Bộ phận soạn thảo (các tài liệu đã được phê duyệt và đóng dấu) lưu tại kho “tài liệu” của bộ phận mình tại Base Wework phục vụ cho tra cứu, lưu quản lý tài liệu bộ phận file mềm.