9. Bố cục của luận văn
3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
3.2.3 Ứng dụng công nghệ mạng, đưa một số thơng tin trích ngang lên mạng
lên mạng nội bộ
Mạng nội bộ (mạng LAN) là việc kết nối các máy tính với nhau và cho phép ngƣời sử dụng liên lạc, chia sẻ thông tin với nhau. Việc cung cấp một số thông tin CB,CC lên mạng nội bộ là một nhu cầu tất yếu, đáp ứng yêu cầu khai thác thông tin của lãnh đạo bộ và CB,CC vì khơng phải CB,CC nào cũng nhớ hết những thơng tin liên quan tới bản thân trong q trình cơng tác. Do đó việc đƣa một số thông tin CB,CC lên mạng nội bộ sẽ giúp lãnh đạo Vụ TCCB, CB,CC chun mơn, CB,CC có hồ sơ tìm kiếm thơng tin đƣợc thuận lợi, nhanh chóng để giải quyết kịp thời các chính sách, chế độ cho các nhân sự. Đồng thời, giúp cho các cá nhân chủ động theo dõi và kiểm tra những thông tin liên quan tới quyền lợi (mốc nâng lƣơng, thâm niên công tác, phụ cấp chức vụ… ).
Thông tin trong hồ sơ CB,CC đƣợc coi là thông tin mật nên không phải tất cả các thông tin đều đƣợc đƣa lên mạng nội bộ. Sau khi hoàn tất việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ xác lập phân quyền (đối tƣợng) đƣợc tra cứu thông tin. Đối tƣợng đƣợc cung cấp thông tin gồm:
- Lãnh đạo Bộ
- Lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ - Công chức quản lý hồ sơ CB,CC
- Công chức chuyên môn làm việc trong Vụ Tổ chức cán bộ - Cán bộ, công chức
Đối với CB,CC chỉ đƣợc phân quyền tra cứu thơng tin của mình, khơng đƣợc quyền tra cứu thơng tin của ngƣời khác.
Theo chúng tôi, thông tin đƣa lên mạng nội bộ bao gồm các nội dung: - Ảnh 3x4
- Số hiệu công chức
- Họ và tên (theo giấy khai sinh) - Tên gọi khác
- Ngày tháng năm sinh - Giới tính
- Nơi sinh - Quê quán - Dân tộc
- Tôn giáo
- Nơi đăng ký hộ khẩu thƣờng trú - Nơi ở hiện nay
- Điện thoại liên hệ - Địa chỉ email - Chức vụ hiện tại
+ Chính quyền + Đồn thể
- Cơng việc chính đƣợc giao - Ngạch cơng chức/Mã ngạch - Trình độ + Giáo dục phổ thơng + Trình độ chun mơn + Lý luận chính trị + Quản lý nhà nƣớc + Ngoại ngữ + Tin học
- Ngày vào Đảng Cộng sản Việt Nam/Ngày chính thức - Ngày tham gia tổ chức chính trị-xã hội
- Ngày nhập ngũ/ Ngày xuất ngũ/ Quân hàm cao nhất - Là thƣơng binh hạng/ Con gia đình chính sách - Danh hiệu đƣợc phong tặng
- Sở trƣờng cơng tác - Tình trạng sức khỏe
- Là thƣơng binh hạng/Là con gia đình chính sách - Số chứng minh nhân dân/ Ngày cấp, nơi cấp - Số sổ BHXH
- Mã số thuế
- Quá trình trƣớc khi đƣợc tuyển dụng + Thời gian
+ Đã học hoặc làm những cơng việc gì -Khi đƣợc tuyển dụng
+ Thời gian tuyển dụng + Đơn vị tuyển dụng
+ Cơng việc chính đƣợc phân cơng
- Tham gia tổ chức chính trị-xã hội, hội nghề nghiệp
- Quá trình đào tạo, bồi dƣỡng về chun mơn, nghiệp vụ, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học
+ Tên cơ sở đào tạo
+ Chuyên ngành đào tạo, bồi dƣỡng
+ Thời gian (từ tháng năm đến tháng năm) + Hình thức đào tạo
+ Văn bằng, chứng chỉ - Phân loại đánh giá hàng năm
+ Thời gian (năm) + Mức đánh giá + Danh hiệu lao động
+ Theo văn bản (số, ngày tháng năm, tác giả) - Quá trình khen thƣởng
+ Thời gian (năm)
+ Hình thức khen thƣởng + Lý do khen thƣởng + Cấp khen thƣởng + Văn bản khen thƣởng - Q trình cơng tác
+ Thời gian (từ tháng năm đến tháng năm) + Chức danh, chức vụ, đơn vị cơng tác - Q trình đi cơng tác nƣớc ngồi
+ Thời gian đi (từ ngày tháng năm đến ngày tháng năm) + Tên nƣớc
+ Làm việc với đơn vị, tổ chức nào + Nội dung làm việc
- Quá trình nâng lƣơng
+ Chức danh, chức vụ, đơn vị công tác + Ngạch lƣơng
+ Bậc, hệ số
+ Phụ cấp chức vụ
Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ mạng sẽ đáp ứng nhu cầu khai thác thơng tin cho CB,CC, giúp CB,CC tìm kiếm thơng tin đƣợc nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Tóm lại, để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan cấp bộ đòi hỏi phải thực hiện song song đồng thời 5 giải pháp nêu trên, trong đó giải pháp quan trọng và then chốt nhất là giải pháp ứng dụng CNTT vào quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
Trên đây là một số kiến nghị của chúng tơi nhằm hồn thiện cơng tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ. Hy vọng rằng trong thời gian tới cơng tác này sẽ có những chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng vào việc quản lý nhân sự tại các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ.
KẾT LUẬN
Trong hoạt động quản lý nhân sự (con ngƣời) của các cơ quan nhà nƣớc, công tác hồ sơ CB,CC là một trong những nội dung đặc biệt quan trọng. Cơng tác hồ sơ CB,CC có vai trị rất lớn vì nó góp phần vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dƣỡng CB,CC. Qua đó, đánh giá hiệu quả các chủ trƣơng, đƣờng lối công tác cán bộ của Đảng, Nhà nƣớc.
Đối với các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ hiện đang quản lý một khối lƣợng lớn đội ngũ CB,CC (ở cấp Trung ƣơng) vì vậy cơng tác quản lý hồ sơ CB,CC càng phải đƣợc quan tâm, chỉ đạo và thực hiện thƣờng xuyên, liên tục, có hiệu quả.
Với lý do trên, việc nghiên cứu công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ đƣợc chúng tôi chọn làm đề tài cho luận văn thạc sĩ của mình. Qua nghiên cứu, đề tài đã đặt ra và giải quyết đƣợc một số vấn đề sau:
Một là, đề tài đã nghiên cứu một cách có hệ thống một số vấn đề lý
luận và nghiên cứu các quy chế pháp lý về quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC;
Hai là, đề tài đã khảo sát trực tiếp tại 6 cơ quan bộ và gửi phiếu khảo
sát ở 6 cơ quan bộ khác về tình hình quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. Từ kết quả khảo sát này, đề tài đã đánh giá đƣợc thực trạng, phân tích ƣu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế;
Ba là, từ việc phân tích hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế là
cơ sở để chúng tôi đƣa ra các giải pháp. Đề tài đã đƣa ra 5 giải pháp đó là:
Hồn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC
Tăng cường sự chỉ đạo, điều hành của các cấp lãnh đạo đối với công tác hồ sơ CB,CC
Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ CB,CC Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý hồ sơ CB,CC
Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC
Để thực hiện 5 giải pháp nêu trên có hiệu quả cần phải tiến hành đồng bộ, thƣờng xuyên, liên tục và thống nhất. Tuy nhiên đề tài đã đƣa ra cụ thể giải pháp quan trọng và then chốt nhất đó là giải pháp Ứng dụng cơng nghệ thông tin trong quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC.
Hơn bao giờ hết, công tác quản lý hồ sơ CB,CC tại các cơ quan bộ rất cần sự quan tâm đầy đủ, sự chỉ đạo sát sao của các cấp lãnh đạo; sự tận tâm, tận tụy của những ngƣời trực tiếp làm công tác hồ sơ CB,CC, tinh thần trách nhiệm của CB,CC với chính hồ sơ của mình. Có nhƣ vậy, cơng tác quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ sẽ sớm đi vào nền nếp, khoa học.
Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, những nội dung trên mới chỉ là những kết quả nghiên cứu bƣớc đầu. Bên cạnh đó cịn có nhiều vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu nhƣ về xác định giá trị, thời hạn bảo quản hồ sơ CB,CC hoặc nghiên cứu sâu hơn về khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. Hy vọng rằng, trong thời gian tới, vấn đề này tiếp tục đƣợc nghiên cứu, đáp ứng yêu cầu quản lý CB,CC trong tiến trình cải cách nền hành chính nhà nƣớc./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Trần Xuân Anh: Nghiên cứu tình hình ứng dụng tin học vào công tác quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ tại Quân khu Thủ Đơ. Khóa
luận tốt nghiệp 2004, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. 2. Đàm Thị Lan Anh: Khai thác sử dụng giá trị thông tin của tài liệu
lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý tại Cục Tổ chức cán bộ - Bộ Công an. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 10/2010.
3. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền: Lý luận và
thực tiễn công tác lưu trữ. Nhà xuất bản Đại học và Trung học
chuyên nghiệp, Hà Nội, năm 1990.
4. Nguyễn Thị Hà: Nghiên cứu, xây dựng hệ thống thông tin phục vụ
quản lý và khai thác hồ sơ cán bộ của khối doanh nghiệp do Sở Nội vụ quản lý. Khóa luận tốt nghiệp 2011. Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội.
5. Nguyễn Thị Hiệp: Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 6/2007.
6. Nguyễn Thị Hiệp: Thiết lập, tiếp nhận và bảo quản hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số 6/2008.
7. Lã Thị Hồng (chủ nhiệm): Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản
hồ sơ nhân sự. Năm 2006. Phịng Thơng tin-Tƣ liệu Cục Văn thƣ và
Lƣu trữ Nhà nƣớc.
8. Lã Thị Hồng: Quản lý hồ sơ trong thực hiện cơ chế một cửa ở các
cơ quan, tổ chức hiện nay, Kỷ yếu Hội nghị khoa học 45 năm hoạt
động nghiên cứu khoa học trong công tác văn thƣ, lƣu trữ, năm 2007. Phịng Thơng tin-Tƣ liệu Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc. 9. TS. Nghiêm Kỳ Hồng: Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ hiện nay. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam số
9/2009.
10. Vũ Thu Huyền: Một số đề xuất về cách thức phục vụ khai thác nhằm sử dụng hiệu quả nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 8/2011.
11. Dƣơng Văn Khảm: Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, Nhà xuất bản Văn hóa Thơng tin, Hà Nội, 2011.
12. Kinh nghiệm quản lý và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ ở Trung tâm Lưu trữ Bộ Quốc phịng, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt
Nam số 9/2008.
13. Luật Tổ chức Chính phủ, số 32/2001/QH10 ngày 25 tháng 12 năm 2001.
14. Luật cán bộ, công chức số 22/2008/QH12 ngày 13/11/2008.
15. Luật Lƣu trữ năm 2011. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 12/2011.
16. TS. Trần Hoàng Linh: Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 10/2007.
17. Đinh Thị Hạnh Mai: Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản
lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, cơng chức ở Văn phịng Quốc hội. Luận
văn Thạc sĩ khoa học 2003, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng - Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội. 18. TS. Vũ Đăng Minh: Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, cơng chức.
Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 7/2008.
19. TS. Vũ Đăng Minh: Xây dựng cơ sở dữ liệu thông tin về đội ngũ cán bộ, cơng chức hành chính nhà nước. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc
số 8/2008.
20. TS. Vũ Đăng Minh: Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thực trạng và
giải pháp. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 10/2008.
21. TS. Vũ Đăng Minh: Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý
cán bộ, cơng chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc số 11/2008.
22. TS. Vũ Đăng Minh: Xây dựng quy chế quản lý hồ sơ điện tử về cán
bộ, cơng chức. Tạp chí Tổ chức nhà nƣớc, số 12/2008.
23. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Lƣu trữ.
24. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thƣ. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 2/2004.
25. Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi một số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về cơng tác văn thƣ. Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 2/2010.
26. Nghị định số 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang Bộ.
27. Nghị định số 06/2010/NĐ-CP ngày 25/01/2010 của Chính phủ quy định những ngƣời là công chức.
28. Nghị định 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.
29. Nghị định số 93/2010/NĐ-CP ngày 31/8/2010 của Chính phủ sửa đổi một số điều của Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức.
30. Nghị định số 132/2013/NĐ-CP ngày 16/10/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Thông tin và Truyền thông.
31. Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tƣ pháp.
32. Nghị định số 62/2013/NĐ-CP ngày 25/6/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng.
33. Nghị định số 107/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải.
34. Nghị định số 106/2012/NĐ-CP ngày 20/12/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Lao động thƣơng binh và xã hội.
35. Nghị định số 20/2013/NĐ-CP ngày 26/02/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ.
36. Nghị định số 21/2013/NĐ-CP ngày 04/3/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng.
37. Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31/8/2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế. 38. Nghị định số 95/2012/NĐ-CP ngày 12/11/2012 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Công thƣơng.
39. Nghị định số 58/2014/NĐ-CP ngày 16/6/2014 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ. 40. Nghị định số 199/2013/NĐ-CP ngày 26/11/2013 của Chính phủ
quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.
41. Nghị định số 76/2013/NĐ-CP ngày 16/7/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Văn hóa-Thể thao và Du lịch.
42. Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ