Đơn vị tính: số lỗi
STT Loại nghiệp vụ Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018
1 Tín dụng 19 8 23
2 Chuyển tiền 7 7 14
3 Huy động vốn 17 9 15
4 Thẻ 7 15 10
5 Kế toán nội bộ 4 1 16
6 Kinh doanh ngoại tệ 2 1 0
7 Tiền tệ kho quỹ 8 10 8
8 Điện toán 2 0 0
(Nguồn: Báo cáo rủi ro hoạt động nội bộ tại Vietinbank Vân Đồn, tr5)
Tổng số lỗi năm 2017 là 51 lỗi, giảm 15 lỗi so với năm 2016 (tương ứng với tỷ lệ giảm 22,73%), năm 2018, tổng số lỗi là 87 lỗi tăng 36 so với năm 2017 (tương ứng với tỷ lệ giảm 41,38%). Nguyên nhân số lượng lỗi năm 2018 của Chi nhánh cao hơn các năm trước là do trong năm có đồn kiểm tra tồn diện của trụ sở chính Ngân hàng TMCP Cơng thương Việt Nam về kiểm tra tồn bộ các mặt nghiệp vụ của Chi nhánh, các lỗi được ghi nhận tại thời điểm kiểm tra năm 2018, tuy nhiên thời điểm phát sinh các lỗi tuân thủ này bao gồm cả các lỗi phát sinh năm 2016, 2017.
Các nghiệp vụ có số lỗi rủi ro hoạt động phát sinh lớn nhất qua các năm là tín dụng, huy động vốn, thẻ, chuyển tiền, tiền tệ kho quỹ, kế toán nội bộ. Lỗi liên quan đến đạo đức của cán bộ không phát sinh tại Vietinbank Vân Đồn. Tín dụng là nghiệp vụ phát sinh số lỗi nhiều nhất, chủ yếu là các lỗi: như hồ sơ của khách hàng không đúng quy định, hồ sơ giải ngân không đầy đủ, không phù hợp, khơng chính, chấm điểm tín dụng khơng đúng quy định…
Ví dụ cụ thể lỗi phát sinh nghiệp vụ tín dụng tại Vietinbank Vân Đồn: Hồ sơ tín dụng của khách hàng Nguyễn Tuấn Anh chưa đầy đủ. KH kinh doanh dịch vụ ăn uống và là nguồn trả nợ ngân hàng, tuy nhiên giấy chứng nhận đủ điều kiện an toàn thực phẩm của khách hàng đã hết hạn 20/04/2018, đến thời điểm kiểm tra là ngày 26/07/2018 vẫn chưa được cấp lại. Nguyễn nhân, cán bộ tín dụng trẻ, thiếu kinh nghiệm nên chưa theo dõi hồ sơ khoản vay của khác hàng thường xuyên, chưa thu thập và bổ sung đủ hồ sơ khi hết hạn. Lỗi được đoàn kiểm tra toàn diện chi nhánh phát hiện khi kiểm tra hồ sơ. Chi nhánh đã yêu cầu khách hàng bổ sung đủ hồ sơ để khắc phục lỗi trên.
Lỗi phát sinh ở nghiệp vụ huy động vốn chủ yếu ở các lỗi: Hạch toán sai quy định (sai tài khoản, sai loại tiền, số tiền), nhập sai thơng tin giao dịch, khơng duy trì mẫu dấu, chữ ký đúng quy định, thu phí sai, chứng từ phát hành thẻ tiết kiệm và giấy nộp tiền vào tài khoản không khớp với thơng tin trên hệ thống…
Ví dụ cụ thể lỗi phát sinh nghiệp vụ huy động vốn tại Vietinbank Vân Đồn: Ngày 06/02/2018 GDV hạch toán rút tiền từ tài khoản thanh toán sai số tài khoản trích nợ của khách hàng Lương Bích Huyền (tài khoản đúng: 109867025249; tài khoản sai: 108003818939). Nguyễn nhân là do giao dịch viên sơ suất đánh sai số tài khoản thanh toán khi khách hàng rút tiền, lãnh đạo phịng kiểm sốt không chăt chẽ. Lỗi này đã được cán bộ hậu kiểm phát hiện vào ngày 09/02/2018. Chi nhánh đã khắc phục bằng giao dịch hủy bút toán rút tiền sai tài khoản và hạch toán rút tiền đúng tài khoản.
Lỗi phát sinh ở nghiệp vụ thẻ gồm các lỗi: nhập thông tin thẻ của khách hàng trên hồ sơ máy khác với hồ sơ giấy, chứng từ hồ sơ phát hành thẻ không đầy đủ, không hợp lệ, không lập đầy đủ các báo cáo/sổ giao nhận theo quy định của NHCT, không lưu cuống pin/ phiếu giao nhận theo quy định.
Lỗi phát sinh ở nghiệp vụ chuyển tiền chủ yếu là các lỗi: hạch toán sai số tiền, lập điện sai thông tin (sai tên, số tài khoản, sai loại tiền), thu phí chuyển tiền sai quy định, hồ sơ chuyển tiền thiếu chứng từ theo quy định, các yếu tố trên yêu cầu chuyển tiền không đầy đủ, hợp lệ, không theo dõi, phát hiện và xử lý điện lỗi hoặc điện bị từ chối kịp thời…
Lỗi phát sinh ở nghiệp vụ tiền tệ kho quỹ: Hạch toán, nhập thông tin giao dịch tiền mặt nội bộ NHCT khơng chính xác, khơng lập đầy đủ các loại chứng từ, nghiệp vụ kho quỹ (không in nhật ký thành phần ra vào kho tiền) , sử dụng/bảo quản/bàn giao chìa khóa kho tiền, gian đệm, két sắt khơng đúng quy định,…
Lỗi phát sinh ở nghiệp vụ kế toán nội bộ gồm các lỗi: Hạch toán sai tài khoản, sai số tiền, phân bổ các khoản chi phí khơng đúng quy định, tạm ứng/ thanh toán khi chưa đủ các chứng từ, hoá đơn bắt buộc theo quy định, hạch toán vào hệ thống chậm trễ, làm phát sinh số dư sai tính chất, lệch sổ sách…
Tất cả các lỗi phát sinh đều được Chi nhánh đôn đốc khắc phục chỉnh sửa ngay trong năm (đầu mối tại phịng Tổng hợp) nên chi nhánh khơng có lỗi tồn. Đối với các cán bộ và lãnh đạo phòng vi phạm lỗi, Chi nhánh đều có trừ điểm KPI trên
Ngồi ra Chi nhánh cịn theo dõi qua hệ thống Risk profle số lần vượt ngưỡng nguy hiểm ở các nghiệp vụ (KRI). Theo đó từ 2016-2018 chỉ có 2 nghiệp vụ vượt ngưỡng nguy hiểm: nghiệp vụ tiền tệ kho quỹ (số lần thừa tiền mặt ở máy ATM), nghiệp vụ tín dụng (khách hàng khơng được xếp hạng tín dụng theo đúng quy định). Tuy nhiên đối với ngưỡng nguy hiểm là thừa tiền mặt ở máy ATM chủ yếu do các giao dịch treo phát sinh khi khách hàng rút tiền bị lỗi, các giao dịch này sẽ được hoàn trả lại tài khoản khi các khách hàng làm thủ tục tra soát, nên mức độ nghiêm trọng là không cao.