9. Bố cục của luận văn
3.2 Giải pháp cụ thể của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý
3.2.2 Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC
Ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử CB,CC có nghĩa là xây dựng phần mềm cơ sở dữ liệu để lập, lƣu trữ và bảo quản hồ sơ điện tử CB,CC.
Hiện nay quy định mới nhất về quản lý hồ sơ điện tử đƣợc quy định tại Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ Nội vụ nhƣ sau: “Hồ sơ CB,CC cần đƣợc xây dựng, lƣu trữ và bảo quản dƣới dạng hồ sơ điện tử để quản lý, sử dụng và khai thác nhanh, chính xác, có hiệu quả đáp ứng u cầu quản lý cơng chức”.
Theo đó, việc xây dựng, lƣu trữ và bảo quản hồ sơ điện tử CB,CC không ảnh hƣởng đến việc quản lý hồ sơ gốc (bằng giấy). Công tác quản lý hồ sơ gốc (bằng giấy) vẫn đƣợc thực hiện song song đồng thời với hồ sơ điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ điện tử khi xây dựng phải bảo đảm các nguyên tắc sau:
Thứ nhất, xây dựng, quản lý và khai thác hồ sơ điện tử về CB,CC vẫn
phải thực hiện trên cơ sở những quy định của hồ sơ CB,CC theo phƣơng pháp truyền thống (tức hồ sơ gốc bằng giấy).
Thứ hai, phải bảo đảm tính thống nhất giữa hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử.
Cả hai hồ sơ này phải phản ánh đƣợc đầy đủ, chính xác thơng tin của CB,CC từ khi đƣợc tuyển dụng cho đến khi ra khỏi cơ quan, đơn vị.
Thứ ba, hồ sơ điện tử phải có giá trị và độ tin cậy tƣơng đƣơng với hồ
sơ giấy. Hồ sơ điện tử cần phải thƣờng xuyên kiểm tra và có biện pháp bảo đảm an ninh, an tồn.
Thứ tư, hồ sơ điện tử cũng giống nhƣ hồ sơ giấy vẫn phải đƣợc quản lý,
sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nƣớc quy định. Khi sử dụng hồ sơ điện tử phải bảo đảm việc phân quyền truy nhập. Chỉ những ngƣời đƣợc cơ quan hoặc ngƣời có thẩm quyền quản lý hồ sơ cơng chức đồng ý bằng văn bản mới đƣợc truy nhập nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử.
Ngoài các nguyên tắc chung nêu trên, phần mềm phải đáp ứng đƣợc các quy trình khi xây dựng, quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ điện tử CB,CC đó là:
3.2.2.1 Quy trình lập hồ sơ điện tử
Đối với CB,CC tuyển dụng lần đầu: Trên cơ sở những quy định trong việc xây dựng hồ sơ giấy đối với CB,CC, ngay sau khi trúng tuyển, trong thời gian 30 ngày, mỗi CB,CC sẽ đƣợc cấp một mã số riêng. Mã số này đƣợc bảo mật trong suốt q trình cơng tác của CB,CC. Việc kê khai lý lịch CB,CC theo mẫu đã đƣợc xây dựng trong phần mềm và đƣợc diễn ra trực tuyến. Các thông tin này CB,CC chỉ kê khai một lần nhƣng phần mềm có thể cho in thành Quyển “Lý lịch CB,CC” mẫu 01a-BNV/2007 hoặc Bản “Sơ yếu lý lịch CB,CC” mẫu 02c-BNV/2008 hoặc Bản “Tiểu sử tóm tắt” mẫu 03a-BNV/2007 nhƣ quy định hiện nay. Theo quy định đối với hồ sơ giấy, CB,CC phải kê khai đầy đủ theo 03 mẫu nêu trên trong khi đó các mẫu này chỉ khác nhau về lƣợc bớt thông tin. Nhƣ vậy nếu nhƣ việc kê khai lý lịch theo quy định của hồ sơ giấy mất nhiều thời gian, cơng sức (ba lần) thì việc kê khai đối với hồ sơ điện tử (một lần) rất nhanh chóng và thuận tiện.
Sau khi CB,CC đăng nhập mã số vào phần mềm, kê khai các thông tin lý lịch CB,CC và xác nhận việc kê khai xong, ngƣời phụ trách nhân sự có trách nhiệm in lý lịch CB,CC theo các mẫu quy định. Lý lịch đƣợc giao cho bộ phận tiến hành thẩm tra, xác minh tính trung thực của các thông tin do CB,CC đã kê khai, đối chiếu với hồ sơ tuyển dụng và Phiếu lý lịch tƣ pháp do Sở Tƣ pháp nơi thƣờng trú cấp. Sau khi việc thẩm tra hoàn tất, ngƣời phụ trách nhân sự xác nhận hồ sơ điện tử hợp lệ và yêu cầu CB,CC ký vào các bản in lý lịch CB,CC, dán ảnh, trình ngƣời có thẩm quyền ký và đóng dấu theo quy định. Đối với các bản in giấy đƣợc lƣu vào hồ sơ gốc của CB,CC. Đối với hồ sơ điện tử, hồ sơ đƣợc xác thực và tạo lập mới trong phần mềm quản lý CB,CC, sẵn sàng cho việc thống kê, khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC. Nhƣ vậy với quy trình này, sơ yếu lý lịch trong hồ sơ điện tử và sơ yếu lý lịch
trong hồ sơ giấy bảo đảm tính thống nhất giữa hai hồ sơ. Quy trình tạo lập sơ yếu lý lịch đối với hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy đƣợc chúng tôi thể hiện qua sơ đồ sau: Xác nhận việc kê khai xong, in lý lịch (bản giấy) Thao tác trên phần mềm. Xác nhận lý lịch hợp lệ Quá trình kê khai
lý lịch (điện tử) kết thúc
Lƣu Sơ yếu lý lịch vào hồ sơ gốc CB,CC Quá trình kê khai lý lịch (bản giấy) kết thúc Công chức trúng tuyển Đƣợc cấp mã số mật và đăng nhập vào phần mềm, kê khai thông tin Vụ TCCB (công chức đƣợc giao nhiệm vụ) Vụ TCCB (công chức
đƣợc giao nhiệm vụ) Thẩm tra, xác
minh lý lịch
Kết quả xác minh chính xác Kết quả xác minh có
thơng tin kê khai chƣa chính xác Vụ TCCB (cơng chức đƣợc giao nhiệm vụ) Ký Sơ yếu lý lịch (bản giấy) Công chức trúng tuyển Ký, đóng dấu Lãnh đạo Vụ TCCB và bộ phận Văn thƣ
Đối với các tài liệu khác nhƣ đơn xin dự tuyển công chức, bản sao giấy khai sinh, giấy chứng nhận sức khỏe, các giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo nhƣ bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chun mơn, lý luận chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dƣỡng nghiệp vụ sau khi đƣợc cơ quan có thẩm quyền chứng nhận sẽ đƣợc ngƣời phụ trách nhân sự scan lại, bản scan đƣợc lƣu vào hồ sơ điện tử, bản giấy đƣợc lƣu vào hồ sơ gốc CB,CC.
3.2.2.2 Quy trình bổ sung hồ sơ điện tử
Đối với việc bổ sung tài liệu trong hồ sơ điện tử cũng tiến hành tƣơng tự nhƣ quy trình trên. Vào đầu năm, cơ quan bộ sẽ ban hành công văn hƣớng dẫn CB,CC bổ sung những thông tin phát sinh của năm trƣớc vào hồ sơ CB,CC. Sau khi CB,CC đăng nhập mã số của mình vào phần mềm và điền đầy đủ những thông tin về:
- Thay đổi về nơi ở
- Thay đổi về chức danh, chức vụ, đơn vị công tác - Thay đổi về trình độ chun mơn, nghiệp vụ - Những phát sinh mới về khen thƣởng, kỷ luật
- Những phát sinh mới đi cơng tác, học tập tại nƣớc ngồi - Những phát sinh mới về tình trạng sức khỏe hiện tại - Những phát sinh mới về kinh tế bản thân
- Những phát sinh mới về số lƣợng, hồn cảnh kinh tế, chính trị của các thành viên trong gia đình
- Những vấn đề khác cần bổ sung…
Những thông tin kê khai phát sinh mới sẽ đƣợc phần mềm xác lập, lƣu lại và đƣợc in ra giấy. Ngƣời kê khai ký và nộp lại một bản giấy cùng với các tài liệu minh chứng cho bộ phận quản lý hồ sơ gốc CB,CC để quản lý.
Ví dụ trong phiếu bổ sung thơng tin CB,CC kê khai thay đổi về trình độ nhƣ có bằng Cao cấp lý luận chính trị hoặc đã tốt nghiệp trình độ Thạc sĩ (trƣớc đó là trình độ cử nhân) thì CB,CC phải photo công chứng bằng cao cấp lý luận chính trị hoặc bằng thạc sĩ để lƣu vào hồ sơ gốc CB,CC. Lúc này ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ mới xác nhận phiếu bổ sung đƣợc lƣu trong phần mềm của CB,CC đó hợp lệ.
Đối với các thơng tin có thay đổi khác nhƣ: bổ nhiệm, điều động, nâng lƣơng, khen thƣởng, kỷ luật… ngƣời đƣợc giao nhiệm vụ có trách nhiệm cập nhật thơng tin vào hồ sơ điện tử của ngƣời đó.
Với cách thức triển khai nhƣ vậy, việc quản lý hồ sơ điện tử và hồ sơ giấy sẽ có tính xác thực và độ tin cậy tƣơng đƣơng nhau, sẵn sàng cho việc tra cứu thông tin theo yêu cầu cơng tác cán bộ.
3.2.2.3 Quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ điện tử CB,CC
Song song với việc thực hiện quy trình chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ CB,CC bằng giấy thì đồng thời phải thực hiện việc chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ điện tử CB,CC. Khi CB,CC đƣợc điều động đến cơ quan khác thì phải chuyển giao tồn bộ hồ sơ điện tử của ngƣời đó cho cơ quan mới quản lý theo thẩm quyền. Việc chuyển giao hồ sơ điện tử phải đƣợc gửi trực tiếp qua hệ thống mạng thông tin quản lý hồ sơ điện tử.
Theo quy định, đối với hồ sơ giấy trƣớc khi tiến hành thủ tục chuyển giao hay tiếp nhận hồ sơ CB,CC, cơ quan quản lý CB,CC phải lập phiếu giao nhận hồ sơ, phiếu chuyển hồ sơ do vậy phần mềm quản lý hồ sơ điện tử CB,CC khi xây dựng phải kết xuất đƣợc 02 mẫu phiếu này.
Đối với mẫu phiếu giao nhận hồ sơ CB,CC phải bảo đảm các thông tin bên giao; bên nhận; các thông tin cơ bản về hồ sơ nhƣ tên hồ sơ giao, độ mật của hồ sơ, mô tả chi tiết về đặc điểm và tình trạng của hồ sơ khi giao, khi nhận; ngày giao, phƣơng thức giao.
Đối với mẫu phiếu chuyển hồ sơ CB,CC phải bảo đảm đƣợc các thông tin về nội dung tài liệu trong hồ sơ, số lƣợng tài liệu.
Hai mẫu phiếu này đƣợc in ra giấy và đƣợc ký, đóng dấu giữa hai cơ quan giao và tiếp nhận hồ sơ. Bản in giấy đƣợc lƣu vào hồ sơ gốc, còn đối với hồ sơ điện tử đƣợc xác lập vào cơ sở dữ liệu đã chuyển đi. Các thông tin về CB,CC đƣợc chuyển đi vẫn đƣợc lƣu tại phần mềm nhƣng đƣợc lƣu trữ vào mục chuyển đi.
Đối với quy trình tiếp nhận CB,CC vừa thực hiện các bƣớc nhƣ đối với hồ sơ giấy vừa thực hiện các bƣớc đối với quy trình hồ sơ điện tử. Cơ quan có CB,CC chuyển đi sẽ vào phần mềm đăng nhập và tích hợp vào mục chuyển hồ sơ đến cơ quan mới. Cơ quan mới đối chiếu từ hồ sơ giấy với hồ sơ điện tử, xác lập thông tin, tài liệu giữa hai hồ sơ có sự thống nhất thì xác nhận vào bản giấy để lƣu hồ sơ, xác lập đã nhận vào hồ sơ điện tử. Sau khi cơ quan mới xác lập đã nhận xong hồ sơ điện tử, phần mềm của cơ quan cũ sẽ nhận đƣợc thông báo hồ sơ chuyển đi hợp lệ.
Đối với CB,CC trƣớc khi nghỉ hƣu, thôi việc hoặc bị kỷ luật buộc thơi việc và từ trần ngồi việc thực hiện quy trình đối với hồ sơ giấy cịn thực hiện thao tác trên phần mềm đối với hồ sơ điện tử. Ngƣời đƣợc giao phụ trách đăng nhập vào phần mềm, tìm đến danh sách CB,CC, tìm đến họ tên ngƣời đƣợc nghỉ hƣu, thôi việc hay từ trần sau đó nhập dữ liệu về thời gian nghỉ hƣu, thôi việc hay từ trần từ ngày tháng năm nào? theo quyết định số, do ai ký ban hành?... sau đó xác nhận lƣu thay đổi, phần mềm sẽ tự động chuyển tồn bộ thơng tin và hồ sơ điện tử của CB,CC này từ danh sách đang công tác sang danh sách đã nghỉ hƣu, thôi việc hay từ trần. Hồ sơ điện tử của CB,CC này vẫn đƣợc lƣu trữ vĩnh viễn trong phần mềm, tiếp tục đáp ứng nhu cầu khai thác của CB,CC.
3.2.2.4 Sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử CB,CC
Đây đƣợc coi là kết quả mong đợi nhất khi triển khai áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử. Thực chất của việc sử dụng và khai thác hồ sơ điện tử là tìm kiếm thơng tin về từng CB,CC hoặc tìm kiếm từng văn bản, tài liệu hoặc tổ hợp các tiêu chí thơng tin theo các bảng biểu thống kê, báo cáo số lƣợng, chất lƣợng đội ngũ CB,CC. Nếu nhƣ khi khai thác hồ sơ giấy, ngƣời khai thác phải mở từng hồ sơ CB,CC thì khi khai thác hồ sơ điện tử chỉ cần một số thao tác trên máy tính là có thể lấy đƣợc các thơng tin, tài liệu cần thiết.
Do tính chất cơ mật của hồ sơ CB,CC nên đối tƣợng đƣợc khai thác và các quy định khi nghiên cứu hồ sơ điện tử vẫn phải bảo đảm theo quy định đối với hồ sơ giấy. Thông tin về CB,CC trong hồ sơ điện tử đƣợc tổ chức và sắp xếp thành các nhóm: nhóm sơ yếu lý lịch; nhóm q trình học tập, bồi dƣỡng; nhóm q trình cơng tác; nhóm q trình diễn biến lƣơng; nhóm về thi đua, khen thƣởng, kỷ luật… vì vậy khi đối tƣợng đến khai thác chỉ đƣợc tra cứu những thông tin, tài liệu hoặc một phần tài liệu có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc đƣợc giao. Với việc phân quyền phạm vi nghiên cứu, khai thác nhƣ vậy hồ sơ điện tử vẫn đƣợc bảo quản theo chế độ tài liệu mật nhƣ đối với hồ sơ giấy. Đối với một số trƣờng hợp khi khai thác hồ sơ CB,CC cần phải minh chứng các vấn đề phức tạp, quan trọng thì lúc này mới mở hồ sơ giấy. Nhƣ vậy, khai thác hồ sơ điện tử sẽ hạn chế tối đa việc tiếp xúc trực tiếp với hồ sơ giấy truyền thống.