9. Bố cục của luận văn
2.3 Khai thác tài liệu số
2.3.1 Chính sách khai thác
Việc khai thác TLS là hoạt động quan trọng nhất, nó là cầu nối giữa người dùng tin với thư viện, đồng thời thông qua đó đánh giá được chất lượng của TLS đã phù hợp và đã đáp ứng được nhu cầu tin của người dùng tin hay chưa.
Tuy nhiên, việc khai thác TLS tại Viện TTKHXH chưa thực sự phổ biến. Hiện tại Viện cho phép khai thác TLS dưới dạng xem các biểu ghi thư mục và tài liệu toàn văn. Mảng tài liệu toàn văn được thực hiện để khai thác thông qua mạng LAN và lưu trữ thông qua các thiết bị lưu trữ. Những tài liệu toàn văn ngoài mục đích bảo tồn, lưu trữ những tài liệu quý hiếm, là bản gốc không còn bản thứ hai thì khai thác TLS là một ưu tiên trong tương lai.
2.3.2 Hình thức khai thác
Tuy vậy, TLS vẫn được đưa vào khai thác nhưng chỉ khai thác tại chỗ, thông qua mạng LAN. Bạn đọc có thể truy cập đọc tài liệu tại chỗ của Viện tại số 1B Liễu Giai (tầng 4 và tầng 8). Do tính chất chuyên ngành, do sự chuyển đổi văn hoá đọc trong thời đại internet, việc xã hội hoá hoạt động phục vụ thông tin của Viện TTKHXH mới đang dần dần, từng bước một được thực hiện. Hiện tại việc tìm kiếm tại chỗ được thực hiện trên phần mềm Greenstone:
Giao diện tìm tin của Greenstone được thiết kế khá thân thiện với NDT. Greenstone có giao diện web được xuất ra và chạy trên các trình duyệt khác nhau:
Hình 1.8: Giao diện trang chủ của phần mềm Greenstone tại Viện TTKHXH
- Giao diện ta có thể đặt Logo tại đó để giới thiệu về thư viện hoặc bộ sưu tập
- Bên dưới là các tab về “trang chủ”, “Giới thiệu chung”, “tìm theo năm” và
“giải trí”.
- Do đặc thù và mục đích lưu trữ của Viện mà chủ yếu giao diện phục vụ việc tìm
kiếm tài liệu theo năm.
- Dữ liệu được lưu trữ và phục vụ khai thác được thực hiện cho các tài liệu từ
những năm 1990 đến năm 2013. Trong đó từ năm 2004 đến năm 2013 là toàn bộ tài liệu được lưu dưới dạng fulltext.
Hình 1.9: Dữ liệu được lưu trữ và trình bày dưới dạng fulltext
Việc khai thác TLS mới chỉ được triển khai chủ yếu thông qua mạng LAN nội bộ của Viện. Greenstone quản lý TLS được cài đặt trên máy chủ, chia sẻ trong mạn LAN của Viện và có mật khẩu vào máy chủ của Viện sẽ được truy cập và sử dụng. Việc đưa lên website chưa thực hiện được do tính bảo mật của đa số tài liệu quý hiếm, trong khi đó chưa có phần mềm quản lý tài liệu số để quản lý, phân quyền người dùng một cách an toàn và rộng rãi.