2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng
2.2.2.3 Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị
Thực trạng tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị
các yếu tố sản xuất, thi công
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận gồm nhiều loại khác nhau. Thực tế công tác quản lý và hạch toán vật tƣ trong doanh nghiệp đã có nhiều cố gắng đáp ứng yêu cầu của nhà quản trị. Để tìm hiểu thực trạng phân loại hàng tồn kho tác giả sử dụng câu hỏi khảo sát liên quan đến việc phân loại và mã hóa hàng tồn kho, kết quả khảo sát đƣợc thể hiện:
Phân loại hàng tồn kho:
Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận thực hiện phân loại hàng tồn kho theo từng nội dung, công dụng, tính chất của hàng tồn kho, cụ thể:
- Phân loại theo yêu cầu quản lý;
- Phân loại theo nguồn gốc của hàng tồn kho;
- Phân loại theo vai trò hàng tồn kho trong sản xuất (nguyên vật liệu chính,
nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu…)
+ Vật liệu chính: Sắt, thép, xi măng và các loại vật liệu khác phục vụ thi công… + Nguyên vật liệu phù: Gỗ, đinh, ốc, vít, xăng, dầu
+ Công cụ dụng cụ: máy dập, máy cắt, máy tiện, máy khoan, máy hàn điện...
49
Tính giá và xây dựng danh điểm hàng tồn kho:
Hàng tồn kho hiện có ở Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận đƣợc phản ánh theo giá gốc (giá mua + thuế nhập khẩu + chi phí phát sinh trong quá trình thu mua).
Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận rất đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ…nên doanh nghiệp lập danh điểm cho mỗi loại vật tƣ, hàng hóa một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số kết hợp với các chữ cái để thay thế tên gọi, quy cách, kích cỡ của chúng. Thực tế tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận công tác mã hóa danh điểm hàng tồn kho do phòng kỹ thuật thực hiện trên cơ sở yêu cầu của thông tin KTQT hàng tồn kho, đặc điểm cụ thể của hàng tồn kho, trình độ nhân viên đƣợc giao nhiệm vụ mã hóa.
Để đánh giá mức tồn kho hợp lý của nguyên vật liệu, thành phẩm tác giả sử dụng câu hỏi “Doanh nghiệp có xây dựng mức tồn kho cho nguyên vật liệu, thành phẩm không?” 100% câu trả lời của doanh nghiệp khảo sát là không vì theo kế toán viên dựa vào định mức nguyên vật liệu đã đƣợc xây dựng trong dự toán chi tiết doanh nghiệp tiến hành mua nguyên vật liệu.
Kế toán chi tiết hàng tồn kho:
Trên cơ sở phiếu khảo sát cho thấy Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận sử dụng phƣơng pháp ghi thẻ song song.
Cụ thể hàng ngày kế toán hàng tồn kho căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất tiến hành nhập vào chƣơng trình kế toán vật tƣ trên máy vi tính. Phần mềm máy tính tự động xử lý, tính toán và đƣa ra các sổ liên quan nhƣ Sổ chi tiết tài khoản 152, 153…Đến cuối tháng hoặc định kỳ thủ kho và kế toán tiến hành đối chiếu giữa thẻ kho với sổ kế toán chi tiết của các loại hàng tồn kho nhằm quản lý chặt chẽ về mặt hiện vật và giá trị.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT TSCĐ:
TSCĐ trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận bao gồm nhiều loại với yêu cầu quản lý, hạch toán cũng khác nhau. Để có thể sử dụng và khai thác hiệu quả công suất của TSCĐ thì các nhà kế toán quản trị TSCĐ phải tƣ vấn đƣợc cho các nhà quản trị trong việc sử dụng, điều chuyển, thanh lý, nhƣợng bán một cách chính xác.
50
Phân loại TSCĐ:
Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận đã thực hiện phân loại TSCĐ theo đặc trƣng kỹ thuật gồm:
- Nhà cửa, vật kiến trúc: nhà xƣởng, nhà làm việc…
- Máy móc thiết bị: Xe lu, Xe ban, Máy đào…
- Phƣơng tiện vận tải, truyền dẫn: xe tải cẩu, xe ben, ô tô vận chuyển…
- Thiết bị, dụng cụ quản lý: hệ thống camera, phần mềm quản lý, Máy điều hòa…
Tính giá và mã hóa TSCĐ:
TSCĐ đƣợc tính theo 3 chỉ tiêu là Nguyên giá, hao mòn lũy kế và giá trị còn lại. Việc tính giá đƣợc thực hiện theo nguyên tắc giá gốc nhƣ hàng tồn kho
Tài khoản và hệ thống sổ kế toán:
Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận sử dụng đầy đủ và linh hoạt hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho phần hành TSCĐ. Kế toán sử dụng TK 211-Tài sản cố định để phản ánh và thực hiện hạch toán chi tiết theo từng nhóm tài khoản phù hợp với đặc điểm kỹ thuật từng loại tài sản cố định. Cách ghi chép thể hiện mối quan hệ giữa các tài khoản đã góp phần xử lý và cung cấp thông tin về tình hình hiện có và biến động của toàn bộ TSCĐ cũng nhƣ của từng loại TSCĐ trên các chỉ tiêu nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại, từ đó làm cơ sở để có các quyết định quản lý liên quan đến TSCĐ.
Để phục vụ cho yêu cầu quản trị TSCĐ trong doanh nghiệp, TSCĐ đƣợc mở thẻ, ghi sổ theo từng đối tƣợng ghi TSCĐ.
Kế toán chi tiết TSCĐ:
Kế toán chi tiết TSCĐ nhằm thực hiện phản ánh và kiểm tra tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và của từng nơi bảo quản, sử dụng theo từng đối tƣợng ghi TSCĐ. Doanh nghiệp mở và ghi đầy đủ số liệu về TSCĐ trên thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ và sổ theo dõi TSCĐ tại đơn vị sử dụng đã góp phần cung cấp thông tin về toàn bộ quá trình quản lý và sử dụng của từng TSCĐ, tăng cƣờng thực hiện trách nhiệm vật chất đối với các cá nhân, bộ phận liên quan trong việc quản lý sử dụng TSCĐ của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận. Công ty thực hiện đầy đủ hệ thống
51
báo cáo về TSCĐ. Các báo cáo về TSCĐ, báo cáo kết quả kiểm kê TSCĐ là căn cứ quan trọng trong việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ kế toán.
Thực trạng kế toán chi tiết TSCĐ tại công ty hiện nay đã phản ánh và kiểm tra đƣợc tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp và từng nơi sử dụng TSCĐ cụ thể. Ngoài việc phản ánh nguồn gốc, thời gian hình thành TSCĐ, công suất thiết kế, số hiệu TSCĐ, kế toán chi tiết TSCĐ đã phản ánh đƣợc nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị còn lại, chất lƣợng và hiện trạng của từng TSCĐ tại nơi sử dụng.
Tại bộ phận kế toán của doanh nghiệp, nhân viên kế toán TSCĐ sử dụng thẻ TSCĐ, sổ TSCĐ toàn doanh nghiệp để theo dõi tình hình tăng, giảm, hao mòn và chất lƣợng hiện trạng của TSCĐ.
Việc tính khấu hao TSCĐ hiện nay đƣợc Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận thực hiện theo phƣơng pháp đƣờng thẳng. Căn cứ để ghi vào thẻ TSCĐ, sổ chi tiết TSCĐ là các chứng từ liên quan đến việc mua bán tăng giảm TSCĐ, khấu hao TSCĐ và các chứng từ gốc có liên quan theo quy định.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT tiền lương
Việc phân loại lao động trong doanh nghiệp đáp ứng đƣợc nhu cầu cung cấp thông tin về cơ cấu lao động theo thành phần, theo trình độ nghề nghiệp, về bộ trí lao động để từ đó thực hiện quy hoạch lao động, lập kế hoạch lao động. Từ đó giúp cho việc lập dự toán chi phí nhân công, lập kế hoạch quỹ lƣơng và thuận lợi cho việc kiểm tra tình hình thực hiện các kế hoạch và các dự toán liên quan đến chi phí nhân công.
Bộ phận tổ chức cán bộ dùng “Sổ danh sách lao động của doanh nghiệp” và “Sổ danh sách lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp” để theo dõi tình hình hiện có và sự biến động về lƣợng lao động theo từng loại lao động trong doanh nghiệp. Sổ này đƣợc phòng tổ chức cán bộ lập giao cho phòng kế toán. Khi có sự biến động về số lƣợng lao động, căn cứ vào các chứng từ tiếp nhận lao động, giấy thuyên chuyển công tác, quyết định nghỉ hƣu, quyết định cho thôi việc…Phòng Tổ chức cán bộ ghi vào sổ và theo dõi. Số liệu trên sổ danh sách lao động đƣợc sử dụng để lập báo cáo lao động định kỳ và phân tích số lƣợng, cơ cấu lao động phục vụ cho quản lý lao động ở doanh nghiệp.
52
Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận sử dụng các bảng chấm công, các chứng từ nhƣ Phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ hƣởng BHXH…để theo dõi thời gian làm việc của ngƣời lao động. Dựa trên cơ sở các Phiếu sản xuất thống kê tại các phân xƣởng sẽ tính lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất sau đó chuyển lên phòng kế toán công ty. Phòng kế toán tập hợp cùng với lƣơng của bộ phận quản lý để thực hiện phân bổ chi phí nhân công phù hợp với yêu cầu phân loại chi phí sản xuất kinh doanh, hạch toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm.
Thực trạng tổ chức phân loại chi phí và giá thành
Việc phân loại chi phí và giá thành giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích cũng nhƣ quản lý chi phí, giá thành một cách hiệu quả. Để khảo sát tình hình phân loại chi phí và giá thành trong các doanh nghiệp tác giả sử dụng câu hỏi “Chi phí sản xuất của doanh nghiệp đƣợc phân loại theo tiêu thức nào?” và “Giá thành sản phẩm phân loại theo tiêu thức nào?”. Kết quả khảo sát đƣợc thể hiện doanh nghiệp phân loại chi phí theo mục đích và công dụng cũng đồng thời phân loại chi phí theo yếu tố và không phân loại theo các cách phân loại khác trong KTQT.
Khảo sát cụ thể tại các doanh nghiệp cho thấy:
- Chi phí sản xuất:
+ Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm: Xi măng, sắt thép, cát đá, nguyên vật liệu tự sản xuất, NVL phụ nhƣ mỡ, que hàn, bu lông, ốc vít, …
+ Chi phí nhân công trực tiếp: Tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, tiền ăn ca, tiền làm thêm giờ, các khoản trích theo lƣơng…
+ Chi phí sản xuất chung bao gồm: Chi phí nhân viên ban điều hành công trƣờng, chi phí vật liệu, chi phí khấu hao, chi phí công tác phí, chi phí bảo dƣỡng sửa chữa máy móc thiết bị sản xuất, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền….
- Chi phí quản lý doanh nghiệp:
Chi phí quản lý doanh nghiệp đƣợc phân chia theo yếu tố chi phí theo quy định nhƣ phí chuyển tiền, chi phí xăng dầu đi công tác, chi phí khấu hao TSCĐ, tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng bộ phận quản lý…
53
Việc phân loại chi phí theo tiêu thức này chủ yếu thực hiện chức năng cung cấp thông tin quá khứ. Nó là cơ sở để tập hợp chi phí và tính giá thành theo phƣơng pháp truyền thống trong KTTC.
Phân loại giá thành.
Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nếu phân loại dựa vào phạm vi chi phí cấu thành sản phẩm thì giá thành đƣợc tính là giá thành sản xuất. Chi tiêu này bao gồm 3 khoản mục chi phí là CPNVL trực tiếp, CPNC trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chỉ tiêu giá thành sản xuất là thông tin quá khứ, đƣợc xác định để tính giá vốn hàng bán, lợi nhuận từ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Ngoài ra các doanh nghiệp còn phân loại giá thành theo thời điểm số liệu tính giá thành, bao gồm: Giá thành kế hoạch và giá thành thực tế. Chỉ tiêu giá thành định mức chƣa đƣợc xây dựng do các doanh nghiệp xây dựng các định mức chi phí chƣa đầy đủ.
Thực trạng kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
Đối tượng kế toán CPSX và phương pháp kế toán CPSX
Sản phẩm của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận gồm các nhóm sau:
- Thi công xây dựng, sửa chữa Cầu, Đƣờng bộ.
- Thi công xây dựng công trình Đê, Kè, Thủy điện
- Thi công xây dựng công trình công nghiệp
- Sản xuất kết cấu thép phục vụ thi công công trình.
Doanh nghiệp có quy trình công nghệ sản xuất vừa song song vừa liên tục. Các sản phẩm sản xuất ra chủ yếu theo từng công trình, đơn đăth hàng. Do đó căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và yêu cầu, khả năng trình độ quản lý của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận xác định đối tƣợng tập hợp chi phí sản xuất là từng công trình, từng dự án hoặc các đơn đặt hàng.
Phương pháp kế toán CPSX
Bộ máy kế toán của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận đa phần là theo phƣơng thức trực tuyến với mô hình không tập trung nên để tập hợp chi phí sản xuất kế toán sẽ căn cứ vào các phiếu xuất kho nguyên vật liệu, bảng chấm công, bảng tính lƣơng và các hoá đơn dịch vụ từng dự án báo cáo và các bảng tính khấu hao tài sản cố
54
định để tập hợp chi phí sản xuất theo nội dung kinh tế. Về phƣơng pháp tập hợp CPSX đƣợc Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận lựa chọn là phƣơng pháp trực tiếp và phƣơng pháp phân bổ gián tiếp.
- Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Đối với hoạt động thi công xây dựng thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu là những vật tƣ nhƣ: Cát, Đá, Đất, Xi măng, Sắt thép…Đối với hoạt động sản xuất kết cấu thép thì chi phí nguyên vật liệu trực tiếp chủ yếu là sắt thép.
Chi phí nguyên vật liệu là phần quan trọng nhất và lớn nhất trong chi phí cấu thành nên giá thành sản xuất của sản phẩm. Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận sử dụng phƣơng pháp tính giá thành thực tế để hạch toán chi phí nguyên vật liệu.
Phƣơng pháp kế toán hàng tồn kho ở doanh nghiệp là phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên và thực hiện tính giá thành theo giá thành thực tế. Phƣơng pháp thực tế mà các doanh nghiệp sử dụng dựa vào chi phí phục vụ cho sản xuất đƣợc tập hợp ở các bảng kê. Các chi phí phát sinh đƣợc tập hợp vào các bảng kê tƣơng ứng.
- Kế toán chi phí nhân công trực tiếp:
Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận có hai hình thức thanh toán tiền lƣơng cho cán bộ công nhân viên. Đối với công nhân trực tiếp sản xuất sẽ áp dụng hình thức trả lƣơng theo sản phẩm (giao khoán công việc): theo hình thức này, quỹ tiền lƣơng đƣợc lập thông qua đơn giá tiền lƣơng (đơn giá tiền lƣơng dựa trên cơ sở định mức lao động kết hợp với mức lƣơng ngày công cấp bậc của công nhân sản xuất sản phẩm và đƣợc lập riêng cho từng loại sản phẩm công việc.
Đối với nhân công quản lý (ban chỉ huy công trình, quản lý phân xƣởng) sẽ áp dụng hình thức thanh toán lƣơng theo thời gian.
Dựa trên cơ sở định mức chi phí nhân công đã đƣợc xây dựng, căn cứ vào chứng từ theo dõi kết quả lao động của công nhân nhƣ phiếu nghiệm thu sản phẩm, bảng chấm công của từng phân xƣởng, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu sản xuất… thống kê phân xƣởng sẽ tính lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất tại các dự án, phân xƣởng sản xuất sau đó chuyển lên phòng kế toán công ty. Kế toán tiền lƣơng sẽ tính toán lƣơng phải trả cho công nhân trực tiếp và các khoản thanh toán theo lƣơng cho công nhân viên
55
hạch toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh và tính giá thành sản phẩm... Khoản mục này hạch toán trên tài khoản 622, chi tiết theo từng đơn đặt hàng, từng phân xƣởng.
- Kế toán chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận đƣợc phân loại theo các yếu tố chi phí theo quy định: chi phí nhân công, chi phí vật liệu, chi phí công cụ dụng cụ, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền.