9. Bố cục của luận văn
1.4 Đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin tại Viện TTKHXH
1.4.2 Đặc điểm nhu cầu tin tại Viện
- Nhu cầu tin của nhóm thứ nhất - Cán bộ lãnh đạo và quản lý
Nhu cầu tin của cán bộ lãnh đạo, quản lý là những tài liệu về khoa học quản lý, các văn bản hành chính, các tài liệu về sự phát triển thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau của Khoa học xã hội. Trên cơ sở đó đưa ra những quyết định phù hợp và thúc đẩy sự phát triển mang tính toàn diện cho Viện TTKHXH. Đáp ứng nhu cầu tin của lực lượng bạn đọc là cán bộ lãnh đạo, quản lý là việc rất quan trọng. Việc tổ chức nguồn tin và đáp ứng nhu cầu tin cần đầy đủ, chính xác, kịp thời, cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thông tin đa dạng, phong phú, hoạt động thông tin linh hoạt, mềm
dẻo để tạo ra được các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin phù hợp cho đối tượng là cán bộ lãnh đạo, quản lý.
- Nhu cầu tin của nhóm thứ 2 - Giảng viên và cán bộ nghiên cứu
Nhu cầu tin của người dùng tin là cán bộ nghiên cứu chuyên sâu không mang tính chất đại chúng, rộng rãi mà là những thông tin như là công cụ đặc biệt phục vụ cho mục đích nghiên cứu. Về khoa học xã hội thì thời gian nghiên cứu, kinh nghiệm nghiên cứu, phương thức tiếp cận đề tài một cách khoa học là vô cùng quan trọng. Đó sẽ là yếu tố không nhỏ tác động đến nhu cầu tin của nhóm người dùng tin là cán bộ nghiên cứu chuyên sâu. Đây cũng là nhóm người dùng tin chủ yếu mà thư viện phục vụ. Họ là nhóm người dung tin có trình độ cao, họ luôn tìm kiếm thôn tin cần thiết phục vụ trực tiếp cho việc nghiên cứu của họ nên họ rất có nhu cầu về các tài liệu quý hiếm, được số hóa thành tài liệu số hay những tài liệu dạng CSDL online chuyên sâu nước ngoài. Do hoạt động đặc thù là nghiên cứu chuyên sâu về khoa học xã hội nên nhóm này có nhu cầu sử dụng TLS thuộc ngành khoa học xã hội. Chỉ còn lại rất ít nhu cầu TLS thuộc các ngành khác. Đa số cán bộ nghiên cứu chuyên sâu luôn cập nhật, thích sử dụng các phương thức sử dụng thư viện hiện đại, chỉ có một phần nhỏ cán bộ đã cao tuổi không thích sử dụng máy tính, TLS như tài liệu in ấn.
- Nhu cầu tin của nhóm thứ 3 - Các học viên, nghiên cứu sinh
Là nhóm người dùng tin sử dụng các tài liệu mang tính chất chuyên ngành phục vụ cho các đề tài nghiên cứu khoa học. Họ cũng sử dụng các CSDL, tài liệu nội sinh, đặc biệt là luận án, luận văn để tham khảo làm tiểu luận môn học, luận văn Thạc sĩ, luận án Tiến sĩ. Nhóm người dùng tin này hầu hết đều đang công tác, nghiên cứu, giảng dạy nên họ cũng thích sử dụng tài liệu số, CSDL online. Bên cạnh tài liệu bằng tiếng Việt họ có nhu cầu cao sử dụng tài liệu bằng tiếng Anh và các ngôn ngữ khác để tham khảo phục vụ học tập, nghiên cứu khoa học cũng như thực hiệnmục đích tốt nghiệp.
- Nhu cầu tin của nhóm thứ 4 - Người dùng khác
Là nhóm người dùng tin có nhu cầu tìm tài liệu cấp 1 là chủ yếu. Nội dung các tài liệu không cần quá sâu nhưng ở nhiều dạng khác nhau. Loại hình tài liệu mà
đối tượng này quan tâm nhiều nhất và thường xuyên sử dụng các CSDL để tra cứu, tham khảo cho tiểu luận, luận văn, luận án của họ. Nhu cầu của đối tượng này rất lớn, nguồn tài liệu truyền thống trong kho rất hạn chế (tài liệu xám chỉ có 01 bản) vì vậy, họ rất cần phần số hóa toàn văn nguồn tài liệu “xám” để tham khảo. Trình độ ngoại ngữ của đối tượng này không cao nên chủ yếu sử dụng tài liệu tiếng Việt.
1.5. Vai trò của xây dựng, tổ chức và khai thác tài liệu số với Viện TTKHXH
1.5.1 Đối với nhu cầu khai thác thông tin của người dùng tin
Thông tin quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động sống, lao động, học tập của con người. Không chỉ cần những tài liệu, thông tin dưới dạng truyền thống họ có nhu cầu cao về các loại tài liệu hiện đại. Nhu cầu được tiếp cận và khai thác các nguồn thông tin có giá trị, cập nhật là nhu cầu cơ bản của mọi đối tượng người dùng tin. Bạn đọc chủ động trong học tập, tự nghiên cứu là chính. Do đó, họ luôn mong muốn được tiếp cận và sử dụng các tài liệu trên mạng, CSDL online, ebook phục vụ cho hoạt động học tập, nghiên cứu.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan TT-TV đã ứng dụng CNTT vào hoạt động và cho phép tra cứu bằng máy tính, đặc biệt là tra cứu thông tin qua mạng Internet. Do đó, TLS được coi là một phương tiện quan trọng hàng đầu giúp người dùng tin có thể tiếp cận đến nguồn tài liệu truyền thống. Việc khai thác TLS đã mang lại rất nhiều tiện ích cho NDT. Trước kia, với nguồn lực thông tin truyền thống, NDT phải đến thư viện tra cứu tài liệu một cách thủ công trong những tủ phích, tủ phiếu mục lục, rồi đọc tài liệu văn bản và ghi chép lại theo nhu cầu từng người sử dụng. Hiện nay, chỉ với những thao tác đơn giản trên máy tính hay mạng máy tính, NDT có thể tra cứu thông tin và tạo một bộ sưu tập cá nhân cho riêng mình. Người dùng tin dễ dàng tìm kiếm lại những TLS đã sử dụng và truy cập trước đó nhanh chóng vì chúng được ghi lại tự động thông qua trình bookmark của CSDL.
Ngoài ra, trong cuộc sống hiện đại ngày nay, việc tiếp cận với những phương tiện kỹ thuật hiện đại cũng đã nâng cao kỹ năng khai thác TLS của NDT. Các yêu cầu tin của con người thường không cố định mà luôn có nhiều yêu cầu mới phát sinh nhằm phục vụ cho hoạt động sống, làm việc và giải trí của con người. Các yêu cầu
tin mới luôn biến đổi buộc NDT phải từng bước nâng cao năng lực tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin và họ sẽ ngày càng thành thạo hơn trong tìm kiếm, cũng như thích nghi nhanh hơn và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu của nhà cung cấp tin.
Đối với NDT Viện TTKHXH,TLS có ý nghĩa rất quan trọng, rất cần thiết. Đối với những NDT là người lãnh đạo, quản lý, họ vừa làm công tác quản lý vừa là những nhà nghiên cứu khoa học, chính vì vậy họ không có nhiều thời gian để tìm kiếm cũng như tham khảo tài liệu trực tiếp tại thư viện. Đặc biệt, họ là những người cần những thông tin nhanh, cập nhật, đa dạng và phong phú, nên những thông tin mới chỉ có trên mạng, chưa kịp được tập hợp và in ra thì sẽ rất khó có thể khai thác nếu không có TLS.
Ngoài ra với đối tượng NDT là cán bộ nghiên cứu khoa học, họ thường xuyên phải đi công tác xa, họ không thể trực tiếp đến thư viện để đọc tài liệu được. Lúc này TLS là nguồn thông tin quý giá mà họ có thể tiếp cận được.
Đối với NDT là nghiên cứu sinh, học viên cao học, TLS sẽ được họ tận dụng triệt để và sẽ tăng tần suất sử dụng thông thi tại thư viện, làm cho hoạt động tạo lập các sản phẩm, dịch vụ thông tin của thư viện ngày càng phát triển. Một điểm bất lợi lớn nhất của tài liệu truyền thống đó là không thể lưu trữ và khai thác các thông tin ở dạng đa phương tiện bao gồm cả âm thanh, hình ảnh… trong đó, lượng thông tin này là vô cùng quý giá, đặc biệt là các cuộc phỏng vấn sâu tại các cuộc điều tra, nghiên cứu...
Như vậy TLS có thể giúp Viện TTKHXH đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiếp cận, khai thác thông tin của NDT. Với số lượng NDT ngày càng gia tăng như hiện nay, NCT cũng gia tăng và không ngừng biến đổi. Phát triển TLS là việc làm tất yếu của nhiều cơ qua TT-TV, trong đó có Viện TTKHXH.
1.5.2 Đối với việc hỗ trợ xây dựng và phát triển các loại hình sản phẩm và dịch vụ thông tin mới
Bên cạnh sự phát triển của CNTT, nền kinh tế thị trường cũng đã ảnh hưởng nhiều đến hoạt động thư viện. Các thư viện bây giờ không đơn thuần chỉ đợi bạn đọc đến tra tìm tài liệu rồi lấy từ kho ra cho họ mượn. Mà bên cạnh những công việc
truyền thống như vậy, các thư viện cần tích cực tạo ra nhiều sản phẩm thông tin mới nhằm phục vụ tối đa NCT của NDT, đồng thời thu hút được nhiều NDT đến sử dụng thư viện. TLS đã đẩy mạnh việc phát triển các loại sản phẩm và dịch vụ thông tin mới. Những thông tin được tổ chức dưới dạng số đều có mật độ thông tin cao, có khả năng truy cập từ xa, tính cơ động cao, dễ sao chép và chuyển vào các vật mang tin như mong muốn.
Trước kia, để tập hợp được thư mục những tài liệu theo yêu cầu của NDT phải mất rất nhiều thời gian tra tìm, ghi chép lại. Hiện nay, việc này dựa vào các CSDL thư mục thì việc này hoàn toàn đơn giản. Chỉ cần một lệnh tìm kiếm và ra lệnh in, ngay lập tức sẽ có một danh mục những tài liệu theo yêu cầu của NDT. Ngoài ra, đối với TLS chỉ cần thay đổi các tiêu chí tìm kiếm theo yêu cầu của NDT, ngay lập tức ta sẽ có ngay các bộ sưu tập tài liệu mới theo yêu cầu, đồng thời NDT có nhiều hình thức để lưu trữ: có thể in ấn thành từng cuốn, hay lưu vào đĩa CDROM hoặc gửi qua Internet cho NDT.
Ngoài việc tạo ra những sản phẩm thông tin nhằm phục vụ trực tiếp yêu cầu của NDT, TLS còn tạo cho thư viện rất nhiều các sản phẩm thông tin khác như: biên soạn các bản thư mục theo chủ đề, theo ngôn ngữ, thông báo sách mới…Cần phát huy hơn nữa việc chia sẻ thông tin không giới hạn bởi không gian và thời gian. TLS còn tạo ra nhiều dịch vụ mới như: tra cứu thông tin qua mạng, tìm kiếm thông tin theo yêu cầu, phân phối thông tin, tra cứu và tìm kiếm tài liệu liên thư viện… Từ đó sẽ giúp cho việc kết nối đa chiều NCT với nguồn tin nhằm đáp ứng tối đa NCT của NDT,giảm được thời gian, công sức trong quá trình tìm kiếm tài liệu.
Như vậy, TLS giúp Viện TTKHXH đáp ứng tốt hơn nhu cầu tiếp cận, khai thác thông tin của người dùng tin. Với số lượng người dùng tin ngày càng gia tăng hiện nay, nhu cầu tin cũng gia tăng và không ngừng biến đổi, phát triển TLS là hướng đi tất yếu của nhiều cơ quan TT- TV trong đó có Viện TTKHXH.
1.5.3. Đối với việc đẩy mạnh trao đổi chia sẻ tài liệu số
Hiện nay, các thư viện nói chung và Viện TTKHXH nói riêng đang phải đối mặt vấn đề giá cả các xuất bản phẩm hiện đại không ngừng tăng lên nhanh chóng trong khi nguồn kinh phí được cấp hàng năm lại giảm đi. Không chỉ dừng lại ở trao
đổi tài liệu truyền thống các thư viện đang đẩy mạnh và phát triển trao đổi TLS. Để có thể thu thập, khai thác được nguồn TLS phong phú, đa dạng cả về số lượng và chất lượng Viện TTKHXH phải tích cực, chủ động đẩy mạnh hoạt động trao đổi, chia sẻ TLS với các cơ quan TT-TV khác đặc biệt trao đổi với các cơ quan có cùng chuyên ngành. Tuy nhiên, để có thể tiến hành trao đổi, chia sẻ TLS đòi hỏi Viện TTKHXH phải xây dựng, tổ chức được nguồn TLS đặc thù, có giá trị để tạo tiền đề giúp cho việc trao đổi tiến hành thuận tiện và nhanh chóng hơn. Viện TTKHXH cần phải đẩy mạnh hoạt động số hoá tài liệu, nâng cao chất lượng xử lý TLS cũng như thiết lập cơ chế trao đổi, chia sẻ rõ ràng.
Ngoài ra, ở phương diện rộng hơn TLS giúp cho Viện TTKHXH hoà nhập với cộng đồng khoa học quốc tế, mở rộng phạm vi, Viện sẽ được biết đến nhiều hơn bởi cộng đồng học giả trong và ngoài nước. Ngày nay, việc chia sẻ TLS đang được mở rộng giữa các hệ thống thông tin ở các quốc gia khác nhau trên thế giới. Nhờ giao lưu và chia sẻ thông tin mà phạm vi và tần suất sử dụng thông tin được nhân lên, vừa có lợi cho người dùng tin vừa tạo thêm giá trị cho nguồn thông tin.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG, TỔ CHỨC VÀ KHAI THÁC TÀI LIỆU SỐ TẠI VIỆN THÔNG TIN KHOA HỌC XÃ HỘI