Chương 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ÁP DỤNG PHÁP LUẬT VỀ HỘ TỊCH
2.5. Thực trạng triển khai các hoạt động ADPL về hộ tịch cụ thể tạ
2.5.2. ADPL về hộ tịch tại UBND quận
2.5.2.1. Thay đổi, cải chỉnh cho người từ đủ 14 tuổi trở lên, điều chỉnh, bổ sung hộ tịch; xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp.
Trong giai đoạn 2011-2015, UBND quận đã thực hiện thay đổi hộ tịch cho 29 trường hợp, cải chỉnh cho 794 trường hợp, điều chỉnh cho 418 trường hợp và bổ sung hộ tịch cho 182 trường hợp. UBND quận chủ yếu thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hộ tịch tại địa phương mình nên các hoạt động đăng ký hộ tịch tại UBND quận ít hơn so với UBND phường.
Tất cả các hồ sơ đều được phòng Tư pháp giải quyết đúng thời gian, quy trình, thủ tục và hồn trả lại cho công dân đúng hạn. Chất lượng hồ sơ mà phòng Tư pháp giải quyết đều đảm bảo về chuyên môn, đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Việc hoàn trả hồ sơ theo đúng hẹn cho công dân và việc đảm bảo chất lượng hồ sơ, khơng bị sai sót, vướng mắc đã tạo được sự hài lòng của nhân dân.
Hiện tại, cán bộ tham mưu thực hiện cơng tác hộ tịch tại phịng Tư pháp là cán bộ có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này nên việc áp dụng pháp luật về hộ tịch để thay đổi, cải chính, điều chỉnh, bổ sung hộ tịch theo yêu cầu của công dân được thực hiện tốt, hầu như khơng để ra sai sót bất kỳ trường hợp nào.
Năm 1998 chị Nguyễn Thị Hương đăng ký khai sinh cho con với phần khai họ tên của người mẹ là Nguyễn Thị Hương. Tuy nhiên, năm 2014 chị được UBND quận quyết định cho phép đổi tên từ Nguyễn Thị Hương thành Nguyễn Thanh Hương. Vì vậy, tất cả giấy tờ liên quan đến chị Hương phải thay đổi toàn bộ từ Nguyễn Thị Hương thành Nguyễn Thanh Hương, trong đó có cả giấy khai sinh của con chị. Theo quy định tại Khoản 5 Điều 38 Nghi định số 158/2005/NĐ-CP “Trong trường hợp nội dung bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ đã thay đổi do việc thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, xác định lại dân tộc, thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh cho người con, căn cứ vào bản chính Giấy khai sinh của cha, mẹ thực hiện việc điều chỉnh nội dung đó trong phần khai về cha, mẹ trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con cho phù hợp; nếu Sổ đăng ký khai sinh đã chuyển lưu tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc điều chỉnh”.
thực hiện thủ tục gì để điều chỉnh, thay đổi hay cải chính hộ tịch. Đây khơng phải là trường hợp thay đổi hộ tịch vì phạm vi thay đổi hộ tịch chỉ thay đổi họ, tên chữ đệm trong giấy khai sinh. Cải chính hộ tịch là cải chính những thơng tin sai sót trong bản chính GKS hoặc thơng tin trong sổ đăng ký khai sinh, mặc dù đây khơng phải là trường hợp do sai sót khi đăng ký nhưng UBND quận vẫn hướng dẫn công dân làm thủ tục cải chính hộ tịch với quan điểm sửa lại theo đúng thông tin của giấy khai sinh vì đây là trường hợp người mẹ đã được nhà nước cho phép thay đổi thông tin và cũng để phù hợp với nguyên tắc giấy khai sinh là giấy tờ gốc, mọi giấy tờ hộ tịch phải phù hợp với giấy khai sinh nên thông tin về người mẹ trong giây khai sinh của con cũng phải chính xác theo giấy khai sinh của mẹ. Đây là trường hợp hiếm hoi xảy ra trong thực tiễn, phòng Tư pháp đã giải quyết đúng khi hướng dẫn cho công dân làm thủ tục cải chính hộ tịch.
Các yêu cầu điều chỉnh, bổ sung hộ tịch tại UBND quận được thực hiện đúng quy định, sau khi bổ sung hộ tịch, UBND quận luôn gửi thông tin về UBND phường để UBND phường thực hiện việc ghi chú.
Khoản 3 Điều 36 Nghị định 158/NĐ-CP ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch quy định: “Xác định lại dân tộc của người con theo dân tộc của người cha hoặc theo dân tộc của người mẹ theo quy định của Bộ Luật dân sự”. Trong thời gian qua, các trường hợp cơng dân có đơn xin được xác định lại dân tộc tại quận Hồn Kiếm khơng nhiều. Khi cán bộ tư pháp hộ tịch thụ lý hồ sơ hộ tịch về yêu cầu xác định lại dân tộc ln tìm hiểu mục đích xác định lại dân tộc là gì, vì vụ lợi hay vì nguồn gốc của mình để thụ lý giải quyết cho hợp tình, hợp lý. Khi giải quyết nếu khơng xác định theo tập qn thì phải có thỏa thuận bằng văn bản giữa cha, mẹ khi xác định lại dân tộc cho người con. Luôn đảm bảo đúng quyền lợi cho cho dân khơng để tình trạng lợi dụng chính sách của Nhà nước về công tác dân tộc.
Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định cho phép người dân được xác định lại giới tính thuộc hai trường hợp: người có khuyết tật bẩm sinh về giới tính hoặc giới tính chưa được định hình chính xác. Tuy nhiên, tại quận Hồn Kiếm trong vòng 05 năm qua khơng có trường hợp nào thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND quận.
2.5.2.2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh;
Hiện nay, UBND quận đang quản lý và lưu trữ 1.789 số đăng ký hộ tịch, việc cung cấp các thông tin về dữ liệu hộ tịch đều được UBND quận đáp ứng yêu cầu của các tổ chức và công dân. Trong giai đoạn 2011-2015, UBND quận đã cấp lại bản chính Giấy khai sinh cho 8150 trường hợp. Yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh tăng qua từng năm.
Người dân khơng có bản chính tức là cũng không thể sao y nên phải quay lại tận nơi đăng ký khai sinh để xin cấp bản sao từ sổ gốc. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP quy định cơng dân được cấp lại bản chính GKS trong trường hợp sổ lưu gốc vẫn cịn.
Ngun nhân của tình trạng cấp lại GKS bản chính ngày càng tăng trên địa bàn Quận là do cơ quan, trường học u cầu có bản chính giấy khai sinh để tiếp nhận các hồ sơ, giấy tờ. Ngoài lý do để chuẩn bị hồ sơ cho mùa tuyển sinh mới thì người dân đã bắt đầu hiểu những quy định trong lĩnh vực hộ tịch. Khơng chỉ có những người bị mất, bị hỏng bản chính giấy khai sinh mới xin cấp lại, mà cả những trường hợp phải ghi chú quá nhiều do thay đổi, cải chính, bổ sung... hộ tịch cũng xin cấp lại bản chính giấy khai sinh.
- Thủ tục cấp lại bản chính GKS hiện nay khá đơn giản, chỉ cần một tờ khai theo mẫu và bản chính giấy khai sinh cũ (nếu cịn) u cầu xin cấp lại bản mới sẽ được giải quyết. Việc cấp lại bản chính giấy khai sinh nhìn chung diễn ra khá thuận lợi, tuy nhiên bên cạnh đó q trình áp dụng quy định của pháp luật để cấp lại GKS cho công dân tại UBND quận Hoàn Kiếm cũng phát sinh một số vấn đề:
- Nghị định số 158/CP quy định UBND cấp huyện, nơi lưu trữ Sổ đăng ký khai sinh thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh (GKS). Tuy nhiên hiện nay tại UBND quận quản lý lưu trữ sổ hộ tịch từ giai đoạn 01/8/1956 đến nay, còn từ 1911 đến 31/7/1956 sổ hộ tịch được lưu trữ tại Sở Tư pháp Hà Nội. Vì vậy Hà Nội có cơ chế đặc thù riêng, khi công dân đăng ký khai sinh từ 01/8/1956 trở về trước xin cấp lại bản chính giấy khai sinh mà việc giải quyết các yêu cầu đó cần đến thơng tin trong sổ hộ tịch đang lưu tại sở Tư pháp thì cơng dân không phải đến UBND quận mà được hướng dẫn đến Sở Tư pháp Hà Nội để u cầu được cấp lại bản chính GKS.
trình để được cấp lại bản chính phải qua thẩm định của cơ quan tư pháp, sau đó trình lên Chủ tịch UBND ký cấp lại bản chính, tại UBND quận Hồn Kiếm là Phó Chủ tịch UBND được thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND quận ký bản chính GKS, tuy nhiên Phó Chủ tịch UBND quận có rất nhiều việc phải làm, do vậy, việc đảm bảo về giải quyết thủ tục cấp lại bản chính GKS khơng thể nhanh gọn, nhất là khi các yêu cầu cấp lại mang tính thời điểm, tăng vọt vào mùa hè.
- Trường hợp công dân đã được cấp lại bản chính Giấy khai sinh nhưng sau đó lại đánh mất và lại đến UBND quận làm hồ sơ xin cấp lại. Nghị định số 158/2005/NĐ-CP lại không đề cập đến việc được cấp lại một hay mấy lần, do vậy nếu có yêu cầu của cơng dân, cán bộ tư pháp phịng Tư pháp vẫn phải tiến hành các thủ tục cấp lại bản chính GKS cho cơng dân và ghi chú vào Sổ đăng ký khai sinh đã cấp lại lần 1, lần 2 vào ngày, tháng, năm.
Trong quá trình tra cứu dữ liệu để cấp lại bản chính giấy khai sinh cho cơng dân, cán bộ phòng Tư pháp thường gặp trường hợp nội dung trong sổ đăng ký khai sinh khác với bản chính giấy khai sinh của cơng dân. Mặc dù pháp luật quy định khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch, cán bộ tư pháp của phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự mình ghi vào sổ hộ tịch và biểu mẫu hộ tịch; nội dung ghi phải chính xác; chữ viết phải rõ ràng, đủ nét, không viết tắt, khơng tẩy xóa. Tuy nhiên, tình trạng bản chính giấy khai sinh và nội dung đăng ký khai sinh trong sổ đăng ký không thống nhất xảy ra khá nhiều, dẫn đến rắc rối cho người dân. Khi gặp những trường hợp như trên, cán bộ phòng Tư pháp thường hướng dẫn công dân kết hợp làm thủ tục cải chính hộ tịch.
Ví dụ, chị Nguyễn Thanh Mai đăng ký khai sinh tại phường Phúc Tân năm 1988. Bản chính giấy khai sinh của chị ghi tên người mẹ là Cao Thu Hoài, tuy nhiên năm 2014 chị Mai đến UBND quận Hoàn Kiếm yêu cầu cấp lại bản sao giấy khai sinh thì phát hiện sổ đăng ký khai sinh ghi tên người mẹ là Cao Thị Thu Hồi. Sau khi xác minh chính xác họ tên người mẹ từ các giấy tờ như Giấy khai sinh của người mẹ, Sổ hộ khẩu gia đình, cán tư pháp của phịng Tư pháp đã sửa chữa sai sót trong Sổ đăng ký khai sinh.
Một trường hợp khác, ông Nguyễn Văn Nam đăng ký khai sinh cho con là Nguyễn Thúy Hằng, sinh ngày 15/02/1990. Khi ông Nam đến UBND quận u cầu
cấp lại bản chính giấy khai sinh thì phát hiện ngày tháng năm sinh của con ông ghi trong sổ đăng ký khai sinh là 05/02/1990. Cán bộ Tư pháp phịng Tư pháp đã u cầu ơng Nam cung cấp thêm các giấy tờ nhân thân khác của em Hằng đều sử dụng ngày 05/2/1990 nên cán bộ tư pháp phịng Tư pháp giữ ngun thơng tin trong sổ đăng ký và yêu cầu cơng dân làm thủ tục cải chính ngày sinh.
2.5.2.3. Cấp bản sao hộ tịch từ sổ hộ tịch
Trong 5 năm từ năm 2011-2015 tại UBND quận Hoàn Kiếm đã cấp được 16785 bản sao giấy tờ về hộ tịch.
Qua bảng số liệu có thể thấy, các trường hợp cấp lại bản sao giấy tờ hộ tịch được tăng theo từng năm (xem phụ lục 1, Bảng 2). Qua tìm hiểu được biết nguyên nhân của tình trạng này là do người dân ngày càng tham gia nhiều vào các giao dịch dân sự có yêu cầu về giấy tờ hộ tịch nên nhu cầu xin cấp lại giấy tờ hộ tịch vì thế cũng tăng lên. Nhất là vào đầu năm học mới, số tờ khai xin cấp lại bản sao giấy đăng ký khai sinh trên địa bàn Quận tăng mạnh do yêu cầu của nhà trường phải nộp bản sao GKS để làm thủ tục nhập học mà khơng chấp nhận bản chính được sao lưu.
Nhìn chung, việc cấp bản sao các giấy tờ hộ tịch tại UBND quận được đảm bảo đúng quy định của pháp luật về thời hạn, mọi dữ liệu hộ tịch đảm bảo đúng như trong sổ đăng ký hộ tịch. Nếu việc tra cứu dữ liệu hộ tịch mà khơng tìm được thông tin, do sổ hộ tịch khơng cịn được lưu trữ tại UBND quận vì thất lạc, UBND quận sẽ trả lời công dân bằng văn bản và nêu rõ lý do cho công dân được biết.
Hiện nay, tại UBND quận Hồn Kiếm, Phó Chủ tịch UBND quận thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND quận ký bản chính GKS; số lượng bản sao hộ tịch càng ngày càng nhiều Trưởng phòng Tư pháp quận sẽ là người thừa ủy quyền của Chủ tịch UBND quận để ký các bản sao được cấp từ sổ hộ tịch.
Quá trình cấp lại bản sao giấy tờ hộ tịch trên địa bàn Quận khó khăn nhất là việc tra cứu thơng tin dữ liệu về hộ tịch. Hiện nay UBND quận chưa có phần mềm quản lý nhà nước về hộ tịch nên việc tra cứu các dữ liệu hộ tịch đều được thực hiện bằng tay và mất nhiều thời gian của cán bộ phịng Tư pháp, chưa kể đến tình trạng sổ hộ tịch nhiều năm trước bị rách nát, bị mối mọt, chữ viết của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch trong sổ không phải lúc nào cũng rõ ràng và dễ nhìn.
hưởng đến việc cấp bản sao giấy tờ hộ tịch. Có cơng dân nhớ không đúng năm sinh, tháng sinh, hoặc chỉ nhớ được năm sinh nên cán bộ phòng Tư pháp phải tra cứu dữ