9. Bố cục của luận văn
2.3 Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan
2.3.3 Nội dung khai thác, sử dụng trong hồ sơ cán bộ, công chức
Hồ sơ CB,CC hầu hết đƣợc bảo quản tại Vụ TCCB và kho lƣu trữ của các bộ với số lƣợng tƣơng đối lớn. Đối tƣợng đến khai thác rất phong phú, nhu cầu tìm kiếm thơng tin khác nhau, nội dung khai thác đa dạng. Theo kết quả khảo sát của chúng tôi, những nội dung đƣợc khai thác, sử dụng trong hồ sơ CB,CC chủ yếu tại các cơ quan bộ bao gồm:
- Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch. Nhóm này cung cấp những thông tin chung nhất, cơ bản nhất về CB,CC nhƣ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quê quán, nơi ở, dân tộc, tôn giáo, nghề nghiệp, chức vụ..., đặc điểm lịch sử bản thân, quá trình đào tạo, bồi dƣỡng, khen thƣởng, kỷ luật, hồn cảnh gia đình, mối quan hệ gia đình, thân tộc...
- Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng. Nhóm này bao gồm tồn bộ tài liệu, văn bằng, chứng chỉ liên quan đến quá trình đào tạo, bồi dƣỡng của CB,CC. Nhóm này phản ánh cả một quá trình học tập, nâng cao trình độ, chun mơn nghiệp vụ từ trƣớc khi CB,CC đƣợc tuyển dụng đến khi thơi việc, nghỉ hƣu.
- Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lƣơng, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hƣu, thơi việc. Đây là nhóm chiếm giữ số lƣợng lớn nhất trong hồ sơ. Nhóm này cung cấp thơng tin đầy đủ nhất về q trình cơng tác của CB,CC. Tài liệu về tuyển dụng bao gồm các quyết định công nhận trúng tuyển, công nhận hết thời gian tập sự, quyết định tuyển dụng chính thức... Tài liệu về nâng lƣơng bao gồm quyết định nâng bậc lƣơng thƣờng xuyên, nâng phụ cấp thâm niên vƣợt khung, nâng lƣơng trƣớc thời hạn, quyết định bổ nhiệm ngạch... Tài liệu
về bổ nhiệm bao gồm biên bản họp, kết quả lấy phiếu tín nhiệm, quyết định bổ nhiệm... Tài liệu về nghỉ hƣu, thôi việc gồm thông báo nghỉ hƣu, quyết định nghỉ việc để hƣởng chế độ hƣu, đơn xin thôi việc, quyết định cho thôi việc, quyết định hƣởng chế độ thôi việc...
- Nhóm tài liệu về đánh giá CB,CC, khen thƣởng và kỷ luật. Nhóm này bao gồm tồn bộ tài liệu về đánh giá, xếp loại CB,CC hàng năm, các quyết định và danh hiệu đƣợc phong tặng, bằng khen, giấy khen...Tài liệu về kỷ luật gồm có bản tƣờng trình, biên bản họp của Hội đồng kỷ luật, thơng báo hình thức kỷ luật, quyết định kỷ luật, quyết định xóa kỷ luật...
Từ bốn nhóm tài liệu kể trên, chúng tơi xin đƣa ra cụ thể từng loại tài liệu hồ sơ CB,CC thƣờng xuyên đƣợc khai thác, sử dụng nhƣ sau:
Stt Tên gọi tài liệu I. Nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch
1. Giấy khai sinh
2. Quyển lý lịch CB,CC 3. Sơ yếu lý lịch CB,CC
4. Tiểu sử tóm tắt lý lịch CB,CC
5. Phiếu bổ sung lý lịch CB,CC hàng năm 6. Lý lịch tự thuật
7. Lý lịch quân nhân 8. Phiếu thẩm tra lý lịch 9. Giấy chứng nhận sức khỏe
II. Nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng
10. Bằng tốt nghiệp, học bạ cấp III
11. Bằng tốt nghiệp đại học, kết quả học tập 12. Bằng tốt nghiệp thạc sĩ, kết quả học tập 13. Bằng tốt nghiệp tiến sĩ
14. Công văn đề nghị xác minh văn bằng 15. Giấy xác nhận văn bằng của cơ sở đào tạo 16. Hồ sơ sinh viên (đại học)
17. Bản nhận xét quá trình học tập (đại học)
Stt Tên gọi tài liệu
19. Quyết định cử đi học tập, bồi dƣỡng (trong nƣớc và nƣớc ngoài)
20. Quyết định tiếp nhận sau khi đi học tập, bồi dƣỡng (đối với ngƣời đƣợc cử đi học ở nƣớc ngoài về)
21. Đơn xin đi học
22. Bằng trung cấp, cao cấp lý luận chính trị 23. Chứng chỉ ngoại ngữ
24. Chứng chỉ tin học
25. Chứng chỉ quản lý nhà nƣớc
26. Chứng chỉ bồi dƣỡng hoặc nâng cao về chuyên môn, nghiệp vụ 27. Chứng chỉ về bồi dƣỡng an ninh, quốc phịng
III. Nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lƣơng, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hƣu, thôi việc
28. Đơn xin vào làm việc, đơn xin chuyển công tác, đơn xin dự tuyển công chức
29. Giấy giới thiệu đi liên hệ công tác
30. Quyết định phân phối học sinh tốt nghiệp đại học 31. Quyết định công nhận trúng tuyển
32. Quyết định tiếp nhận của cơ quan 33. Kế hoạch tập sự
34. Bản nhận xét, đánh giá trong thời gian tập sự 35. Biên bản họp xét công nhận hết thời gian tập sự 36. Quyết định công nhận hết thời gian tập sự 37. Quyết định tuyển dụng chính thức
38. Quyết định bổ nhiệm vào ngạch, bậc 39. Quyết định nâng lƣơng
40. Quyết định bổ nhiệm giữ chức vụ lãnh đạo, quản lý 41. Quyết định điều động, chuyển đổi vị trí cơng tác 42. Quyết định hƣởng phụ cấp ngành
43. Bản kê khai q trình cơng tác đề nghị cấp sổ BHXH 44. Sổ bảo hiểm xã hội
Stt Tên gọi tài liệu
46. Quyết định cho nghỉ không hƣởng lƣơng 47. Đơn xin dự thi nâng ngạch, chuyển ngạch 48. Đơn đề nghị nâng lƣơng trƣớc thời hạn 49. Thông báo nghỉ hƣu
50. Quyết định nghỉ hƣu hƣởng chế độ hƣu trí 51. Đơn xin thơi việc
52. Quyết định cho thôi việc 53. Giấy thôi trả lƣơng
IV. Nhóm tài liệu về đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật
54. Phiếu đánh giá, nhận xét công chức hàng năm 55. Quyết định khen thƣởng các cấp
56. Các bằng khen, giấy khen
57. Bản tƣờng trình các vi phạm kỷ luật 58. Bản kiểm điểm
59. Biên bản họp của Hội đồng kỷ luật 60. Thơng báo hình thức kỷ luật
61. Quyết định kỷ luật
62. Bản kiểm điểm trong quá trình chấp hành kỷ luật 63. Quyết định xóa kỷ luật
64. Đơn, thƣ khiếu nại tố cáo
65. Công văn giải quyết đơn, thƣ khiếu nại tố cáo
Trong mỗi nhóm tài liệu kể trên, nhóm tài liệu về sơ yếu lý lịch và nhóm tài liệu về tuyển dụng, nâng lƣơng, bổ nhiệm, điều động, nghỉ hƣu, thôi việc đƣợc khai thác, sử dụng nhiều hơn hai nhóm cịn lại. Điều này đƣợc lý giải nhƣ sau:
Nhƣ chúng tơi đã phân tích ở mục 2.3.1 về mức độ khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC, đối tƣợng sử dụng nhiều nhất là công chức đang làm việc trong Vụ Tổ chức cán bộ. Những ngƣời này đƣợc giao nhiệm vụ thực hiện về chính sách tiền lƣơng, chế độ bảo hiểm xã hội, nâng lƣơng, đề bạt, bổ nhiệm, thuyên chuyển, điều động, biệt phái, thực hiện chính sách ƣu đãi ngƣời có cơng với cách mạng… vì vậy bắt buộc họ phải nghiên cứu các tài liệu liên quan mới có
thể giải quyết đƣợc công việc. Đây là những cơng việc mang tính thƣờng xuyên do vậy mà tần suất khai thác, sử dụng của hai nhóm tài liệu này cũng diễn ra thƣờng xuyên. Lãnh đạo Vụ TCCB khai thác nhóm tài liệu này để phục vụ cho công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dƣỡng CB,CC. Đối tƣợng cịn lại là cơng chức đã nghỉ hƣu và thân nhân của công chức đã mất đến khai thác chủ yếu để xác nhận q trình cơng tác, q trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội, xác nhận để hƣởng các chế độ chính sách, lấy thơng tin để viết điếu văn... do vậy các thơng tin khai thác vẫn thuộc hai nhóm tài liệu này.
Đối với các nhóm tài liệu về đào tạo, bồi dƣỡng và đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật có tần suất khai thác, sử dụng ít hơn là bởi vì đối tƣợng đến khai thác nhóm tài liệu này thƣờng là đối tƣợng công chức nghỉ hƣu. Những ngƣời này đến khai thác để xác nhận đã đƣợc tặng thƣởng huân, huy chƣơng, bằng khen... lấy minh chứng để đƣợc hƣởng các chế độ chính sách. Lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ và bộ phận Thanh tra khai thác tài liệu về quá trình đào tạo để làm cơ sở thực hiện, giải quyết cơng việc.
Do nhu cầu tìm kiếm thông tin khác nhau nên ngƣời đến khai thác chỉ đƣợc tìm kiếm các thơng tin liên quan đến cơng việc mình đang giải quyết. Theo quy định hồ sơ CB,CC đƣợc quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật. Tuy nhiên nếu xét tổng thể thì hồ sơ CB,CC đƣợc coi là tài liệu mật nhƣng xét rời lẻ từng tài liệu trong hồ sơ thì khơng phải tài liệu nào cũng là tài liệu mật. Điều này đƣợc chúng tôi minh chứng nhƣ sau:
Trong hồ sơ, các thông tin cơ bản nhƣ họ tên, ngày tháng năm sinh, quê qn, nơi ở, trình độ, tóm tắt q trình hoạt động cách mạng, q trình cơng tác phải đƣợc cơng khai khi làm quy trình thủ tục bổ nhiệm cán bộ lãnh đạo quản lý. Trong phạm vi cơ quan bộ, các thông tin này đƣợc công khai trƣớc cuộc họp lấy phiếu tín nhiệm. Đối với một số CB,CC là ứng viên đại biểu quốc hội trƣớc khi tiến hành bỏ phiếu tín nhiệm thì các thơng tin cơ bản này đƣợc công bố rộng rãi trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để mọi tầng lớp nhân dân đƣợc biết, có thêm cơ sở để tín nhiệm ngƣời có trình độ, năng lực giữ các chức vụ quan trọng. Các quyết định về khen thƣởng, tặng thƣởng huân, huy chƣơng, danh hiệu cao quý của Đảng, Nhà nƣớc đều đƣợc trao tặng trong các hội nghị trang trọng, cuộc họp tổng kết, đƣợc đƣa tin trên website của bộ, các báo, đài tuyền hình. Ngƣợc lại, đối với tài liệu nhƣ sơ yếu lý lịch, hồn cảnh gia đình, q trình làm việc, bản kê khai tài sản, kinh tế bản thân, các văn bản, tài liệu liên quan đến việc xử lý vi phạm, kỷ luật... đây đƣợc coi là những tài liệu riêng tƣ của từng CB,CC, chỉ ngƣời có thẩm quyền mới đƣợc
tiếp cận, do vậy các tài liệu này đƣợc coi là tài liệu mật. Vì vậy, nếu xét một cách tổng thể có thể khẳng định rằng toàn bộ hồ sơ CB,CC là hồ sơ mật.
Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC nên đã tác động đến việc khai thác, sử dụng tài liệu trong hồ sơ CB,CC nhƣ sau:
Thứ nhất, thu hẹp đối tƣợng đƣợc nghiên cứu, khai thác và sử dụng hồ
sơ. Theo quy định đối tƣợng đƣợc nghiên cứu hồ sơ CB,CC bao gồm: cơ quan quản lý công chức, cơ quan sử dụng công chức, cơ quan quản lý hồ sơ công chức và cá nhân công chức. Nhƣ vậy so với tài liệu lƣu trữ nói chung thì đối tƣợng nghiên cứu, khai thác hồ sơ CB,CC đƣợc quy định hẹp hơn. Theo Luật Lƣu trữ năm 2011, điều 30 có ghi “tài liệu liên quan đến cá nhân đƣợc sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trƣờng hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ”[15]. Với quy định này phải sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời thì đối tƣợng là các tầng lớp nhân dân mới có thể nghiên cứu, khai thác hồ sơ CB,CC.
Thứ hai, ngƣời đến khai thác chỉ đƣợc nghiên cứu tại nơi lƣu giữ hồ sơ,
không đƣợc mang bản chính, bản gốc ra khỏi phịng hồ sơ. Ngƣời đến khai thác phải đƣợc cơ quan hoặc ngƣời có thẩm quyền quản lý hồ sơ CB,CC đồng ý bằng văn bản mới đƣợc nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ và chỉ đƣợc sao chụp lại những tài liệu liên quan trong thành phần hồ sơ khi đƣợc ngƣời đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ đồng ý.
Thứ ba, nghiêm cấm việc phát tán thông tin trong hồ sơ CB,CC. Ngƣời
đến khai thác chỉ đƣợc xem những tài liệu (hoặc một phần tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc đƣợc giao. Việc sao chép, trích lục hồ sơ cơng chức chỉ đƣợc tiến hành khi có nhu cầu cần thiết, chỉ cung cấp trực tiếp đến ngƣời có trách nhiệm nghiên cứu tài liệu đó. Việc sao chép do công chức quản lý hồ sơ chịu trách nhiệm, nghiêm cấm mang ra ngồi phịng quản lý hồ sơ để sao chép tuỳ tiện, trích lục và phát tán hồ sơ CB,CC. Nhƣ vậy tài liệu trong hồ sơ CB,CC không phục vụ sử dụng rộng rãi nhƣ đối với các loại hình tài liệu khác.