1.1.1 .Tình hình hoạt động ngoại th-ơng ở Việt Nam
b. Quá trình cấp đơn bảo hiểm
b1. Đối với hàng hoá nhập khẩu: gồm các b-ớc
B-ớc 1: Kiểm tra chứng từ liên quan.
Khi nhận đ-ợc giấy yêu cầu bảo hiểm của khách hàng phải kiểm tra xem chứng từ có hợp lệ khơng.
Phải xem xét kỹ tính chất và ph-ơng thức xếp dỡ của từng mặt hàng có phù hợp với điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn không? để giải thích và yêu cầu khách hàng điều chỉnh cho thích hợp với mặt hàng đó. Trên giấy yêu cầu bảo hiểm phải đòi hỏi khách hàng trả lời đ-ợc các nội dung yêu cầu của phịng kế tốn – tài vụ quy định nhằm giúp phịng làm đủ các thủ tục phí một cách nhanh chóng.
Sau khi kiểm tra xong các chứng từ liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng danh mục ghi trong sổ. Sổ đơn bảo hiểm lấy theo số thứ tự trong sổ cấp đơn. Xếp chuyến tàu theo số thứ tự trong sổ đăng ký tàu.
- Thông th-ờng luồng Châu á đi trong khoảng 20 – 30 ngày làm một chuyến tàu.
- Luồng Châu Âu tàu đi trong khoảng 2 – 4 tháng làm một chuyến tàu. Số đơn bảo hiểm và số chuyến tàu ghi rõ trong đơn, số chuyến tàu ghi tr-ớc và số đơn bảo hiểm ghi sau.
B-ớc 3: Tính phí bảo hiểm, sửa đổi và huỷ đơn bảo hiểm .
Số tiền bảo hiểm đ-ợc tính theo cơng thức sau: CIF = R - 1 F C+
Trong đó: C là giá trị hàng hố theo giá FOB F là c-ớc phí vận chuyển
R là tỉ lệ phí bảo hiểm
Trong tr-ờng hợp khách hàng nhập theo giá FOB, nếu họ không xác định rõ đ-ợc phí vận chuyển thì bảo hiểm -ớc tính nh- sau:
Đối với luồng Châu á, c-ớc phí vận chuyển: F = 5% giá FOB
Đối với luồng Châu Âu, c-ớc phí vận chuyển: F = 10% giá FOB xR áp dụng cho từng mặt hàng tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm:
R = R1 + R2
Trong đó: R1 bao gồm tỷ lệ phí chính + tỷ lệ phí theo luồng
R2 là tỉ lệ phí phụ – tỷ lệ phí phụ đ-ợc cộng thêm khi khách hàng mua thêm các điều kiện bảo hiểm phụ nh- bảo hiểm chiến tranh, bảo hiểm đình cơng…
Mỗi một mặt hàng có tỷ lệ phí bảo hiểm khác nhau, tuỳ theo từng điều kiện bảo hiểm. Do đó khi tính phí phải xem xét kỹ tính chất của từng mặt hàng, điều kiện bảo hiểm mà khách hàng lựa chọn có phù hợp với quy định của bảo hiểm đối với mặt hàng đó khơng, trên cơ sở đó để xác định tỷ lệ phí cho chính xác, phí bảo hiểm đ-ợc tính trên cơ sở số tiền bảo hiểm và tỉ lệ phí bảo hiểm : I = CIF x R
Tr-ờng hợp khách hàng xin điều chỉnh giá trị bảo hiểm nh- điều chỉnh giá FOB, CF, c-ớc phí vận tải và điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 4 giấy sửa đổi bổ xung và thu lệ phí sửa đổi. Phần chênh lệch tăng đề nghị khách hàng thanh tốn thêm phí, phần chênh lệch giảm bảo hiểm sẽ hồn trả lại phí cho khách hàng, trừ tr-ờng hợp điều chỉnh số B/L, trọng l-ợng.
B-ớc 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan
Sau khi thực hiện các b-ớc trên, đánh máy trình ký và đóng dấu xong chứng từ đ-ợc phân ra nh- sau: bản gốc viết tay (bản đầu tiên) l-u phòng nghiệp vụ, ba bản l-u phòng tài vụ, một bản gửi bảo hiểm, nếu chi nhánh cấp đơn thì gửi một bản cho cơng ty cịn lại gửi cho khách hàng.
b2. Đối với hàng hoá xuất khẩu: gồm các b-ớc
B-ớc 1: Kiểm tra chứng từ (t-ơng tự nh- b-ớc 1 đối với hàng hoá nhập
khẩu)
Đối với hàng hoá xuất khẩu chỉ bảo hiểm bằng ngoại tệ, không bảo hiểm bằng đồng Việt Nam.
Đơn bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu và giấy sửa đổi bổ xung phải đánh máy bằng tiếng Anh hoặc tiếng Pháp.
Phải chú ý đến điều kiện bảo hiểm do khách hàng đề nghị. Nếu theo tín dụng th- (L/C) thì phải làm đúng tín dụng th- đã mở, nh-ng nếu điều kiện đề nghị có những điểm bất hợp lý hoặc v-ợt quá phạm vi trách nhiệm thơng th-ờng của cơng ty thì phải sửa lại hoặc hỏi lại ng-ời mua hàng ở n-ớc ngoài.
B-ớc 2: Vào sổ cấp đơn
Sau khi kiểm tra các chứng từ có liên quan, nếu hợp lệ thì vào sổ cấp đơn theo từng mục ghi trong sổ. Số đơn bảo hiểm đã đ-ợc in sẵn trên đơn nếu cần chỉ đánh máy thêm ký hiệu của địa ph-ơng đó để nghiệp vụ tiện theo dõi.
B-ớc 3: Tính phí bảo hiểm và huỷ bỏ đơn bảo hiểm
Số tiền bảo hiểm hàng hố xuất khẩu chính là giá CIF mà khách hàng kê khai trên giấy yêu cầu bảo hiểm cộng thêm 10% lãi dự tính hay 10% giá CIF. Vì vậy phí bảo hiểm đ-ợc tính theo cơng thức: ( CIF + 10% CIF ) x R
Trong đó:
R là tỷ lệ phí bảo hiểm đ-ợc tính theo từng luồng, theo từng điều kiện bảo hiểm và chủng loại hàng hoá
Đối với hàng xuất của đại sứ quán các n-ớc đóng tại Việt Nam, số tiền bảo hiểm chính là giá trị hàng hố mà khách hàng kê khai cộng thêm 10%
Tr-ờng hợp khách hàng xin điều chỉnh lại giá trị bảo hiểm, điều kiện bảo hiểm thì phải tính lại giá CIF và phí bảo hiểm bằng hình thức cấp cho khách hàng 1 giấy sửa đổi bổ xung.
Điều chỉnh số B/L, trọng l-ợng và huỷ đơn cách thức t-ơng tự nh- hàng nhập khẩu ở b-ớc 3
B-ớc 4: Giao chứng từ cho các bộ phận liên quan
Sau khi thực hiện 3 b-ớc trên, nộp đơn trình ký và khơng cần đóng đấu trịn, chứng từ đ-ợc phân ra nh- sau: 3 bản đầu giao cho khách hàng, một bản l-u nghiệp vụ, 3 bản giao cho tài vụ, một bản giao cho tái bảo hiểm.
Đối với hàng xuất của đại sứ quán các n-ớc đặt tại Việt Nam thì chứng từ đ-a sang tài vụ chỉ cần một bản để theo dõi tiền về
Khi giao chứng từ cho các bộ phận liên quan phải ghi vào sổ giao chứng từ và có ký nhận.