9. Bố cục của luận văn
2.4 Các yếu tố ảnh hƣởng phát triển tài liệu số tại Viện TTKHXH
2.4.1 Chính sách
Chính sách phát triển của Viện TTKHXH trong những năm qua đã được quan tâm nhiều đến việc xây dựng TLS, ngoài việc xây dựng các CSDL thư mục cũng bắt đầu chú trọng tới số hóa tài liệu toàn văn và bổ sung nguồn dữ liệu điện tử từ bên ngoài.
Viện cũng đã có những quy định về nộp tư liệu (nộp các sản phẩm của đề tài cấp bộ, cấp viện, luận án, luận văn, báo cáo điền dã…) đã được quy định rất rõ và là một yêu cầu bắt buộc đối với mỗi cán bộ nghiên cứu.
Bên cạnh đó còn một yêu cầu đối với Viện TTKHXH đó là vấn đề không được đưa những TLS hóa toàn văn ra phục vụ người dùng tin. Lý do của Viện đưa ra là số hóa những tài liệu quý hiếm chỉ có độc bản nhằm lưu trữ chứ không phải để phục vụ vì vấn đề bản quyền, trong khi chưa đầu tư được một phần mềm quản lý tài liệu số có khả năng quản lý, bảo mật an toàn, phân quyền người dùng thì Viện sẽ không đảm bảo được vấn đề bản quyền, e ngại TLS sẽ bị sao chép, cắt dán nội dung tài liệu, mất mát tài liệu... Đây cũng là một hạn chế rất lớn để đưa TLS ra khai thác phục vụ người dùng tin.
Viện TTKHXH cũng chưa có quy định về việc chia sẻ TLS với các viện thuộc Viện Hàn lâm KHXH, chỉ cá nhân người dùng tin tới Viện và xin phép sử dụng nguồn TLS này.
2.4.2 Kinh phí
Viện TTKHXH xin được nguồn kinh phí của các dự án tài trợ cho việc thực hiện số hóa những tài liệu quý. Công việc xây dựng TLS đòi hỏi phải có nguồn kinh phí lớn, ổn định vì giá cả các TLS, tài liệu điện tử đều rất cao và không ngừng gia tăng nhanh chóng. Việc số hóa tài liệu cũng cần đầu tư về nhân lực, trang thiết bị rất tốn kém. Với nguồn kinh phí hạn hẹp, hiện nay sau khi hết dự án đầu tư thì Viện TTKHXH đang gặp nhiều khó khăn trong kinh phí dành cho bổ sung TLS, mà đặc biệt là mua các CSDL online, e-book. Công tác số hóa cũng triển khai còn chậm và chưa thực sự mang lại hiệu quả cao do nguyên nhân thiếu nguồn kinh phí đầu tư thêm trang thiết bị đa dạng hiện đại (máy số hóa tự động khổ lớn), kinh phí bảo hành, bảo trì các thiết bị đã được đầu tư trước đó.
Hiện nay trong kho lưu trữ của Viện có một khối lượng lớn những băng đĩa ghi lại những cuộc hội nghị, hội thảo của các chuyên gia… Đây là một kho tài liệu rất quý hiếm nhưng chưa có kinh phí để xử lý, đưa ra phục vụ người dùng tin. Chính vì vậy một mảng TLS về tài liệu nghe nhìn vẫn còn trống, chỉ ở dạng tiềm năng chưa được khai thác, do đó chưa đáp ứng tốt nhu cầu tin của người dùng tin.
Bên cạnh đó, chính sách cấp kinh phí hoạt động thư viện trong công tác số hóa, phát triển cơ sở dữ liệu điện tử cũng không được thường xuyên và nguồn đầu tư đủ mạnh để duy trì được những lợi thế lớn từ dự án trước đó. Tuy nhiên, hiện tại, Viện
TTKHXH sử dụng nguồn kinh phí này như: chọn lọc các tài liệu đưa vào số hóa bằng hệ thống máy số hóa tiên tiến được trang bị từ dự án và một số tài liệu đưa vào số hóa bằng hệ thống máy số hóa “tự sản xuất - tự chế” của bộ phận chuyên môn trong Viện. Như vậy, hàng năm dù không có nhiều kinh phí cho việc phát triển TLS thì Viện vẫn có một số lượng nhất định TLS được đưa vào lưu trữ và khai thác.
2.4.3 Phần mềm
Hiện nay Viện TTKHXH cũng đã sử dụng phần mềm quản lý thư viện Millennium, tuy nhiên phần mềm này chỉ là quản lý biểu ghi thư mục, quản lý và khai thác đối với tài liệu in và làm các công việc tự động hóa trong công tác thư viện. Có thể nói, điểm hạn chế nhất tới thời điểm này của Viện TTKHXH về việc tổ chức và khai thác TLS là chưa có một phần mềm quản lý TLS chuyên dụng nào để đảm bảo được các vấn đề liên quan tới phục vụ khai thác, sử dụng của người dùng tin mà có thể phân quyền người dùng, quản lý tài liệu và lưu trữ tài liệu. Trong khi đó phần mềm Greenstone còn hạn chế việc đưa vào khai thác phục vụ người dùng tin mà chủ yếu phục vụ lưu trữ, bảo quản TLS. Như vậy, phần mềm quản lý TLS đóng vai trò rất quan trọng đối với phát triển TLS, nó đang tạo sự bế tắc trong việc phát triển và quản lý TLS, từ đó dẫn tới việc hạn chế trong khai thác TLS toàn văn và tài liệu số ngoại sinh.
2.4.4 Trang thiết bị và công nghệ
Tại Viện TTKHXH hiện nay đã được trang bị hệ thống máy tính đầy đủ cho cán bộ của Viện làm việc và cho người dùng tin tra cứu tài liệu. Các máy tính đều có nối mạng Internet. Những máy tính này đang phục vụ tốt cho cán bộ thư viện làm việc và cho người dùng tin khai thác TLS. Việc ứng dụng những công nghệ mới trong xử lý TTS ảnh hưởng rất nhiều đến việc xây dựng, quản lý và khai thác TLS. Trước đây, Viện TTKHXH cũng tạo ra những file.pdf scan vẫn lưu dưới dạng file ảnh. Những file ảnh này có hạn chế là dung lượng rất lớn tạo ra sự cồng kềnh và khó khăn trong việc lưu trữ dữ liệu. Đồng thời, file.pdf ảnh vẫn có sự phân tách giữa các vùng ký tự và ảnh mà không dùng công nghệ nhận dạng ký tự quang học để chuyển các hình ảnh được số hóa sang các dạng file text (PDF text/2 lớp, MS Word) và đặc biệt là giảm dung lượng file.
Năm 2012, Viện TTKHXH được đầu tư một hệ thống số hóa ScanRobot của Hãng Treventus - Cộng hòa Áo. Đây là một hệ thống số hóa tự động tiên tiến bậc nhất hiện nay trên thế giới. Viện đã đưa vào khai thác và tạo ra khối lượng lớn sản phẩm TLS từ hệ thống số hóa này. Hệ thống được đầu tư ngoài phần cứng là máy quét sách, còn bao gồm các phần mềm xử lý ảnh chuyên nghiệp và phần mềm quản lý quy trình số hóa đi kèm máy, ngoài ra hệ thống cũng có phần mềm nhận dạng ký tự quang học rất phù hợp cho việc xử lý các công đoạn cuối cùng trước khi đưa vào lưu trữ và khai thác sử dụng cho người dùng tin.
2.4.5 Nhân lực
Cán bộ thư viện tại Viện TTKHXH hầu hết là những cán bộ có trình độ, số lượng lớn có trình độ thạc sĩ chuyên ngành thư viện. Chính vì vậy, hầu hết các cán bộ đều đáp ứng được những đòi hỏi của công việc. Tất cả các cán bộ thư viện đều có thể tham gia xây dựng TLS, tuy vậy Viện TTKHXH có riêng một phòng số hóa chuyên trách cho nhiệm vụ này. Phòng số hóa được đào tạo chuyên sâu về CNTT, đào tạo, chuyển giao công nghệ, hướng dẫn sử dụng của đơn vị cung cấp các hệ thống số hóa. Việc này mang lại hiệu quả cao cho việc xây dựng, tạo lập kho TLS lớn, phục vụ cho việc lưu trữ, quản lý và đặc biệt là đưa vào khai thác khi được đầu tư phần mềm quản lý TLS.
2.4.6 Vấn đề bản quyền
TLS là nguồn tài nguyên quan trọng đối với mỗi thư viện, vì vậy việc phát triển TLS là một nhiệm vụ tất yếu. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai xây dựng và phát triển TLS, Viện TTKHXH đang gặp phải một số khó khăn nhất định, trong đó có vấn đề về bản quyền cho nguồn tài liệu số hóa. Đây cũng là lý do mà Viện chưa đưa những tài liệu đã số hóa ra phục vụ người dùng tin rộng rãi.
Theo luật sở hữu trí tuệ, quyền tác giả là quyền của tổ chức, cá nhân đối với tác phẩm do mình sáng tạo ra hoặc sở hữu.
Bản quyền (quyền tác giả) là khái niệm dùng để chỉ quyền của chủ thể đối với tác phẩm văn học, nghệ thuật, khoa học…
Copyright (bản quyền) là thuật ngữ được các quốc gia theo hệ thống pháp luật Anh - Mỹ dùng chỉ cho quyền phi vật thể đối với các tác phẩm trí tuệ. Quyền này tương tự như quyền tác giả (Author’s Right) ở Việt Nam nói riêng và các quốc gia theo hệ thống luật Continental như Đức hoặc một số quốc gia Châu Âu khác nhưng khác nhau ở nhiều điểm cơ bản.
Vấn đề quyền tác giả và quyền sở hữu được quy định rất rõ trong một số văn bản như: công ước quốc tế Berne (1986), bộ Luật Dân sự, Luật Sở hữu trí tuệ Việt Nam (2005)… Các văn bản này đều quy định rất rõ đối tượng được bảo hộ quyền tác giả, thời gian bảo hộ, các trường hợp vi phạm và không vi phạm quyền tác giả.
Theo luật sở hữu trí tuệ của Việt Nam ban hành năm 2005 thì tại điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định những trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép và không phải trả tiền nhuận bút, thù lao cụ thể như sau:
a) Dự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu. Như vậy công tác số hóa tài liệu tại Viện TTKHXH nhằm mục đích phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập của người dùng tin và không nhằm mục đích thương mại, cũng có thể được hiểu là không vi phạm bản quyền, tuy nhiên còn phải căn cứ vào rất nhiều vấn đề cụ thể, nhiều văn bản quy phạm pháp luật khác, căn cứ vào loại hình tài liệu tiến hành số hóa…Chính vì vậy, việc số hóa hiện nay chủ yếu nhằm mục đích lưu trữ mà chưa đưa ra phục vụ rộng rãi.