Nguồn: Nguyễn Thị Thựy Linh (2016)
Mỗi bước trong quỏ trỡnh tuyển chọn được xem như một hàng rào chắn để sàng lọc loại bỏ những ứng viờn khụng đủ điều kiện đi tiếp. Qỳa trỡnh tuyển chọn gồm cỏc bước sau:
Bước 1: Tiếp đún ban đầu và phỏng vấn sơ bộ
Đõy là bước đầu tiờn của quỏ trỡnh tuyển chọn, bước này nhằm xỏc lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động. Bước này cũng ảnh hưởng đến tõm lý của ứng viờn nếu tổ chức làm tốt cụng tỏc tiếp đún thỡ cỏc ứng viờn sẽ cú ấn tượng tốt về tổ chức. Cuộc phỏng vấn đầu tiờn này phải diễn ra trong bầu khụng khớ cởi mở thoải mỏi. Nú khụng những cú tỏc động xõy dựng mối quan hệ tốt đẹp với ứng viờn mà cũn gúp phần tối đa húa cụng tỏc tuyển mộ và tuyển chọn.
Phỏng vấn sơ bộ, tiếp xỳc sơ bộ: mục tiờu là nắm bắt được động cơ làm việc, phong cỏch của ứng cử viờn. Phải đủ cỏc bước sau khi tiếp xỳc:
- Đún tiếp ứng viờn: là cụng việc quan trọng vỡ đại bộ phận ứng viờn là lần đầu tham gia phỏng ấn, việc này giỳp ứng viờn tự tin hơn.
Tiếp đún ban đầu, phỏng vấn sơ bộ Nghiờn cứu, sàng lọc hồ sơ Thực hiện trắc nghiệm tuyển chọn Phỏng vấn tuyển chọn Phỏng vấn bởi người lónh đạo trực tiếp Khỏm sức khỏe Thẩm tra thụng tin Tham quan cụng việc Ra quyết định tuyển chọn
- Phỏng vấn ngắn hoặc tiếp xỳc với cỏc nhà tuyển dụng: ở đõy cỏc nhà tuyển dụng đưa ra cỏc cõu hỏi ứng viờn để đưa ra phỏn đoỏn về phong cỏch và khả năng phản xạ của ứng viờn.
Ở bước này, nếu phỏt hiện cỏc cỏ nhõn nào khụng cú khả năng đỏp ứng cụng việc thỡ cần loại bỏ ngay. Tuy nhiờn, người tuyển dụng khụng nờn dựng cỏc yếu tố tuổi tỏc, giới tớnh, tụn giỏo, chủng tộc, và cỏc khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc. Những lý do chớnh đỏng để loại bỏ ứng viờn ở bước đầu tiờn này dựa vào cỏc yờu cầu về giỏo dục, đào tạo, kinh nghiệm,kỹ năng, bằng cấp, chứng chỉ…
Bước 2: Nghiờn cứu, sàng lọc hồ sơ
Nghiờn cứu hồ sơ của cỏc ứng viờn được bắt đầu bằng việc nghiờn cứu lý lịch, hồ sơ cỏ nhõn và đơn xin việc, trong hồ sơ phải thể hiện được ớt nhất cỏc thụng tin cơ bản sau: Cỏc thụng tin thiết yếu (Họ tờn, ngày, thỏng, năm sinh, địa chỉ thường trỳ, hộ khẩu,…); cỏc thụng tin về quỏ trỡnh học tập, đào tạo, văn bằng, chứng chỉ, quỏ trỡnh cụng tỏc ( nếu cú); cỏc thụng tin về kinh nghiệm đó cú, thúi quen, sở thớch, cỏc đặc điểm về phẩm chất cỏ nhõn, hoàn cảnh gia đỡnh, cỏc vấn đề thuộc về cụng dõn và xó hội, so sỏnh với bản tiờu chuẩn cụng việc của ứng viờn đến thời điểm tuyển dụng. Hội đồng cỏc cỏn bộ tuyển chọn sẽ xem xột cỏc văn bằng chứng chỉ xem đó đỏp ứng được yờu hay chưa.Khi nghiờn cứu hồ sơ hóy tỡm những điểm khụng rừ ràng hay khụng nhất quỏn để xem xột kỹ hơn. Bộ phận phụ trỏch nhõn sự chuẩn bị bỏo cỏo phõn tớch và đỏnh giỏ từng ứng viờn dựa trờn kết quả điều tra và nghiờn cứu hồ sơ,yờu cầu đề ra hay chưa? cú hợp lệ khụng? lý lich rừ ràng, trung thực hay khụng?
Nhõn viờn tiếp nhận hồ sơ cần cú thỏi độ niềm nở và lịch sự khi tiếp đún ứng viờn để tạo ấn tượng ban đầu tốt đẹp về doanh nghiệp. Khi quyết định cú loại bỏ ứng viờn hay khụng cần được cỏn bộ tuyển dụng hội ý thống nhất. Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, cú phõn loại để tiện cho việc sử dụng sau này.
Bước 3: Thực hiện cỏc trắc nghiệm tuyển chọn
Trong bước này, doanh nghiệp cú thể thực hiện kiểm tra dưới hỡnh thức thi viết hoặc kiểm tra tay nghề. Hỡnh thức kiểm tra tay nghề gần như là bắt buộc với vị trớ cụng nhõn kỹ thuật, giỳp doanh nghiệp đỏnh giỏ ứng viờn cú thực sự nắm được cỏc kỹ năng nghiệp vụ hay khụng. Hỡnh thức thi viết giỳp kiểm tra khả năng tư duy, mức độ nắm vững về lý thuyết, khả năng xử lý nghiệp vụ và khả năng lập kế hoạch, tổ chức thực hiện của ứng viờn.
Ngoài ra, để giỳp cho cỏc nhà tuyển dung nắm được tố chất tõm lý, những khả năng, kỹ năng đặc biệt của cỏc ứng viờn, ta ỏp dụng cỏc phương phỏp trắc nghiệm để kiểm tra cỏc thụng tin về năng lực, khả năng của ứng viờn so với cỏc tiờu chuẩn cụng việc cần tuyển như:
- Trắc nghiệm thành tớch: loại trắc nghiệm được ỏp dụng rộng rói trong nhiều lĩnh vực như: giỏo dục, thực hiờn cụng việc,…, đanh giỏ xem cỏc cỏ nhõn nắm vững nghề nghiệp, hiểu nghề đến mức nào, thành tớch họ đạt cao hay thấp như thời gian hoàn thành cụng việc, điểm thi,… Tựy theo từng nghề và từng cụng việc mà xõy dựng cho phự hợp.
- Trắc nghiệm về năng khiếu và khả năng: được dựng chủ yếu để chỉ ra xem cỏ nhõn nào đó học tốt trong đào tạo, sẽ thực hiện tốt cụng việc trong tương lai, tiếp thu tốt cỏc kiến thức mới.
- Trắc nghiệm về tớnh cỏch và sở thớch: loại trắc nghiệm nhằm phỏt hiện ra cỏc đặc điểm tõm lý cỏ nhõn người lao động như cỏc loại khớ chất, ước mơ, nguyện vọng của cỏc ứng viờn,…
- Trắc nghiệm về tớnh trung thực: thường gồm những cõu hỏi đề cập đến nhiều khớa cạnh như việc chấp hành kỷ luật lao động khi khụng cú sự giỏm sỏt của cấp trờn, thỏi độ của cỏ nhõn đối với vấn đề ăn cắp, tham ụ, …
- Trắc nghiệm y học: Trong một số trường hợp, để đỏnh giỏ cỏc phẩm chất sinh lý của cỏc ứng viờn, ta cú thể dựng trắc nghiệm y học để phỏt hiện cỏc bờnh xó hội như HIV,…bằng cỏch phõn tớch cỏc mẫu nước tiểu, mẫu mỏu,…
Bước 4: Phỏng vấn tuyển chọn
Phỏng vấn tuyển chọn là quỏ trỡnh giao tiếp bằng lời (thụng qua cỏc cõu hỏi và cõu trả lời) giữa những người tuyển chọn và ứng viờn, đõy là một trong những phương phỏp thu thập thụng tin cho việc ra quyết định tuyển chọn. Phương phỏp phỏng vấn trong tuyển chọn giỳp ta khắc phục được những nhược điểm mà quỏ trỡnh nghiờn cứu đơn xin việc khụng nắm được hoặc cỏ loại văn bằng chứng chỉ khụng nờu được hết.
Trong quỏ trỡnh phỏng vấn tuyển chọn, người tuyển chọn sẽ đưa ra cỏc cõu hỏi và ứng viờn sẽ trả lời cỏc cõu hỏi này, ngược lại, ứng viờn cũng được đặt ra cỏc cõu hỏi cho nhà tuyển dụng. Mục tiờu của phỏng vấn tuyển chọn khỏ đa dạng, song cú thể chia thành 4 mục tiờu chớnh như sau:
- Phỏng vấn để tỡm hiểu thờm thụng tin hoặc kiểm tra thụng tin về người xin việc.
- Phỏng vấn để giỏn tiếp quảng cỏo cho doanh nghiệp, đề cao doanh nghiệp. - Phỏng vấn để cung cấp thụng tin cho người xin việc về tỡnh hỡnh của doanh nghiệp cũng như mục tiờu của doanh nghiệp,…
- Thiết lập quan hệ tốt với cỏc ứng viờn, tăng cường khả năng giao tiếp của người tuyển chọn.
Hiện nay, cỏc doanh nghiệp thường ỏp dụng nhiều loại phỏng vấn để thu thập thụng tin như:
- Phỏng vấn theo mẫu: Là hỡnh thức phỏng vấn mà cỏc cõu hỏi được thiết kế sẵn từ trước theo yờu cầu của cụng việc, những cõu hỏi và cõu trả lời đều được chuẩn bị kỹ để người đi phỏng vấn hỏi và cỏc ứng viờn trả lời. Khi phỏng vấn, người phỏng vấn đọc to cỏc cõu hỏi và cỏc cõu trả lời để cỏc ứng viờn lựa chọn và xỏc định cõu trả lời đỳng nhất.
Phỏng vấn theo mẫu cú ưu điểm là xỏc định được nội dung chủ yếu của cỏc thụng tin cần nắm. Tuy nhiờn, nhược điểm của nú là tớnh phong phỳ của thụng tin bị hạn chế khi người hỏi muốn biết thờm thụng tin hoặc người trả lời muốn hỏi thờm đều bị giới hạn.
-Phỏng vấn theo tỡnh huống: Là quỏ trỡnh người hỏi yờu cầu cỏc ứng viờn phải trả lời về ứng xử hay cỏch thực hiện, xử lý cỏc cụng việc theo tỡnh huống giả định hoặc cỏc tỡnh huống cú thật trong thực tế, mà những người phỏng vấn đặt ra. Đối với phương phỏp này thỡ vấn đề quan trọng là đưa ra được cỏc tỡnh huống đại diện và điển hỡnh, cỏc tỡnh huống này phải dựa trờn cơ sở phõn tớch cụng việc một cỏch chi tiết, cụ thể để xỏc định cỏc đặc trưng cơ bản và cỏc kỹ năng chủ yếu khi thực hiện cụng việc.
-Phỏng vấn theo mục tiờu: Là cuộc phỏng vấn dựa vào cụng việc cụ thể mà yờu cầu ứng viờn phải trả lời theo những mục tiờu xỏc định từ trước. Cỏc cõu hỏi cũng dựa vào sự phõn tớch cụng việc một cỏch kỹ lưỡng để xỏc định cỏc mục tiờu cho cỏc vị trớ làm việc. Phỏng vấn theo mục tiờu cho ta độ tin cậy cao và đỳng đắn nhất.
-Phỏng vấn khụng cú hướng dẫn: là cuộc phỏng vấn mà người đi phỏng vấn khụng chuẩn bị trước nội dung cỏc cõu hỏi, mà để cho cỏc ứng viờn trao đổi một cỏch thoải mỏi xung quang cụng việc, người hỏi chỉ cú định hướng vào cuộc thảo luận. Hỡnh thức phỏng vấn này giỳp cho việc thu thập thụng tin đa dạng và phong phỳ ở nhiều lĩnh vực, song muốn đạt được hiệu quả cao thỡ cần chỳ ý cỏc vấn đề sau:
Thứ nhất, người đi phỏng vấn phải là người năm chắ và hiểu cụng việc của cỏc vị trớ cần tuyển một cỏch chi tiết rừ ràng cụ thể.
Thứ hai, người đi phỏng vấn phải là người nắm chỏc kỹ thuật phỏng vấn. Thứ ba, trong quỏ trỡnh phỏng vấn nờn chỳ ý nghe, khụng được cắt ngang cõu trả lời, khụng thay đổi chủ đề một cỏch đột ngột, khụng đi vào lĩnh vực quỏ xa với vị trớ cần tuyển.
-Phỏng vấn căng thẳng: Được hiểu là hỡnh thức phỏng vấn mà trong đú người phỏng vấn đưa ra cỏc cõu hỏi mang tớnh chất nặng nề, cường độ dồn dập. Loại phỏng vấn này mong muốn tỡm kiếm được ở cỏc ứng viờn là lũng vị tha, sự ứng xử cụng việc trong thời gian eo hẹp. Nú giỳp doanh nghiệp tỡm ra được những người phự hợp vào những vị trớ việc làm căng thẳng như cụng việc bỏn hàng vào cỏc dịp lễ tết, thanh quyết toỏn cuối kỳ hay cuối năm,…
-Phỏng vấn theo nhúm: Là hỡnh thức phỏng vấn một người hỏi cựng lỳc đối với một ứng viờn. Loại phỏng vấn này thớch hợp trong trường hợp bố trớ cỏc ứng viờn vào vị trỏi quan trọng trong doanh nghiệp mà cần phải cú sựu thống nhất của nhiều thành viờn trong tổ chức đú. Nú trỏnh được tớnh chủ quan khi chỉ cú một người phỏng vấn và nú tạo ra tớnh linh hoạt và khả năng phản ứng đồng thời của cỏc ứng viờn.
Bước 5: Phỏng vấn bởi người lónh đạo trực tiếp.
Mục đớch của cuộc phỏng vấn này là đỏnh giỏ trọng tõm về trỡnh độ nghiệp vụ, chuyờn mụn, khả năng đỏp ứng yờu cầu cụng việc của ứng viờn.
Phương thức tiến hành phỏng vấn: Hội đồng tuyển dụng của cụng ty sẽ lần lượt phỏng vấn ứng viờn về cỏc vấn đề chung nhất như sự nhiệt tỡnh, lũng yờu nghề, khả năng giao tiếp... đến cỏc tỡnh huống chuyờn mụn nghề nghiệp. Trong quỏ trỡnh phỏng vấn, hội đồng tuyển dụng của cụng ty luụn chỳ ý sao cho cỏc ứng viờn cảm thấy tự tin và chỳ ý điều chỉnh cuộc núi chuyện đi đỳng hướng. Thụng qua quỏ trỡnh phỏng vấn, hội đồng phỏng vấn sẽ đỏnh giỏ được tổng quỏt ứng viờn về: tớnh tỡnh, quan niệm sống, sự năng động, trỡnh độ, mục đớch khi hợp tỏc với cụng ty. Những người phỏng vấn trao đổi ý kiến đỏnh giỏ cũng như thụng tin trong cuộc họp, và đưa ra ý kiến đỏnh giỏ thống nhất. Kết thỳc quỏ trỡnh này cỏn bộ phũng tổ chức sẽ trỡnh cỏc kết quả đỏnh giỏ lờn ban giỏm đốc
Bước 6: Khỏm sức khỏe và đỏnh giỏ thể lực của cỏc ứng viờn.
Để đảm bảo nhõn viờn cú đủ sức khỏe làm việc lõu dài cho doanh nghiệp và trỏnh những đũi hỏi khụng chớnh xỏc về tiờu chuẩn sức khỏe, phũng nhõn sự cần
cung cấp cho cỏc chuyờn gia y tế cỏc tiờu chuẩn về thể lực cho cỏc vị trớ cụng việc để cỏc chuyờn gia y tế dựa vào đú mà đỏnh giỏ. Bước này cần phải được xem xột và đỏnh giỏ một cỏch khỏch quan, trỏnh được hiện tượng hỡnh thức, qua loa, khụng chu đỏo.
Bước 7: Thẩm tra cỏc thụng tin thu được trong quỏ trỡnh tuyển chọn
Để xỏc định độ tin cậy của cỏc thụng tin thu được qua cỏc bước tuyển dụng ta phải thực hiện kiểm tra lại xem mức độ chớnh xỏc của cỏc thụng tin. Cú nhiều cỏch để thẩm tra cỏc thụng tin như trao đổi với cỏc tổ chức cũ mà người lao động đó làm việc, đó khai trong đơn xin việc, hoặc là nơi đó cấp cỏc văn bằng chứng chỉ… Cỏc thụng tin thẩm tra lại là những căn cứ chớnh xỏc để cỏc nhà tuyển dụng ra quyết định cuối cựng.
Bước 8: Tham quan cụng việc
Những người xin việc luụn cú kỳ vọng về sự thỏa món cụng việc do đú nếu tổ chức tạo ra sự thất vọng đối với cụng việc do khụng cú đầy đủ cỏc thụng tin thỡ sẽ gõy rất nhiều bất lợi cho người mới đến nhận cụng việc. Do đú để tạo điều kiện cho người xin việc đưa ra những quyết định cuối cựng về việc làm thỡ tổ chức cú thể cho những ứng viờn tham quan hoặc nghe giải thớch đầy đủ về cỏc cụng việc mà sau khi họ được tuyển dụng họ sẽ làm. Điều này giỳp cho người lao động biết được một cỏch khỏ chi tiết về cụng việc như : mức độ phức tạp của cụng việc, tỡnh hỡnh thu thập, sự thỏa món đối với cụng việc,và cỏc điều kiện làm việc khỏc… Qua đú người tham gia dự tuyển sẽ nắm được những gỡ họ phải thực hiện trong tương lai khi mà họ đó được nhận vào làm việc tại tổ chức để khụng bị ngỡ ngàng khi gặp những điều khụng như mong muốn và suy nghĩ.
Bước 9: Ra quyết định tuyển dụng
Sau khi đó thực hiện đầy đủ cỏc bước tuyển dụng và cỏc thụng tin tuyển dụng đó đảm bảo theo đỳng yờu cầu tuyển dụng đề ra thỡ hội đồng tuyển dụng sẽ ra quyết định tuyển dụng. Cơ sở ra quyết định này là dựa vào phương phỏp đỏnh giỏ chủ quan theo thủ tục loại trừ dần và theo kết quả đỏnh giỏ của phỏng vấn và trắc nghiệm. Quyết định tuyển dụng phải phự hợp với luật phỏp hiện hành ( Hợp đồng mấy thỏng, thử việc bao lõu…). Trong hợp đồng lao động nờn chỳ ý một số điều khoản sau đõy: Tiền cụng, thời gian làm việc, thời gian thử việc và thời gian làm thờm giờ giấc cỏc loại đảm bảo mà tổ chức phải đúng cho người lao động (Dương Thị Kim Chung, 2007).
2.1.3.3. Hội nhập nhõn viờn
Sau khi một nhõn viờn được ứng tuyển vào làm việc tại một cụng ty, cấp quản trị phải thực hiện cụng tỏc hội nhập vào mụi trường làm việc. Đú là chương trỡnh giới thiệu tất cả những gỡ liờn quan đến tổ chức, chớnh sỏch, điều lệ, cụng việc mà nhõn viờn mới sẽ phải đảm trỏch. Họ cũng phải biết cỏc thụng tin như: thủ tục, lương bổng, phỳc lợi, an toàn lao động, mối tương quan trong tổ chức. Thời gian để thực hiện hội nhập nhõn viờn mới thường kộo dài từ một đến hai thỏng tựy thuộc vào mức độ phức tạp của cụng việc.
Nội dung chường trỡnh hội nhập nhõn viờn mới thường là:
- Những cụng việc mang tớnh thường xuyờn và đột xuất mà người lao động cần thực hiện hàng ngày. Cỏch thức thực hiện cụng việc đú.
- Thời gian làm việc và thơi gian nghỉ ngơi do tổ chức quy định.
- Chế độ tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và quy chế trả lương trả thưởng của tổ chức.
- Cỏc chế độ phỳc lợi, dịch vụ của tổ chức.
- Nội quy lao động và quy định về an toàn lao động. Những nguyờn tắc cơ