9. Bố cục của luận văn
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử
3.1.3 Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ công tác hồ sơ cán bộ, công chức
Để tổ chức quản lý tốt hồ sơ CB,CC ngoài các giải pháp nêu trên thì giải pháp tăng cƣờng cơ sở vật chất cũng rất cần sự quan tâm, đầu tƣ của cơ quan bộ. Tăng cƣờng cơ sở vật chất ở đây đƣợc hiểu là tăng cƣờng về phƣơng tiện, thiết bị bảo quản, việc bố trí địa điểm, diện tích kho tàng bảo quản hồ sơ CB,CC. Theo chúng tơi các cơ quan bộ cần có giải pháp đó là:
Các cơ quan bộ cần quan tâm đến vị trí và diện tích kho lƣu trữ hồ sơ CB,CC. Theo chúng tơi vị trí của kho nên đặt trong trụ sở làm việc của các cơ quan bộ, có vị trí gần với khu vực làm việc của Vụ TCCB và phải bảo đảm đƣợc khu vực riêng. Việc bố trí phịng nghiên cứu hồ sơ cần tách rời kho lƣu trữ nhƣng phải liền kề với kho lƣu trữ hồ sơ CB,CC. Diện tích trong kho phải bảo đảm đủ diện tích để bảo quản hồ sơ CB,CC, các thông số kỹ thuật nhƣ tƣờng, cửa, độ cao, nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng... phải tuân thủ theo quy định tại Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng.
Ngoài ra, các cơ quan bộ cần quan tâm, dành một khoản kinh phí mua sắm các trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ sơ CB,CC gồm: bìa hồ sơ CB,CC, mẫu biểu hồ sơ, giá, hộp, tủ đựng hồ sơ, bàn ghế phục vụ nghiên cứu hồ sơ; máy điều hoà nhiệt độ và máy hút ẩm; dụng cụ đo nhiệt độ và độ ẩm; thiết bị thơng gió; quạt điện, phƣơng tiện phịng chống cháy nổ… Đặc biệt là việc trang bị máy vi tính, máy in, máy quét, fotocopy… Các thiết bị này phải bảo đảm tính hiện đại, dễ sử dụng và đạt hiệu quả cao. Đối với hệ thống máy vi tính phải đƣợc kết nối mạng nội bộ và mạng internet, máy có cấu hình cao để vận hành các chƣơng trình phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC. Việc trang bị các thiết bị này rất cần thiết để các cơ quan bộ triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC.