3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây
3.3.2.1 Hoàn thiện tổ chức xây dựng hệ thống định mức chi phí và hệ thống dự
toán ngân sách
Định mức tiêu chuẩn là mức chi tiêu theo tiêu chuẩn để thực hiện một đơn vị công tác tiêu chuẩn. Định mức chi phí là cơ sở để thực hiện, đánh giá và phân tích chi phí thực tế phát sinh, góp phần phát hiện những khoản chi phí phát sinh không hợp lý. Muốn xây dựng đƣợc định mức chi phí hợp lý thì công tác xây dựng định mức phải đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:
- Phải xác định đƣợc đúng đơn vị công việc tiêu chuẩn để xây dựng định mức
cho từng bộ phận.
- Phải xác định đúng loại chi phí nào cần xây dựng định mức.
Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nhiều khi chƣa coi trọng định mức. Các định mức đƣợc lập theo hình thức ƣớc lƣợng hoặc dựa vào kinh nghiệm của nhân viên phòng kế hoạch nên tính chính xác chƣa cao. Điều này dẫn đến việc ra các quyết định nào đó không phù hợp. Chính vì vậy việc xây dựng hệ thống định mức là việc rất cần thiết. Khi xây dựng định mức, DN phải xây dựng đƣợc cả định mức về giá và định mức lƣợng.
+ Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp:
Để xây dựng định mức chi phí nguyên vật liệu cần xây dựng định mức về lƣợng và định mức về giá của từng loại công việc. Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận thi công nhiều loại công trình nên nguyên liệu cho từng loại công trình, dự án phải đƣợc xây dựng riêng.
- Định mức về giá nguyên vật liệu: Định mức về giá nguyên vật liệu là giá
của mỗi loại nguyên vật. Định mức về giá nguyên vật liệu tính cho từng loại nguyên vật liệu và do bộ phận mua hàng xác định. Khi xây dựng định mức giá nguyên vật liệu cần căn cứ vào tình hình giá cả thị trƣờng, chính sách tỷ giá, chính sách.
73
Định mức giá của Giá Thuế Chi phí vận Chiết
một đơn vị nguyên = mua + Nhập + chuyển, nhận - khấu
vật liệu đơn vị khẩu kho bốc xếp (nếu có)
- Định mức về lƣợng tiêu hao nguyên vật liệu: Doanh nghiệp phải xác định
lƣợng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một khối lƣợng công việc. Lƣợng nguyên vật liệu đƣợc tính riêng cho từng loại nguyên vật liệu bao gồm nguyên vật liệu nhập khẩu, nguyên vật liệu mua trong nƣớc.
Định mức lƣợng Lƣợng nguyên vật Mức Mức nguyên
nguyên vật liệu trực = liệu cần thiết để sản + hao hụt + vật liệu cho sản
tiếp cho một đơn vị xuất một đơn vị sản cho phẩm hỏng
sản phẩm phẩm phép (cho phép)
Định mức Định mức Định mức
chi phí = x lƣợng
nguyên vật liệu nguyên vật liệu nguyên vật liệu
Trong đó giá tiêu chuẩn về nguyên vật liệu thƣờng đƣợc xác định bởi nhân viên phòng kinh doanh.
Lƣợng tiêu chuẩn nguyên vật liệu trực tiếp thƣờng đƣợc xây dựng bởi nhân viên kỹ thuật, căn cứ trên loại sản phẩm, loại nguyên vật liệu sử dụng để xác định các thông số kỹ thuật. (Bảng 3.1)
+ Định mức chi phí nhân công trực tiếp:
Định mức chi phí nhân công trực tiếp bao gồm định mức về giá của một đơn vị thời gian lao động trực tiếp và định mức lƣợng thời gian lao động cần thiết để hoàn thành một sản phẩm (hay một chi tiết sản phẩm). Định mức giá của một giờ công lao động trực tiếp gồm tiền lƣơng cơ bản và các khoản phụ cấp.
Định mức lƣợng thời gian cần thiết để hoàn thành một sản phẩm đƣợc xác định bằng cách đem chia công việc hoàn thành theo từng thao tác kỹ thuật rồi kết hợp với
74
bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật này để định thời gian tiêu chuẩn cho phép từng công việc hoặc xác định bằng cách theo dõi bấm giờ. Khi xây dựng định mức thời gian phải tính đến thời gian nghỉ ngơi, thời gian giải quyết các nhu cầu cá nhân, thời gian bảo dƣỡng máy móc... (Bảng 3.2)
Định mức chi phí lao Định mức giá Định mức lƣợng
động trực tiếp một = lao động x thời gian lao động (3.4)
đơn vị sản phẩm trực tiếp trực tiếp
+ Định mức chi phí sản xuất chung:
Chi phí sản xuất chung bao gồm nhiều khoản mục chi phí, do vậy khi lập định mức chi phí phải tách chi phí sản xuất chung thành hai bộ phận.
- Chi phí sản xuất chung khả biến
- Chi phí sản xuất chung bất biến
Định mức chi phí sản xuất chung có thể đƣợc lập thông qua việc lập dự toán linh hoạt, bao gồm các bƣớc công việc:
- Phân tích các khoản chi phí có thể phát sinh trong phạm vi đó theo mô hình
ứng xử chi phí.
- Phân loại chi phí theo mô hình ứng xử của từng loại chi phí và xác định các
đơn giá tính cho từng loại chi phí.
- Xây dựng kế hoạch linh hoạt trên các đơn giá đã tính ở trên cho từng loại có
trong chuỗi các mức độ hoạt động.
Kế hoạch linh hoạt giúp cho nhà quản trị thấy khi sản lƣợng thay đổi trong phạm vi thích hợp thì chi phí biến động thích ứng nhƣ thế nào. Trong quá trình xây dựng kế hoạch linh hoạt, doanh nghiệp phải chọn một tiêu thức để phân bổ chi phí sản xuất chung thích hợp (nhƣ số giờ lao động của công nhân trực tiếp sản xuất).
+ Định mức chi phí quản lý doanh nghiệp
Cách xây dựng định mức chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đƣợc thực hiện tƣơng tự nhƣ xây dựng định mức chi phí sản xuất chung. Việc xây dựng định mức chi phí có thể đƣợc xây dựng bằng phƣơng pháp phân tích, quan sát thực tế, phƣơng pháp
75
sản xuất thử hoặc kết hợp nhiều phƣơng pháp nhằm đƣa ra định mức đáng tin cậy phục vụ cho việc tổ chức thực hiện và đánh giá tình hình thực hiện định mức chi phí, góp phần tăng cƣờng quản trị chi phí trong các doanh nghiệp.Đồng thời các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức phân tích sự biến động của các loại chi phí.
- Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên nhân của biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đƣợc xác định bởi hai yếu tố giá và lƣợng theo công thức sau:
Biến động về giá = Lƣợng thực tế x (Giá thực tế - Giá định mức ) Biến động về lƣợng = Giá định mức x (Lƣợng thực tế - Lƣợng định mức).
- Phân tích biến động của chi phí nhân công trực tiếp chịu ảnh hƣởng của hai
nhân tố đơn giá lao động trực tiếp và năng suất lao đông trực tiếp theo công thức: Biến động = Số giờ làm x Mức giá - Mức giá
về giá việc thực tế thực tế tiêu chuẩn
Biến động Mức giá tiêu Số giờ làm Số giờ theo
về lƣợng = chuẩn x việc thực tế - định mức
- Phân tích biến động chi phí sản xuất chung: chịu tác động của biến động
kiểm soát đƣợc và những biến động không kiểm soát đƣợc.
Biến động kiểm soát đƣợc là biến động của các biến phí sản xuất chung bao gồm biến động về giá và hiệu suất.
Biến động không kiểm soát đƣợc phản ánh việc sử dụng năng lực tài sản cố định. Việc sử dụng kém hiệu quả năng lực sản xuất xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất thấp hơn mức năng lực bình thƣờng. Việc sử dụng năng lực sản xuất xảy ra khi doanh nghiệp sản xuất với khối lƣợng vƣợt so với kế hoạch.
Lập dự toán chi phí
Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trƣờng, các doanh nghiệp xây dựng nói chung và Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nói riêng muốn tồn tại phát triển
76
phải có chiến lƣợc sản xuất kinh doanh hợp lý. Vì vậy cần phải lập dự toán chi phí sản xuất, thi công cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp toàn bộ thông tin về kế hoạch sản xuất, thi công trong từng thời gian cụ thể và của cả quá trình nhằm giúp cho các nhà quản lý dự định trong tƣơng lai cần thực hiện giải pháp nào để đạt đƣợc mục đích đề ra, làm căn cứ đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu đã dự kiến và khai thác khả năng, tiềm năng về nguồn lực tài chính nhằm phát huy nội lực và tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp.
Việc lập dự toán chi phí kinh doanh nên đƣợc tiến hành chi tiết cho từng yếu tố chi phí, sau đó mới tổng hợp lại theo các khoản mục chi phí. Các dự toán chi phí kinh doanh không thể có đƣợc nếu chỉ dựa vào mỗi bộ phận kế toán, mà quá trình lập dự toán chi phí kinh doanh đòi hỏi sự kết hợp của rất nhiều các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp.
Trình tự lập dự toán nên đƣợc chuẩn bị từ cấp cơ sở lên cấp quản trị cao nhất tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận bởi lý do:
- Dự toán do bộ phận xây dựng và trực tiếp liên quan đến hoạt động của bộ
phận thƣờng chính xác, có độ tin cậy cao và khả năng thực hiện khả thi.
- Quản trị cấp bộ phận do đƣợc tham gia vào quá trình dự toán sẽ thực hiện kế
hoạch chủ động hơn và khả năng hoàn thành kế hoạch cao.
- Các cấp quản lý của doanh nghiệp đều tham gia vào quá trình lập dự toán thì
sẽ có trách nhiệm trong quá trình thực hiện.
Do đó việc lập dự toán trƣớc hết cần có các thông tin đầu vào. Những thông tin này xuất phát từ bộ phận kỹ thuật, bộ phận kinh doanh, bộ phận vật tƣ, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận. Căn cứ từ dự báo thị trƣờng trong nƣớc, căn cứ vào thực tế đã đạt đƣợc trong những kỳ trƣớc, tiềm năng và các mục tiêu của doanh nghiệp mình trong các kỳ kế tiếp, các bộ phận này sẽ dự kiến sản lƣợng sản phẩm theo từng loại mà doanh nghiệp có thể đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch, mức tăng doanh thu... Trên cơ sở đó bộ phận dự toán tiến hành lập dự toán chi tiết. Việc lập các loại dự toán phải đƣợc sự phê duyệt của cấp cao nhất là Ban giám đốc.