7. Kết cấu của luận văn:
3.2. Giải pháp hồn thiện cơng tác quản trị rủi ro hoạt động tại Ngân hàng TMCP
3.2.1. Hoàn thiện bộ máy quản trị rủi ro hoạt động
Mơ hình tổ chức bộ máy QTRRHĐ được ví như khung xương sườn, có vai trị ảnh hưởng to lớn đối với chất lượng công tác QTRRHĐ.Cùng với việc chủ động nghiên cứu, tìm hiểu và học tập kinh nghiệm của các ngân hàng trong nước cũng như mơ hình bộ máy QTRRHĐ của các ngân hàng trên thế giới, bộ máy QTRRHĐ từng bước cần được hoàn thiện. Nếu như tại trụ sở chính, cơng tác quản trị rủi ro được thực hiện bởi 02 phòng là Phòng quản lý rủi ro tín dụng chịu trách nhiệm về
cơng tác quản trị rủi ro tín dụng và Phịng QLRRHĐ chịu trách nhiệm trong cơng tác quản trị rủi ro hoạt động thì tại các chi nhánh rủi ro tín dụng và rủi ro hoạt động đều do phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm quản lý. Như đã phân tích ở trên, cùng với sự phát triển, cạnh tranh gay gắt trong lĩnh vực tài chính ngân hàng cũng như nhu cầu đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng, rủi ro hoạt động ngày càng gia tăng, điều này đặt ra đòi hỏi là cần phải xây dựng một bộ phận chuyên biệt để phụ trách công tác quản trị rủi ro hoạt động.
Vậy, để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác QTRRHĐ, bộ phận Quản lý rủi ro tại chi nhánh cần được bố trí đủ nguồn nhân lực và tách thành bộ phận quản lý rủi ro tín dụng và bộ phận quản lý rủi ro hoạt động hay còn gọi là bộ phận quản lý rủi ro phi tín dụng. Việc phân tách thành 2 bộ phận chuyên biệt sẽ giúp cho công tác quản trị rủi ro hoạt động cũng như rủi ro tín dụng được chun mơn hóa, sát sao và cặn kẽ hơn, làm tiền đề cho việc cải thiện chất lượng quản trị rủi ro tác nghiệp.
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác quản trị rủi ro hoạt động
Con người luôn được coi là trọng tâm của một tổ chức, là nguồn lực của mọi nguồn lực. Con người quyết định trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của tổ chức đó, Ngân hàng TMCP Công thương Việt Nam hay công tác QTRRHĐ của Chi nhánh Vân Đồn cũng không là ngoại lệ.
Công tác QTRRHĐ muốn đạt được chất lượng cao đòi hỏi đội ngũ cán bộ - nhân viên phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, kỹ năng xử lý công việc. Giải pháp về con người xét dưới góc độ QTRRHĐ cần phải lưu ý một số vấn đề như sau:
Vấn đề đầu tiên và quan trọng nhất cần lưu ý đó là việc nâng cao nhận thức cho tất cả các cán bộ nhân viên, tại bất kỳ vị trí cơng việc nào về tầm quan trọng cũng như sự cần thiết của công tác QTRRHĐ. Chỉ khi mọi người đều nhận thức đúng đắn về RRHĐ, ý thức ngăn ngừa giảm thiểu RRHĐ ăn sâu vào trong suy nghĩ hành động của mình thì trong hoạt động tác nghiệp hàng ngày số lượng lỗi tác
lỗi mà còn giảm cả về tỷ lệ lỗi tác nghiệp bình quân trong từng mảng nghiệp vụ. Đối với công tác đào tạo cán bộ mới trực tiếp làm công tác QTRRHĐ: Đối với những cán bộ mới trực tiếp làm cơng tác QTRRHĐ thì bên cạnh việc đạo tạo tại đơn vị thì cần nghiên cứu xây dựng và tổ chức những khóa học về QTRRHĐ cơ bản và QTRRHĐ nâng cao; tổ chức những buổi hội thảo để gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm về QTRRHĐ. Phòng QLRRHĐ cần phát huy vai trò đầu tầu trong công tác đào tạo hoặc cử cán bộ đến đào tạo nghiệp vụ QTRRHĐ cho các cán bộ tại những chi nhánh mới được thành lập. Việc xây dựng mơ hình, quy trình, quy định về QTRRHĐ trên cơ sở nghiên cứu, học tập kinh nghiệm QTRRHĐ của các ngân hàng hiện đại trên thế giới. Tuy nhiên, để ngày càng nâng cao hơn nữa chất lượng cơng tác QTRRHĐ thì việc cử cán bộ định kỳ tham quan, học tập kinh nghiệm QTRRHĐ là một trong những công việc cần được triển khai thường xuyên. Những cán bộ làm công tác QTRRHĐ, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo trực tiếp phụ trách QTRRHĐ phải thực sự sử dụng thành thạo ngoại ngữ để có thể nghiên cứu các tài liệu nước ngoài cũng như lĩnh hội, truyền đạt kiến thức QTRRHĐ đến các cán bộ một cách hiệu quả nhất. Yêu cầu này đòi hỏi ban lãnh đạo cũng như Phòng tổ chức cán bộ cần sớm nghiên cứu và đưa ra yêu cầu về trình độ ngoại ngữ chuẩn đối với các cán bộ phụ trách cơng tác QTRRHĐ.
3.2.3. Hồn thiện các văn bản, quy trình, quy định
Cơng cụ dấu hiệu rủi ro chính được sử dụng trên cơ sơ khai thác dữ liệu tại chương trình báo cáo dấu hiệu rủi ro chính, theo đó các dấu hiệu rủi ro chính sẽ được tập hợp theo từng mảng nghiệp vụ và các đơn vị sẽ chiết xuất các báo cáo dấu hiệu rủi ro chính trong chương trình phục vụ cơng tác QTRRHĐ. Mặc dù các dấu hiệu rủi ro được cập nhật trong chương trình đã bao quát các mảng nghiệp vụ tương đối đầy đủ, tuy nhiên trên thực tế tại các đơn vị vẫn thường xuyên ghi nhận các dấu hiệu rủi ro mới phát sinh mà chưa có trong chương trình. Mỗi chi nhánh khác nhau lại thường xuyên phát sinh thêm những dấu hiệu rủi ro khác nhau. Có những dấu hiệu rủi ro nếu khơng được phổ biến, có biện pháp ứng phó kịp thời thì hậu quả sẽ gặp phải khơng lớn nhưng cũng có nhiều dấu hiệu rủi ro nếu khơng được phổ biến, cảnh báo kịp thời trong hệ thống sẽ có thể dẫn đến hậu quả khó lường. Theo quy
định hiện tại thì các dấu hiệu rủi ro chính sẽ được xem xét, điều chỉnh, bổ sung định kỳ 6 tháng/lần hoặc những khi có sự thay đổi lớn trong các quy trình nghiệp vụ có liên quan.
Về chế độ báo cáo QTRRHĐ, theo quy định hiện tại: các báo cáo định kỳ được thực hiện định kỳ 03 tháng/lần. Để đảm bảo cập nhật kịp thời tình hình rủi ro của tồn hệ thống, cung cấp thông tin hữu hiệu cho công tác QTRRHĐ, để các công cụ báo cáo thực sự là kênh thơng tin hữu ích cho cơng tác QTRRHĐ của toàn hệ thống, việc xem xét rút ngắn thời gian thực hiện các báo cáo định kỳ này theo tháng cũng nên được thực hiện.
3.2.4. Xây dựng và kiện tồn hệ thống thơng tin rủi ro hoạt động
Để có thể xây dựng và kiện toàn hệ thống thông tin RRHĐ, Hội đồng quản trị; Khối Quản lý rủi ro; Uỷ Ban Quản lý rủi ro; Tổng Giám đốc; Phịng QLRRHĐ (tại Trụ sở chính) và Phịng tổng hợp (tại Chi nhánh) cần quan tâm đến việc cập nhật thông tin trên chuyên trang của Khối QLRR theo hướng:
- Cập nhật thường xuyên và kịp thời thơng tin, báo cáo đánh giá, phân tích về tình hình RRHĐ của tồn hệ thống ngân hàng Việt Nam và các ngân hàng trên thế giới. Các thơng tin này rất hữu ích khơng chỉ đối với các cán bộ trực tiếp làm cơng tác QTRRHĐ mà cịn đối với cả cán bộ đang công tác tại các bộ phận nghiệp vụ khác của trụ sở chính và chi nhánh.
- Đưa ra cảnh báo sớm đối với những dấu hiệu RRHĐ, sự cố RRHĐ đối với các chi nhánh.
- Xây dựng diễn đàn hoặc chuyên mục hỏi/đáp trên chuyên trang của Khối QLRR để các cán bộ có điều kiện trao đổi thông tin, học hỏi kinh nghiệm về RRHĐ trong toàn hệ thống. Cũng giống như diễn đàn hoặc chuyên mục hỏi/đáp mà một số đơn vị như Khối KHDN, Khối Bán lẻ đã xây dựng và phát huy tác dụng, đây sẽ được coi là một kênh trao đổi thông tin về QTRRHĐ hữu hiệu giữa Khối QLRR, Phòng QLRRHĐ và các chi nhánh. Các cán bộ của Phòng QLRRHĐ, đặc biệt là các cán bộ có kinh nghiệm, lãnh đạo phịng thường xuyên tham gia giải đáp
cho các chi nhánh trong quá trình làm việc, thay vì mỗi đơn vị khi có thắc mắc trong cơng việc thì phải gửi cơng văn hoăc thư cơng tác hỏi Khối QLRR hay Phịng QLRRHĐ và chờ trả lời thì với hình thức diễn đàn/hỏi đáp việc xử lý bằng văn bản sẽ được giảm thiểu, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc.
3.2.5. Chế tài xử phạt trong quản trị rủi ro tác nghiệp
Để đảm bảo tính hiệu quả của quy định và nâng cao tinh thần trách nhiệm của các cán bộ trong quá trình hoạt động, giảm thiểu RRHĐ xảy ra thì việc đưa ra chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm là hết sức cần thiết. Việc xây dựng chế tài xử phạt đối với các hành vi vi phạm cũng là cơng việc hết sức khó khăn đối với ban lãnh đạo của trụ sở chính cũng như của Chi nhánh Vân Đồn, vì phải đảm bảo dung hịa giữa 2 yếu tố: tính răn đe để đảm bảo hiệu quả của quy định và thu nhập của cán bộ, tránh tình trạng: tính răn đe cao, xử phạt nặng thì đảm bảo hiệu quả của chế tài thì ảnh hưởng lớn đến thu nhập của cán bộ hoặc để thu nhập của cán bộ không bị ảnh hưởng quá nhiều, chế tài xử phạt nhẹ thì lại khơng đảm bảo tính răn đe của quy định.
Như đã phân tích ở chương 2, chế tài xử phạt trong QTRRHĐ hiện tại có 2 điểm bất cập là nhiều trường hợp có ghi nhận những lỗi RRHĐ nhưng khơng có cơ chế xử phạt cán bộ và cách tính lỗi chỉ cộng dồn cho kỳ là 03 tháng, sau 03 tháng thì số lỗi vi phạm lại được tính lại từ đầu chứ khơng cộng dồn theo năm, do vậy kết quả xử phạt vi phạm về RRHĐ của cả hệ thống thông qua việc giảm trừ lương vị trí của các cán bộ chưa cao, dẫn đến tính răn đe của quy định chưa phát huy tác dụng. Đây cũng chính là một trong những lý do khiến cho công tác QTRRHĐ trong những năm gần đây chưa đạt được kết quả như kỳ vọng.
Để khắc phục được 2 điểm hạn chế trên trong quy định về chế tài xử phạt trong QTRRHĐ thì tồn hệ thống nên xem xét để xây dựng chế tài xử phạt trong công tác QTRRHĐ theo hướng như sau:
- Chế tài xử phạt trong QTRRHĐ phải được xây dựng độc lập với quy định xử lý trách nhiệm của cá nhân trong hoạt động tác nghiệp, bao quát tất cả các trường hợp lỗi RRHĐ tránh tình trạng bỏ sót lỗi, đánh lỗi tác nghiệp nhưng khơng
có chế tài xử phạt.
- Về thời gian tính lỗi: Các lỗi tác nghiệp sẽ được theo dõi theo tháng, định kỳ hàng tháng tổng hợp thông báo cho các cán bộ biết về tình hình số lượng các lỗi RRHĐ của mình lũy kế theo tháng để cán bộ nắm được tình trạng và có phương hướng kiểm sốt hoạt động tác nghiệp của mình để vừa giảm thiểu lỗi tác nghiệp ảnh hưởng đến thu nhập của cán bộ, vừa đảm bảo chất lượng RRHĐ của toàn hệ thống. Số lỗi tác nghiệp sẽ theo dõi hàng tháng và được cộng dồn theo năm làm căn cứ để ra quyết định xử phạt, có như vậy hiệu quả của chế tài xử phạt mới phát huy tác dụng.
3.2.6. Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát
Một trong những nguyên nhân chủ yếu gây ra rủi ro tác nghiệp là con người. Nếu ở giải pháp thứ 2, giải pháp về con người được đưa ra trên cơ sở lý luận là RRHĐ do con người tạo nên thì quan tâm đến vấn đề đào tạo cán bộ ngay từ khi mới bắt đầu công việc sẽ góp phần hạn chế RRHĐ thì giải pháp về tăng cường công tác kiểm tra, giám sát được đưa ra trên cơ sở lý luận là việc tăng cường công tác kiểm tra, giám sát sẽ tác động đến hành vi của cán bộ trong quá trình tác nghiệp, góp phần hạn chế RRHĐ.
Việc tăng cường cơng tác kiểm tra, giám sát phải đảm bảo một số nguyên tắc như sau:
- Cán bộ/bộ phận thực hiện kiểm tra, giám sát phải là người không thực hiện nghiệp vụ mình kiểm tra, giám sát. Nguyên tác kiểm tra chéo là nguyên tắc, yêu cầu quan trọng nhất để đảm bảo cho kết quả kiểm tra, giám sát đảm bảo tính khách quan, minh bạch, chính xác. Việc để cho cán bộ kiểm tra giám sát chính các nghiệp vụ do mình thực hiện sẽ dẫn đến tình trạng cán bộ có hành vi che dấu các lỗi, sai phạm của mình.
Cung cấp thiết bị hỗ trợ tốt cho công tác kiểm tra, giám sát, trong đó, quan trọng nhất là thiết bị công nghệ thông tin. Trong công tác kiểm tra, giám sát hoạt động kiểm tra giám sát tại chỗ, kiểm tra trên cơ sở chứng từ là hoạt động truyền
hạch toán việc sử dụng file dữ liệu, thiết bị công nghệ thông tin, phần mềm hỗ trợ sẽ đẩy nhanh quá trình kiểm tra, phát hiện được những dấu hiệu nghi ngờ, sai phạm mang tính hệ thống.
Đến thời điểm hiện tại, công tác kiểm tra, giám sát của Chi nhánh Vân Đồn vẫn thực hiện theo phương pháp truyền thống tại chỗ, chưa được xây dựng phần mềm hỗ trợ nên các cuộc thanh tra, kiểm tra giám sát nội bộ thường tốn nhiều nhân lực, thời gian và chưa có được sự linh hoạt. Trong chiến lược CNTT giai đoạn đến 2020, tầm nhìn đến 2025 của trụ sở cũng như Chi nhánh Vân Đồn, hy vọng phần mềm kiểm tra, giám sát nội bộ sẽ sớm được triển khai tạo sự chủ động, linh hoạt và nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, giám sát nội bộ.
- Tăng cường số lượng và chất lượng cán bộ thực hiện nhiệm vụ kiểm tra, giám sát, ban hành tiêu chuẩn, điều kiện cụ thể đối với cán bộ được phân công nhiệm vụ kiểm tra giám sát. Để đảm bảo cơng tác kiểm tra giám sát có chất lượng, hiệu quả thì u cầu quan trọng đối với cán bộ làm công tác kiểm tra giám sát là phải có kinh nghiệm thực tế tại các đơn vị kinh doanh trực tiếp, tránh trường hợp các bộ làm công tác kiểm tra giám sát được tuyển thẳng tại hội sở chính, khơng có kinh nghiệm thực tế, không nắm bắt được bản chất nghiệp vụ dễ dẫn đến tình trạng chỉ phát hiện những lỗi nhỏ lẻ, đơn giản, trên bề mặt mà bỏ qua những lỗi trọng yếu, bản chất, lỗi mang tính chất dây chuyền. Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác kiểm tra, giám sát và cán bộ làm cơng tác QTRRHĐ thì xem xét điều chỉnh yêu cầu về kinh nghiệm theo hướng: những cán bộ kiểm tra giám sát hay cán bộ làm cơng tác QTRRHĐ phải có kinh nghiệm từ 02 - 03 năm làm việc trực tiếp trong mảng nghiệp vụ được phân công đảm nhiệm.
3.2.7. Kiểm tốn nội bộ về cơng tác Quản trị rủi ro hoạt động
Trong thời gian tới, yêu cầu về kiểm tốn nội bộ trong cơng tác QTRRHĐ cần được bổ sung vào nội dung của chính sách quản trị rủi ro, theo đó: hàng năm, Trụ sở chính sẽ tiến hành kiểm tốn nội bộ về cơng tác Quản trị rủi ro hoạt động. Kiểm toán nội bộ phải đánh giá độc lập về rủi ro hoạt động theo các nội dung sau:
- Hiệu quả của hệ thống quản lý rủi ro hoạt động theo các mục tiêu đề ra; - Tính phù hợp và đầy đủ của hệ thống quản lý rủi ro hoạt động;
Trên cơ sở kết quả kiểm toán nội bộ, đơn vị đầu mối về kiểm toán nội bộ đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác quản trị rủi ro hoạt động, đồng thời giám sát việc xử lý, khắc phục sai phạm được phát hiện.
Định kỳ hàng năm hoặc khi cần thiết, đơn vị đầu mối về kiểm toán nội bộ gửi báo cáo cho Ban lãnh đạo của trụ sở chính kết quả kiểm tốn nội bộ về QTRRHĐ. Báo cáo này phải là nguồn thơng tin chính xác nhất, đáng tin cậy nhất giúp cho Ban lãnh đạo nắm bắt thông tin tổng thể về tình hình RRHĐ, chất lượng cơng tác QTRRHĐ, mức độ phù hợp và hiệu quả của hệ thống quản lý RRHĐ để