Cơ cấu độ tuổi và giới tính: Hiện tại Thư viện có 10người trong đó có 3 nam và 7 nữ. Số nữ chiếm 70% tổng số nhân lực thư viện. Trong đó, về độ tuổi của đội ngũ người làm công tác thư viện qua khảo sát có tỷ lệ như sau:
Bảng 2.1: Cơ cấu độ tuổi và giới tính nhân lực thƣ viện Nam Nữ Tổng cộng Tỷ lệ (%) từ 18-30 tuổi 0 0 0 0% từ 31-45 tuổi 2 6 8 80% trên 45 tuổi 1 1 2 20% Tỷ lệ 30% 70% 10 100%
Có thể thấy, tại thư viện có sự chênh lệch về giới tính. Nguồn nhân lực nữ chiếm 2/3 đội ngũ làm công tác thư viện và hầu hết đều ở độ tuổi 31- 45. Họ là những người đã công tác lâu năm tại thư viện nên có nhiều kinh nghiệm nhưng đa số lại đang trong tuổi sinh đẻ. Đây cũng chính là một trong những trở ngại cho thư viện khi tiến hành xây dựng TVS bởi thời gian nghỉ thai sản của họ kéo dài 6 tháng.
Trình độ đội ngũ làm công tác thư viện
Bảng 2.2: Trình độ đội ngũ làm công tác thƣ viện
Chuyên ngành Trình độ TT-TV CNTT Ngoại ngữ Khác SL Tỷlệ % SL Tỷlệ % SL Tỷlệ % SL Tỷlệ % Tiến sĩ 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% Thạc sĩ 1 10% 0 0% 0 0% 9 90% Cử nhân 5 50% 1 10% 1 10% 4 40% Cao đẳng 0 0% 0 0% 0 0% 0 0%
Nhìn vào bảng về số lượng và trình độ đội ngũ làm công tác thư viện, có thể thấy:
- Trình độ học vấn: Nhân lực của Thư viện đều có trình độ Đại học và trên đại học, trong đó có 5 người có trình độ đại học chuyên ngành thư viện, 1 người chuyên ngành CNTT.Trong số 5 người có trình độ đại học chuyên ngành TT-TV, có 1 người nâng cao trình độ lên thạc sĩ TT-TV. Số
còn lại khi được hỏi đều đã được cử đi học nghiệp vụ thư viện tại Đại học Văn hóa Hà Nội.
- Trình độ tin học:Để xây dựng TVSđòi hỏi phải có các nhân lựcTVS. Máy tính là các công cụ quan trọng nhất trong xây dựng các TVSvà con người mới giúp cho các hoạt động trong thư viện kết hợp lại với nhau và duy trì hoạt động của thư viện.Cả đơn vị hiện nay chỉ có một cử nhân tin học, chiếm 10% đội ngũ làm công tác thư viện tuy nhiên lại không chuyên về ngành thư viện nên để xây dựng được lực lượng chuyên viên CNTT chuyên trách có đủ khả năng tiếp nhận, triển khai ứng dụng và phát triển, làm chủ hệ thống thông tin khi được chuyển giao là một vấn đề quan trọng cần giải quyết. Những người còn lại khi được hỏi về khả năng sử dụng máy tính thì 70% trong số họ trả lời hiện họ đang ở mức thấp và mong muốn được đào tạo. Nguyên nhân là do trong công việc hàng ngày, họ ít sử dụng máy tính, lại không thường xuyên được tập huấn, đào tạo nên khả năng này ngày càng mất đi.
- Trình độ ngoại ngữ:Về trình độ ngoại ngữ, chỉ có 10% là cử nhân ngoại ngữ nhưng khi được hỏi thì hầu hết nhân lực thư viện Học viện đều sử dụng thành thạo tiếng Anh, tiếng Pháp bởi họ đã qua đào tạo trình độ thạc sĩ và đều đạt ở trình độ B1 khung Châu Âu. Đây là một lợi thế lớn của thư viện khi có điều kiện chia sẻ, hợp tác quốc tế.
Cơ cấu nhân sự được phân bổ như sau: - Phó Giám đốc phụ trách: 01 người - Phòng mượn: 02 người
- Phòng đọc (kho mở): 02người - Phòng máy tra cứu: 01 người - Phòng báo tạp chí: 01 người - Phòng nghiệp vụ: 02 người - Phòng bổ sung: 01 người
Có thể thấy đội ngũ làm công tác thư viện tại HVHCQGlà nguồn nhân lực có trình độ cao. Tuy không đáp ứng tiêu chí 100% làm việc theo đúng chuyên ngành đào tạo nhưng việc bố trí, sắp xếp vị trí việc làm tại Thư viện là hoàn toàn hợp lý. Người có trình độ nghiệp vụ được bố trí làm việc tại phòng nghiệp vụ. Người có trình độ CNTT được bố trí tại phòng máy tính tra cứu. Người có trình độ thạc sĩ khác (chủ yếu là thạc sĩ Quản lý công, chuyên ngành đào tạo thạc sĩ của Học viện) được bố trí làm việc ở phòng công tác bạn đọc nhằm nâng cao hiệu quả về kỹ năng giao tiếp giữa CBTV và bạn đọc. Họ là những người được đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực đào tạo của Học viện nên luôn tìm và đáp ứng tối đa nhu cầu tin về những lĩnh vực đào tạo của Học viện cho bạn đọc, có kỹ năng giao tiếp tốt.Nguồn nhân lực này cho một thư viện truyền thống là rất hiệu quả. Tuy nhiên, để xây dựng TVS, đòi hỏi nguồn nhân lực thư viện phải có nhiều kỹ năng mềm khác.
TVS có các chức năng tương tự như một thư viện truyền thống nhưng theo phương thức mới là hoạt động trong môi trường thông tin / môi trường số nhằm cung cấp các sản phẩm thông tin và dịch vụ thông tin tốt hơn đến người dùng tin.Nhân lực TVS phải là người quản trị TVS, quản trị thông tin và tri thức, số hóa tài liệu, biên mục, phân loại tài liệu số, bảo quản và lưu trữ thông tin số, phổ biến thông tin số, cung cấp các dịch vụ số đến người dùng. Do đó, trong môi trường số, nhân lực thư viện phải có sự hiểu biết về CNTT, kiến thức về web, kiến thức liên quan đến pháp lý và bản quyền ... Về điểm này, nhân lực hiện nay của HVHCQG chưa đáp ứng được. Để đáp ứng nhu cầu công việc trong môi trường số, họ cần được đào tạo và phải không ngừng nâng cao trình độ tin học của mình.
Mặc dù các yêu cầu chung đối với các thư viện số hóa cũng giống như với các bộ sưu tập phi số hóa, nhưng để tổ chức một bộ sưu tập số thì không hề giống với việc tổ chức một bộ sưu tập in. Nhiệm vụ và yêu cầu đặt ra đối với các nhân lựcTVS hiện nay không hề giống với những gì họ đã được đào
tạo. Hơn nữa đứng trước sự phát triển như vũ bão của công nghệ thì kiến thức học được hôm nay sẽ sớm bị lạc hậu nay mai. Những người làm TVS phải thật nhạy bén với những thay đổi, họ phải học tập (có chọn lọc) và thực hành thường xuyên. Họ phải nhiệt tình với học tập, phải tự rèn luyện và có tinh thần sẵn sàng đối mặt với những thách thức. Hơn thế nữa, họ phải là những người có năng lực về công nghệ.
Đội ngũ người làmTVS hiện nay rất chú trọng các kỹ năng về thông tin và quản lý dự án để họ có thể chứng minh khả năng của mình trong các dự án hợp tác và làm việc theo nhóm. Các TVS sẽ vẫn thay đổi không ngừng nên họ phải có khả năng thích ứng được với sự thay đổi đó.
Tóm lại, trước thách thức của một TVS, những người làm công tácThư viện HVHCQG cần đáp ứng được 2 yêu cầu: một là phải có các kỹ năng như kỹ năng về thông tin, về phân tích xu hướng; hai là phải tiếp tục nâng cao trình độ thông tin và kỹ thuật về tổ chức và công tác thực tiễn trong các TVS.
2.1.4. Đặc điểm phần cứng, phần mềm & trang thiết bị ngoại vi
Hạ tầng kỹ thuật CNTT của Thư viện hiện nay có xuất phát điểm thấp hơn rất nhiều so với mặt bằng chung của Học viện cũng như mặt bằng các thư viện đại học trên toàn quốc, cho nên việc ứng dụng CNTT trong hoạt động của Thư viện gặp nhiều khó khăn trở ngại. Có thể kể đến số lượng máy vi tính của thư viện (tính cả phòng máy tính phục vụ học viên tra cứu là 27 máy vi tính) thì cả Thư viện có 31 chiếc máy vi tính, trong khi đó số lượng máy hỏng không thể tái sử dụng lên đến 09 máy, số lượng còn lại dùng được đều đã có tuổi đời trên 10 năm.Nếu ứng dụng CNTT vào phục vụ thì gặp rất nhiều khó khăn bởi những máy này cấu hình rất thấp không thể nâng cấp và cũng không theo kịp tốc độ phát triển tiên tiến của các ứng dụng CNTT hiện nay.
Hệ thống máy in của Thư viện còn rất hạn chế, cả đơn vị chỉ có 03 chiếc máy in, đa số các phòng dùng chung máy in, tuy nhiên số lượng máy in này phần lớn cũng đã có tuổi đời trên 10 năm và đã bị lỗi nhiều khó sửa chữa, tốc độ in rất chậm và chất lượng in rất kém.
Số lượng máy photo của của Thư viện chỉ có 01 chiếc, có tuổi đời cao, khả năng phục vụ kém. Ngoài ra đơn vị vẫn chưa được đầu tư gì hơn nữa để có thể làm tốt cho việc ứng dụng CNTT vào phục vụ cho chuyên môn của đơn vị. Tuy nhiên, hiện tại, Học viện đã có hệ thống mạng LAN và kết nối internet. Thư viện chưa có website riêng mà chỉ có trang web trong website của Học viện.
Với sự hỗ trợ của Liên hiệp thư viện các trường đại học phía Bắc trong việc tập huấn phần mềm TVS, với sự nỗ lực của nhân lực Thư việnHọc viện Hành chính Quốc gia trong điều kiện hiện tại, từ năm 2013, họ đã cài đặt thành công phần mềm Dspace với địa chỉ truy cập: www. tv.napa.vn.Tuy nhiên, tài liệu đưa lên mới chỉ dừng lại ở mục đích tra cứu nhằm tạm thời hỗ trợ cho tra cứu mục lục truyền thống. Vì vậy, khi cài cấu hình giao diện tiếng Việt cho Dspace, sau khi cài phần biên dịch, chuyển sang giao diện tiếng Việt cho phần mềm, một số trường đã được thay đổi cho phù hợp với yêu cầu sử dụng tại Thư viện HVHCQG.
Ví dụ: Trường chỉ số ISBN được thay thế bằng trường Ký hiệu kho.
Vì trước mắt, phục vụ mục đích tra cứu, bạn đọc cần có ký hiệu kho mới tìm được tài liệu tại phòng mượn và phòng đọc tự chọn.
Phần mềm Dspace hiện đang được cài đặt trên máy chủ của Học viện với cấu hình:
Main Board Server Board Intel – S5520 New 2015; Bộ xử lý:Intel® Xeon® Processor l5520 | E5520; Ram:ECC 8GB ( 1 x 8Gb | 2 x 4 Gb );
Card Lan Card mạng Lan onboard 02 cổng Gigabit chip intel for server; HDD Enterpriser 1TB WD Black | WD Re4 Enterpriser
Như vậy, phần mềm tạm thời trên máy chủ Học viện.Hệ thống mạng về cơ bản đã đáp ứng được yêu cầu kết nối trực tuyến, yếu tố quan trọng nhất trong môi trường số. Tuy nhiên, để hệ thống này hoạt động hiệu quả khi số hóa tài liệu cần có sự đầu tư nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin tại các phòng thư viện. Cụ thể, mỗi phòng cần được bổ sung một máy trạm để biên tập dữ liệu và khai thác dữ liệu số trực tiếp phục vụ bạn đọc.
2.2. Thực trạng các yếu tố tác động đến xây dựng thƣ viện số tại Học viện Hành chính Quốc gia
2.2.1. Nhận thức của các bên liên quan
Trong một thời gian dài, Học viện không ổn định trong tổ chức bộ máy. Học viện trực thuộc Chính phủ, tách ra trực thuộc Bộ Nội vụ, tách Bộ Nội vụ sáp nhập Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh và rồi lại quay về thuộc Bộ Nội vụ có thể thấy đây là một trong những nguyên nhân chính khiến việc xây dựng TVS của Thư viện không được triển khai. Thêm vào đó, từ năm 2014 đến nay, khi trực thuộc Bộ Nội vụ, HVHCQG chưa có giám đốc Học viện. Mọi chỉ đạo, điều hành đều do Thứ trưởng Bộ Nội vụ quyết định. Từ tháng 8/2017, Học viện Hành chính Quốc gia đã chính thức có Giám đốc Học viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm. Hy vọng trong tương lai, với sự quan tâm của Giám đốc mới, Thư viện sẽ có thêm nhiều chuyển biến.
Tất cả những khó khăn trong việc xây dựng TVS tại Học viện Hành chính Quốc gia đều có thể sớm tìm được hướng khắc phục nếu như CNTT được nhìn nhận đúng mức về vai trò cũng như tầm quan trọng của mình. Trên thực tế, vẫn còn một số bộ phận lãnh đạo, chưa thật sự quan tâm chỉ đạo sát
sao hoạt động triển khai ứng dụng CNTT, vẫn lúng túng trong việc tham mưu xây dựng, triển khai kế hoạch ứng dụng CNTT trong cơ quan. Đây chính là một trong những nhân tố chính khiến cho nhiều dự án ứng dụng CNTT tại Trung tâm Tin học – Thư việnbị đưa ra khỏi danh sách dự án được cấp vốn đầu tư với lý do không quan trọng bằng nhiều dự án kinh tế, xã hội khác. Ngoài ra, hoạt động ứng dụng CNTT trong cơ quan Nhà nước vẫn đang tiếp tục “đối mặt” với hiện trạng còn không ít cán bộ, công chức ngại ứng dụng CNTT vì không muốn thay đổi thói quen cũng như e ngại bị ảnh hưởng về lợi ích cá nhân.
Thêm vào đó, dự án xây dựng TVS tại Học viện do Trung tâm Tin học Hành chính và Công nghệ thông tin của Học viện xây dựng. Thư viện chỉ là người thụ hưởng. Cán bộ Trung tâm Tin học Hành chính và Công nghệ thông tin có trình độ CNTT cao nhưng lại không có chuyên môn trong thư viện, do đó ngoài việc khảo sát, việc xây dựng, lựa chọn phần mềm thư viện phù hợp sẽ cần phải có thêm sự tham gia từ phía Thư viện.
2.2.2. Chính sách đầu tư
Trong cơ chế, chính sách của Học viện Hành chính Quốc gia, để đầu tư xây dựng TVS, Trung tâm Tin học Hành chính và Công nghệ thông tincủa Học viện sẽ tiến hành khảo sát thực trạng và xây dựng dự án. Việc này đã được tiến hành vào năm 2014, và đã hoàn tất quá trình khảo sát. Tuy nhiên tờ trình dự án đã không được phê duyệt vì HVHCQG vẫn trực thuộc Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh. Thời điểm đó, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh đang được đầu tư xây dựng thư viện điện tử và sẽ chia sẻ cho các đơn vị thành viên.
Cuối năm 2014, HVHCQG tách khỏi Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh, trực thuộc Bộ Nội vụ. Từ thời gian đó đến nay, Thư viện chưa có một chính sách đầu tư cụ thể, thiết thực nào để phát triển sự nghiệp thư viện. Tuy nhiên, cơ chế, chính sách là chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước nói chung và của ngành thư viện nói riêng và nguồn vốn đầu tư cho thư viện sẽ lấy từ ngân sách nhà nước. Do đó, trong thời gian tới, kế hoạch xây
dựng thư viện điện tử, thư viện số sẽ được đầu tư từ ngân sách nhà nước. Những hoạt động khác của thư viện, với mức kinh phí nhỏ sẽ được Ban giám đốc Học viện xem xét. Nếu hoạt động đó là cần thiết thì sẽ được dự trù kinh phí hàng năm của Học viện.
2.2.3. Vấn đề bản quyền
Nhằm chuẩn bị cho việc xây dựng TVS, ngay từ năm 2012, Giám đốc Trung tâm Tin học – Thư viện đã ký văn bản thống nhất với Khoa Sau Đại học về việc nộp lưu chiểu luận án, luận văn của nghiên cứu sinh, học viên sau khi bảo vệ cho thư viện. Các bản mềm hiện được lưu giữ tại thư viện. Các bản cứng được đưa vào phục vụ.
Thư viện cập nhật thông tin về những tài liệu mới bổ sung trên phần mềm Dspace với những thông tin như tên tài liệu, tác giả, năm xuất bản, tóm tắt ... Nhưng nội dung toàn văn tài liệu như luận văn, luận án, vẫn chưa được đưa lên vì hiện tại, Học viện vẫn chưa có văn bản chỉ đạo về việc công bố nội dung tài liệu. Do đó, vấn đề bản quyền vẫn chưa được xem xét, phê duyệt nên chưa được thực hiện.
2.2.4. Thực hiện các chuẩn nghiệp vụ
Một trong những vấn đề lớn nhất trong xây dựng thư viện số là xây dựng các bộ sưu tập số. Mô hình của nó chính là một hệ thống liên kết giữa hệ thống mạng, phần cứng, phần mềm. Phần cứng ở đây là hệ thống mạng, máy chủ,bộ lưu trữ, máy tính, máy quét; Phần mềm sẽ giúp tổ chức các bộ sưu tập, hiển thị, trìnhbày nội dung cùng với các phần mềm số hóa để chụp tài liệu,chỉnh sửa hình ảnh, nhận dạng kí tự,... Thư viện HVHCQG đã thực hiện tốt các bước trong xử lý tài liệu trên phần mềm Dspace.
- Tổ chức các bộ sưu tập. Dựa theo đặc thù lĩnh vực đào tạo, Thư viện đã tạo các bộ sưu tập gồm các tài liệu nội sinh. Ngoài ra, vì hiện tại đang tạm ứng dụng Dspace vào mục đích tra cứu nên bổ sung thêm bộ sưu tập Sách tham khảo, giáo trình.
Hình 2.2: Các đơn vị chính trong Dspace
Các đơn vị lại được chia nhỏ thành các bộ sưu tập. Ví dụ như trong Bộ sưu tập Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công lại được chia nhỏ thành các khóa đào tạo nhằm tạo thuận lợi trong việc quản lý tài liệu và thuận tiện khi tra cứu.
Hình 2.3: Các đơn vị con trong Bộ sưu tập Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công
- Biên mục tài liệu: Sau khi thiết lập xong các đơn vị và bộ sưu tập,