9. Bố cục của luận văn
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ
2.2.5 Công tác lưu trữ và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức
Bảo quản hồ sơ CB,CC là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp trong đó chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Thực tế đã chứng minh tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn tùy thuộc phần lớn vào điều kiện bảo quản chúng. Bằng cách áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến, các chế độ bảo quản chặt chẽ, có thể lƣu trữ
Hồ sơ CB,CC
Phiếu bổ sung lý lịch hàng năm, văn bằng, chứng chỉ…
Tài liệu về nâng lương, nâng ngạch, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, khen thưởng, kỷ luật…
Do CB,CC nộp khi có phát sinh trong năm
Do cơng chức chun mơn nộp trong q trình
thực hiện cơng việc
Cơng chức trực tiếp quản lý hồ sơ CB,CC thực hiện việc bổ sung
tài liệu đƣợc bền lâu, không bị hƣ hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con ngƣời.
Qua kết quả khảo sát, chúng tôi xin đƣa ra số lƣợng hồ sơ hiện đang đƣợc bảo quản tại một số cơ quan bộ nhƣ sau:
Stt Tên bộ
Số lƣợng hồ sơ hiện đang bảo quản tại cơ quan bộ Chia ra Hồ sơ CB,CC đang công tác Hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu, đã mất 1. Bộ Công an 5234 2734 2500 2. Bộ Khoa học và Công nghệ 907 421 486
3. Bộ Lao động-Thƣơng binh và Xã
hội 2860 800 2060
4. Bộ Nội vụ 580 330 250
5. Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn 15700 700 15000
6. Bộ Tài chính 2997 1210 1787
7. Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng 1733 320 1413
8. Bộ Thông tin và Truyền thông 318 265 53
9. Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch 2691 213 2478
10. Bộ Y tế 1600 600 1000
11. Văn phịng Chính phủ 1950 1000 950
Từ số lƣợng hồ sơ hiện đang bảo quản tại các cơ quan bộ nêu trên, chúng tôi xin so sánh bằng biểu đồ sau:
Biểu đồ số lƣợng hồ sơ CB,CC hiện đang bảo quản tại các cơ quan bộ 0 2000 4000 6000 8000 10000 12000 14000 16000 Bộ Công an Bộ Khoa học và Công nghệ Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội
Bộ Nội vụ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Bộ Tài chính
Bộ Tài ngun và Mơi trƣờng Bộ Thơng tin và Truyền thơng Bộ Văn hố, Thể thao và Du lịch
Bộ Y tế
Văn phịng Chính phủ
Qua biểu đồ trên cho thấy hồ sơ CB,CC hiện đang bảo quản tại các cơ quan bộ có số lƣợng khơng đồng đều do quá trình hình thành, chia, tách, sáp nhập của mỗi bộ khác nhau. Bộ NN&PTNT có số lƣợng hồ sơ CB,CC nhiều nhất (15700 hồ sơ), Bộ Thơng tin và Truyền thơng có số lƣợng hồ sơ ít nhất (318 hồ sơ). Lý giải về số lƣợng hồ sơ tại Bộ NN&PTNT nhiều nhƣ vậy là bởi vì hiện nay bộ đang quản lý hồ sơ CB,CC của 7 bộ sáp nhập bao gồm: Bộ Giao thơng cơng chính năm 1945; năm 1955 đƣợc tách thành 2 bộ: Bộ Giao thông và Bƣu điện và Bộ Thủy lợi và Kiến trúc; năm 1958 Bộ Thủy lợi và Kiến trúc đƣợc tách thành 02 bộ: Bộ Thủy lợi và Bộ Kiến trúc; năm 1960 đổi tên Bộ Thủy lợi thành Bộ Thủy lợi và Điện lực; năm 1962 lại đổi tên là Bộ Thủy lợi và đến năm 1995 hợp nhất ba bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp và công nghiệp thực phẩm và Bộ Thủy lợi thành Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn vì vậy mà bộ có số lƣợng hồ sơ tƣơng đối lớn.
Đối với Bộ Thông tin và Truyền thông đƣợc thành lập từ tháng 8/2007 đến nay trên cơ sở chức năng nhiệm vụ của Bộ Bƣu chính, Viễn thông và tiếp nhận thêm chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nƣớc về báo chí, xuất bản từ Bộ Văn hóa – Thơng tin do vậy mà số lƣợng hồ sơ của bộ này ít hơn nhiều số lƣợng hồ sơ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
Việc giao bộ phận quản lý, phân công trách nhiệm, bố trí cơng chức quản lý hồ sơ của mỗi bộ khác nhau nên cách thức quản lý hồ sơ tại các bộ cũng khác nhau. Hiện nay tại các cơ quan bộ hình thành 2 cách thức quản lý hồ sơ CB,CC đó là:
Cách thứ nhất: Quản lý riêng khối hồ sơ CB,CC đang công tác và hồ sơ
CB, CC đã nghỉ hƣu. Đối với hồ sơ CB,CC đang công tác bảo quản tại phòng làm việc của Vụ TCCB. Đối với hồ sơ CB, CC đã nghỉ hƣu bảo quản tại kho lƣu trữ của bộ hoặc bảo quản tại phòng riêng. Cách này đƣợc áp dụng tại Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nội vụ, Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội...
Ảnh 3: Tủ đựng hồ sơ CB,CC đang cơng tác bảo quản tại phịng làm việc của Vụ TCCB, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 24/4/2014
Ảnh 4: Hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu, đã mất bảo quản tại kho lƣu trữ của Văn phòng, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 9/5/2014
Cách thứ hai: Quản lý chung khối hồ sơ CB,CC đang công tác và hồ sơ
CB, CC đã nghỉ hƣu, đã mất tại một phòng riêng. Cách này đƣợc áp dụng tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nơng thơn, Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Khoa học và Công nghệ, Bộ Y tế, Văn phịng Chính phủ...
Hồ sơ CB,CC đang cơng tác, đã nghỉ hƣu, đã mất của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn đƣợc bảo quản chung cùng một kho:
Ảnh 5: Tủ đựng hồ sơ CB,CC đang công tác Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 13/3/2014. Ảnh 6: Hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu, đã mất Người chụp: Phạm Thị Nga Ngày chụp: 13/3/2014.
Hồ sơ CB,CC đang công tác, đã nghỉ hƣu, đã mất của Bộ Y tế đƣợc bảo quản chung cùng một kho:
Ảnh 7: Tủ đựng hồ sơ CB,CC đang công tác
Người chụp: Phạm Thị Nga. Ngày chụp: 13/8/2014
Ảnh 8: Hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu, đã mất
Từ 2 cách thức quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ nêu trên, chúng tơi phân tích những ƣu điểm, hạn chế của 2 cách thức quản lý này nhƣ sau:
Cách thứ nhất có ƣu điểm thuận tiện cho việc bổ sung tài liệu vào hồ sơ và thuận tiện cho việc khai thác hồ sơ CB, CC đang công tác. Lý do vì tần suất sử dụng hồ sơ CB, CC đang công tác lớn hơn nhiều so với hồ sơ CB, CC đã nghỉ hƣu. Đối với hồ sơ CB,CC đang công tác thƣờng xuyên phải bổ sung tài liệu do CB,CC có những thay đổi về nơi ở, tình trạng hơn nhân, chức vụ, ngạch, bậc lƣơng, quá trình đào tạo và việc khai thác chúng cũng thƣờng xuyên hơn vì nhu cầu quản lý cán bộ. Đối với hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu việc bổ sung tài liệu diễn ra rất ít, chủ yếu là bổ sung các quyết định khen thƣởng nhƣ bằng khen, giấy khen, các quyết định đƣợc hƣởng chế độ chính sách của nhà nƣớc. Việc khai thác hồ sơ này cũng không nhiều, chủ yếu để thực hiện chế độ, làm hồ sơ khen thƣởng, xác nhận quá trình cơng tác, viết điếu văn hoặc lấy thêm thông tin phục vụ cho viết lịch sử cơ quan.
Về nhƣợc điểm, hồ sơ CB,CC bảo quản tại phịng làm việc khơng đáp ứng đƣợc tính bảo mật đối với hồ sơ CB,CC, dễ xảy ra mất mát, thất lạc hồ sơ. Ngƣời khơng có nhiệm vụ hay khách đến quan hệ cơng tác cũng có thể vào phịng quản lý hồ sơ. Việc bảo quản hồ sơ tại phịng làm việc khơng có đủ các trang thiết bị, nhiệt độ, hệ thống ánh sáng chƣa đáp ứng đƣợc các yêu cầu về công tác bảo quản đối với tài liệu lƣu trữ. Do quá trình hình thành hồ sơ CB,CC kéo dài suốt từ khi CB,CC bắt đầu đƣợc tuyển dụng cho đến khi thơi việc, nghỉ hƣu vì vậy nếu tài liệu để trong điều kiện bình thƣờng sẽ khơng tồn tại bền lâu, nhanh bị hƣ hỏng bởi tác động của điều kiện tự nhiên. Đối với hồ sơ CB,CC đã nghỉ hƣu tuy đƣợc bảo quản tại kho lƣu trữ có ƣu điểm là bảo quản trong điều kiện tốt nhƣng số hồ sơ này không đƣợc lập danh mục hồ sơ vì vậy gây khó khăn và mất nhiều thời gian khi cần khai thác, nghiên cứu hồ sơ. Đối với các cơ quan bộ áp dụng cách này, chuyên viên trực tiếp quản lý hồ sơ hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm.
Đối với cách quản lý thứ hai, hồ sơ CB,CC đang công tác và đã nghỉ hƣu đƣợc quản lý tập trung thống nhất tại phịng riêng có ƣu điểm lớn hơn nhiều so với cách quản lý thứ nhất do bảo đảm đƣợc tính bảo mật của hồ sơ CB,CC. Với cách quản lý này sẽ hạn chế việc phán tán thông tin trong hồ sơ CB,CC, hạn chế ngƣời khơng có nhiệm vụ ra, vào phòng quản lý hồ sơ. Nếu nhƣ cách quản lý thứ nhất hồ sơ đƣợc bảo quản trong điều kiện bình thƣờng, khơng đƣợc trang bị các phƣơng tiện bảo quản thì ở cách quản lý thứ hai một số bộ đã trang bị các phƣơng tiện nhƣ: máy hút ẩm, máy hút bụi, điều hịa
khơng khí, chống ẩm mốc... (qua kết quả khảo sát tại các bộ). Nhƣ vậy ngay từ khi CB,CC bắt đầu vào làm việc, hồ sơ CB,CC đƣợc lập và đƣợc bảo quản với đầy đủ các phƣơng tiện theo quy định của kho lƣu trữ chắc chắn sẽ có tuổi thọ lâu hơn rất nhiều so với hồ sơ CB,CC bảo quản trong phòng làm việc ở điều kiện bình thƣờng. Với cách quản lý này, hồ sơ CB,CC đều đƣợc quản lý thống nhất, thuận tiện cho việc tra cứu và khai thác, sử dụng hồ sơ CB, CC.
Việc lƣu giữ, bảo quản hồ sơ CB,CC bao gồm các bƣớc nhƣ: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thƣ mục hồ sơ. Tuy nhiên tại các bộ hiện nay công tác này hầu nhƣ chƣa đƣợc thực hiện đầy đủ. Nguyên nhân một phần do công chức quản lý hồ sơ kiêm nhiệm nhiều việc, khơng có thời gian cho việc phân loại hay liệt kê tài liệu trong hồ sơ. Việc sắp xếp, bảo quản hồ sơ CB,CC ở mỗi bộ cũng có cách thức phƣơng pháp quản lý riêng. Ví dụ tại Bộ Nơng nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nội vụ, Bộ Y tế sắp xếp hồ sơ đối với CB,CC đang công tác theo đơn vị đầu mối, tức là hồ sơ của ngƣời nào làm việc trong cùng một đơn vị đƣợc sắp xếp vào một cặp, hộp. Muốn tìm hồ sơ của một ngƣời phải tìm đến cơng chức đó làm ở Vụ nào, rồi sau đó mới tìm đến họ và tên của ngƣời đó. Với việc sắp xếp này chƣa bảo đảm nguyên tắc tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh nhất.
Ảnh 9: Cách sắp xếp hồ sơ theo đơn vị ở Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng
Ảnh 10: Cách sắp xếp hồ sơ theo đơn vị ở Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn. Người chụp: Phạm Thị Nga. Ngày chụp: 13/3/2014
Một số bộ có ƣu điểm hơn, ví dụ tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch hồ sơ CB,CC đang công tác đƣợc sắp xếp theo đơn vị, trong từng đơn vị hồ sơ đƣợc sắp xếp theo vần A,B,C. Nhƣ vậy với các sắp xếp này bảo đảm ngun tắc dễ tìm khi có nhu cầu tra tìm hồ sơ.
Theo quy định mỗi hồ sơ phải đƣợc đựng trong một bì, ngồi bì ghi các thông tin công chức để phục vụ cho cơng tác tìm kiếm, lƣu giữ nhƣ: họ và tên, các bí danh, quê quán và số hồ sơ; tài liệu trong mỗi hồ sơ công chức phải đƣợc xếp riêng thành từng nhóm và theo thứ tự thời gian, để dễ tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ. Thực tế này tại Bộ Nội vụ tài liệu trong hồ sơ CB,CC chƣa đƣợc xếp riêng thành từng nhóm, khơng có phiếu liệt kê tài liệu, phiếu kiểm sốt hồ sơ. Tại Bộ Tài ngun và Mơi trƣờng hồ sơ đƣợc xếp riêng thành nhóm nhƣng chƣa liệt kê tài liệu trong hồ sơ. Bộ Tài chính có ƣu điểm hơn hồ sơ đƣợc xếp riêng thành từng nhóm, có liệt kê thành phần tài liệu vào bìa kẹp của từng nhóm.
Ảnh 11: Bìa hồ sơ và bìa kẹp bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ CB,CC của Bộ Tài chính
Người chụp: Phạm Thị Nga. Ngày chụp: 01/7/2014
Ảnh 12: Trong mỗi bìa kẹp hồ sơ CB,CC của Bộ Tài chính đã đƣợc ghi mục lục tài liệu và sắp xếp theo thứ tự thời gian
Đối với hồ sơ CB,CC nghỉ hƣu, thơi việc thì việc lƣu giữ, bảo quản hết sức đơn giản. Rất nhiều hồ sơ do lƣu giữ lâu năm và qua quá trình vận chuyển nhiều lần, tách nhập... nên tài liệu rất cũ nát, hồ sơ thiếu nhiều các giấy tờ, tài liệu cần thiết. Tài liệu trong hồ sơ để lẫn lộn, khơng đƣợc sắp xếp, bìa hồ sơ đã quá cũ, các mép đã bị rách, mục, nát. Do khơng có danh mục tra cứu, tài liệu trong hồ sơ khơng xếp riêng thành từng nhóm, khơng có phiếu liệt kê tài liệu vì vậy khi tra tìm một hồ sơ hƣu mất rất nhiều thời gian, cơng sức, phải tra tìm từng ngƣời, mở từng hồ sơ đọc từng loại văn bản mới tìm đƣợc thơng tin cần thiết.
Thực tế này tồn tại ở nhiều cơ quan bộ mà chúng tôi đến khảo sát, ví dụ nhƣ: Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn... Nhiều cơ quan bộ không quan tâm đến việc quản lý, sắp xếp, bảo quản hồ sơ hƣu vì vậy khi cần tra cứu khai thác mất rất nhiều thời gian, đơi khi cịn làm thất lạc tài liệu, hồ sơ của CB,CC.
Tuy nhiên tại một số cơ quan bộ nhƣ Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Bộ Y tế việc bảo quản hồ sơ hƣu rất đƣợc quan tâm. Tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có ƣu điểm hơn trong việc sắp xếp hồ sơ, có sổ đăng ký hồ sơ, hồ sơ đƣợc lập danh mục và đƣợc đánh số liên tiếp, ví dụ hồ sơ hƣu hiện tại là 2142 thì hồ sơ hƣu tiếp theo sẽ là 2143, tức là hồ sơ đƣợc sắp xếp theo thời gian CB,CC đó nghỉ hƣu, thôi việc và đƣợc đƣa vào cặp hộp. Trên mỗi cặp hộp đƣợc đánh một số, có danh mục liệt kê hồ sơ vì vậy khi tra tìm một hồ sơ trƣớc hết tìm tên theo vần A,B,C, sau đó tìm đến cặp hộp số mấy và số hồ sơ. Việc quản lý này rất thuận lợi khi tiến hành tra cứu hồ sơ. Hay tại Bộ Y tế, việc sắp xếp hồ sơ hƣu lại chia theo năm sinh, sau đó chia theo vần A,B,C. Ví dụ: Toàn bộ hồ sơ của các cán bộ lão thành cách mạng có năm sinh từ 1930 trở về trƣớc đƣợc sắp xếp theo vần A,B,C và đƣa lên một giá riêng. Khi có ngƣời đến khai thác, trƣớc hết tra cứu vào sổ theo dõi, theo vần A,B,C, sau đó tìm đến số cặp và từ cặp tra đến họ tên cơng chức cần khai thác.
Có thể nói chất lƣợng của cơng tác quản lý hồ sơ phụ thuộc phần nhiều vào cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản, chế độ bảo quản định kỳ đối với hồ sơ. Do nhiều nguyên nhân mà hiện nay công tác bảo quản hồ sơ CB,CC ở các cơ quan bộ chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu. Cách bố trí phịng bảo quản hồ sơ chƣa đáp ứng tính bảo mật, an ninh, an tồn, thống khí, diện tích chƣa bảo đảm. Cơ sở vật chất nhƣ tủ đựng hồ sơ, bàn ghế, máy điều hòa nhiệt độ, quạt thơng gió, phƣơng tiện phịng chống cháy nổ, chống ẩm mốc, mối mọt... đều chƣa đƣợc trang bị đầy đủ. Việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ chƣa chặt
chẽ, chƣa đồng bộ, chƣa có sự phân nhóm tài liệu trong hồ sơ, chƣa có chế độ