9. Bố cục của luận văn
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử
3.1.5 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng
thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức
Ứng dụng công nghệ thông tin (sau đây viết tắt là CNTT) vào công tác quản lý, khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC có nghĩa là áp dụng các cơng cụ tin học để xây dựng phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu phục vụ cơng tác tra tìm thơng tin CB,CC đƣợc nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Qua kết quả khảo sát ở chƣơng 2 cho thấy hầu hết các cơ quan bộ vẫn chủ yếu khai thác hồ sơ CB,CC bằng phƣơng pháp truyền thống, tức là tra cứu bằng sổ sách và mở trực tiếp từng hồ sơ CB,CC. Việc khai thác thông tin trực tiếp từ hồ sơ giấy đang tiềm ẩn những nguy cơ làm hƣ hại hoặc thất thoát hồ sơ gốc. Việc cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ chƣa đƣợc kịp thời, không phát huy đƣợc giá trị tài liệu vốn có của hồ sơ CB,CC. Đặc biệt là việc tổng hợp số liệu về CB,CC mất rất nhiều thời gian và công sức. Mặc dù trong thời gian qua có một số cơ quan bộ đã nghiên cứu, sử dụng phần mềm vào quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC nhƣ: Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Khoa học và công nghệ… Các phần mềm này đều do các cơ quan bộ tự xây dựng và áp dụng. Tuy nhiên cho đến nay các bộ này đều khơng sử dụng nữa với lý do tính năng hiệu quả khơng cao, khơng đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc.
Nhƣ vậy, một thực tế đặt ra là việc triển khai ứng dụng CNTT vào công tác quản lý, khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC chƣa có sự chỉ đạo thống nhất của cơ quan quản lý nhà nƣớc. Yêu cầu đặt ra là cần thiết kế một phần mềm quản lý CB,CC đáp ứng u cầu cơng việc, có khả năng đồng bộ, tích hợp và trao đổi dữ liệu thông tin.
Để triển khai đồng bộ phần mềm quản lý CB,CC tới tất cả các cơ quan bộ phải có sự chung tay đồng lịng của các ngành, các cấp. Vì vậy việc quy định trách nhiệm cho từng cấp là hết sức cần thiết. Theo chúng tôi những trách nhiệm cần đƣợc quy định đó là:
- Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý cao nhất về công tác hồ sơ CB,CC cần nghiên cứu, đề xuất thành lập Ban xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ. Bộ Nội vụ là đơn vị thƣờng trực, phối hợp cùng với một số cơ quan bộ khác để xây dựng phần mềm. Phần mềm sau khi xây dựng phải đƣợc triển khai áp dụng thí điểm tại ít nhất hai cơ quan bộ để tiếp tục xem xét, nghiên cứu, chỉnh sửa. Khi phần mềm đƣợc nghiệm thu, đƣa vào sử dụng, Bộ Nội vụ phải xây dựng, ban hành Quy chế về sử dụng phần mềm quản lý CB,CC để thực hiện thống nhất
và là đơn vị chủ trì việc cài đặt, hƣớng dẫn các cơ quan bộ khác sử dụng thống nhất phần mềm.
- Đối với các cơ quan bộ chuẩn bị về điều kiện, cơ sở vật chất, bố trí cơng chức có đủ năng lực sử dụng phần mềm; xây dựng nội quy, quy định quản lý, sử dụng và khai thác phần mềm; tổ chức việc cập nhật và tra cứu, khai thác sử dụng phần mềm theo quy định của nhà nƣớc.
Để thực hiện đƣợc giải pháp này, chúng tơi xin trình bày kỹ ở phần nghiên cứu sau đây.