7. Bố cục đề tài
2.1. Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
2.2.1. Các thông tin cần thu thập trong hoạt động văn phòng của Công ty
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).
Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, điều hành các hoạt động tổng hợp bên trong nội bộ cơ quan doanh nghiệp do đó thông tin cho hoạt động quản lý là điều vô cùng cần thiết. Trong cuốn sách “Quản trị hành
chính văn phòng” tác giả Mike Harvey cho rằng: “Có nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn tới sự xuất hiện và tồn tại của văn phòng như: sự bùng nổ thông tin trong xã hội, sự gia tăng nhu cầu thông tin của các doanh nghiệp dẫn đến cạnh tranh ngày càng cao…Những nguyên nhân này không chỉ lý giải sự tồn tại của văn phòng mà còn góp phần khẳng định vị trí của bộ phận văn phòng trong công tác tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin cho hoạt động của tổ chức doanh nghiệp”.
Bộ phận văn phòng của công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) gồm có các chức năng chính như: tham mưu - tổng hợp, quản trị - điều hành và thực hiện công tác giúp việc - hậu cần. Song song cùng với các chức năng, bộ máy văn phòng còn thực hiện vô số các nhiệm vụ nhất định do vậy thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụ là vô cùng đa dạng và có thể ví như “mạng lưới thông tin” của doanh nghiệp.
Để có thể liệt kê đầy đủ những thông tin mà người nhân viên văn phòng cần thu thập trong quá trình xử lý công việc dường như là rất khó, vì vậy để có thể tổng hợp một cách chi tiết nhất ta có thể phân chia nhóm thông tin theo từng
nhiệm vụ mà bộ phận văn phòng của công ty cần phải thực hiện, cụ thể như sau: - Thứ nhất đối với công tác văn thư trong văn phòng:
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi ngày bộ phận văn phòng Intracom phải tiếp nhận rất nhiều văn bản, hồ sơ và giấy tờ có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của Công ty như: các dự án xây dựng, các văn bản pháp lý, các đơn từ khiếu nại hoặc các bản hợp đồng kinh doanh… từ các khách hàng, đối tác và các cơ quan ban ngành của Nhà nước gửi đến. Đây được coi là những nguồn thông tin quan trọng có liên quan đến hoạt động kinh doanh của Intracom. Cán bộ và nhân viên văn phòng cần phải thu thập những thông tin này để đảm bảo thực hiện công tác tham mưu và phổ biến thông tin này đến lãnh đạo từ đó xây dựng được những phương án, kế hoạch kinh doanh hợp tác hiệu quả.
Đối với hoạt động tiếp nhận và quản lý văn bản đi - đến, hoạt động quản lý và sử dụng con dấu bộ phận văn phòng phải cập nhật thường xuyên các thông tin liên quan đến nghiệp vụ này từ các văn bản do Nhà nước quy định để có thể tham chiếu và vận dụng vào doanh nghiệp.
- Thứ hai đối với công tác quản lý nhân sự
Thu thập thông tin tuyển dụng nhân sự từ các phòng ban và hỗ trợ tuyển dụng nhân sự. Thông tin về phẩm chất, năng lực, trình độ học vấn, kiến thức, kinh nghiệm làm việc, các đặc điểm cá nhân cần có nhằm đáp ứng yêu cầu công việc.
Thu thập thông tin về tình trạng sức khỏe, thai sản, nhân sự nghỉ việc, nhân sự thôi việc, BHYT, BHXH, BHTN để giải quyết các chế độ cho nhân sự trong công ty.
Thu thập thông tin về việc đào tạo, bồi dưỡng và phát triển nhân sự, thông tin về các tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm các quy định về tiêu chuẩn hành vi và kết quả thực hiện công việc.
Thu thập thông tin về tình trạng sức khỏe nhân sự trong giai đoạn đại dịch Covid -19.
Thu thập thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc, các mối quan hệ giữa các nhân viên trong công ty, sự phối hợp giữa nhân viên trong quá trình làm việc, cách thức giao tiếp giữa nhân viên với khách hàng, đối
tác, cách thức thu thập và xử lý dữ liệu công việc, những khó khăn mà nhân viên gặp phải trong quá trình làm việc.
Thu thập thông tin về ngày công làm việc của nhân sự, thông tin nhân sự xin đến muộn, xin nghỉ phép, xin về sớm để thực hiện công tác chấm công ngày làm việc…
- Thứ ba đối với công tác hỗ trợ dự án
Thu thập các thông tin có liên quan đến vấn đề pháp lý để tư vấn và soạn thảo các văn bản pháp lý có liên quan đến quá trình giải quyết công việc.
Thu thập thông tin về các dự án công ty đang thực hiện để tư vấn, hỗ trợ các bộ phận phòng ban chuẩn bị hồ sơ, hợp đồng.
Thu thập thông tin về các vấn đề khiếu nại, tố cáo để có cơ chế xử lý, đền bù hoặc hòa giải.
Ngoài ra bộ phận văn phòng cần thu thập thông tin liên quan đến các hoạt động đối nội, đối ngoại trong doanh nghiệp, thông tin về tổ chức các sự kiện như: lễ tổng kết cuối năm, lễ ký kết hợp đồng, lễ khởi công dự án, tổ chức sinh nhật, team building, các sự kiện ma chay hiếu hỉ.
Thông tin về lịch làm việc cho lãnh đạo, lịch tiếp khách đối tác, thông tin về đối ngoại đối với các cơ quan hành chính trên địa bàn doanh nghiệp hoạt động hoặc tại nơi các dự án khởi công xây dựng…
- Thứ tư đối với công tác quản lý cơ sở hạ tầng và trang thiết bị
Quản lý cơ sở hạ tầng và các trang thiết bị của doanh nghiệp là công việc thường xuyên và quan trọng mà bộ phận văn phòng trong công ty phải thực hiện. Mục đích của hoạt động quản lý này nhằm đảm bảo điều kiện làm việc cho nhân sự trong doanh nghiệp, sử dụng hiệu quản nguồn lực của tổ chức nhằm nâng cao năng suất và chất lượng công tác của đội ngũ nhân sự trong cơ quan. Đồng thời góp phần xây dựng hình ảnh của tổ chức.
Đối với công tác quản lý cơ sở hạ tầng, bộ phận văn phòng thường xuyên phải làm việc với ban quản lý tòa nhà để thông tin về các vấn đề liên quan đến nơi làm việc như: đóng lệ phí quản lý định kỳ (khoản phí này được dùng để trang trải cho các khoản tiền điện, nước, mạng, tiền vệ sinh hành lang, sửa chữa các thiết bị
hư hỏng và dùng để trả lương cho bảo vệ), chi phí cho việc quản lý và chăm sóc khách hàng khi đến làm việc với doanh nghiệp. Ngoài ra để doanh nghiệp vận hành một cách suôn sẻ, không để xảy ra sự cố bộ phận văn phòng thường xuyên phải làm việc với ban quản lý tòa nhà để thông tin về những sự cố gặp phải và có những kế hoạch mua sắm, sửa chữa hoặc bảo trì hệ thống vật chất phục vụ cho công việc.
Hàng tháng bộ phận văn phòng sẽ tổng hợp thông tin về nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm của mỗi phòng ban và tiến hành mua sắm, quản lý và cấp phát cho các phòng ban đó, đồng thời đảm bảo chi phí cho văn phòng phẩm làm sao để các phòng ban có thể sử dụng tiết kiệm, đúng mục đích và tránh lãng phí nhất có thể.
Văn phòng thường xuyên thu thập thông tin về các trang thiết bị, máy móc phục vụ cho công việc, thống kê về số lượng, chất lượng, tình trạng hoạt động của chúng. Xem xét, đánh giá mức độ sử dụng của chúng có bị hỏng hóc, trục trặc hay lỗi hay không để có thể tiến hành sửa chữa, bảo dưỡng hoặc thay thế kịp thời.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông không có phòng IT riêng do đó công việc này được gộp chung vào những công việc hành chính văn phòng. Do đó bộ phận văn phòng thường xuyên cập nhất tất cả các thông tin liên quan đến công tác IT như: tất cả các trang thiết bị máy tính, điện thoại, internet, fax, email, phần mềm…của doanh nghiệp để bộ phận văn phòng mua sắm, sửa chữa hoặc hỗ trợ về mặt CNTT.
Văn phòng thu thập thông tin về chi phí hành chính chi tiêu hàng ngày, hàng tháng và cập nhật thông tin về tất cả các khoản chi để so sánh chi phí chi tiêu hàng tháng, quý hoặc năm từ đó có kế hoạch cắt giảm chi tiêu những thứ không cần thiết, tiết kiệm và chi tiêu hợp lý. Đồng thời làm cơ sở thông tin để báo cáo lên cấp trên.
Thu thập thông tin về công tác an ninh, an toàn cho doanh nghiệp, từ việc quản lý đội bảo vệ (số lượng nhân viên, thời gian làm việc, ca kíp, hoạt động an ninh, bảo vệ doanh nghiệp được thực hiện như thế nào, có tuân thủ quy định ban hành hay không…) thông tin về hoạt động phòng cháy, chữa cháy cho doanh
nghiệp. Thông tin về hoạt động quản lý đội xe của cơ quan (thông tin về số lượng xe của cơ quan, lịch đăng ký sử dụng xe của các bộ phận và các chi phí xăng dầu khi sao cho phù hợp với định mức của công ty…
- Thứ năm đối với công tác lễ tân văn phòng
Thu thập thông tin về việc đăng ký sử dụng phòng họp của các phòng ban, tổ chức quản lý phòng họp, sắp xếp lịch họp và chuẩn bị hậu cần khác cho lãnh đạo và các bộ phận khác trong cơ quan.
Tiếp nhận điện thoại từ các bộ phận trong cơ quan hoặc các cá nhân từ bên ngoài muốn đến làm việc với nhân sự hoặc lãnh đạo công ty để sắp xếp lịch phù hợp.
Thu thập thông tin về các buổi họp, đào tạo nội bộ để xếp lịch và tổ chức thực hiện.
Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề đón khách và tiếp khách của lãnh đạo để bố trí phòng và thực hiện hoạt động tiếp khách một cách chu đáo…