9. Bố cục của luận văn
1.3 Khái quát về Viện Thông tin Khoa học xã hội
1.3.4 Cơ sở vật chất của Viện
1.3.4.1 Cơ sở hạ tầng CNTT
Hệ thống trang thiết bị CNTT của Thư viện KHXH trong vài năm trở lại đây đã được đầu tư nâng cấp một cách đáng kể, nhất là khi chuyển về trụ sở mới tại tòa nhà số 1B Liễu Giai. Viện được kế thừa cơ sở hạ tầng mạng LAN, đặc biệt qua kết quả thực hiện dự án “nâng cao chất lượng quản lý và phục vụ khai thác các kho tư liệu tại Viện TTKHXH” giai đoạn 2011 - 2013 Viện đã trang bị được một số trang thiết bị CNTT hiện đại, chuyên dụng và phần mềm quản trị thư viện tích hợp Millennium cụ thể như sau:
- Hệ thống mạng trục được kết nối từ tầng 4 đến tầng 10 bằng Cab6 với các
Switch phân phối tại các tầng, cùng với hơn 350 nút mạng (Box) được lắp đặt tại các phòng làm việc và các phòng đọc.
- Số lượng máy tính: trên 100 máy trạm các loại được kết nối vào hệ thống mạng LAN dùng cho hoạt động xử lý thông tin, quản lý và phục vụ bạn đọc tra cứu tài liệu...
- 04 máy chủ đảm nhiệm các công việc: quản trị hệ thống phần mềm thư viện tích
hợp; quản trị thiết bị lưu trữ chuyên dụng; quản trị hệ thống mạng LAN; quản trị an ninh
- 01 thiết bị lưu trữ chuyên dụng (dung lượng 12TB) đảm nhiệm việc lữu trữ và
sao lưu dự phòng toàn bộ các tài nguyên thông tin của Viện.
- Máy số hoá tài liệu đóng tập ScanRobot: 01 được trang bị cùng phần mềm xử lý
ảnh có bản quyền.
- Máy quét: 02 máy quét phẳng, khổ A4, A3
- Máy ảnh: 02 máy ảnh số
- Máy in: 20 chiếc các loại
- Máy chiếu: 02 chiếc
- 03 thiết bị lưu điện UPS đảm nhiệm việc duy trì tạm thời nguồn điện cho toàn
bộ hệ thống khi có sự cố xảy ra.
- 01 Switch trung tâm đảm nhiệm các việc điều phối các kết nối trong và ngoài
mạng LAN.
- Phần mềm quản trị thư viện Millennium có 12 License, Hệ điều hành Win2008
sever có bản quyền.
Đặc biệt trong năm 2012 - 2013 Viện đã chú trọng đến việc đầu tư xây dựng một phòng máy chủ, nhằm phục vụ công tác hiện đại hóa thư viện và các hoạt động của Viện. Hiện nay hệ thống luôn được duy trì hoạt động 24/24 để phục vụ độc giả trong và ngoài nước tra cứu, tìm tin.
Hệ thống bao gồm các thiết bị:
Có thể nói với cơ sở hạ tầng kỹ thuật của Thư viện trong thời gian qua đã có sự đầu tư nâng cấp đáng kể cả về phần cứng và phần mềm. Tuy nhiên sự đầu tư nâng cấp trang thiết bị còn nhiều hạn chế do nguồn kinh phí còn hạn hẹp, về cơ sở hạ tầng kỹ thuật còn thiếu và chưa đồng bộ... So với tất cả các thư viện lớn cùng thứ bậc trong nước.
Với hiện trạng nêu trên, Thư viện vẫn gặp một chút khó khăn trong việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của mình nhằm đảm bảo thông tin cho các hoạt động nghiên cứu và triển khai của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam với cộng đồng trong giai đoạn hiện nay và trong những năm sắp tới, do vậy không tránh khỏi nguy cơ ngày càng tụt hậu so với các thư viện cùng thứ bậc trong nước.
1.3.4.2 Nguồn lực thông tin
a/ Tài liệu truyền thống
Hiện tại, Thư viện có khoảng 1 triệu đầu tài liệu, gồm 500.000 sách, hơn 2.000 loại báo, tạp chí tiếng Việt và tiếng nước ngoài thuộc các lĩnh vực khác nhau, trong đó hơn 400 loại báo và tạp chí tiếng nước ngoài được bổ sung đủ và thường xuyên. Bộ sưu tập sách Nhật Bản cổ có 11.223 bản, Trung Quốc cổ có 31.175 bản (đứng thứ 4 sau Thư viện Quốc gia Bắc Kinh, Thư viện Đại học Tokyo và Thư viện Quốc gia Đài Loan), sách Trung Quốc hiện đại có 11.000 bản, sách Latinh có 40.000 bản…Bản sách cổ nhất của Thư viện có niên địa từ thế kỷ XIV. Bản độc đáo nhất của Thư viện có dấu “Ngự” của Triều Thanh Trung Quốc (Thế kỷ XVIII). Thư viện
KHXH đang lưu giữ được một phần bộ Vĩnh lạc đại điển và một phần bộ Tứ khố
toàn thư, là những sách có giá trị đặc biệt mà ngay tại nơi sinh ra nó là Trung Quốc
cũng không có đủ.
Trong kho tư liệu truyền thống có hơn 160 tập Thần tích, Thần sắc, 1.225 bản Hương ước được viết bằng chữ Hán, chữ Nôm, bằng bút lông trên giấy dó (với khoảng 230 nghìn trang tư liệu viết tay) của gần 9.000 làng Việt, trong đó có khoảng 50 văn bản soạn vào thế kỷ XVIII-XIX. Thư viện cũng đang lưu giữ hơn 3.534 bản kê bằng chữ Hán, chữ Nôm các dạng văn hoá làng xã như văn bia, địa bạ và bản kê địa danh làng xã năm 1923 của hầu hết các tỉnh, thành trong cả nước và hơn 400 bản sắc phong của triều Lê, triều Nguyễn và các triều đại phong kiến thời trước với bản cổ nhất mà Thư viện có được là vào đầu thế kỷ XVII: bản sắc phong có ký hiệ VHTS2, ngày bna sắc 17/6 năm Hoằng Định thứ hai - 1962.
Kho bản đồ có giá trị đặc biệt trong Thư viện KHXH, đang lưu giữ 3.137 loại bản đồ với trên 9.437 tấm và 122 Atlat về 3 nước Đông Dương được vẽ hoặc in rất sớm, từ những năm 1584 đến năm 1942. Nhiều bản đồ rất quý giá về mặt lịch sử, văn hoá, chẳng hạn bản đồ Hà Nội năm 1831 Hoài Đức phủ toàn đồ, bản đồ Hà Nội năm 1873; bản đồ Sài Gòn năm 1902.
Kho ảnh của Thư viện có 58.000 ảnh về các di tích lịch sử, kiến trúc, khảo cổ, sinh hoạt văn hoá, trong số này có khoảng 40.000 ảnh về Việt Nam, Lào, Campuchia. Kho ảnh này được hình thành chủ yếu từ các công trình nghiên cứu của các nhà sử học, kiến trúc sư, khảo cổ học, dân tộc học…người Pháp và người Việt Nam. UNESCO đã đề nghị Viện TTKHXH làm hồ sơ để bộ sưu tập ảnh này được đăng ký công nhận là Ký ức Thế giới (Memory of the World).
+ Hơn 400 bản sắc phong của triều Nguyễn và các triều đại phong kiến thời trước, bản cổ nhất vào thế kỷ XVI.
b/ Tài liệu điện tử Viện TTKHXH có:
Việc bổ sung tài liệu điện tử, CSDL có ý nghĩa quan trọng với hoạt động thư viện vì những ưu điểm sau: chứa đựng lượng thông tin lớn, nhiều loại hình; nhiều người có thể truy cập đồng thời, sử dụng trong cùng một thời điểm, tiết kiệm thời gian chi phí; Thu thập nhanh chóng, dễ dàng tham khảo chéo; Tạo ra kênh thông tin hai chiều giữa người sử dụng thông tin và sáng tạo thông tin, đồng thời người dùng tin có thể dễ dàng liên kết tới các trích dẫn, các nguồn tham khảo.
Thực hiện kế hoạch phát triển đa dạng nguồn tư liệu, bắt đầu từ năm 2014, Viện TTKHXH chuyển hướng sang bổ sung các nguồn tin điện tử, tuy nhiên để có được quyền truy cập các CSDL online theo yêu cầu thì số kinh phí bỏ ra lớn hơn rất nhiều so với số kinh phí được cấp. Với mục đích chi phí tối thiểu, lợi ích tối đa, Viện TTKHXH đã tham gia vào Liên hiệp thư viện Việt Nam về Nguồn tin khoa học và công nghệ để cùng sử dụng chung các CSDL online và Liên hiệp đã mua đó là CSDL Proquest Central, CSDL STD và CSDL kết quả nghiên cứu.
CSDL Proquest Central hiện là CSDL toàn văn đa ngành lớn nhất hiện nay bằng tiếng Anh, bao quát trên 160 lĩnh vực khoa học tự nhiên và công nghệ,
KHXH&NV, các ngành nghệ thuật, kinh doanh, y học…Proquest Central hợp tác xuất bản tài liệu khoa học lớn như Emerald và Springer, 200 nhà xuất bản của các trường đại học, trên 160 hiệp hội hàn lâm và trên 300 tổ chức chuyên ngành.
CSDL khoa học và công nghệ Việt Nam (STD - Science and Technology Documents of Vietnam) do Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia xây dựng và cập nhật từ năm 1987. STD cung cấp và cập nhật thông tin về hàng trăm ngàn bài trích từ các tạp chí, tập san, kỷ yếu hội nghị, hội thảo khoa học của Việt Nam, bao gồm trên 150.000 biểu ghi thư mục với trên 85.000 bài trích toàn văn. STD bao phủ hầu hết các lĩnh vực khoa học, công nghệ, xã hội, nhân văn, các ngành kinh tế, giáo dục, văn hoá, nghệ thuật, thể thao, du lịch, y tế, môi trường. STD được cập nhật hàng tháng và bổ sung trên 11.000 tài liệu mới hàng năm.
CSDL Kết quả nghiên cứu là CSDL thư mục lớn nhất Việt nam về các báo cáo kết quả hiện thực các đề tài nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ đã được đăng ký và giao nộp tại Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia cũng như tại các cơ quan quản lý có thẩm quyền tại địa phương. CSDL gồm khoảng 20.000 biểu ghi thư mục có tóm tắt.
Bắt đầu từ tháng 6/2014, các cán bộ nghiên cứu, độc giả có thể truy cập các CSDL trên mạng LAN của Viện. Bên cạnh đó, để phát huy tối đa lợi ích mà các CSDL trên mang lại, Viện TTKHXH đã chia sẻ quyền truy cập bằng cách cấp thêm account cho 3 đơn vị khác: Viện Xã hội học, Viện Triết học, Viện Dân tộc học.
Việc tham gia vào Liên hợp giúp Viện TTKHXH tiết kiệm được một khoản kinh phí không nhỏ trong việc bổ sung nguồn tin điện tử, ngoài ra còn tạo lập được mối quan hệ giữa các đơn vị thành viên, chia sẻ nguồn thông tin với các viện nghiên cứu khác thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Sự liên hết chia sẻ nguồn tin giữa các cơ quan đã tạo điều kiện cho viện mở rộng và gia tăng số lượng nguồn tin số hoá một cách nhanh chóng và hiệu quả. Bên cạnh đó còn là động lực để các đơn vị thành viên chú ý tới việc thường xuyên nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ cũng như nâng cấp cơ sở hạ tầng thông tin phù hợp với nhu cầu trao đổi nguồn tin điện tử.