3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây
3.3.2.2 Hoàn thiện tổ chức thu nhận thông tin ban đầu
Trong nền kinh tế thị trƣờng có sự cạnh tranh ngày càng gay gắt khốc liệt thì việc chớp thời cơ kinh doanh phụ thuộc lớn vào tốc độ đƣa ra các quyết định kinh doanh
77
của mỗi doanh nghiệp. Việc đƣa ra các quyết định kinh doanh nhanh chóng và phù hợp có ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi đó có nhiều thông tin ảnh hƣởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận phải thu thập trong quá trình ra quyết định khi hoạch định chiến lƣợc cũng nhƣ sách lƣợc sản xuất kinh doanh. Các nhà quản trị thực hiện thu thập thông tin KTQT, thông tin liên quan đến tƣơng lai, thì phải hiểu rõ đặc thù của nó để biết cách nhận đƣợc thông tin cần thiết với chi phí chấp nhận đƣợc. Nếu không có thể xảy ra tình trạng thu thập thông tin không cần thiết nhƣng với chi phí lớn và giải thích sai lệch kết quả nhận đƣợc.
Những thông tin mà KTQT cần thu nhận là thông tin quá khứ (thông tin thực hiện) và thông tin tƣơng lai. Trên cơ sở các chứng từ kế toán đã đƣợc quy định cụ thể trong chế độ kế toán, KTQT cần cụ thể hóa và bổ sung thêm một số nội dung. Từ nguồn thông tin thu thập đƣợc, KTQT tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tƣ vấn cho nhà quản trị tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tƣ vấn cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp.
Tổ chức thu nhận thông tin quá khứ
Các thông tin quá khứ đƣợc phản ánh trong các nghiệp vụ kinh tế pháp lý và đƣợc minh chứng bằng các chứng từ trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến hoạt động sản xuất của các doanh nghiệp một cách khoa học có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác kế toán. Việc tổ chức hệ thống chứng từ kế toán và hạch toán ban đầu phục vụ thu nhận và cung cấp thông tin kế toán quản trị trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận hiện nay còn nhiều thiếu sót về nội dung và phƣơng pháp nên cần phải xây dựng các nội dung để hoàn thiện.
Phải lựa chọn các chứng từ bắt buộc và thiết kế các chứng từ hƣớng dẫn phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu, yếu tố cần thiết để thuận tiện cho việc hạch toán ban đầu.Việc hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán phải phụ thuộc vào đặc điểm của từng loại hình doanh nghiệp nhƣng doanh nghiệp cần phải có định hƣớng cụ thể:
- Xây dựng hệ thống chứng từ phải vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo
78
hoạt động, từng loại nghiệp vụ và từng bộ phận liên quan. Xác định trách nhiệm của từng bộ phận trong quá trình lập và tiếp nhận chứng từ.
- Các chứng từ khi xây dựng phải đảm bảo tính so sánh, đối chiếu giữa chi
phí thực tế với định mức tiêu hao hoặc giữa thực tế với kế hoạch. Chứng từ phải phản ánh đầy đủ các yếu tố bắt buộc nhƣ tên gọi, tên và địa chỉ của bên lập và nhận chứng từ, nội dung nghiệp vụ phát sinh...
- Chứng từ phải đƣợc quy định về mẫu chứng từ, nội dung chỉ tiêu cần phản
ánh, quy định rõ bộ phận và từng cá nhân lập loại chứng từ nào...
- Tổ chức luân chuyển chứng từ theo đúng quy trình, đúng đối tƣợng để tiện
cho việc kiểm tra, kiểm soát...
Khi thiết kế hệ thống chứng từ, để đảm bảo việc ghi chép của kế toán quản trị phải đảm bảo chi phí phải đƣợc chi tiết đến từng đối tƣợng nhằm đáp ứng yêu cầu kiểm soát của nhà quản trị. Chứng từ bắt buộc là những chứng từ đã tuân thủ theo chế độ chứng từ kế toán nên việc thay đổi là không cần thiết. Đối với chứng từ mang tính hƣớng dẫn thì cần thiết kế sao cho phù hợp có khả năng vừa cung cấp thông tin cho kế toán tài chính và kế toán quản trị. Do đó chứng từ phải có tính so sánh với dự toán chi phí, định mức chi phí...để làm cơ sở so sánh giữa thực hiện với định mức.
Hệ thống chứng từ về TSCĐ đã đƣợc ban hành và hƣớng dẫn tƣơng đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính. Tuy nhiên để phục vụ yêu cầu quản lý, kế toán quản trị TSCĐ có thể thêm một số loại chứng từ cung cấp thông tin về địa điểm sử dụng tài sản, tình trạng sử dụng tài sản hay mục đích sử dụng tài sản nhƣ Biên bản kiểm kê tài sản cố định tại nơi sử dụng (tại văn phòng, tại phân xƣởng...), Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo tình trạng sử dụng (TSCĐ đang sử dụng, TSCĐ đang sửa chữa lớn...), Biên bản kiểm kê tài sản cố định theo mục đích sử dụng (TSCĐ hữu hình dùng cho quản lý, TSCĐ dùng cho bán hàng, TSCĐ dùng cho sản xuất...)
Các chứng từ liên quan đến lao động, tiền lƣơng cũng cần có sự thay đổi phù hợp: cần xây dựng chứng từ gồm các thông tin về bộ phận làm việc, vị trí làm việc, số lƣợng sản phẩm sản xuất thực tế so sánh với số lƣợng định mức theo ca. Đối với các chứng từ thanh toán nhƣ Bảng thanh toán tiền lƣơng, Bảng thanh toán thu nhập tăng thêm, Bảng
79
thanh toán tiền thƣởng, Hợp đồng giao khoán công việc... cần bổ xung thêm các nội dung nhƣ mã nhân viên, mã bộ phận sử dụng lao động, mã tài khoản cá nhân...
Các chứng từ liên quan sản xuất chung: cần có chứng từ theo dõi chi tiết chi phí đến từng bộ phận, phòng ban, phân xƣởng sản xuất...để có cơ sở phân bổ chi phí cho phù hợp.
Các chứng từ liên quan chi phí bán hàng và quản lý doanh nghiệp thì cần xây dựng cụ thể chi tiết theo các yếu tố chi phí, phát sinh tại đâu, phân bổ cho kỳ nào... để có thể phân chia thành biến phí và định phí làm cơ sở có căn cứ cắt giảm khi cần thiết.
Tổ chức thu nhận thông tin tương lai
Thông tin KTQT nhằm cung cấp cho các nhà quản trị ra các quyết định điều hành hoạt động của doanh nghiệp hƣớng đến tƣơng lai. Để thu thập thông tin ban đầu phục vụ cho công tác KTQT, các thông tin tƣơng lai, thông tin mang tính dự báo có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác xây dựng dự toán, công tác kế hoạch và điều hành hoạt động của doanh nghiệp. Thông tin tƣơng lai quan trọng mà KTQT cung cấp là định mức chi phí, chi phí tính trƣớc nhằm so sánh với các thông tin thực hiện để phát hiện sai lệch từ đó phân tích và đề xuất các giải pháp giúp các nhà quản trị ra các quyết định điều chỉnh phù hợp. Việc thu thập thông tin tƣơng lai có thể tiến hành theo sơ đồ sau:
Phân tích ảnh Xếp loại Báo cáo
Sự kiện hƣởng hạch và tổng theo yêu
kinh tế toán, ghi sổ hợp cầu quản lý
Sơ đồ 3.2: Quy trình tổ chức thu thập thông tin tương lai
Theo trình tự này, giai đoạn đầu tiên KTQT phải quan tâm là phát hiện vấn đề và xác định mục tiêu: Nhà quản trị muốn có thông tin đem lại lợi ích thì thông tin phải có quan hệ trực tiếp với vấn đề đặt ra trƣớc doanh nghiệp và đòi hỏi phải giải quyết. Việc thu thập thông tin rất tốn kém nếu xác định vấn đề không rõ ràng hoặc sai lệch.
Sau đó KTQT phải lựa chọn nguồn thông tin: đây là giai đoạn thứ hai KTQT thực hiện để thu thập thông tin tƣơng lai. Trong giai đoạn này KTQT phải xác định loại
80
thông tin mà nhà quản trị quan tâm và phƣơng pháp thu thập thông tin hiệu quả nhất. Tùy thuộc đó là thông tin thứ cấp hay sơ cấp hoặc cả hai mà kế toán thu thập, ghi chép lại và trình bày phù hợp
+ Thu thập thông tin, số liệu thứ cấp: thông tin số liệu thứ cấp là thông tin đã
có ở đâu đó và trƣớc đây đã đƣợc thu thập cho các mục tiêu khác nhau, thông tin này kế toán có thể thu thập từ các báo cáo quản trị nội bộ, báo cáo tài chính hoặc từ bên ngoài.
+ Thu thập thông tin số liệu sơ cấp: Rất nhiều thông tin tƣơng lại đƣợc thu
thập từ đầu mà chƣa có ở bất kỳ đâu. Để thu thập thông tin sơ cấp phải có kế hoạch thu thập, nghiên cứu. Kế hoạch này phải thể hiện những nội dung cụ thể nhƣ phƣơng pháp thu thập, công cụ thu thập, cách thức liên hệ….
Từ nguồn thông tin thu thập đƣợc, KTQT tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tƣ vấn cho nhà quản trị tiến hành phân tích xử lý và cung cấp thông tin, tƣ vấn cho nhà quản trị ra các quyết định phù hợp.
Nhờ có việc thu thập thông tin tƣơng lai các nhà quản trị có thể xử lý đƣợc các tình huống ra quyết định nhƣ thực hiện hay không thực hiện đơn đặt hàng, sản xuất tiếp hay không sản xuất...
Ngoài ra việc tổ chức đào tạo và phát triển nguồn nhân lực về KTQT có vai trò rất quan trọng trong việc thu thập thông tin cho doanh nghiệp. Nếu có hệ thống công cụ và phƣơng pháp tính toán tốt nhƣng nhận thức của ngƣời thực hiện không có thì sẽ không mang lại đƣợc hiệu quả trong việc xử lý thông tin. Chính vì vậy Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận cần bổ sung cán bộ kế toán đƣợc đào tạo về KTQT kết hợp với những nhân sự vốn có kinh nghiệm kế toán tại đơn vị để có thể nâng cao khả năng thu thập thông tin KTQT tại đơn vị mình.