9. Bố cục của luận văn
2.2 Tổ chức tài liệu số
2.2.1 Tổ chức lƣu trữ
Tại Viện TTKHXH tổ chức trên một số phương tiện: + Lưu trên ổ cứng máy chủ
+ Lưu trên đĩa DVD, CD chất lượng cao
+ Lưu trên một số thiết bị riêng biệt chuyên dụng
2.2.2 Tổ chức bảo quản
Bảo quản TLS là một quy trình quan trọng có vai trò quyết định đến khả năng truy cập lâu dài và tính bền vững của tài liệu. Các TLS phải được lưu trữ, bảo quản để đảm bảo có thể sử dụng lâu dài, phục vụ cho nhu cầu tin của người dùng tin. Trong phạm vi luận văn này bảo quản TLS là một loạt hoạt động quản lý cần thiết để đảm bảo việc truy cập liên tục tới TLS cho đến khi còn cần thiết
Tài liệu số không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ trong máy tính mà còn nhằm mục đích là phân phối tới người dùng trong môi trường truyền thống dưới nhiều hình thức. Do vậy tài liệu số cần phải đảm bảo được tính đúng đắn, toàn vẹn, thông tin xác thực và không bị thay đổi hay mất đi.
Viện TTKHXH lưu giữ tài liệu số trên các hình thức chuyên biệt:
- Lưu trữ trên một ổ cứng riêng biệt
- Lưu trên đĩa DVD
- Lưu trữ dưới dạng CD-ROM và cất giữ trong các tủ đựng đĩa
- Lưu trong ổ cứng của máy chủ
- Lưu trên một ổ cứng riêng biệt chuyên dụng có dung lượng là 12 TB
- Lưu trong ổ cứng của máy chủ, dữ liệu sẽ chiếm một khoảng trống nhất định trong ổ cứng của máy chủ, việc này sẽ kém an toàn khi máy chủ đã có tuổi thọ cao, nhưng việc cập nhật dữ liệu trên mạng internet rất thuận tiện.
Các dữ liệu số thường xuyên được cập nhật vào các vật lưu trữ. Đồng thời những vật lưu trữ được bảo quản ở những nơi có điều kiện đặc biệt (thường là được bảo quản ở trong tủ đựng đĩa, có điều kiện và nhiệt độ thích hợp: nhiệt độ khoảng 20oc, độ ẩm 40%, và nhiệt độ không bị thay đổi đột ngột).
Các máy chủ trong thư viện có sử dụng phần mềm diệt vi rút. Điều này có thể làm giảm thiệt hại do vi rút gây ra đối với TLS. Vì TLS được lưu trữ, bảo quản và sử dụng thông qua máy vi tính và mạng máy tính. Tuy nhiên hầu hết các máy tính trạm của Viện thường chưa có chương trình diệt virut hiệu quả nên nguy cơ virut tấn công là khá cao.