Chương 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TY HỢP DANH
2.2. Quy định về thành lập công ty hợp danh
2.2.2. Thủ tục thành lập
Đăng ký kinh doanh là thủ tục luật định nhằm khai sinh về mặt pháp lý cho công ty (thừa nhận tư cách pháp lý của công ty) và công ty sẽ được đảm bảo về mặt pháp lý kể từ khi hoàn tất thủ tục đăng ký kinh doanh. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty hợp danh và các loại hình doanh nghiệp khác đó là “phòng đăng ký kinh doanh được tổ chức ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh) và quận, huyện, thị xã trực thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là cấp huyện)” [2] nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Phòng đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư, Phòng đăng ký kinh doanh cấp huyện chỉ được thành lập trong trường hợp có số lượng hộ kinh doanh và hợp tác xã đăng ký thành lập mới hàng năm trung bình từ 500 trở lên trong 2 năm gần nhất. Phòng đăng ký kinh doanh trực tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp; xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp hoặc từ chối cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Pháp luật Nhật Bản quy định việc thành lập công ty nói chung và công ty hợp danh nói riêng được đăng ký tại Văn phòng phụ trách các vấn đề pháp lý thuộc Bộ tư pháp tại địa phương (Legal Affairs Bureau). Như vậy, pháp luật
của các hai nước Việt Nam và Nhật Bản đều không quy định thầm quyền cấp đăng ký kinh doanh cho Tòa án mà dành vấn đề này cho một cơ quan chuyên trách. Cơ chế này đã giúp giảm thời gian thực hiện các thủ tục pháp lý cơ bản trong quá trình gia nhập thị trường, đồng thời, khuyến khích các nhà đầu tư tham gia thành lập công ty để thực hiện các hoạt động kinh doanh.
Hệ thống pháp luật về doanh nghiệp của Việt Nam quy định người thành lập công ty phải làm hồ sơ đăng ký kinh doanh, chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung hồ sơ, sau đó nộp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của Công ty hợp danh được pháp luật Việt Nam quy định tại Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2005, bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký kinh doanh theo mẫu thống nhất do cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền quy định.
2. Dự thảo điều lệ công ty. Dự thảo điều lệ công ty phải có đầy đủ chữ lý của các thành viên hợp danh.
3. Danh sách thành viên công ty hợp danh. Kèm theo danh sách thành viên phải có: Bản sao hợp lệ giấy chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp của mỗi thành viên.
4. Văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đối với công ty hợp danh kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có vốn pháp định.
5. Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề của các thành viên hợp danh và cá nhân khác đối với công ty hợp danh kinh doanh ngành nghề mà theo quy định của pháp luật phải có chứng chỉ hành nghề [15, Điều 17].
Theo quy định trên của pháp luật Việt Nam thì khi thành lập công ty hợp danh chủ đầu tư cần phải hoàn thiện hồ sơ trong đó có Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp theo mẫu luật định trong đó chứa đựng những thông tin cơ
bản của thành viên công ty, tên dự kiến của công ty, trụ sở chính của công ty, ngành nghề mà công ty sẽ thực hiện kinh doanh, vốn điều lệ, vốn pháp định (nếu có) và thông tin đăng ký thuế của công ty. Trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp công ty hợp danh phải có chữ ký của tất cả thành viên hợp danh trong công ty. Ngoài Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, chủ đầu tư còn phải nộp kèm theo Dự thảo Điều lệ công ty có đầy đủ chữ ký của các thành viên hợp danh. Kèm theo đó là danh sách thành viên công ty hợp danh và các giấy tờ tùy thân hợp pháp của các thành viên. Trường hợp công ty hợp danh kinh doanh các ngành nghề đòi hỏi có vốn pháp định hoặc cần chứng chỉ hành nghề thì trong hồ sơ phải nộp kèm theo văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc chứng chỉ hành nghề của các thành viên hợp danh công ty. Khi hồ sơ đã đầy đủ, người đăng ký thành lập doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp tại phòng đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký qua mạng điện tử.
Luật Doanh nghiệp 2014 được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 26/11/2014, có hiệu lực từ ngày 01/7/2015 quy định hồ sơ thành lập công ty hợp danh đơn giản hơn nhiều so với Luật Doanh nghiệp 2005. Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp của công ty hợp danh bao gồm:
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp; 2. Điều lệ công ty;
3. Danh sách thành viên;
4. Bản sao thẻ căn cước công dân, giấy chứng mình nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực công dân hợp pháp khác của các thành viên;
5. Bản sao giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư [17, Điều 21].
Như vậy, kể từ ngày Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực, thì quy định về văn bản xác nhận vốn pháp định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền và
bản sao chứng chỉ hành nghề của thành viên hợp danh trong trường hợp công ty kinh doanh ngành nghề đòi hỏi vốn pháp định hoặc chứng chỉ hành nghề đã cũng bãi bỏ. Quy định này của pháp luật doanh nghiệp mới đã hiện thực hóa quyền tự do kinh doanh tất cả ngành nghề mà pháp luật không cấm theo quy định tại Hiến pháp 2013.
Vấn đề đăng ký công ty hợp danh ở Nhật Bản được tuân theo quy định của Luật công ty 2006 và Luật đăng ký thương mại 1963. Theo quy định của Luật Công ty 2006 thì:
Để thành lập một công ty hợp danh, công ty hợp vốn và công ty trách nhiệm hữu hạn (sau đây gọi chung là công ty thành viên), những người có ý định trở thành thành viên công ty phải lập Điều lệ công ty. Bản Điều lệ này phải được ký hoặc ghi lại tên và được đóng dấu của tất cả các thành viên công ty [26, Điều 575].
Đồng thời, Luật Đăng ký thương mại 1963 cũng đồi hỏi hồ sơ đăng ký thành lập công ty hợp danh bao gồm: Đơn xin đăng ký thành lập công ty; Điều lệ công ty; trong trường hợp thành viên công ty là pháp nhân thì phải gửi kèm theo các giấy tờ như Giấy chứng nhận đăng ký của pháp nhân, tài liệu có liên quan đến việc bổ nhiệm người đứng ra thực hiện nhiệm vụ của thành viên hợp danh, tài liệu chứng minh người được bổ nhiệm đồng ý nhận chức [25, Điều 94]. Do pháp luật Nhật Bản cho phép pháp nhân trở thành thành viên hợp danh, do vậy, trong hồ sơ đăng ký thành lập công ty cũng yêu cầu phải có những giấy tờ đảm bảo tư cách pháp lý của thành viên pháp nhân. Đồng thời, vấn đề đăng ký tại cơ quan nhà nước đòi hỏi phải nhận được sự đồng ý thể hiện bằng văn bản của tất cả các thành viên công ty.
Sau đó, người đại diện công ty phải đến Văn phòng phụ trách các vấn đề pháp lý thuộc Bộ tư pháp tại địa phương (Legal Affairs Bureau) nơi công ty hợp danh dự kiến hoạt động và thực hiện các thủ tục cần thiết. Người dự
kiến thành lập công ty phải điền đầy đủ và nộp “Đơn xin đăng ký thành lập công ty” đã được ký tên và đóng dấu của người nộp đơn. Các nội dung chính của đơn là: tên và địa chỉ của người nộp đơn; các căn cứ để đăng ký; những vấn đề cần được đăng ký, các giấy phép nếu vấn đề được đăng ký yêu cầu sự cho phép của cơ quan nhà nước; số tiền thuế phải nộp khi đăng ký; ngày nộp đơn. Những nội dung cơ bản cần phải đăng ký với Văn phòng phụ trách các vấn đề pháp lý thuộc Bộ tư pháp tại địa phương theo quy định tại Điều 912 Luật Công ty 2006 đó là: mục đích hoạt động, tên thương mại, địa chỉ của văn phòng đại diện và chi nhánh, thời gian và căn cứ giải thế công ty hợp danh (nếu có), tên và địa chỉ của các thành viên, tên của thành viên đại diện cho công ty hợp danh, nếu đại diện cho công ty hợp danh là một pháp nhân thì phải đăng ký tên và địa chỉ của người thực hiện nhiệm vụ đại diện của thành viên hợp danh pháp nhân đó, phương pháp thông báo theo quy định tại Điều 939 Luật Công ty 2006 (nếu có quy định trong điều lệ công ty). Sau khi xem xét các nội dung trên, nhân viên của Văn phòng phụ trách các vấn đề pháp lý thuộc Bộ tư pháp tại địa phương sẽ tiếp nhận hồ sơ và cấp giấy biên nhận cho người nộp đơn. Nếu hồ sơ thành lập công ty nằm trong trường hợp Bác bỏ đơn đăng ký tại Điều 24 Luật Đăng ký thương mại 1963 thì phải thực hiện sửa đổi, bổ sung Đơn xin đăng ký thành lập công ty. Khi hồ sơ đã hợp lệ và nộp lệ phí đầy đủ thì công ty sẽ được cấp Giấy chứng nhận đăng ký công ty hợp danh.
Tóm lại, tùy thuộc vào cách thức tổ chức bộ máy hành chính, quan niệm pháp luật của mỗi quốc gia mà Việt Nam và Nhật Bản có những yêu cầu khác nhau về hồ sơ đăng ký thành lập công ty hợp danh. Nhưng có một điểm chung nhất đó là pháp luật cả hai quốc gia đều yêu cầu Dự thảo Điều lệ công ty có đầy đủ chữ ký của các thành viên hợp danh của công ty và Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – đây là loại giấy tờ để phân biệt loại hình của
công ty trong số những loại hình được quy định trong bộ luật về doanh nghiệp của quốc gia.
Điều lệ Công ty là văn kiện bắt buộc phải có khi thành lập công ty hợp danh nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Nội dung của Điều lệ công ty được pháp luật Việt Nam quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005 bao gồm: Tên, địa chỉ trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện; Ngành, nghề kinh doanh; Vốn điều lệ, cách thức tăng, giảm vốn điều lệ; Họ tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của thành viên hợp danh; Phần vốn góp và giá trị phần vốn góp của mỗi thành viên; Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty; Cơ cấu tổ chức quản lý, Thể thức thông qua quyết định của công ty, nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương và thưởng cho người quản lý và thành viên Ban kiểm soát hoặc Kiểm soát viên; Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh; Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty; Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty; Họ tên, chữ ký của các thành viên hợp danh; Các nội dung khác do thành viên công ty thỏa thuận nhưng không được trái với các quy định của pháp luật. Điều lệ công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2014 được xây dựng trên cơ sở kế thừa các nội dung của Luật Doanh nghiệp 2005 và có lược bỏ một số vấn đề. Trong Điều lệ công ty hợp danh thì không cần phải ghi nhận cách thức tăng, giảm vốn điều lệ; không có nội dung về phần vốn góp và giá trị phần vốn góp của thành viên trong công ty. Ngoài việc giảm bớt hai nội dung trên thì các vấn đề cơ bản còn lại giống với quy định tại Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2005.
Điều lệ Công ty thành viên (bao gồm: Công ty hợp danh, Công ty hợp vốn và Công ty trách nhiệm hữu hạn) theo pháp luật Nhật Bản quy định tại Điều 576 như sau:
Điều lệ công ty ít nhất phải ghi nhận các vấn đề sau: (i) Các mục tiêu của công ty;
(ii) Tên thương mại; (iii) Địa chỉ trụ sở chính;
(iv) Tên và địa chỉ của các thành viên;
(v) Liệt kê thành viên chịu trách nhiệm vô hạn và thành viên chịu trách nhiệm hữu hạn;
(vi) Nội dung đóng góp của các thành viên (giới hạn về tiền… nếu là thành viên hữu hạn) và giá trị và tiêu chuẩn định giá đóng góp đó [26, Điều 575].
Đồng thời, khoản 2 Điều 576 Luật công ty 2005 cũng quy định trong trường hợp công ty thành viên được thành lập là một công ty hợp danh thì tất cả các thành viên của công ty phải là thành viên chịu trách nhiệm vô hạn; vấn đề này phải được ghi nhận tại mục (v) của khoản 1 Điều này. Từ những quy định trên có thể thấy rằng Điều lệ công ty hợp danh theo pháp luật Nhật Bản cần phải ghi nhận những điều cơ bản sau: Mục tiêu của công ty; Tên thương mại, Địa chỉ trụ sở chính; Tên và địa chỉ của các thành viên; Ghi nhận tất cả các thành viên đều là thành viên chịu trách nhiệm vô hạn; Vấn đề vốn đầu tư của thành viên công ty. Pháp luật Nhật Bản có quy định về hình thức của Điều lệ công ty hợp danh, ngoài hình thức truyền thống là văn bản thì những người có ý định trở thành thành viên công ty có thể lập Điều lệ công ty dưới hình thức là hồ sơ điện tử, trong trường hợp lập dưới dạng hồ sơ điện tử thì phương thức thay thế cho việc ký tên, đóng dấu được thực hiện theo quy định của Bộ Tư pháp.
Điều lệ công ty là một trong những văn bản quan trọng nhất trong việc quản trị, quản lý và điều hành công ty. Cả pháp luật Việt Nam và pháp luật Nhật Bản đều quy định Điều lệ công ty hợp danh phải ghi nhận những nội
dung cơ bản về công ty và về thành viên công ty như tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty và của các thành viên công ty; vấn đề vốn góp của thành viên… Tuy nhiên, có thể thấy rằng, pháp luật Việt Nam quy định một điều lệ công ty với rất nhiều nội dung bắt buộc phải có còn Điều lệ của công ty hợp danh theo pháp luật Nhật Bản chỉ cần đáp ứng sáu điều khoản cơ bản là được công nhận; ngoài ra các thành viên của công ty có thể thỏa thuận những điều khoản tùy nghi khác nhưng không được trái lại Luật Công ty 2006. Việc pháp luật Nhật Bản quy định đơn giản như vậy cho thấy hiện nay Nhật Bản cũng theo xu hướng chung trên thế giới đó là tạo điều kiện dễ dàng cho việc thành lập công ty, khuyến khích các nhà kinh doanh thành lập công ty để tăng nguồn lực cho nền kinh tế.
Khi đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật Việt Nam, công ty hợp danh sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp Công ty hợp danh; các điều kiện đó được ghi nhận tại Điều 24 Luật doanh nghiệp 2005:
1. Ngành, nghề đăng ký kinh doanh không thuộc lĩnh vực cấm kinh doanh;
2. Tên của doanh nghiệp được đặt theo đúng quy định tại các Điều 31, 32, 33 và 34 của Luật này;
3. Có trụ sở chính theo quy định tại khoản 1 Điều 35 của Luật này; 4. Có hồ sơ đăng ký kinh doanh hợp lệ theo quy định của pháp luật; 5. Nộp đủ lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật [14].
Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho công ty hợp danh. Để tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích các nhà đầu tư tham gia thành lập doanh nghiệp, góp phần phát triển nền kinh tế, Luật
Doanh nghiệp 2014 đã đưa ra những quy định rút ngắn thời gian cấp Giấy chứng nhận doanh nghiệp, theo đó “Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong vòng 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận hồ sơ” [17, Điều 27]. Đồng thời, trong điều kiện để Công ty hợp danh được cấp