3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây
3.3.2.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán quản trị
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT các yếu tố sản xuất
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT hàng tồn kho
Việc tổ chức kế toán chi tiết hàng tồn kho đã đƣợc các doanh nghiệp thực hiện khá chi tiết tuy nhiên chƣa phục vụ nhiều cho công tác KTQT. Các doanh nghiệp phải thƣờng xuyên phân tích tình hình cung cấp, sử dụng, tồn kho để kịp thời phát hiện các
81
thiếu sót trong việc quản lý hàng tồn kho. Cần xây dựng hệ thống các chỉ tiêu phân tích hàng tồn kho để đảm bảo cung cấp đầy đủ hàng tồn kho nhƣng cũng tránh tình trạng lãng phí. Định kỳ cần đánh giá việc sử dụng hàng tồn kho giữa thực tế với kế hoạch hay định mức để xác định việc sử dụng có lãng phí hay hợp lý.
Trên góc độ khối lƣợng công việc, khối lƣợng sản phẩm sản xuất mỗi đơn hàng, dự án sẽ có ảnh hƣởng quan trọng tới mức độ chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. Một trong những mục tiêu quan trọng của hệ thống quản lý trong doanh nghiệp là tối thiểu hoá chi phí, trong đó cần phải kể đến chi phí phục vụ sản xuất.
+ Lập sổ danh điểm vật tƣ: Sổ danh điểm vật tƣ là sổ tổng hợp các loại vật tƣ mà doanh nghiệp đang sử dụng. Trong sổ danh điểm vật tƣ đƣợc theo dõi từng loại, từng nhóm, từng dự án sử dụng vật tƣ giúp cho công tác quản lý và hạch toán vật tƣ đƣợc chặt chẽ. Để lập đƣợc danh điểm vật tƣ, yêu cầu các doanh nghiệp phải xây dựng đƣợc bộ mã vật tƣ chính xác, đầy đủ, không trùng lặp, có dữ trữ để bộ xung những mã vật tƣ mới đƣợc thuận tiện và hợp lý. Do vậy việc xây dựng bộ mã vật tƣ phải dựa vào loại vật tƣ, nhóm vật tƣ trong mỗi loại, quy cách từng loại vật tƣ.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT TSCĐ
Hiện nay tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận việc quản lý chi tiết, phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định chƣa đƣợc thực hiện nên công ty cần thực hiện đánh số TSCĐ, gắn cho mỗi tài sản một số hiệu riêng để tiện cho việc theo dõi, quản lý đối với từng đối tƣợng TSCĐ. Số hiệu TSCĐ đều thể hiện đƣợc loại, nhóm và đối tƣợng ghi từng TSCĐ riêng biệt. Số hiệu đƣợc quy định cụ thể, ba ký tự đầu thể hiện nơi sử dụng TSCĐ, ký tự tiếp theo thể hiện loại nhóm tài sản và hai ký tự cuối là số thứ tự cho từng tài sản.
Ngoài ra phải tiến hành phân tích tình hình sử dụng TSCĐ để có biện pháp sử dụng hiệu quả về mặt thời gian và công suất của TSCĐ. Từ đó góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng TSCĐ để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Cần xây dựng hệ thống các chỉ tiêu phân tích thƣờng xuyên và định kỳ tổ chức đánh giá hiệu quả sử dụng TSCĐ, so sánh hiệu quả sử dụng giữa các kỳ để tìm ra nguyên nhân và có biện pháp khắc phục.
82
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin KTQT lao động tiền lương
Cần thƣờng xuyên đánh giá hiệu quả sử dụng lao động thông qua việc phân tích tình hình sử dụng lao động, năng suất lao động qua các kỳ để xem có sự biến động về lao động hay không. Các doanh nghiệp cần xây dựng một cách có hệ thống bảng phân công trách nhiệm hay chức năng, nhiệm vụ của từng cá nhân để có điều kiện kiểm tra cũng nhƣ khuyến khích lao động tích cực làm việc.
Lập đƣợc định mức giờ công và đơn giá tiền lƣơng cho các bậc thợ, nhân viên doanh nghiệp, đồng thời kiểm soát đƣợc thời gian làm việc của từng lao động để từ đó tính toán đầy đủ và phân bổ chi phí nhân công vào các trung tâm chi phí và giá thành hợp lý, phù hợp.
Hoàn thiện tổ chức phân loại chi phí
Phân loại chi phí là công việc đầu tiên mà bất cứ hệ thống kế toán quản trị nào cũng phải thực hiện. Để có thể lập dự toán, kiểm soát và đánh giá hiệu quả sử dụng chi phí, một điều kiện tiên quyết là phải có sự hiểu biết sâu sắc về chi phí của đơn vị mình. Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận phân loại chi phí theo nội dung kinh tế và phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành. Các cách phân loại này phục vụ cho việc mới chỉ đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin của KTTC, để có thể vận hành đƣợc hệ thống KTQT chi phí, cần phân loại chi phí trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nhƣ sau:
Phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động
Hiện nay theo đặc thù của ngành xây dựng, chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng rất cao trong tổng chi phí (khoảng 60 – 75%), chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung chiếm khoảng 25-40%. Để cung cấp thông tin quản trị thì cách nhận diện phù hợp nhất là phân loại chi phí theo mức độ hoạt động. Báo cáo chi phí theo mức độ hoạt động nhằm cung cấp thông tin về đặc điểm biến động chi phí trong kỳ. Thông tin về biến phí và định phí đƣợc sử dụng nhiều trong các quyết định ngắn hạn và sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh.
Luận văn đề xuất cách phân loại chi phí trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nên đƣợc sắp xếp thành biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp.
83
Nhƣ vậy, khá nhiều các yếu tố chi phí đều có thể đƣợc sắp xếp thành chi phí biến đổi và chi phí cố định. Đối với các yếu tố chi phí thuộc loại chi phí hỗn hợp (nhƣ chi phí điện, nƣớc trong sản xuất), các doanh nghiệp có thể áp dụng các phƣơng pháp phân tích chi phí hỗn hợp để xây dựng các phƣơng trình dự đoán chi phí.
Đối với các khoản chi phí hỗn hợp việc xác định đâu là biến phí, đâu là định phí thƣờng gặp phải khó khăn nên doanh nghiệp cần sử dụng các phƣơng pháp để tách chi phí hỗn hợp thành biến phí và định phí nhằm sử dụng thông tin chi phí cho quá trình lập dự toán và quản trị chi phí.
Việc phân loại chi phí theo mức độ hoạt động là cơ sở để thực hiện kế toán quản trị CPSX và giá thành sản phẩm. Nó giúp cho việc hoạch định, kiểm soát chi phí và nghiên cứu mối quan hệ chi phí, khối lƣợng và lợi nhuận để đề ra đƣợc các quyết định kinh tế phù hợp nhƣ quyết định về doanh thu hàng năm để đạt mức hòa vốn, cần bao nhiêu để đạt mức lợi nhuận đề ra.
Phân loại chi phí theo khả năng qui nạp chi phí cho các đối tượng chịu chi phí
Mục tiêu kiểm soát chi phí và đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận đòi hỏi chi phí cần đƣợc phân loại theo khả năng qui nạp chi phí cho các đối tƣợng chịu phí. Ngoài ra Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận cũng vận dụng tiêu thức phân loại căn cứ vào mối quan hệ của chi phí với đối tƣợng chịu chi phí nên chi phí chia thành 2 loại là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp: Chi phí trực tiếp thƣờng đƣợc tập hợp thẳng cho các đối tƣợng chịu chi phí còn chi phí gián tiếp thƣờng phân bổ cho các sản phẩm tƣơng ứng, tuỳ thuộc vào từng đối tƣợng chịu chi phí.
Nếu xem xét đối tƣợng chịu chi phí là từng loại sản phẩm sản xuất thì các chi phí trực tiếp thƣờng bao gồm:
- Chi phí phát sinh tại dự án: là các chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí
nhân công trực tiếp.
- Chi phí phát sinh ngoài dự án (công trƣờng): chi phí thí nghiệm, chi phí hồ
sơ, chi phí bảo hành, …
Các chi phí gián tiếp đối với từng loại sản phẩm thƣờng là chi phí sản xuất chung và các chi phí quản lý hành chính chung.
84
Việc phân loại chi phí thành các chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng dự án sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của từng dự án. Nếu xem xét đối tƣợng chịu phí là từng dự án thì các chi phí trực tiếp thƣờng bao gồm:
- Các chi phí trực tiếp của các công trƣờng.
- Các chi phí chung trong thi công (khấu hao máy móc thiết bị, điện, nƣớc,
lƣơng và các khoản trích theo lƣơng của nhân viên quản lý).
Các chi phí gián tiếp đối với từng dự án thƣờng là các chi phí quản lý hành chính chung trên phạm vi toàn doanh nghiệp và ring cho từng dự án (chi phí ban điều hành).
Việc phân loại chi phí thành các chi phí trực tiếp và gián tiếp cho từng dự án sẽ là cơ sở để đánh giá hiệu quả của từng dự án.
Hoàn thiện đối tượng, phương pháp tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm
Hoàn thiện đối tượng kế toán chi phí sản xuất và đối tượng tính giá thành
sản phẩm
Xác định đối tƣợng kế toán chi phí và đối tƣợng tính giá thành sản phẩm là công việc đầu tiên và cần thiết của công tác kế toán chi phí và giá thành sản phẩm. Do đặc điểm tổ chức sản xuất của Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận hiện nay là thi công xây dựng công trình nên đối tƣợng kế toán chi phí và đối tƣợng tính giá thành cần đƣợc xác định nhƣ sau:
- Đối tƣợng kế toán chi phí: Các loại chi phí sản xuất thì tập hợp theo từng dự
án còn chi phí quản lý doanh nghiệp thì tập hợp cho toàn doanh nghiệp
- Đối tƣợng tính giá thành: là từng dự án triển khai tổ chức thi công.
Hoàn thiện phương pháp xác định giá phí sản phẩm
Tác giả cho rằng tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận hiện nay cần xác định phƣơng pháp tính giá là phƣơng pháp chi phí thông thƣờng và từng bƣớc áp dụng phƣơng pháp xác định chi phí theo hoạt động, với đối tƣợng tính giá là dự án thi công. Bên cạnh đó, ngoài việc tính giá thành sản xuất sản phẩm theo phƣơng pháp xác định chi phí toàn bộ, Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận cũng cần tính giá thành sản xuất sản phẩm theo phƣơng pháp xác định chi phí trực tiếp. Hai thông tin giá thành này sẽ hỗ trợ nhau
85
trong quá trình ra quyết định kinh doanh của các nhà quản trị. Thông tin giá thành sản phẩm theo phƣơng pháp xác định chi phí toàn bộ sẽ hữu ích trong việc ra các quyết định về mặt chiến lƣợc, đặc biệt là khi giá thành này đƣợc xác định dựa trên phƣơng pháp xác định chi phí theo hoạt động, còn thông tin giá thành sản phẩm theo phƣơng pháp xác định chi phí trực tiếp sẽ hữu ích trong việc ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn.
Tính giá thành theo phương pháp xác định chi phí thông thường, từng bước áp dụng phương pháp xác định chi phí theo hoạt động
Để áp dụng phƣơng pháp chi phí thông thƣờng, trên cơ sở dự toán chi phí sản xuất chung hàng năm, Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận sẽ xác định đƣợc tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung ƣớc tính cho các dự án. Vấn đề đặt ra là cần xác định cơ sở hợp lý để phân bổ chi phí sản xuất chung cho các dự án. Hiện nay Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận đang phân bổ chi phí sản xuất chung theo từng dự án hoàn thành vì nó không phản ánh đúng mức chi phí phí sản xuất chung mà lẽ ra các dự án phải gánh chịu. Chính vì vậy, theo tác giả Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận nên bƣớc đầu áp dụng phƣơng pháp chi phí theo hoạt động để có thể phân bổ đúng hơn chi phí sản xuất chung cho các sản phẩm.
Trong quá trình triển khai các dự án có rất nhiều các chi phí phục vụ sản xuất có mức độ liên quan theo phạm vi dự án nhƣ các chi phí thiết kế, chi phí nghiệm thu hoàn thành, chi phí sửa chữa máy móc ở các bộ phận, chi phí thí nghiệm… Trong số các khoản chi phí này có chi phí thiết kế, nghiệm thu hoàn thành, chi phí thí nghiệm có thể theo dõi tách biệt đƣợc dễ dàng nhất. Mỗi loại chi phí này liên quan đến dự án hoàn thành ở mức độ khác nhau. Do đó những chi phí này có thể dõi tách biệt nên có thể lập dự toán tách biệt trong chi phí sản xuất chung.
Tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin thông qua hệ thống tài khoản kế toán và sổ kế toán
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Thông tin của KTQT chỉ đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho nội bộ nên thông tin KTQT phải có tính linh hoạt và thích ứng cao nhằm phục vụ tốt cho quá trình quản lý điều hành doanh nghiệp và ra các quyết định kinh doanh của các cấp lãnh đạo khác nhau. Do đó việc xây dựng hệ thống tài khoản áp dụng cho KTQT bên cạnh là
86
nền tảng hệ thống tài khoản kế toán đƣợc Bộ Tài Chính ban hành còn phụ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh, yêu cầu và mục tiêu quản lý cụ thể của doanh nghiệp.
Để hệ thống hóa và cung cấp thông tin kế toán cho việc lập các báo cáo kế toán quản trị theo yêu cầu quản lý, các doanh nghiệp cần lựa chọn, thiết kế hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3,4... cho phù hợp.
Việc xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp cần phải dựa vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp nhƣ quản lý theo từng khoản mục tài sản, nợ phải trả, vốn chủ sở hữu, chi phí, khoản mục giá thành một cách chi tiết cụ thể theo từng loại.
Hệ thống tài khoản kế toán khi xây dựng phải đảm bảo đáp ứng đƣợc yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính và yêu cầu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng liên quan, vì vậy tổ chức vận dụng tài khoản kế toán phải phù hợp với điều kiện kinh doanh cụ thể từng doanh nghiệp, đảm bảo các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một danh mục các tài khoản chi tiết dùng cho công tác thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin đáp ứng cho KTQT.
Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán trong KTQT
Tổ chức hệ thống sổ kế toán để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp nên việc tổ chức hệ thống sổ kế toán khoa học, hợp lý có ý nghĩa hết sức quan trọng trong tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp nói chung và tổ chức KTQT nói riêng. Nó đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin về tình hình hiện có và sự biến động của đối tƣợng kế toán phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp. Hệ thống sổ kế toán hiện nay trong Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu thu thập, xử lý và cung cấp thông tin KTQT nên cần hoàn thiện hệ thống sổ kế toán chi tiết để có thể cung cấp thông tin theo từng đối tƣợng quản lý, từng bộ phận, từng loại hoạt động... Để đáp ứng đƣợc yêu cầu trên, đòi hỏi tổ chức hệ thống sổ trong KTQT phải nghiên cứu những lý luận cũng nhƣ những hạn chế đang còn tồn tại trong thực trạng tổ chức sổ kế toán hiện nay tại công ty để xây dựng.
Xác định số lƣợng sổ kế toán quản trị cần mở. Số lƣợng các sổ kế toán cần mở phụ thuộc vào tính chất các nghiệp vụ phát sinh. Ngoài sổ kế toán đƣợc mở phục vụ
87
cho kế toán tài chính, cần lập thêm một số sổ chi tiết chi phí, doanh thu thể hiện số thực hiện, số kế hoạch, tách biến phí và định phí trong các loại chi phí. Từ đó làm cơ sở phục vụ cho việc đánh giá tình hình thực hiện của các bộ phận.