9. Bố cục của luận văn
3.1 Các giải pháp tổng thể nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử
3.1.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản về công tác quản lý hồ sơ CB,CC
Hiện nay, Bộ Nội vụ - cơ quan quản lý nhà nƣớc về công tác hồ sơ CB,CC đã ban hành một số văn bản QPPL quy định về thành phần hồ sơ, mẫu biểu quản lý hồ sơ, các quy định về chế độ báo cáo thống kê, quản lý hồ sơ. Tuy nhiên, các nội dung vẫn chƣa đầy đủ và bao quát hết các quy trình, nghiệp vụ của công tác hồ sơ CB,CC. Điều đó dẫn đến mỗi cơ quan thực hiện một kiểu, chƣa có sự thống nhất. Để nâng cao chất lƣợng quản lý và khai thác sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ đòi hỏi phải có một hệ thống văn bản hoàn chỉnh quy định về vấn đề này. Theo chúng tôi, đó là những vấn đề cần đƣợc tiếp tục ban hành nhƣ:
Thứ nhất, cần phải quy định Vụ TCCB quản lý thống nhất hồ sơ CB,CC (bao gồm CB,CC đang công tác, nghỉ hƣu, thôi việc). Quy định này đƣợc ban hành sẽ có sự thống nhất trong cách thức quản lý. Nghĩa là hồ sơ CB,CC đang công tác phải đƣợc quản lý cùng với hồ sơ CB,CC nghỉ hƣu, thôi việc và phải đƣợc bảo quản vào một phòng, kho lƣu trữ do Vụ TCCB quản lý. Việc giao cho Vụ TCCB quản lý hồ sơ là có cơ sở vì quy trình tạo lập, kết thúc một hồ sơ CB,CC đƣợc thực hiện theo quy trình khép kín. Tất cả các quy trình này đều do Vụ TCCB thực hiện và ngay cả khi CB,CC nghỉ hƣu, thôi việc, nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC vẫn diễn ra thƣờng xuyên. Do vậy hồ sơ CB,CC phải đƣợc giao cho Vụ TCCB quản lý thống nhất trên nguyên tắc bảo đảm tính bảo mật đối với hồ sơ CB,CC.
Thứ hai, ban hành quy định về định biên làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Hiện nay chƣa có một văn bản nào của nhà nƣớc quy định số lƣợng ngƣời đƣợc giao quản lý hồ sơ tại các cơ quan bộ. Do bố trí cán bộ kiêm
nhiệm nên công chức quản lý hồ sơ đã chƣa làm hết quy trình, nghiệp vụ quản lý hồ sơ. Theo chúng tôi nên định biên ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC nhƣ sau: mỗi cơ quan bộ cứ quản lý 500 hồ sơ CB,CC thì đƣợc biên chế 01 ngƣời chuyên trách quản lý hồ sơ. Lý giải cho định biên này là vì công tác quản lý hồ sơ bao gồm rất nhiều quy trình nghiệp vụ của công tác lƣu trữ nhƣ: lập, tiếp nhận, chuyển giao hồ sơ; phân loại tài liệu trong hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu trong hồ sơ, áp dụng các biện pháp kỹ thuật bảo quản hồ sơ, tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ… Hơn nữa khi áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ thì công chức còn phải đăng nhập từng thông tin của CB,CC thực hiện quy trình tạo lập, quản lý và lƣu trữ hồ sơ điện tử, làm các báo cáo, biểu mẫu theo yêu cầu của công tác cán bộ. Do vậy với định biên nêu trên chúng tôi cho là phù hợp để công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
Thứ ba, xây dựng tiêu chuẩn chức danh cụ thể đối với ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Mục đích của việc xây dựng tiêu chuẩn ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC là cơ sở cho việc tuyển dụng và bố trí đúng ngƣời, đúng việc. Một trong những tiêu chuẩn về trình độ đó là ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC phải đƣợc đào tạo về lƣu trữ (tốt nghiệp chuyên ngành về lƣu trữ) hoặc phải qua đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ về công tác lƣu trữ. Do ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC phải thực hiện các quy trình nghiệp vụ lƣu trữ vì vậy bắt buộc ngƣời này phải đƣợc đào tạo về lƣu trữ mới có thể hiểu, nắm đƣợc nghiệp vụ và làm đƣợc. Ngoài ra, ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC phải có phẩm chất chính trị tốt, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, có phong cách làm việc khoa học, có ý thức tổ chức kỷ luật, lịch sử gia đình và bản thân rõ ràng. Cùng với việc ban hành tiêu chuẩn chức danh đối với ngƣời làm công tác quản lý hồ sơ CB,CC Bộ Nội vụ cần có quy định hƣởng chế độ độc hại nhƣ đối với ngƣời làm công tác lƣu trữ theo quy định của pháp luật.
Thứ tư, quy định cụ thể thành phần tài liệu chính bắt buộc có trong hồ sơ CB,CC. Với việc quy định này sẽ giúp cho công chức quản lý hồ sơ nắm đƣợc tổng thể các tài liệu trong hồ sơ CB,CC, từ đó công chức có trách nhiệm theo dõi và nhắc nhở công chức chuyên môn, CB,CC nộp tài liệu đúng thành phần, đúng thời gian quy định. Quy định này đƣợc ban hành sẽ tránh việc lƣu trữ thiếu các văn bản, giấy tờ cần thiết và loại bỏ những tài liệu không liên quan đƣợc lƣu trữ trong hồ sơ CB,CC. Hơn nữa, với việc ban hành quy định này sẽ giúp cho công chức chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc
biết đƣợc văn bản nào cần lƣu vào hồ sơ CB,CC để có ý thức, trách nhiệm ngay từ khi soạn thảo và ban hành văn bản.
Thứ năm, ban hành thủ tục, trình tự các khâu nghiệp vụ về công tác quản lý hồ sơ CB,CC. Có thể nói trong thời gian qua công tác quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC của các cơ quan bộ còn nhiều hạn chế một phần nguyên nhân chƣa có văn bản hƣớng dẫn cụ thể về các khâu nghiệp vụ. Theo chúng tôi cần ban hành các thủ tục, trình tự về các nội dung nhƣ: bổ sung tài liệu vào hồ sơ; thủ tục tiếp nhận hồ sơ; chuyển giao hồ sơ; thủ tục và thẩm quyền khai thác, sử dụng hồ sơ.
Các quy trình cần phải quy định cụ thể gồm bao nhiêu bƣớc thực hiện; nội dung công việc cụ thể của từng bƣớc; thời gian tiến hành. Trong từng bƣớc phải quy định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân nhƣ: đối với các cấp lãnh đạo, đối với công chức quản lý hồ sơ CB,CC, đối với công chức chuyên môn và đối với chính CB,CC có hồ sơ. Việc ban hành quy định nhƣ vậy sẽ giúp các cơ quan bộ thực hiện các khâu nghiệp vụ đƣợc thống nhất, đặc biệt là việc chuyển giao hồ sơ CB,CC từ cơ quan này đến cơ quan khác (trong trƣờng hợp CB,CC đƣợc luân chuyển, điều động, biệt phái). Đối với trƣờng hợp mới đƣợc tuyển dụng thì cũng quy định rõ việc mở hồ sơ. Đặc biệt đối với những trƣờng hợp hồ sơ CB,CC là cán bộ cấp cao của Đảng, Nhà nƣớc cũng phải quy định rõ về cách thức quản lý, bảo quản hồ sơ.
Thứ sáu, quy định thống nhất việc lập, quản lý hồ sơ CB,CC của các cơ quan Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội nhƣ với các cơ quan nhà nƣớc. Hiện nay theo quy định tại Thông tƣ 11/2012/TT-BNV việc lập, quản lý hồ sơ CB,CC ở các cơ quan của Đảng, Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể chính trị-xã hội do cơ quan có thẩm quyền của Đảng cộng sản Việt Nam hƣớng dẫn, còn các cơ quan nhà nƣớc thực hiện theo hƣớng dẫn tại Thông tƣ 11/2012/TT-BNV. Nhƣ vậy, việc lập, quản lý, tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ CB,CC chƣa có sự thống nhất giữa cơ quan nhà nƣớc và các cơ quan của Đảng. Với nhu cầu công tác cán bộ hiện nay việc luân chuyển CB,CC từ cơ quan của Đảng sang làm việc tại các cơ quan nhà nƣớc hoặc từ cơ quan nhà nƣớc sang làm việc tại các cơ quan Đảng là nhu cầu tất yếu, đƣợc diễn ra thƣờng xuyên. Do vậy nếu không có sự thống nhất trong công tác lập, xây dựng, quản lý hồ sơ sẽ gây khó khăn cho cơ quan tiếp nhận CB,CC. Vì vậy cần phải quy định thống nhất việc lập, quản lý hồ sơ của hai cơ quan này.