1.1.1 .Tình hình hoạt động ngoại th-ơng ở Việt Nam
c. Kết quả khai thá
2.3. Quy trình giám định tổn thất
Quy trình giám định thể hiện qua sơ đồ d-ới đây:
Sơ đồ: Quy trình giám định nghiệp vụ bảo hiểm hàng hố XNK ở
Nh- vậy việc nhận thơng tin từ khách hàng là rất quan trọng, trên cơ sở những thông tin thu đ-ợc nh- khách hàng thông báo các thông tin liên quan đến đối t-ợng đ-ợc bảo hiểm bị tổn thất, bị tai nạn. Ng-ời giám định viên tiếp nhận thông tin đó sẽ vào sổ tiếp nhận, theo dõi yêu cầu giám đinh từ khách hàng.
Giám định viên tiếp nhận thông tin sẽ báo cáo lãnh đạo Phòng nghiệp vụ biết để thông báo cho bộ phận giám định hoặc phân công giám định viên xử lý. Tr-ờng hợp tổn thất lớn và phức tạp khi đó phịng nghiệp vụ cần báo về Trụ sở chính của cơng ty để xin ý kiến chỉ đạo. Tr-ờng hợp làm đại lý giám định cho Công ty bảo hiểm khác cần l-u ý đến yêu cầu riêng của Cơng ty bảo hiểm đó
B-ớc tiếp theo là Cơng ty tiến hành xử lý thông tin ban đầu
* Căn cứ vào các thông tin khách hàng cung cấp, giám định viên thông báo cho những bên liên quan tới tổn thất, tai nạn: vận đơn, đơn bảo hiểm,
Nhận thông tin từ Khách hàng
Xử lý thông tin ban đầu
Báo cáo Lãnh đạo xử lý trong tr-ờng hợp tổn thất lớn, báo Tái bảo hiểm Tiến hành
giám định
Thỏa thuận & theo dõi khắc phục hậu quả Th ngồi Phịng nghiệp vụ Lãnh đạo phịng nghiệp vụ Giám định viên Giám định viên Giám định viên
Phòng nghiệp vụ Nhận biên bản giám
định và trả phí Cấp biên bản giám
định và thu phí
Theo dõi, đánh giá
Lập biên bản giám định
chứng từ giao nhận với ng-ời vận chuyển, cảng dỡ hàng ghi nhận tình trạng tổn thất ban đầu của hàng hóa. Trên cơ sở các chứng từ thu thập ban đầu, kiểm tra thời hiệu, hiệu lực và các điều kiện tham gia bảo hiểm. H-ớng dẫn cho khách hàng chuẩn bị những giấy tờ pháp lý nhằm bảo l-u quyền khiếu nại với các bên liên quan
- Chuẩn bị hiện tr-ờng: Thời gian, địa điểm, các bên có mặt...
- Báo tái bảo hiểm để làm thông báo cho nhà nhận tái: tr-ờng hợp tổn thất đó là có tái bảo hiểm thì Cơng ty phải báo với nhà nhận tái
* Căn cứ vào đánh giá ban đầu về mức độ tổn thất, Giám định viên trình lãnh đạo phịng hàng hải thuê Giám định viên đến giám định trong những tr-ờng hợp đặc biệt cần có Giám định viên của các cơ quan chun mơn khác hoặc tổ chức giám định n-ớc ngồi. Trình lãnh đạo để thơng báo cho đại lý ở n-ớc ngoài xử lý (nếu vụ tổn thất xảy ra ở n-ớc ngoài).
Các b-ớc tiến hành giám định
Trên cơ sở thông tin khách hàng cung cấp kết hợp với báo cáo sơ bộ về tổn thất do các bên liên quan cung cấp, Giám định viên của công ty bảo hiểm phải tự chuẩn bị đầy đủ những vấn đề liên quan đến tổn thất:
+ Kiến thức và kinh nghiệm về tổn thất hoặc rủi ro tai nạn liên quan đến sự cố.
+ Những dụng cụ hoặc thiết bị cần phải mang theo để phục vụ giám định - Khi tiến hành giám định, công việc của Giám định viên của công ty bảo hiểm PJICO cần thực hiện:
Kiểm tra và đối chiếu về mặt giấy tờ bảo hiểm liên quan với đối t-ợng đ-ợc bảo hiểm để xác định đúng đối t-ợng đang giám định và đối t-ợng ghi trên tờ giấy là trùng hợp. Ghi nhận chính xác trung thực mức độ thiệt hại và nguyên nhân gây ra tổn thất, thiệt hại. Nếu có thể tham khảo ý kiến của các chuyên gia liên quan đến đối t-ợng đ-ợc giám định hoặc cơ quan kiểm nghiệm , xét nghiêm...Thông tin liên lạc với ng-ời bảo hiểm gốc về tình hành hiện tại, xin ý kiến chỉ đạo về các b-ớc sử lý tiếp theo nếu vụ tổn thất khơng bình th-ờng, ví dụ: nếu hàng bị tổn thất lớn do lỗi của tàu, cần phải hoàn tất ngay chứng cứ pháp lý ban đầu nh- Servey Record - biên bản ký đối tịch với tàu về tình trạng tổn thất. Sau đó báo cáo với ng-ời bảo hiểm gốc để phối hợp với chủ hàng tiến hành các biện pháp mạnh nh- khởi kiện bắt tàu.
- Trong tr-ờng hợp phải chỉ định cơ quan giám định độc lập tiến hành giám định thay mặt cho Công ty bảo hiểm PJICO, sử dụng mẫu Giấy chứng nhận.
- Tr-ờng hợp chỉ định cơ quan giám định độc lập với t- cách đại lý LLOYD’S sử dụng mẫu chỉ định của LLOYD’S
* Căn cứ vào hồ sơ yêu cầu giám định ng-ời bảo hiểm căn cứ vào ba yếu tố là: hàng bị tổn thất đ-ợc bảo hiểm thời hạn cịn hiệu lực, tổn thất có thể do rủi ro đ-ợc bảo hiểm gây ra để quyết định tổ chức cơng tác giám định
Trình tự các b-ớc tiến hành nh- sau:
- Xác định địa điểm và thời gian giám định: theo đơn yêu cầu giám định Công ty bảo hiểm PJICO sẽ quyết định giám định tại hầm hàng, tại cầu tàu, tai kho cảng hoặc kho của ng-ời bảo hiểm nếu hàng về tới kho nội địa mới phát hiện ra hàng bị tổn thất.
- Xác định ph-ơng pháp giám định cho phù hợp + Giám đinh cảm quan
+ Giám định điều tra chọn mẫu + Giám định đo l-ờng tính tốn.
- Cử giám định viên hoặc mời thêm cơ quan giám định độc lập khác nếu cần thiết.
- Mời các bên tham gia nh- chủ hàng, cảng, hải quan, đại diện của chủ tàu...Nguyên tắc giám định phải đối tịch giữa ng-ời bảo hiểm và ng-ời đ-ợc bảo hiểm. Tr-ờng hợp hàng đang đ-ợc giao nhận với tàu thì cần giám định tr-ớc sự chứng kiến của chủ tàu hoặc ng-ời đại diện của họ.
Do nhiều nguyên nhân khác nhau mà nhiều khi việc giám định tổn thất hàng hoá XNK giữa các bên không thể đ-a đến một sự thống nhất, dẫn đến tranh chấp, các bên buộc phải nhờ toá án. Phán xét cuối cùng sẽ do toà án quyết định. Lúc này Công tác giám định tổn thất khơng cịn là mối quan hệ giữa ng-ời bảo hiểm và ng-ời đ-ợc bảo hiểm nữa mà nó địi hỏi phải có sự can thiệp của ng-ời thứ ba. Xuất phát từ nhu cầu thiết thực này, công tác giám định dần dần đ-ợc xã hội hoá và một loại Công ty giám định độc lập ra đời. Mỗi một Công ty giám định này đều xây những mối quan hệ chặt chẽ với Công ty bảo hiểm để khi cần các cơng ty bảo hiểm này có thể giám định cho Cơng ty bảo hiểm.
Thỏa thuận và theo dõi khác phục hậu quả
Phối hợp cùng với khách hàng tiến hành giám định, phân loại và xác định mức độ tổn thất, thiệt hại. Cần xác định tổn thất và mức độ giảm giá khi tài sản bị h- hỏng do những nguyên nhân khác nhau, thuộc các bên chịu trách nhiệm khác nhau và cần có sự thỏa thuận của ng-ời yêu cầu giám định. Trong tr-ờng hợp các bên không thống nhất mức độ giảm giá trị th-ơng mại cho hàng tổn thất, cần phối hợp giám định viên P&I, chủ tổ chức bán đấu giá hàng tổn thất để xác định mức độ giảm giá trị th-ơng mại hàng tổn thất đ-ợc chính xác. Đề xuất các biện pháp bảo quản và đề phòng hạn chế tổn thất, sửa chữa, khắc phục hoặc cứu vớt hàng hóa bị tổn thất.
Lập biên bản giám định
Nội dung của biên bản giám định phải thể hiện tính trung thực, chính xác, rõ ràng và cụ thể sự việc xảy ra gây nên tổn thất, thiệt hại. Các số liệu phải phù hợp với các tài liệu dẫn chứng.Trong phần kết luận, xác định nguyên nhân tổn thất đòi hỏi giám định viên phải kết hợp đ-ợc tất cả vấn đề đã ghi nhận đ-ợc tại cuộc giám định. Không kết luận thiếu cơ sở thực tiễn và thiếu khoa học cũng nh- cũng không ghi những câu chung chung liên quan đến việc phân lỗi của bên gây ra tổn thất, tai nạn.
- Biên bản giám định cần , l-u ý những điểm sau:
+ Các tài liệu sử dụng để tham khảo hoặc đối chiếu dẫn chứng cần đ-ợc kèm vào bộ hồ sơ giám định.
+ Những phát hiện riêng của giám định viên tại hiện tr-ờng hoặc hiện vật liên quan tới kết luận về mức độ và nguyên nhân tổn thất.
+ ý kiến của các chuyên gia kỹ thuật
+ Các tài liệu chứng nhận phân tích của cơ quan xét nghiệm, phân tích. + Bộ chụp ảnh hiện tr-ờng...
- Đối với vụ tổn thất quan trọng và phức tạp, phải có ý kiến của tập thể và chỉ đạo của lãnh đạo tr-ớc khi lập Biên bản Giám định. Tr-ờng hợp thuê giám đinh ngoài: cán bộ đ-ợc phân công theo dõi phải theo dõi tiến độ thực hiện giám định của Cơng ty giám định th ngồi. Nếu có vấn đề phát sinh khó giải quyết, cán bộ theo dõi phải báo cáo lãnh đạo để có ph-ơng h-ớng hợp lý.
Cấp Biên bản giám định và thu phí giám định, nhận biên giám định và trả phí giám định.
* Cấp Biên bản giám định cho ng-ời yêu cầu giám định: Các công việc này đều ký nhận quyền chuyển giao hồ sơ cho ng-ời nhận.
- Số l-ợng Biên bản giám định cấp ra:
Đối với tr-ờng hợp đặc biệt khi khách hàng yêu cầu cấp thêm một bản gốc, Công ty phải yêu cầu khách hàng có văn bản nêu rõ lý do yêu cầu cấp thêm.
- Thu phí giám định
- Vào sổ thống kê theo dõi.
- Đói với các vụ giám định đại lý của LLOYD’S, tất cả các biên bản phát hành theo mẫu của LLOYD’S phải đ-ợc gửi về công ty để lấy dấu ấn chỉ và thống kê. Trong tr-ờng hợp địa ph-ơng khơng có mẫu BBGD của LLOYD’S, giám định viên phải báo cáo tồn bộ thơng tin và kết quả giám định về Cơng ty để hồn thành Biên bản giám định theo mẫu LLOYD’S tại Công ty
Theo dõi đánh giá kết quả, chất l-ợng của Công ty giám định thuê ngoài.
- Trong tr-ờng hợp phát sinh các vụ giám định phức tạp đòi hỏi giám định chuyên môn v-ợt quá khả năng giám đinh của PJICO, giám định viên phải báo cáo lãnh đạo xin ý kiến về việc chỉ định, thuê một cơ quan chuyên môn hoặc một Cơng ty giám định bên ngồi để thực hiện giám định. Công ty giám định đ-ợc thuê phải đ-ợc đánh giá là cơ quan đầy đủ khả năng phù hợp và có chất l-ợng dịch vụ tốt đáp ứng đ-ợc yêu cầu giám định cho loại hàng hoá bị tổn thất. Thực hiện việc theo dõi quá trình giám định, kết quả giám định của cơ quan giám định độc lập đựơc PJICO chỉ đinh giám định hoặc đại lý giám định n-ớc ngoài trong tr-ờng hợp tổn thất xảy ra ở n-ớc ngoài. Lập phiếu theo dõi hoạt động, kết quả giám định chất l-ợng dịch vụ của các Công ty giám định đ-ợc thuê hoặc đ-ợc chỉ định giám định theo từng vụ việc trên cơ sở: chất l-ợng của biên bản giám định, sự tinh t-òng nghiệp vụ và mẫn cán của giám định viên, thời gian hồn thành biên bản giám định, tỷ lệ phí dịch vụ...Lập bảng đánh giá chung về chất l-ợng hoạt động của các Cơng ty giám định th ngồi để làm cơ sở đánh giá, lựa chọn sử dụng dịch vụ của từng Cơng ty. Bảng đánh giá phải có ý kiến của ng-ời theo dõi việc giám định, Lãnh đạo phịng nghiệp vụ và Lãnh đạo Cơng ty