8 .Dự kiến kết quả nghiên cứu và cấu trúc nộidung
1.3. Yêucầu đối với thƣ viện số
1.3.1. Cấu trúc của thư viện số
Các thư viện số đều được bố trí trên giao diện web. Ngoài những vùng chung như giới thiệu về cơ quan, về hệ thống, về thư viện, hướng dẫn sử dụng ... thì phần chủ yếu là nội dung, tức là “tài nguyên thông tin”. Đây thường là danh mục chủ đề. Phần này phải được cấu trúc theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng quát đến chi tiết, từ ngoài vào trong theo thứ bậc. Cách tổ chức như vậy nhằm tạo thuận tiện cho người dùng trong việc tìm kiếm, khai thác thông tin.
Thế mạnh của TVS là phần liên kết tới các nguồn tài nguyên bên ngoài. Tuy nhiên, mức độ này lại phụ thuộc vào sự hợp tác với các cơ quan khác và việc khai thác các tầng thông tin số hóa đó cũng có những khác biệt vì có vùng thông tin khai thác tự do, miễn phí, có vùng khai khác phải mất phí.
1.3.2. Hạ tầng cơ sở kỹ thuật
Một TVS phải có hạ tầng cơ sở đủ mạnh đó là: - Mạng intranet có tốc độ kết nối nhanh với internet;
- Hệ thống máy chủ lớn, thực hiện việc quản trị các dịch vụ khác nhau: máy chủ web, máy chủ FPT, mail, các máy chủ lưu trữ dữ liệu, máy chủ cho các ứng dụng khác ...;
- Hệ thống máy trạm để khai thác, cập nhật thông tin;
- Các thiết bị công nghệ chuyên dụng cho TVS: mã vạch, thẻ từ, RFID, máy quét, máy sao dữ liệu...
- Phần mềm phục vụ cho việc xây dựng và phát triển TVS: phần mềm TVS, phần mềm hệ thống, hệ điều hành, hệ quản trị CSDL ...
1.3.3. Kho tư liệu số hóa
Nếu hiểu theo cách thông thường, kho là nơi cất giữ. Trong thời đại công nghệ số, việc tạo lập kho tài liệu số có những khác biệt với kho thông thường. Một mặt, phải tổ chức lưu trữ tài liệu số trên máy tính, mạng máy tính. Mặt khác, phải tổ chức lưu giữ các bản sao trên thiết bị từ tính và quang học các bản sao của tài liệu số đó. Vì thế, cần tổ chức 2 dạng kho tài liệu số sau:
- Kho tài liệu trực tuyến: Lưu trữ và quản lý các đối tượng kỹ thuật số và các thông tin khác trên máy tính, trên mạng. Kho này cung cấp một cơ sở hạ tầng thuận tiện giúp lưu trữ, quản lý, tái sử dụng và chia sẻ số. Kho không chỉ gồm hệ thống phần mềm, phần cứng mà còn cả các chính sách, quy trình, dịch vụ và con người cũng như nội dung và siêu dữ liệu để quản lý các tài liệu số. Kho phải được bền vững, đáng tin cậy, hỗ trợ tốt và quản lý tốt tài liệu số.
- Kho tài liệu số vật lý: Là nơi hay diện tích nhà với những trang bị chuyên dụng dành cho việc lưu giữ các bản sao của các tài liệu số của thư viện. Dựa trên nguyên tắc tổ chức kho tài liệu giấy, ta có thể tổ chức một kho bản sao các tài liệu số như sau:
+ Các tài liệu số được phân loại, định ký hiệu xếp giá như tài liệu giấy + Các đối tượng số được sắp xếp theo ký hiệu phân loại. Trong từng ký hiệu, phân loại theo chữ cái tác giả hoặc tên tài liệu số. Trong từng tên, xếp theo thứ tự bản sao lưu gốc (bản bảo quản), bản phục vụ, bản làm mới ...
1.3.4. Lưu trữ & bảo quản thông tin số
Mục đích lưu trữ thông tin là bảo quản thông tin lâu dài, chính xác để có thể tra cứu, sử dụng tốt. Bảo quản được hiểu là sự đảm bảo tính toàn vẹn và tình trạng vật lý bình thường của các tài liệu được bảo quản trong kho thư viện. Bảo quản thông tin số là một loạt hoạt động quản lý, chính sách, chiến lược và hành động để đảm bảo nội dung số luôn đầy đủ, chính xác, tồn tại càng lâu nếu cần thiết. Bảo quản thông tin số vừa phải tiến hành bảo quản trên các vật mang tin vật lý (offline), vừa phải chống lại những thách thức hủy
hoại thông tin số trên mạng, bao gồm việc bảo quản các vật chức đựng thông tin số, di chuyển dữ liệu, mô phỏng, nhân rộng, làm mới và đính kèm siêu dữ liệu. Những biện pháp bảo quản phải được thực hiện thường xuyên do những thay đổi nhanh chóng và liên tục trong môi trường phần mềm và phần cứng, sự suy giảm của phương tiện truyền thông từ tính như đĩa CD, DVD, ổ cứng máy tính...
1.3.5. Phát triển và xử lý thông tin số
Nguồn thông tin số nhìn chung được xây dựng từ những phương thức như: tự tạo lập; số hóa, thu thập nguồn thông tin nội sinh; mua / thuê bao nguồn tin; khai thác nguồn tin miễn phí trên mạng ... Mỗi phương thức đều có những ưu, nhược điểm riêng nên tùy vào từng mục đích tạo lập các bộ sưu tập mà thư viện lựa chọn những phương thức phù hợp với yêu cầu đặt ra.
Để xử lý thông tin hiệu quả, cần xem xét nội dung của từng tài liệu, thông tin về tác giả. Đối với CSDL toàn văn, cần chú ý đến các tổ chức học thuật, các nhà xuất bản, các tạp chí khoa học có uy tín... Phần mềm để tạo lập tài liệu số, năm tạo lập, sản xuất tài liệu số hay khoảng thời gian của tài liệu tương tự được số hóa... Bên cạnh đó, cần xét xem tài liệu số, CSDL toàn văn có phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của thư viện và nhu cầu, nội dung nghiên cứu, học tập của người dùng. Cần chú ý đến trình độ tin học, ngoại ngữ của người dùng. Để thực hiện hóa các vấn đề trên, việc áp dụng các công cụ chuẩn, các quy tắc trong công tác xử lý thông tin số đặc biệt quan trọng. Công tác xử lý thông tin số được thực hiện chính xác theo các chuẩn không chỉ giúp cho hoạt động kiểm soát thư mục, tiếp cận cá nguồn tin ở thư viện nhanh chóng, hiệu quả mà còn giúp cho các thư viện trong và ngoài nước có thể trao đổi dữ liệu một cách dễ dàng. Ngoài ra, tính cập nhật của CSDL rất quan trọng. Càng cập nhật nhanh và đầy đủ các tài liệu mới theo chủ đề, giá trị của CSDL càng tăng.
1.3.6. Dịch vụ thông tin và chia sẻ thông tin
Khi thư viện chuyển đổi từ mô hình thư viện truyền thốngsang mô hình thư viện số thì các dịch vụ thư viện cũng có những thay đổi nhất định. Trong mô hình thư viện truyền thống thì các dịch vụ cơ bản của thư viện là: phục vụ tại chỗ (tra cứu, tìm tin, đọc tại chỗ); mượn về nhà; in ấn, photocopy tài liệu... Trong mô hình thư viện số với mục đích phục vụ 24/24, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý thì xuất hiện thêm các dịch vụ thư viện sốnhư: tra cứu, tìm tin, đọc tài liệu online; in ấn, mượn liên thư viện,bao gói thông tin, …
Ngay trong khi tra cứu tìm kiếm tài liệu, độc giả đã biết được tài liệu họ muốn tìm hiện đang có tại các thư viện nào, kho nào….Độcgiảcóthểđặtcácyêucầunhư:mượn,saochụp,nhân bản copy điện tử ngay trong hệ thống này mà không phải đến các thư viện đó. Dịch vụ mượn liên thư viện sẽ thực hiện một cách tự động chuyển yêu cầu này đến thư viện có cuốn sách mà độc giả có yêu cầu.
Một dịch vụ khác của TVS cung cấp cho độc giả là dịch vụ thông báo thường xuyên các tài liệu mới theo yêu cầu riêng của độc giả (Current Awareness Service - SDI: Dịch vụ thông tin có chọn lọc). Dịch vụ này được thực hiện một cách tự động ngay khicác tài liệu này được cập nhật vào các CSDL hoặc thông tin sẽ được cung cấp trên yêu cầu của độc giả.
Một trong số các dịch vụ nổi bật khác của TVS là chia sẻ các kết quả nghiên cứu thông qua việc tạo ra các xuất bản phẩm điện tử, làm cho việc xuất bản các kết quả nghiên cứu không bị lệ thuộc vào các nhà xuấtbản.