9. Bố cục của luận văn
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ
2.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Theo quy định, các cơ quan quản lý công chức phải từng bƣớc nghiên cứu hiện đại hóa cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức gồm: các trang thiết bị máy vi tính, mạng máy tính, phần mềm quản lý hồ sơ công chức, máy quét, máy ảnh kỹ thuật số, video để đƣa các hình ảnh, văn bản tài liệu về hồ sơ cơng chức vào các phƣơng tiện, thiết bị lƣu trữ, bảo quản và ứng dụng công nghệ thông tin để nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ công chức, hạn chế tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống khi chƣa hoàn thiện hệ thống quản lý hồ sơ điện tử cơng chức.
Để tìm hiểu về vấn đề này, chúng tơi đã trực tiếp đến khảo sát và tiến hành phiếu hỏi tới các bộ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Trong số 11 bộ đƣợc hỏi, kết quả 28% các bộ đang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC, cịn lại 72% các bộ hiện nay khơng sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC. Ở một số bộ khi chúng tôi đến khảo sát đang triển khai sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC, ví dụ nhƣ Bộ Tài ngun và Mơi trƣờng. Chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp lãnh đạo Vụ Tổ chức cán bộ về vấn đề này. Theo ơng Phạm Tân Tuyến, Phó Vụ trƣởng Vụ Tổ chức cán bộ Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng cho rằng “Hiện nay Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng đang triển khai phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC. Đây là sự quan tâm rất lớn của lãnh đạo bộ. Trong thời gian này, bộ đã cử công chức có chun mơn nhập dữ liệu hồ sơ CB,CC. Theo kế hoạch cuối năm 2014 hoặc quý I/2015 chính thức sử dụng phần mềm. Hy vọng trong thời gian tới sẽ giúp cho công tác quản lý hồ sơ CB, CC của bộ có hiệu quả, giảm thời gian, công sức, thuận tiện cho việc tra cứu thơng tin trong hồ sơ CB,CC”.
Ngồi ra một số cơ quan bộ đã sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC nhƣng do tính năng hiệu quả khơng cao nên hiện nay khơng sử dụng nữa, ví dụ Bộ Nội vụ, Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn, Bộ Khoa học và Công nghệ. Tuy nhiên các phần mềm này đều do các bộ tự nghiên cứu, xây dựng và áp dụng nên chƣa bảo đảm đƣợc nhu cầu tra cứu, chƣa có tính đồng bộ và thống nhất. Theo tìm hiểu của chúng tôi, Trung tâm Thông tin Bộ Nội vụ đã xây dựng chƣơng trình phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC hƣớng dẫn áp
dụng cho nhiều Sở Nội vụ các tỉnh nhƣng tại cơ quan Bộ Nội vụ hiện nay không áp dụng, cũng không triển khai tới các bộ ngành khác. Hiện nay việc quản lý thông tin hồ sơ CB,CC ở nhiều cơ quan bộ đƣợc sử dụng rất đơn giản, việc quản lý đƣợc lập trên chƣơng trình Excel, danh sách gồm các thông tin nhƣ số thứ tự, họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, q qn, trình độ chun mơn, ngoại ngữ, tin học, quản lý nhà nƣớc. Những thơng tin đó là những thơng tin chung chung, cơ bản, khái quát nên khi có nhu cầu khai thác các thơng tin cụ thể về hồn cảnh gia đình, chun ngành đào tạo, q trình cơng tác, nâng lƣơng, đề bạt, bổ nhiệm, năng lực sở trƣờng cơng tác... thì thơng tin đó chƣa đáp ứng đƣợc u cầu cơng việc mà bắt buộc phải nghiên cứu, xem xét từng hồ sơ cụ thể. Có thể nói việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin trong quản lý hồ sơ CB,CC tại các bộ hiện nay còn rất hạn chế, hầu nhƣ chƣa thực hiện. Nguyên nhân chính là do các cấp lãnh đạo chƣa thực sự quan tâm và đầu tƣ kinh phí cho cơng tác này.