9. Bố cục của luận văn
2.2 Thực trạng quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nƣớc cấp bộ
2.2.6 Chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức
Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê và quản lý hồ sơ công chức là một trong 12 nội dung quản lý công chức đƣợc quy định tại Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức. “Chế độ báo cáo thống kê công chức” là các hoạt động thực hiện việc báo cáo thống kê định kỳ, đột xuất về số lƣợng, chất lƣợng đội ngũ công chức theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức. Theo quy định tại Thông tƣ số 11/2012/TT-BNV, Điều 15, cơ quan quản lý công chức định kỳ báo cáo Bộ Nội vụ công tác quản lý hồ sơ công chức gồm các nội dung: đánh giá việc thực hiện Quy chế quản lý hồ sơ; báo cáo thực trạng số lƣợng, chất lƣợng hồ sơ công chức, đánh giá kết quả việc nghiên cứu, sử dụng, khai thác hồ sơ; báo cáo cơ sở vật chất, trang thiết bị, kinh phí; báo cáo số lƣợng, chất lƣợng công chức và công tác đào tạo, bồi dƣỡng công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ; kiến nghị, đề xuất giải pháp đổi mới và kế hoạch xây dựng hiện đại hóa cơng tác quản lý hồ sơ cơng chức. Tuy nhiên, khi thực tế đến khảo sát tại các cơ quan bộ, chúng tôi thấy việc báo cáo này không đƣợc các cơ quan bộ thực hiện, một số bộ có thực hiện nhƣng chƣa đầy đủ.
Ví dụ nhƣ Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Bộ Nội vụ, Bộ Thông tin và truyền thông... khi chúng tôi phỏng vấn về việc báo cáo cơng tác quản lý hồ sơ hàng năm thì đều nhận đƣợc câu trả lời chƣa thực hiện. Tại Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch có thực hiện báo cáo nhƣng chƣa thƣờng xuyên. Nguyên nhân là do các bộ chƣa chủ động thực hiện chế độ báo cáo, chƣa có văn bản nhắc nhở của cơ quan có thẩm quyền; hơn nữa cơng chức quản lý hồ sơ kiêm nhiệm nhiều việc, do công tác quản lý hồ sơ chƣa tốt, chƣa ứng dụng công nghệ thông tin, chƣa sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ CB,CC nên việc báo cáo mất nhiều thời gian, cơng sức vì vậy các bộ chƣa thực hiện hoặc có thực hiện cũng chƣa đầy đủ.
Chúng tôi đã tiến hành khảo sát nội dung này tại Bộ Nội vụ, cơ quan quản lý cao nhất về công tác hồ sơ CB,CC của cả nƣớc, kết quả cho thấy từ năm 2010 đến nay Bộ chƣa có một báo cáo tổng thể nào về công tác quản lý hồ sơ. Nhƣ vậy Bộ Nội vụ cũng khơng có đầy đủ các số liệu, khơng nắm đƣợc
thực trạng về công tác quản lý hồ sơ, trang thiết bị và cơ sở vật chất, trình độ và số lƣợng công chức quản lý hồ sơ do vậy sẽ khó khăn cho việc quản lý, chỉ đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn các cơ quan bộ trong việc thực hiện công tác quản lý hồ sơ CB,CC thống nhất trong toàn quốc.