Nhìn vào biểu đồ ta thấy mức độ thường xuyên sử dụng sản phẩm thư viện chính là sản phẩm thư viện truyền thống. Nguyên nhân là do Thư viện HVHCQG chưa xây dựng thư viện điện tử nên chưa có các CSDL. Khả năng khai thác thông tin / tài liệu tại Thư viện chưa phát huy được hết do vẫn còn nhiều hạn chế. Hạn chế lớn nhất là thư viện hầu như vẫn hoạt động theo phương thức của một thư viện truyền thống nên khả năng tiếp cận thông tin đến bạn đọc chưa thỏa mãn được hết nhu cầu đọc của người dùng.66,5% người dùng tin thường xuyên sử dụng hệ thống tra cứu mục lục trong khi hình thức tra cứu này nhiều thư viện đã không dùng từ gần chục năm nay. Tuy nhiên 65% người được khảo sát lại nhận thấy hình thức này tiện lợi và dễ sử dụng. Điều này được giải thích bởi họ hầu hết là sinh viên, quỹ thời gian nhiều nên họ sử dụng tích cực hình thức tra cứu này. Tuy nhiên, hình thức này đến nay vẫn bộc lộ nhiều nhược điểm là việc tìm kiếm sẽ không được đầy đủ, chính xác vì có những tài liệu đã thanh lý nhưng chưa bỏ phích, hay những tài
0 20 40 60 80 100 120 140 Hệ thống mục lục Hệ thống
thư mục Danh mục tra cứu Danh mục giới thiệu
sách mới
CSDL biểu ghi
CSDL
toàn văn Tra cứu trên
website
Thường xuyên
Thỉnh thoảng Không bao giờ
liệu mới chưa kịp cập nhật phích, hay có những phích, bạn đọc không có ý thức đã giật ra. Thậm chí có bạn đọc giật phích ra khỏi hộp phích đưa cán bộ thư viện để yêu cầu được phục vụ với lý do không biết v.v... Thư viện đã tiến hành biên mục để tra cứu, tìm kiếm tài liệu trên phần mềm Dspace. 13% thường xuyên sử dụng nhưng 79,3% thấy chưa đầy đủ, tiện dụng. Như vậy, có thể thấy rằng, nguồn tài liệu thư viện tuy phong phú nhưng chưa phát huy được hết khả năng khai thác tài liệu. Nguyên nhân chính là do việc chưa ứng dụng CNTT trong hoạt động thư viện đã làm hạn chế phần lớn việc khai thác thông tin của người dùng tin.
2.3.2. Số lượng người truy cập
Biểu đồ 2.3: Mức độ truy cập phần mềm thư viện
Người truy cập vào phần mềm thư viện chiếm số ít, chỉ 30,3%. Phỏng vấn ngẫu nhiên bạn đọc tại thư viện về việc truy cập vào tra cứu trên phần mềm Dspace, hầu hết sinh viên không sử dụng. Lý do được đưa ra là tài liệu họ cần chủ yếu là sách tham khảo, giáo trình mà trên phần mềm lại đưa lên không đầy đủ nên họ hầu như không sử dụng. Như vậy, đối tượng truy cập chủ yếu là học viên cao học bởi thông tin về luận văn, luận án trên phần mềm luôn đầy đủ, cập nhật. Việc tìm kiếm lại nhanh chóng, thuận lợi cho người không có nhiều thời gian lên thư viện. Thêm vào đó, thư viện có dịch vụ sao
Tra cứu trên website Tra cứu thủ công
chụp tài liệu và chuyển đến theo yêu cầu nên hầu hết học viên cao học truy cập, sử dụng. Phỏng vẫn ngẫu nhiên một số giảng viên, họ lại không biết đến phần mềm, nhưng khi hướng dẫn sử dụng họ lại thấy thích thú vì tiện hơn rất nhiều so với các hình thức tra cứu khác tại thư viện.
2.3.3. Các điểm truy cập thông tin
Các điểm truy cập thông tin của thư viện hiện nay ngoài tìm kiếm theo phương thức truyền thống, thư viện chỉ có duy nhất điểm truy cập nhằm tìm kiếm thông tin thư mục trên phần mềm Dspace tại điểm truy cập
www.tv.napa.vn. Ngoài ra, thư viện còn có một trang trên website của Học
viện tại điểm truy cập www.napa.vn . Nhưng cổng thông tin này hầu như không hoạt động, không cập nhật thông tin nên hầu như không có người truy cập. Giảng viên, cán bộ của Học viện khi muốn tìm kiếm tài liệu nhanh chóng đã vào cổng thông tin của Học viện để tìm kiếm nhưng không có kết quả.
2.3.4. Mức độ lưu trữ & bảo quản thông tin
Ý thức được tầm quan trọng của tài liệu nội sinh số, nhiều năm qua, Thư viện đãkiên trì thu thập và lưu trữ các tài liệu này. Theo quy định về công tác lưu chiểu về việc bổ sung tài liệu thư viện của HVHCQG, từ năm 2013, mọi đốitượng: sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ thành công phải nộp01 bản in và 01 file mềm tại thư viện. Các file mềm này được copy lưu trữ trên máy tính và trên ổ cứng di động có dung lượng 1 TB (terabyte). Từ năm 2014, Thư viện đã sử dụng phần mềm mã nguồn mở Dspace trong việc xây dựng và phục vụ các điểm truy cập thư mục các nguồn tài liệu nội sinh này. Như vậy, hiện tại, Thư viện vẫn chưa có phần mềm chuyên dụng để xử lý, bảo quản và khai thác nguồn tài liệu nội sinh này.
Những tài liệu quý hiếm vẫn chỉ được lưu trữ vật lý trên giá. Hàng năm, thư viện tiến hành bảo quản, phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng, cũ nát. Do chưa được đầu tư máy scan nên những tài liệu này chưa được số hóa.
2.3.5. Hoạt động phát triển và xử lý tài liệu
Xử lý hình thức tài liệu: Đây là khâu quan trọng trong quá trình xử lý tài liệu. Việc xử lý được dựa trên khổ cỡ tài liệu, những chi tiết đặc trưng của tài liệu để từ đó cung cấp cho tài liệu một mô tả duy nhất, là cơ sở để tổ chức mục lục, thư mục, xây dựng bộ máy tra cứu, giúp người dùng dễ dàng tra cứu, tìm kiếm tài liệu. Khi tài liệu bổ sung về thư viện, phòng nghiệp vụ phân chia tài liệu theo kho phục vụ, vào sổ đăng ký cá biệt, đóng dấu, dán nhãn trước khi tiến hành xử lý nội dung tài liệu.
Xử lý nội dung tài liệu: Công tác này gồm các bước như phân loại, định từ khóa, tóm tắt, làm phích tra cứu, làm thông báo giới thiệu sách mới …
- Phân loại tài liệu: Từ năm 2009 trở về trước, tài liệu được phân loại theo khung phân loại BBK. Từ năm 2009, theo sự chỉ đạo của Vụ Thư viện và thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện đã áp dụng khung phân loại mới là DDC 14, và từ năm 2014 đến nay là DDC 23. Đây là bảng phân loại mới nên rất khó khăn cho vấn đề tiếp thu để nắm rõ cấu trúc và phương pháp sử dụng. Qua thời gian, công tác này dần được nâng cao, có sự thống nhất trong xử lý hơn. Trong quá trình phân tích nội dung tài liệu, cán bộ thư viện tiến hành phân loại theo các bước sau:
+ Phân tích tài liệu: Căn cứ vào tên tài liệu, phụ đề tài liệu, lời giới thiệu, lời nói đầu, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo để xác định tài liệu đó thuộc lĩnh vực tri thức nào.
+ Sau khi nghiên cứu nội dung, chủ đề tài liệu, cán bộ xác định môn loại khoa học mà tài liệu đó đề cập đến rồi quyết định tài liệu thuộc môn loại tri thức nào bằng việc sử dụng bảng tra chủ đề bộ khung phân loại DDC 23.
+ Xác định được môn loại chính của tài liệu, cán bộ phân loại tiếp tục tra cứu trong khung chính của bảng phân loại để xác định loại nhỏ hơn trong môn loại lớn mà tài liệu đề cập đến.
Việc phân loại tài liệu theo bảng phân loại DDC được Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia ứng dụng trong tổ chức, sắp xếp kho tài liệu. Với
việc tổ chức kho mở, DDC giúp cán bộ thư viện và người dùng tin dễ dàng, nhanh chóng trong việc tìm được tài liệu.
- Định từ khóa: Hiện Thư viện chưa áp dụng bộ từ khóa chuẩn. Việc định từ khóa vẫn là từ khóa tự do. Việc định từ khóa dựa vào ý kiến chủ quan của cán bộ xử lý nên chất lượng từ khóa vẫn có phần hạn chế. Trên cơ sở phân tích các thông tin đặc trưng trong nội dung tài liệu, cán bộ định từ khóa xác định các khía cạnh nghiên cứu chính của tài liệu. Sau khi xây dựng các khái niệm, cán bộ xử lý tiến hành giản lược các khái niệm sao cho cô đọng, súc tích bằng các từ hoặc cụm từ.
- Tóm tắt tài liệu: Chất lượng tóm tắt rất quan trọng đối với người dùng tin nên công tác này đòi hỏi cán bộ phải am hiểu nhiều lĩnh vực, có khả năng diễn đạt vấn đề ngắn gọn, khoa học và xúc tích.
- Định chủ đề tài liệu: Thư viện hiện nay đang phân loại tài liệu theo DDC 23, mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD. Tuy nhiên, hiện nay, thư viện chưa thực hiện công tác định chủ đề cho tài liệu mà mới chỉ dừng ở việc định từ khóa.
- Làm phích tra cứu tài liệu: Do chưa được tin học hóa nên phương thức tra cứu chủ yếu là phương thức truyền thống qua hệ thống mục lục tra cứu. Hệ thống này tại Thư viện gồm:
+ Mục lục chữ cái + Mục lục phân loại
- Làm thông báo giới thiệu sách mới: Tài liệu sau khi xử lý, chuyển kho, phòng nghiệp vụ làm thông báo sách mới gửi các khoa ban trong Học viện, thông báo tới bạn đọc những tài liệu mới nhập về thư viện.
Như vậy, đến nay, hoạt động xử lý nghiệp vụ của thư viện vẫn hoàn toàn theo cách thủ công truyền thống. Tất cả những tài liệu được xử lý đều được lưu giữ thông tin xử lý để khi ứng dụng CNTT vào hoạt động thư viện, thư viện sẽ thuận lợi hơn trong việc nhập liệu.
2.3.6. Các loại hình sản phẩm & dịch vụ thông tin
Thư viện HVHCQGđang trong giai đoạn phát triển từ thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại. Chính điều này làm cho các sản phẩm thêm đa dạng, phong phú, vừa mang tính truyền thống, vừa mang tính hiện đại. Hiện Thư viện có các sản phẩm: hệ thống mục lục truyền thống, các sản phẩm thư mục, thông báo giới thiệu sách mới, trang web của thư viện.
Hệ thống mục lục: Mục lục là sản phẩm của quá trình biên mục, giúp bạn đọc xác định được vị trí lưu trữ của tài liệu trong kho. Hiện tại, Thư viện có 3 tủ mục lục trong đó có 2 tủ gồm mục lục phân loại và mục lục chữ cái đặt tại phòng mượn và 1 tủ mục lục đặt tại phòng đọc tự chọn. Trung bình mỗi ngày có khoảng 120-150 lượt bạn đọc sử dụng tủ mục lục vào việc tra tìm tài liệu thư viện. Hệ thống mục lục của Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia bao gồm:
- Mục lục chữ cái: Giúp người dùng tin tra cứu tài liệu theo tên sách và tên tác giả. Phiếu mô tả trong mục lục chữ cái được mô tả theo tiêu chuẩn quốc tế ISBD. Ưu điểm của quy tắc này là trình bày dữ liệu theo một quy định chặt chẽ, cho phép các mô tả này không hạn chế bởi hàng rào ngôn ngữ.
- Mục lục phân loại: Được tổ chức theo bảng phân loại DDC 14. Các tài liệu được phân làm 10 môn loại chính. Trong mỗi hộp phích theo môn loại, ô phích lại được chia nhỏ ra bằng các phích tiêu đề theo các đề theo các đề mục trong môn loại đó. Trong các đề mục đó, phích được sắp xếp theo chữ cái tiêu đề mô tả. Mục lục phân loại giúp bạn đọc tra tìm tài liệu theo nội dung lĩnh vực khoa học mà tài liệu lưu giữ.
Sản phẩm thư mục: Thư viện tạo lập thư mục với mục đích giới thiệu tài liệu mới xuất bản có trong thư viện, định hướng cho bạn đọc những sách báo cần thiết để tự học, nâng cao trình độ trong nghiên cứu khoa học, giảng dạy tại Học viện. Thư mục giới thiệu sách mới được thư viện cung cấp cho bạn đọc thường xuyên nhất, giúp bạn đọc cập nhật những tài liệu mới nhất được bổ sung về thư viện.
Danh mục tài liệu: Thư viện lập danh mục cho những tài liệu nội sinh nhằm giúp bạn đọc tra tìm tài liệu dễ dàng hơn. Hiện Thư viện có các danh mục tài liệu tra cứu:
- Danh mục báo cáo thực tập các khóa - Danh mục đề án chuyên viên cao cấp - Danh mục tiểu luận chuyên viên chính - Danh mục tiểu luận chuyên viên
- Danh mục tiểu luận lãnh đạo, quản lý cấp phòng; cấp huyện - Danh mục đề án lãnh đạo, quản lý cấp Sở; cấp Vụ
Các dịch vụ thư viện gồm có:
Dịch vụ đọc tại chỗ: Tại thư viện, dịch vụ này ở các phòng như Phòng đọc tại chỗ; Phòng đọc báo, tạp chí. Dịch vụ đọc tại chỗ của thư viện được tổ chức theo hình thức kho mở. Bạn đọc được tự chọn tài liệu trên giá. Tài liệu được dán gáy màu giúp bạn đọc dễ dàng lựa chọn, tìm kiếm theo từng lĩnh vực quan tâm. Thời gian phục vụ cả ngày, từ thứ 2 đến thứ 6. Riêng phòng đọc tự chọn mở thêm cả ngày thứ 7. Thư viện bố trí 2 cán bộ trực ở quầy thủ thư hướng dẫn, giám sát, tìm thông tin, trả lời câu hỏi của người dùng tin.
Dịch vụ mượn về nhà: Tài liệu trong kho được sắp xếp theo đăng ký cá biệt. Kho mượn tài liệu được tổ chức theo hình thức kho đóng. Mỗi lẫn bạn đọc được mượn từ 3 đến 5 cuốn trong thời hạn 05 ngày / lần mượn và được gia hạn nếu chưa đọc xong.
Dịch vụ sao chụp tài liệu: Thư viện cung cấp cho bạn đọc trong trường hợp họ muốn có tài liệu để sử dụng lâu dài hoặc những tài liệu đó không được mượn về nhà.
Dịch vụ tra cứu, truy cập internet: Thư viện đã trang bị hệ thống máy tính kết nối internet nhằm phục vụ nhu cầu truy cập internet, tìm kiếm thông tin hoặc sử dụng email để trao đổi thông tin.
Các sản phẩm và dịch vụ của thư viện vẫn mang đậm nét của một thư viện truyền thống. Thư viện chưa có các sản phẩm hiện đại như các CSDL,
các dịch vụ tra cứu thông tin qua CSDL thư mục, mục lục truy cập trực tuyến (OPAC), dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng ...
2.3.7. Vấn đề quản lý & chia sẻ thông tin/tài liệu
Hợp tác, chia sẻ nguồn lực thông tin giữa các thư viện mang lại rất nhiều lợi ích. Hoạt động này giúp tiết kiệm chi phí bổ sung, không gian lưu trữ tài liệu, tiết kiệm công sức, nhân lực xử lý tài liệu, làm phong phú thêm vốn tài liệu. Người dùng tin có cơ hội truy cập tới số lượng các nguồn tin nhiều hơn với mức chi phí thấp nhất. Thư viện HVHCQG đã tham gia Hội Thư viện Việt Nam, Liên chi hội Thư viện Đại học khu vực phía Bắc. Đây là những hội nghề nghiệp lớn trong cả nước. Nhưng tuy nhiên việc chia sẻ nguồn lực thông tin chưa được triển khai cụ thể. Nguyên nhân là do:
+Nguồn lực thông tin tư liệu của Thư viện HVHCQGchưa đủ mạnh để trao đổi, liên kết, chia sẻ với các thư viện khác;
+ Kinh phí đầu tư còn hạn hẹp, trang thiết bị thiếu, chưa đồng bộ nên khó khăn khi triển khai áp dụng phần mềm trong việc chia sẻ;
+ Cán bộ thư viện còn thiếu và yếu về kiến thức, kỹ năng sử dụng phần mềm thư viện, khả năng ngoại ngữ, kỹ năng công nghệ thông tin …
Về trao đổi thông tin, thư viện thường xuyên chia sẻ nguồn tài liệu in với thư viện các cơ sở. Lãnh đạo thư viện hàng năm gặp gỡ, trao đổi, chia sẻ thông tin và kinh nghiệm trong hoạt động thư viện.
2.4. Nhận xét chung
2.4.1. Điểm mạnh
- Tại HVHCQG cơ sở Hà Nội cũng như tại các đơn vị, phân viện trực thuộc đều được trang bị những đường truyền internet tốc độ cao, sẵn sàng cho việc triển khai sử dụng hệ thống thư viện điện tử / thư viện số một cách hiệu quả nhất.
- Nguồn nhân lựcThư viện hầu hết đều là thạc sĩ chuyên ngành quản lý công nên đều có kinh nghiệm, nghiệp vụ quản lý.Họcó nghiệp vụ vững vàng,
thường xuyên tham gia các khóa tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ thông tin - thư viện. Việc tham gia lớp tập huấn rồi tự cài đặt, sáng kiến đưa phần mềm TVS vào phục vụ tra cứu, chờ chủ trường đưa tài liệu số hóa lên sau cho thấy sự sáng tạo, nhiệt tình, ham học hỏi và luôn cầu tiến trong công việc của cán bộ thư viện. Họ luôn nỗ lực không ngừng học hỏi nâng cao trình độ là một lợi thế lớn đối với Thư viện trong việc phát triển TVS trong tương lai.
- Kỹ năng giao tiếp giữa thủ thư và bạn đọc được chú trọng.80% thủ thư có trình độ thạc sĩ quản lý công nên công tác phục vụ luôn nhận được phản hồi tích cực từ phía bạn đọc. Nhờ đó, Thư viện nắm bắt được nhu cầu của bạn đọc nhằm đưa ra chính sách bổ sung và các sản phẩm, dịch vụ đáp ứng kịp thời các nhu cầu đó.
- Khi xây dựng TVS, Thư viện đã có phần mềm được cài đặt, đã xây dựng các bộ sưu tập số, đã biên mục hầu hết các tài liệu nội sinh. Về cơ bản đã xây được nền móng cho một TVS trong tương lai.
- Dspace sử dụng metadata gồm 15 trường Dublin Core nên biên mục đơn giản, chỉ đưa ra những thông tin đơn giản, quan trọng nhất, giúp giảm thời gian biên mục.
2.4.2. Điểm hạn chế
Thư viện HVHCQGđang trong giai đoạn phát triển, đang có sự chuẩn bị để dần trở thành một thư viện hiện đại. Tuy nhiên, quá trình này chưa được