2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán quản trị tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng
2.2.2.2 Tổ chức thu nhận thông tin ban đầu
Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tƣợng kế toán. Thông tin của KTQT là các thông tin đƣợc hình thành từ các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành trong quá trình hoạt động của đơn vị hoặc các thông tin mang tính tƣơng lai, thông tin mang tính định tính hoặc định lƣợng…Chất lƣợng của thông tin đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào thông tin gốc ban đầu. Nếu việc tổ chức thu nhận thông tin ban đầu đƣợc thực hiện tốt thì việc hệ thống hóa, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin cho nhà quản trị sẽ đạt hiệu quả cao. Ảnh hƣởng trực tiếp để chất lƣợng thông tin ban đầu với KTQT đó là hệ thống chứng từ, hệ thống định mức và dự toán.
Hệ thống chứng từ: Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận cho thấy doanh nghiệp đã vận dụng chế độ chứng từ kế toán theo đúng chế độ kế toán hiện hành bao gồm các chứng từ bắt buộc theo chế độ kế toán doanh nghiệp và hệ thống chứng từ kế toán theo quy định riêng của từng doanh nghiệp nhằm phục vụ cho công tác KTTC và công tác KTQT.
Ngoài ra tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận còn thiết kế các chứng từ kế toán nội bộ nhằm thu thập và cung cấp thông tin liên quan đến KTQT phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin kế toán nhƣ Phiếu sản xuất, báo cáo sử dụng vật tƣ, báo cáo sử dụng vật liệu tại công trƣờng… Nội dung, kết cấu và quy định về lập, luân chuyển các chứng từ nội bộ đa dạng, linh hoạt và phong phú theo yêu cầu quản lý của chính doanh nghiệp và các nhà quản trị. Tuy nhiên kết quả khảo sát cho thấy doanh nghiệp chƣa hoàn toàn tự thiết kế mẫu chứng từ phù hợp công tác KTQT. Việc xây dựng hệ thống chứng từ trong doanh nghiệp căn cứ chủ yếu vào hệ thống chứng từ mẫu do chế độ kế toán và các văn bản pháp luật khác ban hành. Do đó thông tin trên các chứng từ ban đầu thu thập chủ yếu phục vụ KTTC, chƣa đủ thông tin ban đầu để thiết lập các báo cáo phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp.
48
Thông tin tƣơng lai đƣợc thu thập dựa trên các phƣơng pháp dự báo, lập dự toán, lập kế hoạch và phân tích thông tin...Thông tin tƣơng lai thể hiện thông qua các thông tin về dự toán sản xuất, định mức xây dựng các loại chi phí, kế hoạch số lƣợng sản phẩm sản xuất… Qua khảo sát tại Công ty Cổ phần Xây dựng Đồng Thuận hiện nay việc xây dựng định mức và dự toán ngân sách vẫn chƣa đƣợc doanh nghiệp quan tâm. Hệ thống định mức vẫn chủ yếu xây dựng là định mức do các cơ quan chức năng ban hành và chƣa gắn với chi phí nên khó khăn trong việc lập dự toán chi phí.
Ngoài ra trình độ nhân viên kế toán của doanh nghiệp chƣa đƣợc đào tạo bài bản về KTQT nên chƣa có nhiều kinh nghiệm trong việc thu thập thông tin liên quan đến KTQT. Chính vì vậy thông tin thu thập còn hạn chế, rời rạc và mang tính tự phát là chính.