8 .Dự kiến kết quả nghiên cứu và cấu trúc nộidung
2.1. Thực trạng các yếu tố hình thành thƣ viện số tại Học viện Hành
2.1. Thực trạng các yếu tố hình thành thƣ viện số tại Học viện Hành chính Quốc gia chính Quốc gia
2.1.1. Đặc điểm người dùng tin
Học viện Hành chính Quốc gia hiện có 523 cán bộ, giảng viên; hơn 5.000 sinh viên đại học chính quy tập trung; 2.120 học viên sau đại học và học viên các lớp đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn. Như vậy, người dùng tin ở Học viện Hành chính Quốc gia là toàn thể cán bộ lãnh đạo, quản lý, giảng viên, cán bộ nghiên cứu khoa học, nghiên cứu sinh, học viên cao học, sinh viên và học viên các lớp đào tạo, bồi dưỡng ngắn hạn trong và ngoài Học viện. Có thể chia người dùng tin của Học viện thành bốn nhóm chính:
- Nhóm người dùng tin là cán bộ lãnh đạo, quản lý
Do đặc điểm công việc, phần lớn cán bộ lãnh đạo, quản lý của Học viện vừa làm công tác quản lý, vừa tham gia nghiên cứu khoa học và giảng dạy nên nhu cầu thông tin của nhóm người dùng tin này rất phong phú và đa dạng. Cường độ lao động của nhóm này rất cao, quỹ thời gian hạn hẹp nên thông tin được cung cấp phải cô đọng, súc tích. Chủ đề và nội dung thông tin cần cho nhóm này có diện rộng, mang tính chất tổng kết, dự báo. Bên cạnh những nguồn thông tin khoa học, người dùng tin ở đây cần nhiều các văn bản, chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Nhà nước… Như vậy, ngoài thông tin về đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, nhóm này cần thông tin có tính chuyên sâu về các lĩnh vực, kiến thức chuyên môn về quản lý hành chính, thủ tục hành chính, quản lý công ….Nhóm này tuy có nhu cầu rất ít nhưng lại thường xuyên có nhu cầu dùng tin tại Thư viện. Thông tin mà họ cần là để phục vụ cho việc hoạch định chiến lược và ra quyết định lãnh đạo.
- Nhóm người dùng tin là cán bộ giảng dạy, nghiên cứu
Đây là nhóm người dùng tin có trình độ chuyên môn cao, có học vị, học hàm từ nhiều chuyên ngành khác nhau. Họ tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn học viên, sinh viên theo từng chuyên ngành đào tạo của Học viện. Họ là những người sáng tạo và thường xuyên cung cấp thông tin mới, cập nhật qua hệ thống bài giảng, giáo trình, các bài viết trên báo, tạp chí, các công trình nghiên cứu khoa học được công bố, các đề tài, dự án được thực hiện. Họ là người chuyển giao tri thức, thông tin tới người học. Do đó thông tin cho nhóm người này có tính chuyên sâu, chuyên ngành, có tính học thuật, đảm bảo kết hợp về phương diện lý luận và thực tiễn mang tính thời sự liên quan đến các lĩnh vực đào tạo của Học viện.
- Nhóm người dùng tin là học viên, sinh viên
Sinh viên là nhóm người dùng tin lớn nhất của Thư viện. Do đó, lĩnh vực tri thức mà nhóm này sử dụng là rất lớn. Trong đối tượng sinh viên lại có sự phân cấp theo nhu cầu. Sinh viên năm thứ nhất và năm thứ 2 chủ yếu tìm đến các tài liệu là các giáo trình phục vụ các môn học đại cương. Sinh viên năm thứ 3, thứ 4 ngoài giáo trình họ còn tìm đến các loại tài liệu tham khảo phục vụ cho việc mở rộng và nâng cao chuyên ngành. Ngoài giáo trình, tài liệu tham khảo, tài liệu giải trí (tác phẩm văn học, điển tích, cẩm nang …) cũng được nhóm sinh viên tìm đến.
Đây là nhóm người dùng tin đông và nhiều biến động. Nhu cầu tin của họ rất lớn, phong phú, đa dạng phục vụ mục đích học tập. Họ là những người sử dụng thư viện với cường độ cao, đặc biệt là thời điểm thi kết thúc môn học.
- Nhóm người dùng tin khác
Nhóm người dùng tin này là bạn đọc từ các cơ quan và nhiều ngành nghề khác nhau nhưng có chung một mối quan tâm là tìm tài liệu về các lĩnh vực quản lý hành chính, quản lý công, quản lý nhà nước về kinh tế, văn hóa, xã hội, giáo dục... mà các thư viện khác không có để phục vụ cho việc học
tập, nghiên cứu. Nhóm người dùng tin này số lượng không nhiều nhưng nhu cầu về nội dung tài liệu tại Thư viện HVHCQG là thực sự cần thiết với họ.
Có thể thấy, nhu cầu tin ở HVHCQGmang tính đặc thù của đơn vị đào tạo, nghiên cứu về hành chính và các lĩnh vực quản lý nhà nước. Điều này cũng phản ánh một thực tế là những biến đổi trong quản lý nhà nước, trong cải cách thủ tục hành chính trong giai đoạn hiện nay đã và đang tác động một cách sâu sắc đến người dùng tin làm cho họ luôn ý thức nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội.
2.1.2. Đặc điểm vốn tài liệu
- Giáo trình: Với chức năng nghiên cứu và tư vấn khoa học hành chính cho Chính phủ, Học viện luôn tập trung hoàn thiện hệ thống giáo trình, tài liệu cho từng hệ đào tạo, bồi dưỡng phù hợp với thực tiễn, đáp ứng nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu về khoa học hành chính và quản lý nhà nước của cả nước như giáo trình chuyển đổi kiến thức hành chính; giáo trình và tập bài giảng dùng cho đào tạo đại học Hành chính; tài liệu dùng cho bồi dưỡng chuyên viên cao cấp; tài liệu bồi dưỡng ngạch chuyên viên chính, chuyên viên...
- Sách tham khảo:gồm những tài liệu bổ trợ thêm cho các giáo trình phục vụ việc nghiên cứu của cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên tại Học viện. Tài liệu tham khảo chủ yếu là các văn kiện của Đảng và Nhà nước, các chính sách quản lý của Nhà nước về các lĩnh vực trong đời sống xã hội …. Với gần 17.000 đầu thuộc các lĩnh vực hành chính,quản lý nhà nước, hành chính công, quản lý công, chính sách công, quản lý nguồn nhân lực, kinh tế, văn hóa, xã hội, chính trị, nhà nước, pháp luật và các chuyên ngành khoa học xã hội có liên quan được thư viện bổ sung hàng quý
- Báo, tạp chí: chủ yếu là bằng tiếng Việt. Thư viện có khoảng 37 đầu báo và 19 đầu tạp chí. Trong đó có nhiều tạp chí được được sử dụng nhiều
nhất là tạp chí Quản lý nhà nước; Lý luận chính trị; Tổ chức nhà nước; Các văn bản pháp quy; Kinh tế Châu Á Thái Bình Dương, ….
- Sách ngoại văn:tài liệu ngoại văn tại Thư viện chủ yếu là tài liệu tiếng Anh, tiếng Pháp. Nội dung tài liệu ngoại văn đề cập đến các vấn đề chính trị, hành chính, quản lý kinh tế, quản lý xã hội của các nước trong khu vực và trên thế giới.
- Các ấn phẩm thông tin gồm:
+Tạp chí Quản lý nhà nước.Tạp chí là diễn đàn của các nhà khoa học trong lĩnh vực quản lý nhà nước nói chung, quản lý hành chính nhà nước nói riêng, xuất bản 1 tháng / 1 kỳ, phát hành rộng rãi trên toàn quốc.
+ Thông tin khoa học hành chính do Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính ấn hành, phát hành 12 số / năm đến các bộ, ngành trung ương, các Sở Nội vụ, các trung tâm chính trị cấp huyện...
+Nội san của các khoa. Các ấn phẩm này được lưu giữ từ 2-3 cuốn tại thư viện. Đây là nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên của Học viện.
- Các tài liệu nội sinh bao gồm: + Khóa luận cử nhân
+ Luận văn cao học + Luận án tiến sĩ + Báo cáo thực tập
+ Đề án lãnh đạo quản lý cấp Vụ, Sở, Huyện, Phòng + Đề án chuyên viên cao cấp
+ Tiểu luận chuyên viên chính + Tiểu luận chuyên viên
- Về diện bổ sung nội dung: là những tài liệu về hành chính công, chính sách công, quản lý nhà nước trong lĩnh vực kinh tế, đất đai, văn hóa, xã hội...
- Về hình thức tài liệu bổ sung: là những giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên khảo, báo, tạp chí dưới dạng in ấn và đĩa CD, CD-ROM chủ yếu bằng ngôn ngữ tiếng Việt
- Nguồn bổ sung: Thư viện được bổ sung từ 3 nguồn là:
+ Nguồn mua: kinh phí do HVHCQGcấp theo quý. Vì vậy tài liệu được bổ sung theo quý. Thư viện thường đặt mua của các nhà xuất bản Chính trị Quốc gia, Lao động, Văn hóa Thông tin....
+ Nguồn tài trợ, biếu tặng: thư viện nhận nguồn tài trợ từ các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước như:
Dự án sách Quỹ Châu Á
Nhận sách biếu từ các cán bộ, giảng viên trong Học viện (đang công tác hoặc đã nghỉ hưu). Ngoài ra còn các tài liệu do cán bộ giảng dạy, cá nhân trong Học viện đi tham quan, công tác và học tập ở nước ngoài mang về.
Nhận sách biếu từ những nghiên cứu sinh đang học tập ở nước ngoài
Nhận sách biếu từ các tổ chức có quan hệ hợp tác với học viện như Trường Hành chính công Pháp, trường đại học Québec Canada....
Lĩnh vực đào tạo của Học viện thuộc chuyên ngành hẹp (hành chính công, quản lý công, quản lý nhà nước về kinh tế, xã hội…) nên khâu bổ sung luôn phải chủ động tìm các nguồn cung cấp tài liệu đa dạng, bảo đảm tính đầy đủ, kịp thời và chính xác trong hoạt động bổ sung tài liệu. Nhờ đó công tác bổ sung tài liệu đạt hiệu quả cao, vốn tài liệu của Thư viện đáp ứng nhu cầu của giảng viên, cán bộ, sinh viên, học viên trong Học viện.