7. Bố cục đề tài
2.2.4. Các phần mềm hệ thống được sử dụng để thu thập, xử lý và cung cấp
cấp thông tin trong Văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).
Tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông sử dụng phần mềm Base requests – đây là phần mềm quản lý các đề xuất thông tin, báo cáo trong nội bộ doanh nghiệp, xử lý tài liệu trình nội bộ và tài liệu phát hành ra bên ngoài. Đây là phần mềm thuộc phần mềm hệ thống thông tin Base.vn được các doanh nghiệp sử dụng rộng rãi trong quá trình hoạt động quản lý và điều hành công ty.
Thông thường bộ phận văn phòng của công ty nói riêng và toàn bộ các phòng ban trong công ty nói chung sử dụng các hình thức thông tin chính như các văn bản giấy tờ bản cứng, email, điện thoại, hội họp đây là cách làm thủ công trong quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Những hình thức thông tin
này bên cạnh những ưu điểm thì nó vẫn tồn tại một số hạn chế nhất định như: + Việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý cấp cao hoặc xin ý kiến chỉ đạo từ cấp trên thường gặp nhiều khó khăn trong trường hợp lãnh đạo phải đi công tác xa, các văn bản cần lãnh đạo phê duyệt bị chất đống do lãnh đạo không có mặt tại phòng làm việc dẫn tới công việc bị đình trệ.
+ Các phòng ban muốn thu thập thông tin hoặc cung cấp các thông tin do yêu cầu đề xuất của các phòng ban khác thường phải tốn nhiều thời gian để gặp trực tiếp bộ phận đó trao đổi và nhiều khi cũng không đem lại kết quả tốt, hoặc nhiều khi đơn giản gặp chỉ để chuyển giao văn bản, tài liệu cho phòng ban đó.
+ Các dữ liệu cần cung cấp cho bộ phận liên quan thường chỉ được xử lý thủ công nhiều khi gây ra tình trạng nhầm lẫn, sai sót.
+ Chi phí in ấn, photo giấy tờ, tài liệu để thực hiện công tác thông tin thường gây ra tốn kém một khoản chi phí lớn cho doanh nghiệp…
Nhận thức rõ được những hạn chế mà các hình thức thông tin nêu trên để lại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông thực hiện sử dụng phần mềm Base Requests vào trong quá trình xử lý công việc. Phần mềm này cho phép tối ưu quá quy trình thông tin trong nội bộ doanh nghiệp. Tất cả các thông tin mà các cá nhân hay phòng ban cần thu thập hoặc cần cung cấp sẽ được đẩy lên trên hệ thống bằng cách đính kèm tệp văn bản bằng link drive và tag tên người cần lấy ý kiến hoặc người cần tiếp nhận và cung cấp các thông tin có liên quan đến văn bản đó (chẳng hạn như Giám đốc, Phó Giám đốc, các Trưởng phòng hoặc thậm chí là nhân viên).
Không thể phủ nhận lợi ích mà phần mềm này đem lại do doanh nghiệp, đối với lợi ích từ góc độ của các nhà quản lý, phần mềm Base requests cho phép các nhà quản lý cập nhật thông tin về tình hình hoạt động của Công ty một cách nhanh nhất, đầy đủ và chính xác.
Nhà quản lý có thể phê duyệt hoặc ký các văn bản trực tiếp trên hệ thống hoặc thông tin yêu cầu chỉnh sửa lại báo cáo, tài liệu cho các phòng ban mà không cần phải gặp mặt trực tiếp.
việc, xin được duyệt đề xuất nào đó mà không cần phải gặp trực tiếp, ngoài ra nhân viên cũng sẽ không phải chờ đợi vài ngày đề xuất mới được duyệt.
Quá trình thu thập các văn bản có liên quan để xử lý hoặc cung cấp các văn bản đến các phòng ban khác người nhân viên sẽ không phải đi lại qua từng bộ phận, phòng ban để xin chữ ký hay giao nộp văn bản.
Dưới góc độ lợi ích từ doanh nghiệp, tất cả các dữ liệu tự động được lưu trữ hoặc xuất file Excel thuận tiện cho việc tra cứu. Phần mềm giống như một tủ chứa đựng hồ sơ tài liệu được sắp xếp và phân mục rõ ràng, các nhân viên được cấp quyền sử dụng sẽ dễ dàng trích xuất thông tin dữ liệu, tìm kiếm hoặc sàng lọc ra những thông tin cần thiết để xử lý các tác vụ liên quan đến công việc cần xử lý. Sử dụng phần mềm giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, góp phần giảm thiểu các chất thải giấy và tối ưu hóa công tác lưu trữ thông tin tài liệu của doanh nghiệp. Bên cạnh đó phần mềm có tác dụng nâng cao tính bảo mật của thông tin dữ liệu bởi phần mềm chỉ cho phép cập nhật các thông tin liên quan đến công việc hành chính nội bộ tuyệt đối không được đăng tải các thông tin mật của doanh nghiệp lên hệ thống. Ngoài ra chỉ có các nhân viên trong công ty mới có quyền truy cập vào hệ thống và chỉ được sử dụng hệ thống trong một phạm vi quyền hạn nhất định.