7. Bố cục đề tài
1.5. Quy trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong quản lý
1.5.5. Cung cấp thông tin
+ Hình thức cung cấp thông tin
Thông tin sau khi xử lý phải được cung cấp kịp thời đến lãnh đạo. Người làm công tác thông tin phải tiến hành khái quát và hệ thống nguồn thông tin một cách logic, các thông tin phải được sắp xếp theo một trật tự nhất định từ quan trọng đến ít quan trọng. Các thông tin phải có mối liên hệ mật thiết với nhau, bổ trợ và làm sáng tỏ vấn đề cần giải quyết và người phụ trách phải có trách nhiệm tổ chức lại nguồn thông tin trước khi cung cấp cho lãnh đạo.
Có rất nhiều hình thức cung cấp thông tin khác nhau, tuy nhiên hai hình thức phổ biến và hiệu quả nhất đó là hình thức cung cấp thông tin bằng văn bản và cung cấp thông tin bằng lời nói. Căn cứ vào mức độ quan trọng, tính chất pháp lý và tính cấp thiết của thông tin để lựa chọn hình thức cung cấp thông tin cho phù hợp.
- Cung cấp thông tin bằng văn bản
Đây là hình thức cung cấp thông tin phổ biến và được sử dụng nhiều nhất trong tất cả các doanh nghiệp. Thông tin thường được cung cấp dưới dạng các báo cáo, kế hoạch, đề án, công văn, thông báo…
Ưu điểm của hình thức cung cấp thông tin này là đảm bảo tính pháp lý của thông tin, bất kỳ các văn bản nào trước khi ban hành và phổ biến đến các đơn vị đều phải được trình lên lãnh đạo xem xét và ký duyệt do đó tính pháp lý của thông tin được đảm bảo.
Có những thông tin dài, mang tính phức tạp cần phải được đọc và nghiên cứu nhiều lần do vậy hình thức cung cấp thông tin này giúp người tiếp nhận thông có thời gian để nghiên cứu thông tin, nắm rõ được vấn đề cần giải quyết và có phương pháp xử lý hiệu quả.
Thông tin bằng văn bản có thể chỉnh sửa nhiều lần trước khi cung cấp thông tin nếu không đảm bảo yêu cầu do đó người soạn thảo và ban hành văn bản được phép chỉnh sửa và hoàn thiện thông tin trong văn bản sao cho tất cả mọi người đều có thể tiếp cận và hiểu nội dung thông tin truyền tải.
Ngoài ra thông tin bằng văn bản còn là nguồn tài liệu lưu trữ có giá trị để giải quyết những công việc trong tương lai, hoặc làm căn cứ pháp lý để giải quyết những vấn đề rủi ro có thể sẽ xảy ra trong tương lai.
Bên cạnh những ưu điểm đã nêu thì cung cấp thông tin bằng văn bản cũng có những điểm hạn chế nhất định, cụ thể:
Thứ nhất, thông tin bằng văn bản sẽ - Cung cấp thông tin bằng lời
+ Truyền đạt thông tin bằng lời nói trực tiếp thông qua cuộc gặp mặt trao đổi giữa các bên dưới hình thức tổ chức hội họp, họp nhóm giữa các thành viên. Hình thức này có ưu điểm là dễ tổ chức, nguồn thông tin được tiếp nhận trực tiếp từ những người có liên quan, thông tin thu thập được nhiều, thậm chí có những thông tin rời rạc, mơ hồ thì dưới sự đóng góp ý kiến của các thành viên thông tin đó có thể được xử lý và cung cấp đến người tiếp nhận thông tin ngay lập tức.
+ Truyền đạt thông tin thông qua trao đổi điện thoại, hình thức truyền đạt này cho phép những người ở cách xa nhau về mặt địa lý cũng có thể tiếp nhận thông tin một cách nhanh chóng, tuy nhiên việc thông tin bằng điện thoại thường không được chi tiết nhất là những thông tin mang tính chất quan trọng, cần phải có sự thảo luận và góp ý của các bên liên quan thì không thể sử dụng phương thức truyền đạt thông tin này.
- Cung cấp thông tin thông qua hình thức truyền đạt thư tín, điện tử Đây là hình thức truyền đạt thông tin hiệu quả được sử dụng nhiều trong các doanh nghiệp. Hình thức này cho phép truyền đạt thông tin dưới dạng các file văn bản hoặc file hình ảnh giúp cho đối tượng nhận thông tin nắm được tình hình công việc cụ thể, ngoài ra hình thức truyền đạt thư bằng điện tử như Email có thể đồng thời chuyển đến cho nhiều người, nhiều đối tượng cần thông tin trong cùng một thời điểm.
Thông tin đã được xử lý cần được cung cấp kịp thời đến đối tượng tiếp nhận thông tin. Thông thường đối tượng tiếp nhận thông tin thường là nhà quản trị cấp cao, những nhà quản lý hoặc các nhân viên trong các phòng ban cần thông tin để xử lý những vấn đề có liên quan.
Thông tin được có thể được cung cấp dưới nhiều dạng khác nhau, tuy nhiên dù dưới dạng hình thức nào thì người nhân viên cũng cần phải có kiến thức chuyên môn nhất định về công tác thông tin trong quản lý đặc biệt là biết ứng dụng công nghệ hệ thống thông tin vào điều hành và quản lý doanh nghiệp.
Đối với thông tin cần phải cung cấp định kỳ, người làm công tác thông tin cần phải tuân thủ theo quy định, đối với những thông tin có liên quan đến công tác vận hành hoặc quản lý của doanh nghiệp cần phải được cung cấp thường xuyên, thông tin đột xuất cần sẵn sàng chủ động trong mọi tình huống.