Đối tượng Xác định hồ sơ kê khai
DN được cấp mã số thuế mới
Xác định loại thuế, loại hồ sơ khai thuế phải nộp, kỳ tính thuế, khai thuế và ngày bắt đầu phải nộp hồ sơ khai thuế của từng DN để cập nhật Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế.
DN thay đổi thông tin đăng ký thuế.
- Cập nhật bổ sung loại thuế, loại hồ sơ khai thuế, kỳ tính thuế và ngày bắt đầu phải nộp hồ sơ kê khai đối với các hồ sơ mới phát sinh của DN vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế.
- Cập nhật ngày kết thúc phải nộp hồ sơ khai thuế đối với hồ sơ khai thuế không còn phải nộp cho cơ quan thuế vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế.
DN chuyển địa điểm và thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp
Đối với cơ quan thuế nơi DN chuyển đi:
Xác định tình hình nộp hồ sơ khai thuế của DN đến thời điểm chuyển đi.
Căn cứ ngày chuyển đi của DN, cập nhật ngày kết thúc phải nộp hồ sơ khai thuế đối với toàn bộ hồ sơ khai thuế của DN vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế.
Đối với cơ quan thuế nơi DN chuyển đến: Căn cứ thông tin của DN chuyển đến cập nhật loại thuế, loại hồ sơ khai thuế, kỳ tính thuế, ngày bắt đầu phải nộp hồ sơ khai thuế vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế. Đồng thời, căn cứ Thông báo về tình trạng kê khai thuế của DN chuyển cơ quan thuế quản lý do cơ quan thuế nơi DN chuyển đi gửi đến (nếu có) để tiếp tục theo dõi, giải quyết các vấn đề có liên quan đến việc nộp hồ sơ khai thuế của DN.
DN tổ chức sắp xếp lại doanh nghiệp và thay đổi mã số thuế
Đối với mã số thuế mới được cấp sau khi tổ chức, sắp xếp lại doanh nghiệp: Cập nhật loại thuế, loại hồ sơ khai thuế, kỳ tính thuế, ngày bắt đầu phải nộp hồ sơ khai thuế vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế
Đối với mã số thuế đã chấm dứt hiệu lực: Cập nhật ngày kết thúc phải nộp hồ sơ khai thuế đối với toàn bộ hồ sơ khai thuế của DN vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế.
DN tạm ngừng kinh doanh có thời hạn
Căn cứ thông báo xin tạm ngừng kinh doanh của DN, cập nhật thời gian tạm ngừng kinh doanh vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để tạm dừng việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế. Hết thời gian tạm ngừng kinh doanh, thực hiện khôi phục Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để tiếp tục việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
DN tạm ngừng kinh doanh có thời hạn
Cập nhật ngày ngừng hoạt động vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để tạm dừng việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
Cập nhật ngày chính thức chấm dứt hoạt động sau khi Bộ phận đăng ký thuế đóng MST trên hệ thống đăng ký thuế vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để kết thúc việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
DN giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động
Cập nhật ngày ngừng hoạt động vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để tạm dừng việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
Cập nhật ngày chính thức chấm dứt hoạt động sau khi Bộ phận đăng ký thuế đóng MST trên hệ thống đăng ký thuế vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để kết thúc việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
DN bỏ trốn, mất tích, không tìm thấy địa chỉ hoạt động nhưng chưa làm thủ tục chấm dứt hiệu lực MST
Cập nhật ngày bỏ trốn, mất tích vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế để tạm dừng việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế.
Cập nhật ngày chính thức chấm dứt hoạt động vào Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế đối với DN khi nhận được thông báo của các bộ phận liên quan xác định đã bỏ trốn, mất tích để kết thúc việc theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế. Khôi phục lại Danh sách theo dõi DN phải nộp hồ sơ khai thuế trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo về tình trạng DN vẫn đang hoạt động sản xuất kinh doanh. Thời điểm tiếp tục theo dõi, đôn đốc DN nộp hồ sơ khai thuế được tính kể từ ngày khôi phục lại trạng thái hoạt động của DN.
Song song với việc xác định các trường hợp phải nộp hồ sơ khai thuế còn phải phân tích DN thay đổi kỳ kê khai thuế theo từng lần phát sinh sang khai thuế theo quý, các DN thay đổi niên độ kế toán, các DN chuyển đổi phương pháp tính thuế Giá trị gia tăng và DN khai thuế qua tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế.
Việc nắm bắt chính xác tình trạng nộp hồ sơ khai thuế (gồm hồ sơ khai thuế chính thức hoặc thay thế, điều chỉnh/bổ sung) không chỉ giúp hạch toán nghĩa vụ thuế được chính xác mà còn quản lý tốt DN, giám sát số thu nộp thuế, xác định doanh nghiệp có hoạt động hay không, qua đó đánh giá tính tuân thủ trong khai thuế của DN. Công việc này đòi hỏi cơ quan thuế phải thực hiện thường xuyên, liên tục và là nội dung trong công tác phân tích đối tượng nhằm tránh tình trạng DN bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh mang theo hóa đơn hay hoạt động kinh doanh bất hợp pháp gây tổn hại cho NSNN và khó khăn cho công tác kê khai thuế, kế toán thuế. Qua công tác phân tích tình trạng kê khai thuế, cơ quan thuế có cơ sở để phân loại một số đối tượng như sau :
+ Hồ sơ khai thuế chính thức: Đối với mỗi loại thuế, DN tự kê khai theo mẫu biểu quy định và nộp cho cơ quan thuế theo thời hạn quy định đối với từng loại hồ sơ khai thuế.
+ Hồ sơ khai thuế thay thế: Trong thời hạn nộp hồ sơ khai thuế, DN đã nộp hồ sơ cho cơ quan thuế sau đó phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót, nhầm lẫn ảnh hưởng đến việc xác định nghĩa vụ thuế thì DN được nộp hồ sơ khai thuế thay thế cho hồ sơ đã nộp.
+ Hồ sơ khai thuế điều chỉnh/bổ sung: Theo quy định của Luật kê khai thuế sau khi hết thời hạn nộp hồ sơ khai thuế theo quy định, DN phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp cho cơ quan thuế có sai sót thì được khai bổ sung hồ sơ khai thuế. Hồ sơ khai thuế bổ sung được nộp cho cơ quan thuế vào bất cứ ngày làm việc nào, không phụ thuộc vào thời hạn nộp hồ sơ khai thuế của lần tiếp theo, nhưng phải trước khi cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở người nộp thuế.
Kết quả đạt được khi phân tích được đầy đủ đối tượng kê khai thuế là giúp cho cơ quan thuế có được thông tin về nghĩa vụ kê khai nộp thuế của DN, có căn cứ để kiểm tra, đôn đốc kê khai hàng tháng, hàng quý, năm, căn cứ để xử lý vi phạm hành chính trong trường hợp không kê khai hoặc kê khai không đúng thời
gian quy định. Việc phân tích tốt đối tượng kê khai thuế là tiền đề cho việc theo dõi và đôn đốc thực hiện nghĩa vụ nộp thuế đối với DN của cơ quan thuế. Trường hợp không thực hiện tốt việc phân tích kê khai thuế, cơ quan thuế sẽ không có căn cứ để đánh giá việc chấp hành quy định về kê khai thuế của DN theo luật định, kéo theo việc không xác định được đầy đủ và chính xác nghĩa vụ thuế, gây thất thu thuế và cơ quan thuế không đôn đốc nhắc nhở kịp thời nghĩa vụ kê khai thuế đối với DN, làm cho việc thực thi pháp luật không nghiêm, tạo cho DN thói quen chây ì, không chấp hành đúng quy định của pháp luật.
Ngoài ra, để làm tốt công tác kê khai cơ quan thuế phải thường xuyên rà soát, nắm bắt địa bàn phân tích để xác định những đối tượng thực tế có hoạt động sản xuất kinh doanh phải đưa vào diện kê khai thuế, nhất là vào dịp đầu năm - thời điểm mà tổ chức, cá nhân kinh doanh phải thực hiện nộp thuế môn bài. Mặt khác, trong quá trình kê khai thuế phải có sự phối hợp, liên hệ thường xuyên với các cơ quan chức năng khác có liên quan như: Cơ quan cấp phép, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, chủ đầu tư kinh doanh và phát triển hạ tầng khu công nghiệp, chính quyền địa phương, cơ quan thống kê,... để nắm bắt tổng số đối tượng phải phân tích theo từng địa bàn hoạt động, theo từng loại hình doanh nghiệp, qua đó phân loại số đối tượng có hoạt động thường xuyên, số đối tượng đang tạm dừng hoạt động, số đối tượng đã giải thể, phá sản,...
4.1.2.3. Phân tích hồ sơ khai kê thuế
* Phân loai hồ sơ khai thuế : Hồ sơ khai thuế của DN sau khi được tiếp nhận được phân loại theo các tiêu thức sau: Loại hình DN và MST, sắc thuế liên quan, loại HSKT phải nộp; trạng thái của HSKT (là chính thức hay bổ sung), HSKT giấy hay hồ sơ điện tử, hồ sơ đúng hạn hay hồ sơ quá hạn.(Tuỳ vào điều kiện thực tế và nhu cầu của từng DN để lựa chọn các tiêu thức phân loại thống nhất đảm bảo thuận tiện cho việc lưu trữ và tra cứu HSKT). Sau khi phân loại cán bộ thuế chuyển HSKT và các tài liệu kèm theo HSKT cùng các nguyên nhân không đọc được dữ liệu trên HSKT bằng thiết bị quét mã vạch hoặc dữ liệu đọc được nhưng không đầy đủ, chính xác cho Bộ phận KK&KTT. Thời gian thực hiện các công việc trên là ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất là đầu giờ của ngày làm việc tiếp theo kể từ khi tiếp nhận HSKT của DN tại cơ quan thuế.
Trong thời gian qua, số DN nộp hồ sơ khai thuế đúng hạn vẫn chưa tăng qua các năm, số doanh nghiệp nộp quá hạn vẫn chiếm tỷ lệ từ 6% đến 8% trên tổng số hồ sơ đã nộp, số liệu chi tiết được thể hiện trong các Bảng 4.4 :