9. Bố cục của luận văn
3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
3.2.1 Ứng dụng CNTT vào quản lý thông tin CB,CC
Ứng dụng CNTT vào quản lý thơng tin CB,CC có nghĩa là xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu để đăng nhập các thông tin liên quan đến CB,CC phục vụ nhu cầu tra tìm, khai thác sử dụng.
Phần mềm cơ sở dữ liệu khi xây dựng phải bảo đảm đƣợc các yêu cầu và chức năng sau đây:
3.2.1.1 Phần mềm phải bảo đảm các yêu cầu:
Thứ nhất, có khả năng đáp ứng tốt các yêu cầu lƣu trữ và xử lý thông
tin đối với việc quản lý hồ sơ CB,CC.
Thứ hai, phần mềm cho phép thực hiện dễ dàng, đăng nhập, tra cứu
thông tin một cách thuận lợi. Phần mềm cho phép tra tìm, khai thác thơng tin (đơn hoặc kép) nhanh chóng, chính xác, đặc biệt kết xuất đƣợc các bảng biểu theo yêu cầu nghiệp vụ công tác CB,CC.
Thứ ba, phần mềm khi xây dựng phải bảo đảm đƣợc tính bảo mật. Theo
quy định của nhà nƣớc, hồ sơ CB,CC đƣợc quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật vì vậy phần mềm phải đáp ứng đƣợc tính bảo mật, khơng để mất thơng tin, làm sai lệnh những thông tin đã lƣu trữ. Tuyệt đối không để các thông tin bị đánh cắp, mất dữ liệu CB,CC.
Thứ tư, phần mềm phải bảo đảm tính liên thơng giữa các cấp quản lý.
Theo chúng tôi đối với các cơ quan cấp bộ, mơ hình và quản lý thơng tin đƣợc chia theo 3 cấp nhƣ sau:
Cấp một là cấp cơ sở có trách nhiệm cập nhật, quản lý và khai thác thông tin hồ sơ CB,CC, tức là CB,CC do cấp nào trực tiếp quản lý thì cấp đó tổ chức truy nhập thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ. Đối với hồ sơ CB,CC thuộc thẩm quyền quản lý của Bộ trƣởng thì do Vụ Tổ chức cán bộ cập nhật và khai thác. Đối với hồ sơ CB,CC thuộc các đơn vị cấp dƣới do bộ phận Tổ chức cán bộ của đơn vị đó cập nhật và khai thác. Cấp này quản lý thông tin của CB,CC cụ thể nhất, chi tiết nhất và đầy đủ nhất.
Cấp hai là cấp quản lý toàn bộ hệ thống thông tin CB,CC của cả bộ (bao gồm cả các đơn vị cấp dƣới) nhƣng ở mức độ thông tin khái quát, không cụ thể nhƣ thông tin cấp một. Cấp này đƣợc giao cho Vụ Tổ chức cán bộ của các bộ.
Cấp ba đƣợc giao cho Bộ Nội vụ vì Bộ Nội vụ là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về hồ sơ CB,CC. Bộ Nội vụ quản lý và lƣu trữ cơ sở dữ liệu của tất cả các cơ quan bộ để tổng hợp thông tin chung báo cáo Thủ tƣớng Chính phủ. Đây là thơng tin chung nhất để phục vụ yêu cầu quản lý đội ngũ CB,CC trong tồn quốc.
Nội dung thơng tin các cấp sẽ đƣợc giao quản lý cần phải đƣợc quy định cụ thể trong văn bản của nhà nƣớc. Nhƣ vậy, việc xây dựng phần mềm cần phải có khả năng vận hành cả 3 cấp quản lý cùng với kiến trúc cơ sở dữ liệu đồng nhất và đồng bộ.
3.2.1.2 Phần mềm phải có các chức năng sau:
- Chức năng cập nhật dữ liệu: Đây là chức năng mà bất cứ một chƣơng trình phần mềm nào cũng phải có. Chức năng này dùng để nhập mới và bổ sung các thông tin về CB,CC nhƣ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, quê quán, nơi ở, trình độ, chức vụ, nghề nghiệp, ngạch lƣơng, q trình học tập, cơng tác… có nghĩa là tất cả các thông tin trong hồ sơ CB,CC gốc (bằng giấy) đều đƣợc cập nhật vào phần mềm quản lý hồ sơ. Chúng ta chỉ có thể tra cứu, tìm kiếm thơng tin khi các thơng tin đƣợc cập nhật đầy đủ, kịp thời.
- Chức năng tra cứu: Sau khi cập nhật đầy đủ thông tin của từng CB,CC, phần mềm sẽ cho chúng ta tìm kiếm thơng tin theo u cầu của cơng tác cán bộ. Yêu cầu của phần mềm là phải tra cứu đƣợc các thông tin về CB,CC nhƣ:
+ Tra cứu về sơ yếu lý lịch
+ Tra cứu quá trình cơng tác
+ Tra cứu quá trình đào tạo, bồi dƣỡng
+ Tra cứu quá trình nâng lƣơng
+ Tra cứu quá trình tham gia đóng bảo hiểm xã hội
+ Tra cứu q trình khen thƣởng, kỷ luật …
Ví dụ: Khi tra cứu quá trình nâng lƣơng của ơng Nguyễn Văn A, chuyên viên Văn phòng Bộ Nội vụ, phần mềm sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin sau:
Ngày tháng năm Mã ngạch công chức Mã số Bậc Hệ số Quyết định số, ngày tháng năm Cơ quan ban hành 01/01/2000 Chuyên viên 01.003 1/9 2,34 Quyết định số 1207/QĐ-BNV ngày 30/12/1999 Bộ Nội vụ 01/01/2003 Chuyên viên 01.003 2/9 2,67 Quyết định số 1135/QĐ-BNV ngày 28/12/2002 Bộ Nội vụ 01/01/2006 Chuyên viên 01.003 3/9 3,00 Quyết định số 18/QĐ-BNV ngày 10/01/2005 Bộ Nội vụ …
- Chức năng thống kê, báo cáo: Nếu nhƣ chức năng tra cứu cho chúng ta các thông tin từng CB,CC về từng lĩnh vực thì với chức năng này, phần mềm sẽ phải đáp ứng các thơng tin theo một tiêu chí hay kết hợp nhiều tiêu chí. Chức năng này thống kê theo các thông tin nhƣ:
+ Thống kê theo đơn vị cơng tác + Thống kê theo trình độ
+ Thống kê theo giới tính + Thống kê độ tuổi
+ Thống kê theo thâm niên công tác + Thống kê theo chức vụ
+ Thống kê theo ngạch cơng chức …
Ví dụ: Tra cứu theo một tiêu chí, khi thống kê tất cả cơng chức có chức vụ là Vụ trƣởng và tƣơng đƣơng thì phần mềm cho kết quả sau:
Stt Họ và tên Chức vụ Đơn vị
1. Nguyễn Văn A Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ
2. Nguyễn Văn B Chánh Văn phòng Văn phòng bộ
Nếu tra cứu theo nhiều tiêu chí, thống kê tất cả cơng chức có chức vụ là Vụ trƣởng và tƣơng đƣơng, có trình độ từ Thạc sĩ trở lên và giữ ngạch chuyên viên chính trở lên thì phần mềm cho kết quả sau:
Stt Họ và tên Chức vụ Đơn vị Trình độ Ngạch cơng chức 1. Nguyễn Văn A Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ Thạc sĩ Chuyên viên cao cấp
2. Nguyễn Văn B Chánh Văn
phòng Văn phịng bộ Thạc sĩ Chun viên
chính 3. Nguyễn Văn C Vụ trƣởng Vụ Hợp tác quốc tế Tiến sĩ Chuyên viên chính 4. …
Phần mềm quản lý thơng tin CB,CC ngồi việc cung cấp thông tin đơn lẻ, thơng tin tổng hợp, cịn có chức năng chiết xuất thông tin theo các bảng biểu thống kê, báo cáo. Các bảng biểu thống kê, báo cáo đƣợc xây dựng theo mẫu quy định của nhà nƣớc. Khi có yêu cầu báo cáo, các bảng biểu sẽ đƣợc in ra giấy, trình ký và làm thủ tục ban hành. Cơ quan yêu cầu báo cáo sẽ nhận đƣợc một bản giấy và một bản điện tử.