1.3 Nội dung tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp xây dựng
1.3.2.2 Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu về kế toán quản trị
Đây là giai đoạn khởi đầu của toàn bộ quy trình KTQT, nó có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc ra quyết định của nhà quản trị doanh nghiệp. Về nội dung, công tác thu nhận thông tin ban đầu về KTQT bao gồm tổ chức thu nhận thông tin quá khứ và tổ chức thu nhận thông tin tƣơng lai. Để đáp ứng nhu cầu thông tin đa dạng phục vụ cho công tác quản trị, điều hành doanh nghiệp, thông tin về KTQT đƣợc thu nhận ban đầu phải đa dạng và phong phú, đòi hỏi công tác thu thập thông tin phải đƣợc tổ chức một cách khoa học. Nếu thông tin ban đầu không chính xác và đầy đủ sẽ làm cho các kết quả phân tích thiếu độ tin cậy. Cụ thể:
Tổ chức chứng từ kế toán là khâu đầu tiên của việc thu nhận thông tin ban đầu, do vậy việc tổ chức chứng từ phải đƣợc chú trọng để đảm bảo các thông tin cung cấp là thích hợp và đáng tin cậy. Công việc này đƣợc hiểu là việc xác định các loại chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ để theo dõi sự vận động của tài sản, nguồn vốn tại doanh nghiệp. Những chứng từ này do doanh nghiệp thiết kế trên cơ sở hƣớng dẫn của
27
Nhà nƣớc hoặc tự thiết lập theo yêu cầu quản lý cụ thể. Các chứng từ KTQT thƣờng mang tính chất của thông tin KTQT là kịp thời và cung cấp thông tin nhanh chóng.
Chứng từ KTQT có thể lập ở nhiều bộ phận liên quan nhƣ bộ phận kinh doanh, bộ phận kế hoạch, bộ phận vật tƣ...chứ không nhất thiết phải do bộ phận kế toán lập.
Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ phải phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh để thu nhận thông tin một cách đầy đủ nhất. Việc ghi chép và cách luân chuyển chứng từ đƣợc quy định rõ ràng, khoa học và hợp lý tùy theo yêu cầu tiếp nhận thông tin của các bộ phận liên quan.
Quy định ngƣời chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận trong đơn vị khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh.
Kiểm tra để đảm bảo tính hợp lý của các nghiệp vụ phản ánh trong chứng từ kế toán, tính trung thực của các chỉ tiêu hiện vật và giá trị.
Mỗi loại chứng từ kế toán có vị trí, đặc điểm vận động khác nhau trong quản lý nên cần phải xây dựng kế hoạch, quy trình luân chuyển qua các khâu nhanh nhất, tránh khâu trung gian. Để đảm bảo yêu cầu này cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức sản xuất của doanh nghiệp; căn cứ vào tình hình thực tế và tổ chức bộ máy kế toán cung nhƣ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán và tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.
Việc tổ chức hệ thống thu nhận thông tin ban đầu phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức công tác KTQT trong các doanh nghiệp.
1.3.2.3 Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị trong
doanh nghiệp
Trong phần này tác giả trình bày tổ chức công tác KTQT trên cơ sở những nội dung cơ bản của KTQT trong các doanh nghiệp sản xuất thông qua việc phân tích cách thức tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT. Xét theo nội dung thông tin mà KTQT cung cấp, tác giả tập trung đề cập vào nội dung chủ yếu của KTQT các doanh nghiệp sản xuất
28
bao gồm: kế toán quản trị các yếu tố sản xuất, hệ thống kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm, thiết lập hệ thống thông tin phục vụ cho việc ra quyết định.
Hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán là công việc quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán, là cơ sở để tập hợp số liệu kế toán và lập các báo cáo kế toán. Do đó phải đảm bảo yêu cầu:
- Hệ thống hóa và xử lý toàn bộ và đầy đủ thông tin, làm rõ căn cứ tính toán
và xác định những chỉ tiêu liên quan;
- Hệ thống hóa và xử lý các chỉ tiêu kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý
kinh tế tài chính tại doanh nghiệp;
- Hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT đƣợc thực hiện theo những thƣớc đo
phù hợp cùng với việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán phục vụ KTQT.
- Phải đảm bảo đƣợc độ tin cậy, hợp lý của thông tin. Hiệu lực của thông tin
chỉ đƣợc phát huy cao khi thông tin đƣợc cung cấp kịp thời.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT về các yếu tố sản xuất
KTQT các yếu tố sản xuất trong doanh nghiệp là KTQT hàng tồn kho, KTQT tài sản cố định và KTQT lao động, tiền lƣơng.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm nhiều chủng loại, quy cách, kích cỡ, nhiều mặt hàng với mục đích sử dụng khác nhau. Do đó cần theo dõi quá trình vận động của hàng tồn kho để quản lý tốt quá trình vận động vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp sản xuất thƣờng đa dạng về chủng loại, quy cách, kích cỡ. Bởi vậy để đáp ứng yêu cầu hạch toán và quản trị hàng tồn kho cần quan tâm đến các nội dung cơ bản nhƣ lập danh điểm vật tƣ, theo dõi số hiện có, số đã sử dụng và số hiện còn tại doanh nghiệp đặc biệt trong điều kiện sử dụng tin học vào công tác kế toán.
Để đảm bảo cung cấp thông tin nhanh và kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn hàng tồn kho cả chỉ tiêu về hiện vật và chỉ tiêu thành tiền theo từng mặt hàng, từng nhóm, từng loại ở từng nơi bảo quản, sử dụng hàng tồn kho thì phải đảm bảo các yêu cầu:
29
- Theo dõi hàng ngày tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng loại, nhóm, thứ
của hàng tồn kho cả về chỉ tiêu hiện vật và chỉ tiêu giá trị.
- Tổ chức hạch toán chi tiết hàng tồn kho ở kho và bộ phận kế toán.
- Đảm bảo sự đúng khớp về số liệu giữa sổ kế toán chi tiết với số liệu ở kho,
giữa số liệu ở sổ kế toán chi tiết với số liệu ở sổ tổng hợp.
- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày, hàng kỳ theo yêu cầu
quản trị vật tƣ, công cụ dụng cụ.
- DN cần xác định phƣơng pháp tính giá hàng tồn kho phù hợp với điều kiện và
hoàn cảnh của DN, đáp ứng đƣợc yêu cầu quản trị cũng nhƣ lập kế hoạch cho tƣơng lai; DN cần xây dựng định mức chi phí NVL cho từng loại công việc, sản phẩm và phải xác định đƣợc mức dự trữ hàng tồn kho hợp lý đáp ứng nhu cầu thƣờng xuyên hoặc định kỳ phải so sánh giữa định mức đã lập với kết quản thực tế để đƣa ra các kiến nghị phù hợp.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT về TSCĐ
Để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp phải sử dụng các loại TSCĐ khác nhau nên để thuận lợi cho quản lý và hạch toán cần sắp xếp TSCĐ thành từng nhóm theo những đặc trƣng nhất định:
- Phân loại theo quyền sở hữu thì có TSCĐ tự có và TSCĐ đi thuê
- Phân loại theo hình thái biểu hiện có TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình
- Phân loại theo công dụng có TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh, TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi và TSCĐ chờ thanh lý...
Ngoài cách phân loại trên trong KTQT còn có thể phân loại nhằm đáp ứng yêu cầu quản trị nhƣ phân loại theo công dụng kinh tế, phân loại theo tình hình sử dụng...
Để phục vụ cho yêu cầu quản trị TSCĐ trong doanh nghiệp, TSCĐ cần đƣợc ghi sổ theo từng đối tƣợng ghi TSCĐ. Đối tƣợng ghi TSCĐ hữu hình là từng vật kết cấu hoàn chỉnh với tất cả các vật gá lắp và phụ tùng kèm theo hoặc những vật thể riêng biệt về mặt kết cấu dùng để thực hiện chức năng độc lập nhất định hoặc là một hệ thống gồm nhiều bộ phận tài sản liên kết với nhau để cùng thực hiện hay một số chức năng nhất định mà thiếu bất kỳ một bộ phận nào trong đó thì cả hệ thống không hoạt động đƣợc.
30
Từng TSCĐ đang sử dụng hoặc đang dự trữ đều phải có số hiệu riêng. Số hiệu này đƣợc đánh từ ghi ghi nhận TSCĐ, không thay đổi trong suốt thời gian bảo quản, sử dụng TSCĐ tại doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có cách đánh số riêng phù hợp với đặc điểm cụ thể tại doanh nghiệp và đảm bảo yêu cầu số hiệu TSCĐ phải thể hiện đƣợc loại, nhóm và đối tƣợng ghi từng TSCĐ riêng biệt.
Trong quá trình sử dụng TSCĐ vào các mục đích khác nhau, giá trị của TSCĐ bị hao mòn dần và chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Nhƣng TSCĐ vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hƣ hỏng nên kế toán chi tiết TSCĐ phải phản ánh đƣợc tình hình tăng, giảm, hao mòn TSCĐ của toàn doanh nghiệp cũng nhƣ từng nơi bảo quản sử dụng TSCĐ. Để hạch toán khấu hao TSCĐ, DN cần phân loại TSCĐ theo mục đích sử dụng, lựa chọn phƣơng pháp khấu hao thích hợp cho từng loại, nhóm TSCĐ, xác định thời gian sử dụng dự kiến của từng loại TSCĐ và xây dựng tiêu thức phân bổ chi phí khấu hao trong trƣờng hợp TSCĐ phục vụ nhiều đối tƣợng (bộ phận, công việc, đơn đặt hàng, sản phẩm).
Để hạch toán đƣợc những nội dung trên doanh nghiệp cần mở các loại sổ chi tiết và tổng hợp để phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu về giá trị hiện vật của TSCĐ, sử dụng và phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ của toàn đơn vị, các bộ phận sử dụng TSCĐ. Trên cơ sở hệ thống thông tin mà sổ chi tiết về TSCĐ cung cấp, tùy yêu cầu quản lý cụ thể KTQT có thể bổ sung thêm những thông tin chi tiết nhƣ: số lƣợng, chủng loại, tính năng kỹ thuật, công suất sử dụng, thời gian sử dụng của TSCĐ hiện có, số khấu hao từng năm... Việc ghi chép trên các sổ này có thể theo chi tiết giá trị và chỉ tiêu hiện vật. Trong đó các chỉ tiêu tiền tệ không nhất thiết phải là giá gốc mà có thể là giá ƣớc tính để phục vụ cho việc cung cấp thông tin nhanh.
Các DN cần xác định cơ cấu TSCĐ phù hợp, phân tích hiệu quả sử dụng TSCĐ cũng nhƣ các tổn thất do sử dụng TSCĐ không đúng mục đích. DN cần xác định phạm vi tổ chức công tác KTQT cụ thể để xây dựng tài khoản, sổ sách kế toán TSCĐ thích hợp hoặc sử dụng các tài liệu KTQT để phân tích.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT lao động và tiền lương
Lao động là lực lƣợng chính để thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vì vậy bất kỳ sự biến động nào về lƣợng lao động đều cần phải đƣợc hạch toán. Khi
31
có sự biến động về số lƣợng lao động, căn cứ vào các chứng từ nhƣ Quyết định tiếp nhận lao động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hƣu.... kế toán và bộ phận lao động tiền lƣơng ghi vào sổ. Số liệu trên các sổ này là cơ sở để báo cáo tình hình lao động hàng tháng, quý, năm và phân tích số lƣợng, cơ cấu lao động của từng bộ phận trong doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cần hạch toán thời gian lao động và kết quả lao động một cách cụ thể. Chứng từ sử dụng nhƣ Bảng chấm công, phiếu báo làm thêm giờ, phiếu nghỉ BHXH... Hạch toán kết quả lao động là ghi chép kết quả lao động của ngƣời lao động. Kết quả lao động đƣợc biểu hiện bằng số lƣợng sản phẩm, công việc đã hoàn thành của từng ngƣời hay từng nhóm lao động. Chứng từ sử dụng nhƣ Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành, hợp đồng giao khoán, bảng theo dõi công tác của bộ phận sản xuất...
Các DN cần xây dựng đƣợc các định mức giờ công và đơn giá tiền lƣơng cho công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên của DN, lập đƣợc định mức chi phí nhân công cho từng đối tƣợng tập hợp chi phí, xác định và kiểm soát đƣợc thời gian làm việc của từng lao động, tính toán đầy đủ và phân bổ chi phí nhân công trực tiếp vào giá phí, trung tâm chi phí và tính giá thành hợp lý, phù hợp. Để thực hiện đƣợc tốt các nội dung trên các DN cần thiết kế và vận hành tốt hệ thống chấm công, tính lƣơng và thanh toán lƣơng phù hợp với doanh nghiệp cũng nhƣ xây dựng tốt hệ thống phiếu phân tích công việc cho các bộ phận.
Tổ chức phân loại chi phí và giá thành sản phẩm
Mục đích của KTQT trong lĩnh vực chi phí là nhằm cung cấp thông tin hữu ích và kịp thời cho việc ra quyết định của các nhà quản trị nên đối với KTQT, chi phí không đơn giản đƣợc nhận thức theo quan điểm của KTTC mà nó còn đƣợc nhận diện theo nhiều phƣơng diện khác nhau để đáp ứng thông tin một cách toàn diện cho các nhà quản trị trong việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định. Vì vậy khi nhận thức chi phí theo kiểu KTQT chúng ta phải chú trọng đến mục đích sử dụng, đến nhu cầu quản lý của các nhà quản trị cũng nhƣ ảnh hƣởng của môi trƣờng kinh doanh đến sự hình thành và biến động của chi phí nhằm mục đích ra quyết định quản trị hơn là chú trọng đến tính pháp lý và bằng chứng chứng minh chi phí phực tế phát sinh.
Phân loại chi phí
Nhận diện các cách phân loại chi phí sao cho hữu ích và thích hợp là một phƣơng pháp nghiệp vụ của KTQT nhằm thoả mãn các mục đích khác nhau của nhà quản trị.
32
Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí
Mục đích của cách phân loại này trong KTQT là cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra và chủ động điều tiết chi phí cho phù hợp. Theo cách phân loại này, chi phí sản xuất kinh doanh đƣợc chia làm 3 loại biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp:
- Biến phí là những khoản mục chi phí thay đổi tỷ lệ với mức độ hoạt động của
đơn vị. Mức độ hoạt động có thể là số lƣợng sản phẩm sản xuất ra, số lƣợng sản phẩm tiêu thụ, số giờ máy vận hành...Các chỉ tiêu trên có thể thay đổi tỷ lệ với mức sản xuất hoặc mức độ hoạt động tiêu dùng.
- Định phí là những khoản mục chi phí ít thay đổi hoặc không thay đổi theo mức
độ hoạt động của đơn vị. Nếu xét trên tổng chi phí, định phí không thay đổi, ngƣợc lại nếu quan sát chúng trên một đơn vị mức độ hoạt động, định phí tỷ lệ nghịch với mức độ hoạt động: Mức độ hoạt động càng cao thì định phí cho một đơn vị mức độ hoạt động càng giảm.
- Chi phí hỗn hợp là những mục chi phí bao gồm các yếu tố biến phí và định phí
pha trộn lẫn nhau. Ở một mức độ hoạt động nào đó, chi phí hỗn hợp thể hiện đặc điểm của định phí, ở một mức độ hoạt động khác chúng có thể thể hiện đặc điểm của biến phí.
Tổng chi phí Biến phí Chi phí hỗn hợp Định phí
Biến phí Biến phí Phân tích chi phí Định phí Định phí
tỷ lệ cấp bậc hỗn hợp chung bộ phận
Sơ đồ 1.9: Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động
Mục đích của việc phân loại chi phí theo chức năng hoạt động trong KTQT là xác định rõ vai trò, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất