3.3. Giải pháp nâng cao vai trò của tổ chức pháp chế trong các
3.3.5. Về cơ cấu tổ chức và nội dung hoạt động của tổ chức pháp chế
tại các doanh nghiệp
3.3.5.1. Cơ cấu tổ chức cán bộ làm công tác pháp chế
Thực tế khi triển khai thực hiện Công văn số 7710/CV-TCCB-PC ngày 28/10/2008 của Tổng giám đốc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam về việc thành lập tổ chức hoặc bố trí cán bộ pháp chế chuyên trách tại doanh nghiệp thành viên thì tại các đơn vị vẫn chưa thực hiện theo đúng tinh thần của công văn này. Cán bộ pháp chế hầu như là kiêm nhiệm, mỗi cán bộ vừa đảm nhiệm công tác thanh tra, kiểm toán, pháp chế, văn phòng…dẫn đến khối lượng công việc cho mỗi cán bộ là tương đối rộng do đó hiệu suất làm việc của cán bộ chưa thực sự có hiệu quả. Vì vậy, trong thời gian tới nhằm triển khai có hiệu quả quy chế tổ chức hoạt động pháp chế trong Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, các đơn vị cần có những quy định rõ ràng hơn về mô hình cơ cấu tổ chức của bộ phận pháp chế tại đơn vị mình. Tiếp tục kiện toàn tổ chức bộ máy nhân sự làm công tác pháp chế doanh nghiệp phù hợp với mô hình của từng loại hình doanh nghiệp. Đối với một số đơn vị có mô hình tổ chức lớn hơn và và có nhiều hoạt động như các Tổng công ty, phải tiến tới thành lập một phòng/ban pháp chế riêng biệt để tăng tính trách nhiệm cho cán bộ làm công tác pháp chế và đảm bảo tập trung đầu mối giải quyết công việc liên quan đến công tác pháp chế tại phòng/ban đó. Đối với các đơn vị khác cần thiết phải biên chế một hay nhiều cán bộ pháp chế chuyên trách tại đơn vị, tuyệt đối không để tình trạng kiêm nhiệm xảy ra làm ảnh hưởng đến công tác pháp chế nói riêng và các công tác khác nói chung để nâng cao năng lực cán bộ và hiệu quả công việc của toàn đơn vị.
3.3.5.2. Về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức pháp chế
Mặc dù Tập đoàn đã có hướng dẫn các đơn vị về chức năng, nhiệm vụ của tổ chức pháp chế, nhưng trên thực tế các đơn vị hầu như chưa quy định rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ của pháp chế tại các đơn vị mình hoặc chỉ quy định rất hạn chế chức năng, nhiệm vụ của pháp chế, cá biệt có vài trường hợp có biên chế cán bộ pháp chế nhưng lại không quy định chức năng, nhiệm vụ cho cán bộ thực hiện. Hiện tại quy chế về tổ chức hoạt động pháp chế trong Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam đã được ban hành, đây chính là cơ sở pháp lý để các đơn vị hoàn thiện chức năng, nhiệm vụ của pháp chế tại đơn vị mình. Đối với các đơn vị biên chế cán bộ pháp chế làm công tác phòng/ban không phải là phòng/ban pháp chế đặc biệt cần lưu ý vấn đề này để tránh tình trạng có biên chế cán bộ làm pháp chế nhưng chức năng nhiệm vụ của phòng/ban đó lại không quy định chức năng nhiệm vụ pháp chế khiến cho cán bộ được biên chế làm công tác pháp chế nhưng thực chất lại không có cơ sở pháp lý để thực hiện nhiệm vụ của mình.
3.3.5.3. Công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và quy chế quản lý nội bộ
Đây là một nhiệm vụ trọng tâm của hoạt động pháp chế, do đó cần phải được thực hiện thường xuyên, liên tục; có phối hợp với các đơn vị chuyên môn khác và với các tổ chức đoàn thể; đồng thời cần gắn kết với các chương trình hoạt động của đơn vị. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, điều lệ, nội quy, quy chế của doanh nghiệp cho toàn thể cán bộ công nhân viên và người lao động với hình thức và biện pháp phổ biến phải đổi mới thường xuyên, nội dung phổ biến phải dựa vào yêu cầu thực tiễn, hướng về cơ sở, có trọng tâm, trọng điểm và phù hợp với từng đối tượng tiếp cận. Áp dụng linh hoạt các hình thức tuyên truyền, phổ biến và giáo dục pháp luật và quy chế quản lý nội bộ. Trên cơ sở các Luật, các Nghị quyết được
thông qua kỳ họp Quốc hội thứ VIII, bộ phận pháp chế xây dựng kế hoạch triển khai chương trình năm 2015 của TKV.
Tăng cường tuyên truyền các văn bản pháp luật như: Luật Khoáng sản, Bộ Luật Lao động, các văn bản QPPL khác có liên quan đến hoạt động quản lý, sản xuất, kinh doanh của từng doanh nghiệp trong Tập đoàn.
Để công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật đạt hiệu quả cần triển khai đồng bộ những công việc cụ thể sau:
. Lập kế hoạch đề ra các nhiệm vụ trọng tâm trong công tác tuyên truyền: lựa chọn nội dung các văn bản pháp luật phù hợp; chú trọng tuyên truyền các văn bản pháp luật mới; tập trung vào một số vấn đề liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức quản lý, phân cấp và điều hành của doanh nghiệp.
. Lựa chọn nội dung, cách thức tuyên truyền, xây dựng chương trình phải phù hợp với từng nhóm đối tượng cụ thể. Đồng thời xây dựng kế hoạch cử cán bộ, chuyên viên thực hiện công tác pháp chế tham gia các khóa đào tạo về năng lực thực hiện công tác phổ biến và giáo dục pháp luật.
. Kiện toàn và nâng cao năng nghiệp vụ, kỹ năng tư vấn, tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật do Tập đoàn, các cơ sở đào tạo Tư pháp và Bộ Tư pháp tổ chức.
. Lập kế hoạch trang bị, bổ sung về cơ sở vật chất, kỹ thuật, kinh phí để công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật đạt hiệu quả, trọng tâm và đúng mục đích.
. Các hình thức tuyên truyền linh hoạt, phù hợp: Tập trung báo cáo tại hội trường; báo cáo qua qua hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến; hình thành cổng thông tin pháp chế; sao gửi tài liệu giấy toàn văn các văn bản quy phạm pháp luật; viết bài và biên tập thành tạp chí; tờ rơi; phát hành đĩa CD; tọa đàm; hỏi đáp trực tuyến; sinh hoạt đội nhóm (TeamBuilding); phát thanh,
truyền hình, tăng cường hoạt động của các phương tiện truyền thông mới, hiện đại như thư điện tử, Internet, blog, xây dựng tủ sách pháp luật truyền thống và điện tử; thành lập tủ sách pháp luật tại doanh nghiệp và khuyến khích các đơn vị thành viên lập tủ sách pháp luật cập nhật mới nhất để lúc nào cũng có đủ tài liệu để tham khảo và vận dụng trong công việc hàng ngày.
. Khai thác các thông tin từ mạng Internet, trang web của nhiều cơ quan có liên quan tới pháp luật chung và pháp luật ngành, các dịch vụ tư vấn từ các Bộ, ngành, tổ chức hỗ trợ doanh nghiệp, các công ty Luật trong và ngoài nước và qua báo chí.
. Tổ chức các lớp phổ biến, đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ trong từng lĩnh vực quản trị doanh nghiệp như các lớp đào tạo nghiệp vụ trong các lĩnh vực quản trị như đầu tư, kiểm toán, kế toán, tiền lương…
. Tiếp tục phát huy hiệu quả “ngày pháp luật” tại các đơn vị đã triển khai; triển khai “ngày pháp luật” theo hướng dẫn tại các đơn vị chưa xây dựng “ngày pháp luật”, nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật trong toàn Tập đoàn.
. Các doanh nghiệp trong Tập đoàn cần chú trọng đầu tư kinh phí để bộ phận pháp chế có điều kiện đa dạng hóa hình thức tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, quy chế quản lý nội bộ đến cán bộ, công nhân viên chức và người lao động.
3.3.5.4. Quản lý các văn bản quy phạm pháp luật
Các văn bản quy phạm pháp luật cần hệ thống hóa lại để phục vụ, tra cứu tìm kiếm trong toàn doanh nghiệp, giải pháp hiệu quả nhất là ứng dụng công nghệ thông tin, mục tiêu trọng tâm là các văn bản QPPL có liên quan đến hoạt động quản lý, sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, cần tuân thủ triệt để nguyên tắc tập hợp đầy đủ 100% các văn bản mới ngay khi được ban hành và từng bước tập hợp lại các văn bản đã ban hành trước đây, cần có công
cụ quản lý văn bản còn hiệu lực và hết hiệu lực thi hành, hỗ trợ lọc tìm kiếm theo cơ quan ban hành, theo loại văn bản.
3.3.5.5. Thẩm định sự tuân thủ pháp luật đối với quy chế quản lý nội bộ và hợp đồng
Đây là nhiệm vụ quan trọng và là công các thường xuyên của bộ phận pháp chế. Tập trung rà soát hệ thống văn bản quản trị nội bộ, đề xuất sửa đổi, bổ sung, thay thế đáp ứng các yêu cầu ngày càng phát triển của Tập đoàn và doanh nghiệp; Rà soát hệ thống văn bản có liên quan đến hoạt động chính của Tập đoàn, doanh nghiệp, đảm bảo hiệu lực, hiệu quả, kịp thời phát hiện những tồn tại, bất cập, chưa hợp lý để đề nghị cơ quan, người có thẩm quyền bổ sung cho phù hợp. Trong quá trình thực hiện cần thực hiện theo phương thức đội - nhóm để tăng cường thảo luận, tranh thủ kiến thức của nhiều người xem xét vấn đề một cách toàn diện. Thông qua công tác này bộ phận pháp chế củng cố vai trò, vị trí, lòng tin với lãnh đạo, với các đơn vị cùng cấp và với các đơn vị khác.
3.3.5.6. Công tác tư vấn pháp lý cho quá trình quản trị doanh nghiệp
Bộ phận pháp chế cần phát huy tối đa vai trò tư vấn pháp luật trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, nhằm mục tiêu phòng ngừa và hạn chế tối đa những bất trắc, những tranh tụng có thể xảy ra trong quá trình hoạt động, đồng thời đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật. Thực hiện tư vấn đối với các vụ việc cụ thể theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc tham mưu các vấn đề mang tính pháp lý đối với các quyết định về. Bên cạnh việc giải quyết vấn đề theo yêu cầu của lãnh đạo, bộ phận pháp chế cần thể hiện tính chủ động của mình thông qua hoạt động sản xuất, kinh doanh, tổ chức, quản lý doanh nghiệp; hoạt động tự kiểm tra sự tuân thủ pháp luật trong nội bộ: rà soát các quy chế quản lý nội bộ, các văn bản do đơn vị ban hành, các giao dịch với khách hàng, từ đó có báo cáo đánh giá và tư vấn cho lãnh đạo những thủ tục cần phải bổ sung để đảm bảo tuân thủ đúng
pháp luật như trong các lĩnh vực hợp tác đầu tư, hoạt động thương mại, mua bán vật tư, tiêu thụ sản phẩm, tái cấu trúc doanh nghiệp… Trong các trường hợp cần thiết, bộ phận pháp chế linh hoạt đề xuất thuê tư vấn pháp luật đối với các vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp; đánh giá rủi ro môi trường đầu tư, kinh doanh đối với các dự án của doanh nghiệp ra nước ngoài. Phấn đấu các doanh nghiệp không vi phạm pháp luật, nhằm giảm thiểu tối đa những rủi ro về mặt pháp lý mà doanh nghiệp có thể phải đối mặt.
3.3.5.7. Công tác soạn thảo, đàm phán, thẩm định, ký kết hợp đồng
Các doanh nghiệp trong Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam hoạt động ở nhiều lĩnh vực khác nhau nên ký kết nhiều hợp đồng ở các lĩnh vực như: các hợp đồng tín dụng, hợp đồng mua bán, hợp đồng BOT… mỗi hình thức hợp đồng đòi hỏi quá trình soạn thảo, đàm phán, thẩm định và đi đến ký kết khác nhau.
Nghiên cứu và hướng dẫn xây dựng khung mẫu hợp đồng đối với các điều khoản có tính pháp lý cơ bản. Trên cơ sở khung mẫu đó, các phòng/ban, đơn vị soạn thảo căn cứ soạn nội dung hợp đồng tùy theo đặc thù hoạt động của đơn vị, tổ chức mình.
Tổ chức pháp chế trong các đơn vị trong Tập đoàn chủ trì hoặc tham gia soạn thảo các loại mẫu hợp đồng, có ý kiến về mặt pháp lý và thẩm định dự thảo hợp đồng do các bộ phận khác của doanh nghiệp soạn thảo trước khi trình Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Tổng giám đốc, Giám đốc doanh nghiệp tham gia đàm phán ký kết hợp đồng. Đối với các hợp đồng thương mại, các dự án đầu tư của đơn vị cần phải có ý kiến thẩm định của bộ phận pháp chế hoặc trong trường hợp các hợp đồng, dự án lớn, trọng điểm, bộ phận pháp chế có thể tham mưu cho lãnh đạo đơn vị thuê tư vấn pháp luật để giảm thiểu rủi ro cho đơn vị.
Thực tế trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp thuộc Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam hiện nay không phải khi nào cán bộ pháp chế cũng được tham gia vào các quy trình của việc ký kết hợp đồng. Bởi lãnh đạo đơn vị chưa thực sự tin tưởng vào năng lực của cán bộ pháp chế; cán bộ làm công tác pháp chế thường kiêm nhiệm quá nhiều công việc; kinh nghiệm thực tiễn chưa nhiều vì ít có điều kiện cọ xát công việc; tổ chức pháp chế hầu như mới được thành lập ở nhiều đơn vị trong Tập đoàn nên còn nhiều bỡ ngỡ; việc học tập, nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cũng hạn chế do kinh phí dành cho pháp chế doanh nghiệp còn hạn hẹp… Chính vì vậy, bộ phận pháp chế ở các đơn vị trong Tập đoàn cần nhận được sự quan tâm hơn nữa không chỉ của lãnh đạo doanh nghiệp mà còn cần sự phối hợp đồng bộ, hiệu quả từ phía các phòng/ban chức năng trong doanh nghiệp để có thể tham gia ngay từ khâu soạn thảo hợp đồng. Bởi khi soạn thảo có thể đưa ra các điều khoản có lợi cho doanh nghiệp mình. Trong trường hợp thời gian từ khi soạn thảo đến khi ký kết hợp đồng kéo dài, cán bộ pháp chế doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin, sửa đổi nội dung của hợp đồng cho phù hợp với các quy định pháp luật hiện hành. Thực tế việc thẩm định hợp đồng chỉ mang tính tương đối vì những phát sinh thực tế trong quá trình thực hiện hợp đồng luôn nằm ngoài dự đoán của các bên, nhưng cán bộ pháp chế vẫn thực hiện khâu này vì nó kiểm soát tối đa những sai sót mà các bên không để ý trong quá trình đàm phán, thương thảo hợp đồng.
3.3.5.8. Công tác rà soát hệ thống văn bản và xây dựng, quản lý quy chế nội bộ
Tổ chức pháp chế doanh nghiệp chủ trì, phối hợp với các bộ phận tư vấn, giúp Hội đồng thành viên, Tổng Giám đốc và Ban lãnh đạo điều hành trong việc xây dựng, sửa đổi, bổ sung và ban hành nội quy, quy chế của doanh nghiệp; tập trung rà soát hệ thống văn bản quản trị nội bộ hiện hành và kế
hoạch xây dựng các văn bản quản lý nội bộ để đề xuất bổ sung, sửa đổi, thay thế, đáp ứng yêu cầu ngày càng phát triển của Tập đoàn; rà soát, hệ thống văn bản QPPL có liên quan đến hoạt động chính của Tập đoàn, doanh nghiệp đảm bảo hiệu lực, hiệu quả; Tùy theo tình hình thực tiễn áp dụng pháp luật, khi thấy vướng mắc, bất cập, chưa hợp lý, bộ phận pháp chế qua đó chủ động kiến nghị với cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành sửa đổi, bổ sung văn bản QPPL liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Các văn bản pháp quy, quy chế của doanh nghiệp trước khi ban hành phải có tư vấn của bộ phận pháp chế.
3.3.5.9. Công tác hỗ trợ hoạt động tố tụng
Để công tác hỗ trợ hoạt động tố tụng phát huy hiệu quả cao nhất thì tổ chức pháp chế doanh nghiệp cần những cán bộ giỏi ngoại ngữ, nắm chắc các quy định của pháp luật trong nước và quốc tế, nhất là những quy định của pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mình; cập nhật và xem xét thường xuyên các vụ việc có tranh chấp phát sinh cùng các văn bản có liên quan, để đưa ra những ý kiến tư vấn chuẩn xác và